W jaki sposób firma Big Give organizuje bardziej przemyślane i przynoszące większe efekty retrospektywy dzięki TeamRetro

W Big Give „małe” oznacza „potężne”. Big Give to największa w Wielkiej Brytanii platforma finansowania uzupełniającego, pomagająca tysiącom organizacji charytatywnych zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii zebrać miliony funtów w ramach kampanii opartych na finansowaniu uzupełniającym. Ponieważ zaledwie 12 osób generuje tak ogromny wpływ, liczy się każdy proces, każda rozmowa i każda wyciągnięta lekcja. Dla zespołu tej wielkości znalezienie odpowiedniego narzędzia do retrospektywy online nie było jedynie miłym dodatkiem, lecz miało kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiej wydajności. Jesteśmy naprawdę dumni, że możemy wspierać Big Give i prowadzoną przez nich działalność, a jeszcze bardziej dumni, że zaufali nam na tyle, by podzielić się tutaj swoją historią.

Niniejsze studium przypadku zostało przygotowane przez Dominique Standring, dyrektora operacyjnego (COO) w organizacji Big Give, która posiada ponad 12-letnie doświadczenie w projektowaniu systemów i procesów w sektorze charytatywnym. Dominique opowiada, w jaki sposób narzędzie TeamRetro pomogło przekształcić praktykę retrospektywy w firmie Big Give z fragmentarycznego i czasochłonnego zadania w niezawodny mechanizm służący ciągłemu doskonaleniu.

Wyzwanie: utrata danych i brak centralnego miejsca na przemyślenia

Dla zespołu, który ceni sobie naukę i ciągłe doskonalenie, prowadzenie skutecznych retrospektyw nie było kwestią wyboru — było to nieodłącznym elementem kultury organizacyjnej. Firma Big Give wykorzystuje format retrospektywy nie tylko podczas przeglądów sprintów, ale także w ramach ustrukturyzowanej refleksji po każdej z kampanii finansowanych w ramach programu współfinansowania.

W czym tkwił problem? Ich park narzędziowy nie nadążał za tempem zmian.

Dla organizacji charytatywnej utrzymanie niskich kosztów stanowi poważne ograniczenie — nie może to jednak odbywać się kosztem jakości. Organizacja Big Give potrzebowała rozwiązania, które byłoby zarówno przystępne cenowo, jak i rzeczywiście dostosowane do jej potrzeb.

Dlaczego firma Big Give wybrała TeamRetro

Prosta wyszukiwarka w Google doprowadziła Dominique’a do serwisu TeamRetro. Po przeprowadzeniu kilku próbnych retrospektyw decyzja stała się oczywista.

Połączenie przejrzystego interfejsu użytkownika, rozbudowanej funkcjonalności oraz integracji z Jira sprawiło, że TeamRetro wyróżniało się na tle konkurencyjnych rozwiązań. Decydującym czynnikiem okazało się jednak rzeczywiste korzystanie z programu: okres próbny dał zespołowi wystarczającą pewność, by podjąć decyzję o wdrożeniu.

W jaki sposób firma Big Give korzysta z TeamRetro

Organizacja Big Give stosuje obecnie dwa odrębne cykle retrospektyw w ramach programu TeamRetro: co cztery tygodnie dla zespołu programistów oraz po każdej z sześciu corocznych kampanii dla całej organizacji.

Jaka jest jedna z najważniejszych wskazówek Dominique’a dla wszystkich, którzy uczą się, jak prowadzić retrospektywy zdalnie? Należy przygotować tablicę z odpowiednim wyprzedzeniem.

„Możliwość utworzenia tablicy i zaproszenia uczestników na długo przed rozpoczęciem retrospektywy jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala nam zapisywać refleksje bezpośrednio na tablicy, gdy są one jeszcze świeże.”

Ta przewaga znacząco wpływa na jakość rozmowy. Zamiast prosić uczestników o przypomnienie sobie, jak się czuli trzy tygodnie temu, refleksje są rejestrowane tu i teraz i gotowe do omówienia, gdy zespół się zbierze.

Zdjęcie udostępnione przez Big Give – zamieszczone za zgodą

Korzyści odnotowane przez zespół

Bogatsza i bardziej spójna rozmowa

Firma Big Give, działająca głównie w trybie pracy zdalnej, wykorzystuje TeamRetro jako narzędzie do przeprowadzania retrospektyw w ramach współpracy zespołów pracujących zdalnie. Funkcje asynchroniczne — komentowanie i reakcje za pomocą emoji — pozwalają członkom zespołu zapoznać się z refleksjami pozostałych jeszcze przed rozpoczęciem sesji na żywo.

„Dzięki temu rozmowa na temat poszczególnych refleksji staje się znacznie bogatsza.”

Jedno centralne miejsce dla wszystkich miłośników stylu retro

Jednym z najbardziej namacalnych korzyści jest zgromadzenie wszystkich retrospektyw w jednym miejscu. Koniec z utratą danych, koniec z przeszukiwaniem starych narzędzi lub dokumentów. Dla profesjonalnego, dynamicznie działającego zespołu, który prowadzi retrospektywy w ramach ciągłego doskonalenia, obejmujące wiele kampanii i cykli rozwoju, taka spójność ma nieocenioną wartość.

„Wydajność oraz scentralizowane przechowywanie danych sprawiły, że nasze przeglądy stały się bardziej produktywne i przydatne.”

Integracja z Jira, która zapewnia pełną koordynację

Integracja narzędzia do analizy retrospektywnej z platformą Jira była głównym powodem, dla którego firma Big Give wybrała TeamRetro — i nadal pozostaje jedną z jej najbardziej cenionych funkcji. Działania nie giną w przepływie między narzędziami. Są one bezpośrednio włączane do istniejącego przepływu pracy zespołu, co pozwala na ścisłą kontrolę odpowiedzialności bez powodowania dodatkowych utrudnień.

Format, który zespołowi naprawdę się podoba

Jeśli chodzi o dyskusję na żywo, zespół docenił tryb prezentacji w TeamRetro, który pozwala utrzymać spójność i uporządkowanie rozmowy. W połączeniu z możliwością komentowania poszczególnych zgłoszeń sprawia to, że dyskusja wydaje się celowa, a nie chaotyczna.

„Zespołowi spodobał się interfejs, możliwość dodawania komentarzy do zgłoszeń oraz tryb prezentacji służący do prowadzenia dyskusji.”

Wyniki zespołu o wyjątkowo dużym wpływie

Dla organizacji liczącej 12 osób ciągłe doskonalenie nie jest jedynie miłym dodatkiem — to właśnie dzięki niemu Big Give osiąga wyniki przewyższające jej możliwości.

„TeamRetro pomaga nam zwiększyć wydajność, zachowując jednocześnie wysoką jakość oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym dla wszystkich — nie tylko dzięki temu, że wszystkie nasze retrospektywy znajdują się teraz w jednym miejscu, ale także dzięki łatwości obsługi i integracji z innymi platformami.”

Wskazówka Dominique’a dotycząca prowadzenia retrospektyw zdalnych

Rady Dominique’a są proste, praktyczne i łatwe do zastosowania:

„Proszę przygotować tablice z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli dodawać na nich różne treści w miarę ich pojawiania się.”

Jest to jedna z najbardziej niedocenianych technik dla wszystkich, którzy zastanawiają się, jak prowadzić retrospektywy zdalnie. Refleksje zapisane tu i teraz są bardziej szczere, konkretniejsze i bardziej przydatne niż wspomnienia odtworzone kilka dni później. Jeśli jeszcze nie udostępniają Państwo swoich tablic z wyprzedzeniem, proszę zacząć właśnie od tego.

Chcieliby Państwo uzyskać więcej niż oferuje bezpłatne narzędzie do retrospektyw agile? Proszę wypróbować TeamRetro i przekonać się, jak wielką różnicę stanowi właściwy wybór.