W jaki sposób firma Big Give organizuje dzięki TeamRetro bardziej przemyślane i przynoszące większe efekty retrospektywy
12-osobowy zespół firmy Big Give przeszedł z bezpłatnego narzędzia do analizy retrospektywnej na TeamRetro. Zobaczcie, w jaki sposób rejestrują działania i wprowadzają usprawnienia między kolejnymi kampaniami.
W Big Give „małe” oznacza „potężne”. Big Give to największa w Wielkiej Brytanii platforma finansowania uzupełniającego, pomagająca tysiącom zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii organizacji charytatywnych zebrać miliony funtów w ramach kampanii opartych na finansowaniu uzupełniającym. Ponieważ zaledwie 12 osób generuje tak ogromny wpływ, liczy się każdy proces, każda rozmowa i każda wyciągnięta lekcja. Dla zespołu tej wielkości znalezienie odpowiedniego narzędzia do retrospektywy online nie było jedynie miłym dodatkiem, lecz miało zasadnicze znaczenie dla utrzymania wysokiej wydajności. Jesteśmy naprawdę dumni, że możemy wspierać Big Give i prowadzoną przez nich działalność, a jeszcze większą dumą napawa nas fakt, że zaufali nam, pozwalając opowiedzieć tutaj swoją historię.
Niniejsze studium przypadku zostało przygotowane przez Dominique Standring, dyrektora operacyjnego (COO) w organizacji Big Give, która posiada ponad 12-letnie doświadczenie w projektowaniu systemów i procesów w sektorze charytatywnym. Dominique opowiada, w jaki sposób narzędzie TeamRetro pomogło przekształcić praktykę retrospektywy w firmie Big Give z fragmentarycznego i czasochłonnego zadania w niezawodny mechanizm służący ciągłemu doskonaleniu.
Wyzwanie: utrata danych i brak centralnego miejsca na przemyślenia
Dla zespołu, który ceni sobie naukę i ciągłe doskonalenie, prowadzenie skutecznych retrospektyw nie było opcjonalne – stanowiło integralną część kultury organizacyjnej. Firma Big Give wykorzystuje format retrospektywy nie tylko podczas przeglądów sprintów, ale również w ramach ustrukturyzowanej refleksji po każdej z kampanii finansowanych w ramach programu współfinansowania.
W czym tkwił problem? Ich oprzyrządowanie nie nadążało za tempem.
Dla organizacji charytatywnej utrzymanie niskich kosztów stanowi poważne wyzwanie, jednak nie może to odbywać się kosztem jakości. Organizacja Big Give potrzebowała rozwiązania, które byłoby zarówno przystępne cenowo, jak i rzeczywiście dostosowane do jej potrzeb.
Dlaczego firma Big Give wybrała TeamRetro
Prosta wyszukiwarka w Google doprowadziła Dominique’a do serwisu TeamRetro. Po przeprowadzeniu kilku próbnych retrospektyw decyzja stała się oczywista.
Połączenie przejrzystego interfejsu użytkownika, rozbudowanej funkcjonalności oraz integracji z Jira sprawiło, że TeamRetro wyróżniało się na tle konkurencji. Decydującym czynnikiem okazało się jednak rzeczywiste korzystanie z tego narzędzia: okres próbny dał zespołowi wystarczającą pewność, by podjąć decyzję o wdrożeniu.
W jaki sposób firma Big Give korzysta z TeamRetro
Organizacja Big Give stosuje obecnie w ramach TeamRetro dwa odrębne cykle retrospektyw: co cztery tygodnie dla zespołu programistów oraz po każdej z sześciu corocznych kampanii dla całej organizacji.
Jaka jest jedna z najważniejszych wskazówek Dominique’a dla wszystkich, którzy uczą się, jak prowadzić retrospektywy zdalnie? Należy przygotować tablicę z odpowiednim wyprzedzeniem.
„Możliwość utworzenia tablicy i zaproszenia uczestników na długo przed rozpoczęciem retrospektywy jest wspaniała, ponieważ pozwala nam zapisywać refleksje bezpośrednio na tablicy, gdy są one jeszcze świeże.”
Ta przewaga czasowa znacząco wpływa na jakość rozmowy. Zamiast prosić uczestników o przypomnienie sobie, jak się czuli trzy tygodnie temu, refleksje są rejestrowane w danej chwili i gotowe do omówienia, gdy zespół się zbierze.
Zdjęcie udostępnione przez Big Give – przedrukowano za zgodą
Korzyści, jakie odniosła ekipa
Bogatsza i bardziej spójna rozmowa
Firma Big Give, działająca głównie w trybie pracy zdalnej, korzysta z TeamRetro jako narzędzia do przeprowadzania retrospektyw w ramach współpracy zespołów pracujących zdalnie. Funkcje asynchroniczne (komentowanie i reakcje za pomocą emoji) pozwalają członkom zespołu zapoznać się z refleksjami pozostałych osób jeszcze przed rozpoczęciem sesji na żywo.
„Dzięki temu rozmowa na temat poszczególnych refleksji jest znacznie bogatsza.”
Jedno centralne miejsce dla wszystkich miłośników stylu retro
Jednym z najbardziej namacalnych korzyści jest zgromadzenie wszystkich retrospektyw w jednym miejscu. Koniec z utratą danych, koniec z przeszukiwaniem starych narzędzi lub dokumentów. Dla profesjonalnego, dynamicznie działającego zespołu, który prowadzi retrospektywy ukierunkowane na ciągłe doskonalenie w ramach wielu kampanii i cykli rozwoju, taka spójność ma nieocenioną wartość.
„Wydajność oraz scentralizowane przechowywanie danych sprawiły, że nasze sesje retrospektywne stały się bardziej produktywne i przydatne.”
Integracja z Jira, która zapewnia pełną koordynację
Integracja narzędzia do analizy retrospektywnej z platformą Jira była głównym powodem, dla którego firma Big Give wybrała TeamRetro, i nadal pozostaje jedną z jej najbardziej cenionych funkcji. Działania nie giną w przepływie informacji między narzędziami. Są one bezpośrednio włączane do istniejącego przepływu pracy zespołu, co pozwala na ścisłą kontrolę odpowiedzialności bez powodowania dodatkowych utrudnień.
Format, który naprawdę sprawia zespołowi przyjemność
Jeśli chodzi o dyskusję na żywo, zespół docenił tryb prezentacji w TeamRetro, który pozwala utrzymać koncentrację i uporządkowany przebieg rozmowy. W połączeniu z możliwością komentowania poszczególnych zgłoszeń sprawia to, że dyskusja ma konkretny cel i nie jest chaotyczna.
„Zespołowi spodobał się interfejs, możliwość dodawania komentarzy do zgłoszeń oraz tryb prezentacji służący do prowadzenia dyskusji.”
Wyniki zespołu o wyjątkowo dużym znaczeniu
Dla organizacji liczącej 12 osób ciągłe doskonalenie nie jest jedynie miłym dodatkiem. To właśnie dzięki temu Big Give osiąga wyniki przewyższające jej możliwości.
„TeamRetro pomaga nam zwiększyć wydajność, zachowując jednocześnie wysoką jakość oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym dla wszystkich — nie tylko dzięki temu, że wszystkie nasze retrospektywy znajdują się teraz w jednym miejscu, ale także dzięki łatwości obsługi i integracji z innymi platformami.”
Wskazówka Dominique dotycząca prowadzenia retrospektyw zdalnych
Rady Dominique’a są proste, praktyczne i łatwe do zastosowania:
„Proszę przygotować tablice z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli dodawać na nich informacje na bieżąco.”
Jest to jedna z najbardziej niedocenianych technik dla wszystkich, którzy zastanawiają się, jak przeprowadzać retrospektywy zdalnie. Refleksje zapisane tu i teraz są bardziej szczere, konkretniejsze i przydatniejsze niż wspomnienia odtworzone kilka dni później. Jeśli jeszcze nie udostępniają Państwo swoich tablic z wyprzedzeniem, proszę zacząć właśnie od tego.
Chcą Państwo czegoś więcej niż to, co oferuje bezpłatne narzędzie do retrospektyw agile? Proszę wypróbować TeamRetro i przekonać się, jak wielką różnicę stanowi właściwy wybór.