Hoe Big Give met TeamRetro slimmere en effectievere retrospectieven organiseert
Het 12-koppige team van Big Give is overgestapt van een gratis tool voor retrospectieven naar TeamRetro. Ontdek hoe zij actiepunten vastleggen en zich tussen campagnes door verbeteren.
Bij Big Give betekent klein ook krachtig. Big Give is het grootste platform voor matchfunding in het Verenigd Koninkrijk en helpt duizenden in het VK geregistreerde liefdadigheidsinstellingen miljoenen ponden in te zamelen via campagnes met matchfunding. Met slechts 12 mensen die deze buitenproportionele impact realiseren, telt elk proces, elk gesprek en elke geleerde les. Voor een team van deze omvang was het vinden van de juiste online tool voor retrospectieven geen luxe, maar essentieel om scherp te blijven. We zijn oprecht trots dat we Big Give en hun werk mogen ondersteunen, en nog trotser dat ze ons het vertrouwen hebben geschonken om hun verhaal hier te delen.
Deze casestudy is aangeleverd door Dominique Standring, Chief Operating Officer (COO) bij Big Give, die meer dan 12 jaar ervaring heeft met het ontwerpen van systemen en processen in de liefdadigheidssector. Dominique vertelt hoe TeamRetro heeft bijgedragen aan de transformatie van de retrospectieve werkwijze bij Big Give: van een gefragmenteerde, tijdrovende bezigheid naar een betrouwbare motor voor continue verbetering.
De uitdaging: verloren gegane gegevens en geen centrale plek voor reflecties
Voor een team dat veel waarde hecht aan leren en voortdurende verbetering, was het houden van effectieve retrospectieven geen optie, maar een vast onderdeel van de bedrijfscultuur. Big Give maakt niet alleen gebruik van het retrospective-format voor sprint-retrospectives, maar ook voor gestructureerde evaluaties na elk van hun door donaties gefinancierde campagnes.
Het probleem? Hun gereedschap kon het tempo niet bijhouden.
Als liefdadigheidsorganisatie is het laag houden van de kosten een echte uitdaging — maar dat mocht niet ten koste gaan van de kwaliteit. Big Give had behoefte aan een oplossing die zowel betaalbaar was als echt geschikt voor het beoogde doel.
Waarom Big Give voor TeamRetro heeft gekozen
Een simpele Google-zoekopdracht bracht Dominique bij TeamRetro. Na een paar proefretrospectieven was de keuze snel gemaakt.
De combinatie van een overzichtelijke gebruikersinterface, krachtige functionaliteit en Jira-integratie zorgde ervoor dat TeamRetro zich onderscheidde van de concurrentie. De doorslag gaf het daadwerkelijke gebruik: de proefperiode gaf het team voldoende vertrouwen om de knoop door te hakken.
Hoe Big Give TeamRetro gebruikt
Big Give hanteert nu twee verschillende ritmes voor retrospectives met TeamRetro: elke vier weken voor het ontwikkelingsteam, en na elk van hun zes jaarlijkse campagnes voor de hele organisatie.
Een van Dominique’s belangrijkste tips voor iedereen die leert hoe je op afstand retrospectieven kunt houden? Zorg dat u het bord ruim van tevoren klaarzet.
“Het is geweldig dat we ruim voor een retro een bord kunnen opzetten en deelnemers kunnen uitnodigen, want zo kunnen we hun reflecties direct op het bord vastleggen terwijl ze nog vers in het geheugen liggen.”
Die voorsprong zorgt ervoor dat de kwaliteit van het gesprek een heel andere wending neemt. In plaats van mensen te vragen zich te herinneren hoe ze zich drie weken geleden voelden, worden de reflecties direct vastgelegd en zijn ze klaar om te worden besproken wanneer het team bijeenkomt.
Afbeelding afkomstig van Big Give – met toestemming overgenomen
Voordelen die het team heeft ondervonden
Een diepgaander, meer verbonden gesprek
Big Give werkt voornamelijk vanuit huis en maakt gebruik van TeamRetro als tool voor retrospectieven en samenwerking op afstand. Dankzij de asynchrone functies – zoals reacties en emoji-reacties – kunnen teamleden al op elkaars reflecties reageren nog voordat de live-sessie begint.
“Dit zorgt voor een veel diepgaander gesprek wanneer we de verschillende reflecties bespreken.”
Eén centrale plek voor alle retro-items
Een van de meest tastbare voordelen is dat alle retrospectives nu op één plek zijn verzameld. Geen verloren gegevens meer, geen zoektochten meer door oude tools of documenten. Voor een professioneel, dynamisch team dat retrospectives voor continue verbetering uitvoert over meerdere campagnes en ontwikkelingscycli heen, is die consistentie van onschatbare waarde.
“Dankzij efficiëntie en centrale gegevensopslag zijn onze retrospectrale analyses productiever en nuttiger geworden.”
Een Jira-integratie die de cirkel rond maakt
De Jira-integratie van de tool voor retrospectives was een belangrijke reden waarom Big Give voor TeamRetro koos — en het blijft een van de meest gewaardeerde functies. Acties gaan niet verloren tussen verschillende tools. Ze worden direct in de bestaande workflow van het team opgenomen, waardoor de verantwoordingsplicht strak wordt gehandhaafd zonder dat dit voor extra wrijving zorgt.
Een opzet die het team echt leuk vindt
Wat de live-discussie betreft, waardeerde het team de presentatiemodus van TeamRetro, die ervoor zorgt dat het gesprek gefocust en gestructureerd blijft. In combinatie met de mogelijkheid om op individuele tickets te reageren, zorgt dit ervoor dat de discussie doelgericht verloopt in plaats van versnipperd.
“Het team was te spreken over de interface, de mogelijkheid om op tickets te reageren en de presentatiemodus voor de bespreking.”
Resultaten voor een team met een buitengewone impact
Voor een organisatie met 12 medewerkers is voortdurende verbetering geen luxe, maar de manier waarop Big Give boven zijn gewicht klasse speelt.
“TeamRetro helpt ons om efficiënter te werken en tegelijkertijd een hoge kwaliteit en een goede balans tussen werk en privé voor iedereen te behouden — niet alleen omdat we nu al onze terugblikken op één plek hebben, maar ook dankzij het gebruiksgemak en de integratie met andere platforms.”
Dominique’s tip voor het houden van retrospectieven op afstand
Het advies van Dominique is eenvoudig, praktisch en gemakkelijk toe te passen:
“Zorg ervoor dat de borden van tevoren klaarstaan, zodat mensen dingen kunnen toevoegen zodra ze in hen opkomen.”
Het is een van de meest onderschatte technieken voor iedereen die op zoek is naar manieren om retrospectieven op afstand te houden. Reflecties die op het moment zelf worden vastgelegd, zijn eerlijker, concreter en nuttiger dan herinneringen die dagen later worden gereconstrueerd. Als u uw borden nog niet al vroeg opent, begin daar dan mee.
Wilt u meer dan wat een gratis tool voor agile retrospectieven te bieden heeft? Probeer TeamRetro eens en ontdek wat voor verschil de juiste keuze maakt.