Hoe Big Give met TeamRetro slimmere en effectievere retrospectieven organiseert
Het 12-koppige team van Big Give is overgestapt van een gratis tool voor retrospectieven naar TeamRetro. Ontdek hoe zij actiepunten vastleggen en zich tussen campagnes door verbeteren.
Bij Big Give betekent ‘klein’ ‘krachtig’. Big Give is het grootste platform voor matchfunding in het Verenigd Koninkrijk en helpt duizenden in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde liefdadigheidsinstellingen miljoenen ponden in te zamelen via campagnes met matchfunding. Met slechts 12 mensen die deze buitenproportionele impact realiseren, telt elk proces, elk gesprek en elke geleerde les. Voor een team van deze omvang was het vinden van de juiste online tool voor retrospectives geen luxe, maar essentieel om scherp te blijven. Wij zijn oprecht trots dat wij Big Give en hun werk mogen ondersteunen, en nog trotser dat zij ons het vertrouwen hebben geschonken om hun verhaal hier te delen.
Deze casestudy is aangeleverd door Dominique Standring, Chief Operating Officer (COO) bij Big Give, die meer dan 12 jaar ervaring heeft met het ontwerpen van systemen en processen in de liefdadigheidssector. Dominique vertelt hoe TeamRetro heeft bijgedragen aan de transformatie van de retrospectieve werkwijze bij Big Give: van een versnipperde, tijdrovende bezigheid tot een betrouwbare motor voor voortdurende verbetering.
De uitdaging: verloren gegane gegevens en het ontbreken van een centrale plek voor reflecties
Voor een team dat veel waarde hecht aan leren en voortdurende verbetering, was het houden van effectieve retrospectieven geen optie; het was verweven in de bedrijfscultuur. Big Give maakt niet alleen gebruik van de retrospective-aanpak voor sprint-retrospectives, maar ook voor gestructureerde reflectie na elk van hun campagnes met cofinanciering.
Het probleem? Hun gereedschap kon de vraag niet bijhouden.
Als liefdadigheidsorganisatie vormen lage kosten een reële beperking, maar dat mocht niet ten koste gaan van de kwaliteit. Big Give had behoefte aan een oplossing die zowel betaalbaar was als daadwerkelijk geschikt voor het beoogde doel.
Waarom Big Give voor TeamRetro heeft gekozen
Een eenvoudige Google-zoekopdracht bracht Dominique bij TeamRetro. Na een aantal proefretrospectieven te hebben gehouden, was de beslissing duidelijk.
De combinatie van een overzichtelijke gebruikersinterface, krachtige functionaliteit en integratie met Jira zorgde ervoor dat TeamRetro zich onderscheidde van de alternatieven. De doorslag gaf het daadwerkelijke gebruik ervan: de proefperiode gaf het team voldoende vertrouwen om de stap te zetten.
Hoe Big Give gebruikmaakt van TeamRetro
Big Give hanteert nu twee verschillende ritmes voor retrospectieven met TeamRetro: elke vier weken voor het ontwikkelingsteam, en na elk van hun zes jaarlijkse campagnes voor de gehele organisatie.
Een van de belangrijkste tips van Dominique voor iedereen die wil leren hoe men retrospectieven op afstand kan houden? Zorg ervoor dat u het bord ruim van tevoren klaarzet.
„Het is geweldig dat we ruim voor een retro een bord kunnen opzetten en deelnemers kunnen uitnodigen, want zo kunnen we hun reflecties direct op het bord vastleggen terwijl ze nog vers in het geheugen liggen.”
Die voorsprong zorgt ervoor dat de kwaliteit van het gesprek een heel andere wending neemt. In plaats van mensen te vragen zich te herinneren hoe zij zich drie weken geleden voelden, worden de reflecties op dat moment vastgelegd en zijn ze klaar om te worden besproken wanneer het team bijeenkomt.
Afbeelding verstrekt door Big Give – met toestemming overgenomen
Voordelen die het team heeft ondervonden
Een diepgaander, meer samenhangend gesprek
Big Give werkt grotendeels vanuit huis en maakt gebruik van TeamRetro als instrument voor retrospectieven en samenwerking op afstand. Dankzij de asynchrone functies (reacties en emoji-reacties) kunnen teamleden al op elkaars reflecties reageren nog voordat de live-sessie van start gaat.
„Dit maakt een veel diepgaander gesprek mogelijk wanneer wij de verschillende reflecties bespreken.”
Eén centrale plek voor alle retro-artikelen
Een van de meest tastbare voordelen is dat alle retrospectives nu op één plek zijn verzameld. Geen verloren gegevens meer, geen zoektochten meer door oude tools of documenten. Voor een professioneel, dynamisch team dat retrospectives voor continue verbetering uitvoert over meerdere campagnes en ontwikkelingscycli heen, is die consistentie van onschatbare waarde.
„Dankzij efficiëntie en centrale gegevensopslag zijn onze retrospecifieke analyses productiever en nuttiger geworden.”
Een Jira-integratie die de cirkel rondmaakt
De Jira-integratie van de tool voor retrospectives was een belangrijke reden waarom Big Give voor TeamRetro koos, en het blijft een van de meest gewaardeerde functies. Acties raken niet zoek tussen verschillende tools. Ze worden rechtstreeks in de bestaande workflow van het team opgenomen, waardoor de verantwoordingsplicht strak wordt gehandhaafd zonder dat dit voor extra wrijving zorgt.
Een opzet die het team daadwerkelijk leuk vindt
Wat de live-bespreking betreft, waardeerde het team de presentatiemodus van TeamRetro, die ervoor zorgt dat het gesprek gefocust en gestructureerd blijft. In combinatie met de mogelijkheid om op individuele tickets te reageren, zorgt dit ervoor dat de bespreking doelgericht aanvoelt in plaats van versnipperd.
„Het team was te spreken over de gebruikersinterface, de mogelijkheid om op tickets te reageren en de presentatiemodus voor de bespreking.”
Resultaten voor een team met een buitengewone impact
Voor een organisatie met 12 medewerkers is voortdurende verbetering geen luxe. Het is juist de manier waarop Big Give boven zijn gewichtsklasse presteert.
“TeamRetro helpt ons om efficiënter te werken met behoud van hoge kwaliteit en een goede balans tussen werk en privé voor iedereen — niet alleen doordat wij nu al onze retro’s op één plek hebben, maar ook dankzij het gebruiksgemak en de integratie met andere platforms.”
Dominique’s tip voor het houden van retrospectieven op afstand
Het advies van Dominique is eenvoudig, praktisch en gemakkelijk toe te passen:
“Zorg ervoor dat de borden van tevoren klaarstaan, zodat mensen er dingen aan kunnen toevoegen zodra die zich voordoen.”
Het is een van de meest onderschatte technieken voor iedereen die op zoek is naar manieren om retrospectieven op afstand te houden. Reflecties die op het moment zelf worden vastgelegd, zijn eerlijker, specifieker en nuttiger dan herinneringen die dagen later worden gereconstrueerd. Als u uw borden nog niet al vroeg openstelt, begin dan daar mee.
Wilt u meer dan wat een gratis tool voor agile retrospectieven te bieden heeft? Probeer TeamRetro eens en ontdek wat voor verschil de juiste keuze maakt.