Wie Big Give mit TeamRetro intelligentere und wirkungsvollere Retrospektiven durchführt
Das 12-köpfige Team von Big Give ist von einem kostenlosen Tool für Retrospektiven auf TeamRetro umgestiegen. Erfahren Sie, wie das Team Maßnahmen festhält und sich zwischen den Kampagnen verbessert.
Bei Big Give bedeutet „klein“ „mächtig“. Big Give ist die größte Match-Funding-Plattform Großbritanniens und hilft Tausenden von in Großbritannien registrierten Wohltätigkeitsorganisationen dabei, durch Match-Funding-Kampagnen Millionen von Pfund zu sammeln. Da nur 12 Personen diese überragende Wirkung erzielen, zählt jeder Prozess, jedes Gespräch und jede gewonnene Erkenntnis. Für ein Team dieser Größe war die Suche nach dem richtigen Online-Tool für Retrospektiven kein „Nice-to-have“, sondern unerlässlich, um stets auf dem Laufenden zu bleiben. Wir sind wirklich stolz darauf, Big Give und die Arbeit, die sie leisten, zu unterstützen, und noch stolzer darauf, dass sie uns ihr Vertrauen geschenkt haben, ihre Geschichte hier zu teilen.
Diese Fallstudie wurde von Dominique Standring, Chief Operating Officer (COO) bei Big Give, verfasst, der über mehr als 12 Jahre Erfahrung in der Konzeption von Systemen und Prozessen im gemeinnützigen Sektor verfügt. Dominique berichtet, wie TeamRetro dazu beigetragen hat, die Retrospektiven bei Big Give von einem fragmentierten, zeitaufwändigen Vorgang in einen zuverlässigen Motor für kontinuierliche Verbesserung zu verwandeln.
Die Herausforderung: Datenverlust und das Fehlen einer zentralen Anlaufstelle für Reflexionen
Für ein Team, das großen Wert auf Lernen und ständige Verbesserung legt, war die Durchführung effektiver Retrospektiven keine Option, sondern fest in der Unternehmenskultur verankert. Big Give nutzt das Retrospektiven-Format nicht nur für Sprint-Retrospektiven, sondern auch für eine strukturierte Reflexion im Anschluss an jede seiner kofinanzierten Kampagnen.
Das Problem? Ihre Werkzeuge hielten nicht Schritt.
Als gemeinnützige Organisation stellt die Kostenkontrolle eine echte Herausforderung dar, doch dies darf nicht auf Kosten der Qualität gehen. Big Give benötigte eine Lösung, die sowohl erschwinglich als auch wirklich zweckmäßig war.
Warum sich Big Give für TeamRetro entschieden hat
Eine einfache Google-Suche führte Dominique zu TeamRetro. Nachdem einige Test-Retrospektiven durchgeführt worden waren, stand die Entscheidung fest.
Die Kombination aus einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, leistungsstarker Funktionalität und der Jira-Integration hob TeamRetro von den Alternativen ab. Ausschlaggebend war schließlich die praktische Anwendung: Die Erfahrungen während der Testphase gaben dem Team genügend Vertrauen, sich für die Lösung zu entscheiden.
Wie „Big Give“ TeamRetro einsetzt
Big Give wendet nun mit TeamRetro zwei unterschiedliche Retrospektiven-Zyklen an: alle vier Wochen für das Entwicklungsteam und nach jeder der sechs jährlichen Kampagnen für die gesamte Organisation.
Einer von Dominiques wichtigsten Tipps für alle, die lernen möchten, wie man Retrospektiven aus der Ferne durchführt? Richten Sie die Tafel rechtzeitig im Voraus ein.
„Die Möglichkeit, ein Whiteboard einzurichten und die Teilnehmer bereits lange vor einer Retrospektive einzuladen, ist großartig, denn so können wir die Reflexionen direkt auf dem Whiteboard festhalten, solange sie noch frisch sind.“
Dieser Vorsprung verändert die Qualität des Gesprächs grundlegend. Anstatt die Teilnehmer zu bitten, sich daran zu erinnern, wie sie sich vor drei Wochen gefühlt haben, werden die Reflexionen direkt im Moment festgehalten und stehen zur Erörterung bereit, sobald das Team zusammenkommt.
Bild bereitgestellt von Big Give – mit freundlicher Genehmigung wiedergegeben
Vorteile, die das Team erfahren hat
Ein gehaltvolleres, intensiveres Gespräch
Da Big Give größtenteils von zu Hause aus arbeitet, nutzt das Unternehmen TeamRetro als Tool für die Retrospektive im Remote-Team. Dank der asynchronen Funktionen (Kommentare und Emoji-Reaktionen) können sich die Teammitglieder bereits vor Beginn der Live-Sitzung mit den Überlegungen der anderen austauschen.
„Dies ermöglicht einen wesentlich intensiveren Austausch, wenn wir die einzelnen Reflexionen erörtern.“
Eine zentrale Anlaufstelle für alle Retro-Fans
Einer der greifbarsten Erfolge ist es, dass nun alle Retrospektiven an einem Ort zusammengefasst sind. Keine verlorenen Daten mehr, kein mühsames Durchsuchen alter Tools oder Dokumente. Für ein professionelles, dynamisches Team, das Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung über mehrere Kampagnen und Entwicklungszyklen hinweg durchführt, ist diese Konsistenz von unschätzbarem Wert.
„Dank Effizienz und zentraler Datenspeicherung sind unsere Retros produktiver und hilfreicher geworden.“
Eine Jira-Integration, die den Kreis schließt
Die Jira-Integration des Retrospektive-Tools war ein entscheidender Grund, warum sich Big Give für TeamRetro entschieden hat, und sie ist nach wie vor eine der am meisten geschätzten Funktionen. Maßnahmen gehen nicht zwischen den Tools verloren. Sie fließen direkt in den bestehenden Arbeitsablauf des Teams ein, wodurch die Verantwortlichkeit streng gewahrt bleibt, ohne dass dabei Reibungsverluste entstehen.
Ein Format, das dem Team tatsächlich Spaß macht
Was die Live-Diskussion betrifft, so schätzte das Team den Präsentationsmodus von TeamRetro, der dafür sorgt, dass die Unterhaltung fokussiert und strukturiert bleibt. In Kombination mit der Möglichkeit, einzelne Tickets zu kommentieren, vermittelt dies den Eindruck einer zielgerichteten Diskussion, anstatt dass diese unzusammenhängend wirkt.
„Dem Team gefielen die Benutzeroberfläche, die Möglichkeit, Tickets zu kommentieren, sowie der Präsentationsmodus für die Diskussion.“
Ergebnisse für ein Team mit überdurchschnittlicher Wirkung
Für eine Organisation mit 12 Mitarbeitern ist kontinuierliche Verbesserung kein bloßes „Nice-to-have“. Auf diese Weise spielt Big Give in einer höheren Liga, als es seiner Größe entspricht.
„TeamRetro hilft uns dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig eine hohe Qualität sowie eine gute Work-Life-Balance für alle zu gewährleisten – nicht nur, weil wir nun alle unsere Retros an einem Ort gebündelt haben, sondern auch aufgrund der einfachen Bedienung und der Integration mit anderen Plattformen.“
Dominiques Tipp für die Durchführung von Retrospektiven im Homeoffice
Dominiques Ratschlag ist einfach, praktisch und leicht umzusetzen:
„Richten Sie die Tafeln im Voraus ein, damit die Teilnehmer Dinge hinzufügen können, sobald sie ihnen einfallen.“
Dies ist eine der am meisten unterschätzten Techniken für alle, die herausfinden möchten, wie man Retrospektiven aus der Ferne durchführt. Im Moment festgehaltene Reflexionen sind ehrlicher, konkreter und nützlicher als Erinnerungen, die erst Tage später rekonstruiert werden. Falls Sie Ihre Boards nicht bereits frühzeitig öffnen, sollten Sie damit beginnen.
Möchten Sie mehr als das, was ein kostenloses Tool für agile Retrospektiven bieten kann? Probieren Sie TeamRetro aus und erleben Sie, welchen Unterschied die richtige Wahl macht.