Wie Big Give mit TeamRetro Retrospektiven intelligenter und effektiver durchführt

Bei Big Give bedeutet „klein“ „mächtig“. Big Give ist die größte Match-Funding-Plattform Großbritanniens und hilft Tausenden von in Großbritannien registrierten Wohltätigkeitsorganisationen dabei, durch Match-Funding-Kampagnen Millionen von Pfund zu sammeln. Da nur 12 Personen diese enorme Wirkung erzielen, zählt jeder Prozess, jedes Gespräch und jede gewonnene Erkenntnis. Für ein Team dieser Größe war die Suche nach dem richtigen Online-Retrospektive-Tool kein Luxus, sondern unerlässlich, um stets auf dem Laufenden zu bleiben. Wir sind wirklich stolz darauf, Big Give und die Arbeit, die sie leisten, zu unterstützen, und noch stolzer darauf, dass sie uns ihr Vertrauen geschenkt haben, ihre Geschichte hier zu teilen.

Diese Fallstudie wurde von Dominique Standring, Chief Operating Officer (COO) bei Big Give, verfasst, der über mehr als 12 Jahre Erfahrung in der Konzeption von Systemen und Prozessen im gemeinnützigen Sektor verfügt. Dominique berichtet, wie TeamRetro dazu beigetragen hat, die Retrospektiven bei Big Give von einer fragmentierten, zeitaufwändigen Angelegenheit in einen zuverlässigen Motor für kontinuierliche Verbesserung zu verwandeln.

Die Herausforderung: Datenverlust und das Fehlen einer zentralen Anlaufstelle für Reflexionen

Für ein Team, das Wert auf Lernen und ständige Verbesserung legt, war die Durchführung effektiver Retrospektiven keine Option – sie war fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Big Give nutzt das Retrospektiven-Format nicht nur für Sprint-Retrospektiven, sondern auch für eine strukturierte Reflexion nach jeder ihrer kofinanzierten Kampagnen.

Das Problem? Ihr Werkzeugbau konnte nicht mithalten.

Als gemeinnützige Organisation ist die Kostenkontrolle eine echte Herausforderung – doch dies darf nicht auf Kosten der Qualität gehen. Big Give benötigte eine Lösung, die sowohl erschwinglich als auch wirklich zweckmäßig war.

Warum sich Big Give für TeamRetro entschieden hat

Eine einfache Google-Suche führte Dominique zu TeamRetro. Nachdem einige Test-Retrospektiven durchgeführt worden waren, stand die Entscheidung fest.

Die Kombination aus einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, leistungsstarker Funktionalität und der Jira-Integration hob TeamRetro von den Alternativen ab. Ausschlaggebend war schließlich die praktische Anwendung: Die Erfahrungen während der Testphase gaben dem Team genügend Vertrauen, um sich für die Lösung zu entscheiden.

Wie Big Give TeamRetro nutzt

Big Give führt nun mit TeamRetro zwei unterschiedliche Retrospektiven durch: alle vier Wochen für das Entwicklungsteam und nach jeder der sechs jährlichen Kampagnen für die gesamte Organisation.

Einer von Dominiques wichtigsten Tipps für alle, die lernen möchten, wie man Retrospektiven aus der Ferne durchführt? Richten Sie das Board rechtzeitig im Voraus ein.

„Die Möglichkeit, schon lange vor einer Retrospektive ein Board einzurichten und Teilnehmer einzuladen, ist großartig, denn so können wir die Reflexionen direkt auf dem Board festhalten, solange sie noch frisch sind.“

Dieser Vorsprung verändert die Qualität des Gesprächs. Anstatt die Teilnehmer zu bitten, sich daran zu erinnern, wie sie sich vor drei Wochen gefühlt haben, werden die Reflexionen direkt im Moment festgehalten und stehen zur Erörterung bereit, wenn das Team zusammenkommt.

Bild bereitgestellt von Big Give – mit freundlicher Genehmigung wiedergegeben

Vorteile, die das Team erfahren hat

Ein intensiverer, vernetzterer Austausch

Da Big Give überwiegend von zu Hause aus arbeitet, nutzt das Unternehmen TeamRetro als Tool für die Retrospektive zur Zusammenarbeit im Remote-Team. Dank der asynchronen Funktionen – Kommentare und Emoji-Reaktionen – können die Teammitglieder bereits vor Beginn der Live-Sitzung auf die Reflexionen der anderen eingehen.

„Dies ermöglicht einen wesentlich intensiveren Austausch, wenn wir über die einzelnen Reflexionen diskutieren.“

Eine zentrale Anlaufstelle für alle Retro-Fans

Einer der greifbarsten Vorteile ist, dass nun alle Retrospektiven an einem Ort zusammengefasst sind. Keine verlorenen Daten mehr, kein mühsames Durchsuchen alter Tools oder Dokumente. Für ein professionelles, dynamisches Team, das Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung über mehrere Kampagnen und Entwicklungszyklen hinweg durchführt, ist diese Konsistenz von unschätzbarem Wert.

„Dank Effizienz und zentraler Datenspeicherung sind unsere Retrospektiven produktiver und hilfreicher geworden.“

Eine Jira-Integration, die den Kreis schließt

Die Jira-Integration des Retrospektive-Tools war ein entscheidender Grund, warum sich Big Give für TeamRetro entschieden hat – und sie ist nach wie vor eine der am meisten geschätzten Funktionen. Maßnahmen gehen nicht zwischen den Tools verloren. Sie fließen direkt in den bestehenden Arbeitsablauf des Teams ein, wodurch die Verantwortlichkeiten klar geregelt bleiben, ohne dass es zu Reibungsverlusten kommt.

Ein Format, das dem Team tatsächlich Spaß macht

Was die Live-Diskussion betrifft, so schätzte das Team den Präsentationsmodus von TeamRetro, der dafür sorgt, dass die Unterhaltung fokussiert und strukturiert bleibt. In Verbindung mit der Möglichkeit, einzelne Tickets zu kommentieren, wirkt die Diskussion dadurch zielgerichtet und nicht zersplittert.

„Dem Team gefielen die Benutzeroberfläche, die Möglichkeit, Tickets zu kommentieren, sowie der Präsentationsmodus für die Besprechung.“

Ergebnisse für ein Team mit überdurchschnittlicher Wirkung

Für eine Organisation mit 12 Mitarbeitern ist kontinuierliche Verbesserung kein bloßes „Nice-to-have“ – sie ist der Grund, warum Big Give über seine Verhältnisse spielt.

„TeamRetro hilft uns dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig eine hohe Qualität sowie eine gute Work-Life-Balance für alle zu gewährleisten – nicht nur, weil wir nun alle unsere Retros an einem Ort haben, sondern auch aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und der einfachen Integration in andere Plattformen.“

Dominiques Tipp für die Durchführung von Retrospektiven im Homeoffice

Dominiques Ratschlag ist einfach, praktisch und leicht umzusetzen:

„Stellen Sie die Tafeln im Voraus auf, damit die Teilnehmer ihre Einträge nach und nach hinzufügen können.“

Dies ist eine der am meisten unterschätzten Techniken für alle, die herausfinden möchten, wie man Retrospektiven aus der Ferne durchführt. Im Moment festgehaltene Reflexionen sind ehrlicher, konkreter und nützlicher als Erinnerungen, die erst Tage später rekonstruiert werden. Wenn Sie Ihre Boards nicht bereits frühzeitig öffnen, sollten Sie damit beginnen.

Möchten Sie mehr, als ein kostenloses Tool für agile Retrospektiven bieten kann? Probieren Sie TeamRetro aus und erleben Sie, welchen Unterschied die richtige Wahl macht.