¿Qué es un Scrum Master y por qué es tan importante su papel en una retrospectiva?

Las retrospectivas desempeñan un papel fundamental en ágil; la oportunidad que brindan al equipo para adaptarse y mejorar es esencial para la generación de valor a través de la mejora continua.

La Guía de Scrum establece que el objetivo de la retrospectiva de sprint es planificar formas de mejorar la calidad y la eficacia.

«El equipo Scrum analiza cómo ha transcurrido el último sprint en lo que respecta a las personas, las interacciones, los procesos, las herramientas y su definición de «terminado». El equipo Scrum debate qué ha funcionado bien durante el sprint, qué problemas se han planteado y cómo se han resuelto (o no) dichos problemas. El equipo Scrum identifica los cambios más útiles para mejorar su eficacia».

Dada la importancia crucial de la revisión retrospectiva, parece sumamente sensato destinar recursos para garantizar que se aproveche al máximo su eficacia.

Entra en escena el Scrum Master.

¿Qué es un Scrum Master?

A la hora de crear equipos ágiles que aporten valor utilizando el marco Scrum, la figura del Scrum Master resulta fundamental. Desempeña el papel de líder servidor, además de ser una persona influyente y un agente del cambio, facilitando las reuniones y eliminando obstáculos para ayudar al equipo a alcanzar el éxito. Actúa como puente entre la gestión de producto y el desarrollo.

Junto con el Product Owner, el Scrum Master forma parte del equipo directivo y, por lo general, se encarga de crear el entorno en el que opera su equipo.

Desde la planificación hasta las retrospectivas, el Scrum Master coordina el sprint. Orienta, asesora y dirige al equipo, manteniéndolo centrado y enfocado en sus objetivos, al tiempo que gestiona el proceso, la cultura y el ambiente general del equipo.

Las responsabilidades del Scrum Master

Entonces, ¿qué hace realmente un Scrum Master?

En términos generales, el Scrum Master –

Organiza y modera reuniones ágiles
Promueve y fomenta los principios y valores de Scrum
Resuelve problemas logísticos y de orden general
Apoya al equipo y aborda las dinámicas del mismo
Actúa como enlace entre el equipo y los responsables de producto, así como con otras personas ajenas al equipo
Protege al equipo de las interrupciones y distracciones externas
Informes sobre los avances del equipo

Además de la retrospectiva, también organizan reuniones diarias de puesta al día, reuniones de planificación de sprints, revisiones de sprints y reuniones individuales con los miembros del equipo.

Un buen Scrum Master debe sentirse tan cómodo hablando de las prioridades y los procesos del equipo con la alta dirección como cuando encarga una pizza para el equipo en un momento de gran esfuerzo final.

¿En qué se diferencia un Scrum Master de un Product Owner?

Se puede considerar al Scrum Master como un intermediario. Este puede proteger al equipo de pequeños cambios, modificaciones o confusiones que podrían hacer fracasar el sprint.

Esto significa que el ámbito de competencia del Product Owner se centra en aspectos externos a la organización (el valor del producto, el mercado, los clientes y la competencia), mientras que el del Scrum Master se centra en aspectos internos.

Además, dado que el Scrum Master se centra en facilitar al equipo la realización del trabajo, el Product Owner puede centrarse mejor en el panorama general, en lugar de en el día a día.

En última instancia, el Product Owner tiene la última palabra sobre la dirección y la estrategia del producto, pero colaborará estrechamente para gestionar la cartera de tareas, comprender las compensaciones y encontrar formas de aportar valor.

¿Es necesario que todos los equipos cuenten con un Scrum Master?

En definitiva, Scrum no es posible sin el Scrum Master. Sin él, lo que se lleva a cabo es una especie de versión diluida, a menudo denominada «scrum-but».

Fomentan el entorno necesario y actúan como amortiguador entre el equipo y el resto de la organización. En esencia, Scrum funciona bien gracias a la clara orientación que proporciona a cada miembro del equipo; sin el Scrum Master, esa orientación se ve comprometida.

Dicho esto, sí es posible que un equipo Scrum se autoorganice una vez que las cosas se ponen en marcha. Este es también uno de los objetivos del Scrum Master. Una vez sentadas las bases iniciales y creado el entorno adecuado, el equipo puede arreglárselas sin un Scrum Master si es absolutamente necesario. Algunos equipos también rotan el rol de Scrum Master dentro de su equipo, o tienen acceso a una comunidad de práctica (grupo de Scrum Masters), consultores externos o consultores ágiles independientes.

¿Es el Scrum Master quien realmente realiza el trabajo?

En términos generales, no.

A menos que se trate de un equipo pequeño en el que una sola persona actúe como Scrum Master, el desarrollo y las tareas propiamente dichas son competencia del equipo ágil Scrum. No interfieren, ni deben hacerlo, en las cuestiones técnicas del equipo.

Por su parte, el Scrum Master ayuda a resolver problemas y ofrece asistencia, orientación y aclara dudas cuando es necesario. Si el sprint avanza sin contratiempos, nunca debería tener que realizar tareas. La función del Scrum Master consiste en ayudar a todos los miembros de su equipo a obtener beneficios significativos, garantizando que puedan centrarse en lo que mejor saben hacer.

La estrategia queda en manos de los jefes de producto, la tarea de escribir el mejor código recae en los desarrolladores y Jason, del departamento de ventas, puede centrarse en conseguir esos clientes potenciales.

¿Cuál es el papel del Scrum Master en la retrospectiva de sprint?

Facilitar y moderar reuniones ágiles

Hay una razón por la que las orquestas cuentan con directores: estos se encargan de que cada grupo de músicos toque de tal manera que se logre una interpretación armoniosa.

Del mismo modo, el Scrum Master dirige la retrospectiva para garantizar que se mantenga en el buen camino, sea imparcial, esté libre de pensamiento grupal y constituya un espacio psicológicamente seguro.

Los Scrum Masters se encargan de organizar la reunión, empezando por la elección de una plantilla de retrospectiva basada en un tema o área de interés, garantizan la cadencia y dirigen la reunión para asegurar que el equipo mantenga la concentración.

Guiarán al equipo a lo largo de los procesos de lluvia de ideas, estableciendo prioridades entre los temas clave de debate y, a continuación, definiendo medidas de mejora continua que se lleven a cabo. Esto abarca desde la organización de las reuniones diarias de pie hasta la retrospectiva de sprint.

Fomente la transparencia y la comunicación sincera

Para que una reunión de retrospectiva de sprint funcione correctamente, es necesario que haya una comunicación y una retroalimentación abiertas, imparciales y claras. El Scrum Master se encarga de que esto sea así y se asegura de que todas las opiniones sean escuchadas por igual.

Las reuniones suelen ser propensas al pensamiento de grupo y a los sesgos, y el contexto de Scrum no resuelve esto por arte de magia. Todo el equipo Scrum debe ser consciente de esta posibilidad, y el Scrum Master debe apoyarles activamente para que aporten comentarios sinceros y críticos en beneficio del equipo.

Es habitual que las personas tengan opiniones diferentes. Cuando esas opiniones chocan, es responsabilidad del Scrum Master garantizar que se escuche a ambas partes, que se resuelvan los problemas y que la reunión continúe. Esta puede ser una tarea compleja y delicada, y el Scrum Master debe dominarla a la perfección.

Miembros del equipo técnico

Para las organizaciones que se inician en Scrum, una parte fundamental de esta función consiste en garantizar que los miembros del equipo comprendan y apliquen los procesos ágiles en el día a día. Contribuyen a crear equipos autogestionados y a fomentar un sentido de responsabilidad y utilidad.

Esto podría consistir en orientar a los nuevos miembros del equipo para enseñarles los valores y principios de Scrum y cómo integrarlos en su práctica diaria.

Documentar, registrar y dar seguimiento a las acciones

Documentar adecuadamente la retrospectiva garantiza que:

Se registran y se realiza un seguimiento de los comentarios, los problemas y las medidas a tomar
Hay notas disponibles para quienes no puedan asistir a la retrospectiva
Se puede consultar esta documentación a lo largo del sprint para garantizar que todos compartan la misma interpretación
la memoria no distorsiona los hechos

Para garantizar la rendición de cuentas, se podría realizar un seguimiento tras la reunión o repasar la lista de reuniones anteriores al inicio de la retrospectiva. Ayudar a eliminar los obstáculos durante el sprint contribuirá a que el equipo tenga más éxito a la hora de reflexionar en la retrospectiva.

Sea puntual

Está ampliamente reconocido que la división en intervalos de tiempo es una técnica eficaz para aumentar la productividad. Teniendo en cuenta el panorama general, se establecen prioridades entre las tareas con el fin de aprovechar al máximo el tiempo asignado a cada una de ellas.

La retrospectiva es la ocasión perfecta para que el Scrum Master dé ejemplo en lo que respecta al respeto de los plazos; no solo es importante predicar con el ejemplo, sino que además garantiza que no se pierda tiempo y que los miembros del equipo se mantengan centrados en la tarea en cuestión.

Una evaluación útil al final de una reunión es el Retorno de la inversión de tiempo o «ROTI», disponible en todas las plantillas de TeamRetro. En menos de un minuto, podrá determinar rápidamente si el equipo ha obtenido algún valor de la reunión.

Actuar como intermediario con el resto de la organización

Fuera de la retrospectiva, el Scrum Master puede informar sobre las medidas que el equipo ha tomado y presentar ideas y sugerencias a las partes interesadas pertinentes. Puede crear recursos visuales, como tableros de Scrum, para comunicar los avances, o simplemente compartir los comentarios de las evaluaciones del estado del equipo para señalar posibles obstáculos a los que se enfrenta el equipo.

Colaboran con otras personas para garantizar que los miembros del equipo no tengan que asistir a demasiadas reuniones sin importancia y trabajan con los responsables de producto y otras partes interesadas para redistribuir la carga de trabajo. En última instancia, su objetivo es eliminar las distracciones y los obstáculos para ayudar al equipo a concentrarse.

En resumen

Un Scrum Master eficaz puede aumentar considerablemente el valor que aporta una retrospectiva. Al emplear sólidas habilidades de facilitación, actuar como intermediario entre el Product Owner y el equipo de desarrollo, y centrarse en los procesos, el entorno y la cultura del equipo, el Scrum Master puede sentar las bases para el éxito del equipo. El valor que aportan a la organización a través de los resultados, la mejora continua y la ayuda a la creación de equipos autoorganizados es solo una de las razones por las que los Scrum Masters son miembros tan valiosos del equipo.

El uso de una herramienta de retrospectiva en línea como TeamRetro permite al Scrum Master centrarse en las necesidades del equipo en lugar de en los aspectos técnicos de la retrospectiva. Las ideas y los comentarios se pueden registrar al instante y priorizar para su debate. Las acciones se pueden supervisar, compartir o integrar y dar seguimiento en la siguiente reunión. Cada miembro del equipo tiene las mismas oportunidades de contribuir en un espacio psicológicamente seguro y se puede establecer un límite de tiempo para garantizar que todos se mantengan centrados en la tarea.