Wat is een Scrum Master en waarom is zijn of haar rol zo belangrijk tijdens een retrospectieve?

Retrospectieven spelen een cruciale rol binnen agile; de mogelijkheid die zij een team bieden om zich aan te passen en te verbeteren, vormt de kern van het leveren van waarde door middel van voortdurende verbetering.

In de Scrum Guide wordt vermeld dat het doel van de sprint-retrospective is om manieren te bedenken om de kwaliteit en effectiviteit te verbeteren.

“Het Scrum-team evalueert hoe de afgelopen sprint is verlopen met betrekking tot de teamleden, interacties, processen, hulpmiddelen en hun ‘Definition of Done’. Het Scrum-team bespreekt wat er tijdens de sprint goed is gegaan, welke problemen zich hebben voorgedaan en hoe die problemen al dan niet zijn opgelost. Het Scrum-team stelt vast welke aanpassingen het meest nuttig zijn om de effectiviteit te verbeteren.”

Gezien het cruciale karakter van de retrospective lijkt het uiterst verstandig om middelen in te zetten om ervoor te zorgen dat de doeltreffendheid ervan zo groot mogelijk is.

En dan is er de Scrum Master.

Wat is een Scrum Master?

Bij het opbouwen van agile teams die waarde creëren met behulp van het Scrum-raamwerk, is een Scrum Master van essentieel belang. Hij of zij fungeert als dienend leider, maar ook als beïnvloeder en veranderaar, door vergaderingen te faciliteren en obstakels uit de weg te ruimen om het team te helpen slagen. Hij of zij vormt een brug tussen productmanagement en ontwikkeling.

Naast de Product Owner maakt de Scrum Master deel uit van de leidinggevende groep en is hij of zij in het algemeen verantwoordelijk voor het creëren van een omgeving waarin het team kan functioneren.

Van planning tot retrospectieven: de Scrum Master begeleidt de sprint. Hij of zij begeleidt, coacht en leidt het team, zorgt ervoor dat het op koers blijft en gefocust blijft, en stuurt tegelijkertijd het proces, de cultuur en de algehele sfeer binnen het team aan.

De verantwoordelijkheden van de Scrum Master

Wat doet een Scrum Master eigenlijk precies?

In grote lijnen is de Scrum Master –

• Organiseert en begeleidt agile vergaderingen
• Bevordert en stimuleert de Scrum-principes en -waarden
• Lost logistieke en meta-problemen op
• Ondersteunt het team en houdt rekening met de teamdynamiek
• Fungeert als schakel tussen het team en de producteigenaren, evenals tussen het team en andere personen buiten het team
• Beschermt het team tegen onderbrekingen en afleidingen van buitenaf
• Verslagen over de voortgang van het team

Naast de retrospective verzorgen zij ook dagelijkse stand-ups, sprintplanningvergaderingen, sprintreviews en individuele gesprekken met teamleden.

Een uitstekende Scrum Master moet zich net zo op zijn gemak voelen bij het bespreken van de prioriteiten en processen van het team met het hoger management als bij het bestellen van pizza voor het team tijdens een zware eindspurt.

Waarin verschilt een Scrum Master van een Product Owner?

De Scrum Master kan worden gezien als een tussenpersoon. Hij of zij kan het team beschermen tegen kleine wijzigingen, aanpassingen of verwarring die de sprint zouden kunnen verstoren.

Dit houdt in dat het werkterrein van de Product Owner zich buiten de organisatie bevindt (productwaarde, de markt, klanten en de concurrentie); dat van de Scrum Master ligt daarentegen binnen de organisatie.

Bovendien kan de Product Owner, nu de Scrum Master zich richt op het in staat stellen van het team om werk te verrichten, zich beter concentreren op het totaalbeeld in plaats van op de dagelijkse gang van zaken.

Uiteindelijk heeft de Product Owner het laatste woord over de koers en de strategie van het product, maar hij of zij zal nauw samenwerken om de backlog te beheren, de afwegingen te begrijpen en manieren te vinden om waarde te creëren.

Heeft elk team een Scrum Master nodig?

Als het er echt op aankomt, is Scrum niet mogelijk zonder de Scrum Master. Zonder hem of haar voert u in feite een afgezwakte versie uit, die vaak ‘scrum-but’ wordt genoemd.

Zij zorgen voor de benodigde omgeving en fungeren als buffer tussen het team en de rest van de organisatie. In wezen werkt Scrum goed vanwege de duidelijke focus die het aan elk teamlid biedt; zonder de Scrum Master komt die focus in het gedrang.

Dat gezegd hebbende, is het wel mogelijk dat een Scrum-team zelforganiserend is zodra de zaken op gang zijn gekomen. Dit is ook een van de doelstellingen van een Scrum Master. Als de eerste basis is gelegd en de juiste omgeving is gecreëerd, kan het team het zonder Scrum Master redden indien dit absoluut noodzakelijk is. Sommige teams rouleren de rol van Scrum Master binnen hun team, of hebben toegang tot een praktijkgemeenschap (een groep van Scrum Masters), externe consultants of onafhankelijke agile-consultants.

Voert de Scrum Master het werk daadwerkelijk uit?

Over het algemeen niet.

Tenzij u deel uitmaakt van een klein team waarin één persoon simpelweg als Scrum Master voor het team fungeert, vallen de daadwerkelijke ontwikkeling en taken onder de verantwoordelijkheid van het agile scrumteam. Zij mengen zich niet in de technische kwesties van het team, en dat zouden zij ook niet moeten doen.

De Scrum Master daarentegen helpt bij het oplossen van problemen en biedt ondersteuning, begeleiding en vraagt om opheldering wanneer dat nodig is. Als de sprint soepel verloopt, zou hij of zij nooit werk hoeven te verrichten. De rol van de Scrum Master is om elk lid van het team te helpen aanzienlijke vooruitgang te boeken door ervoor te zorgen dat zij zich volledig kunnen concentreren op datgene waar zij het beste in zijn.

De strategie wordt overgelaten aan de productmanagers, het schrijven van de beste code aan de ontwikkelaars, en Jason van de verkoopafdeling kan zich concentreren op het binnenhalen van die leads!

Wat is de rol van de Scrum Master tijdens de sprint-retrospective?

Agile-vergaderingen begeleiden en leiden

Er is een reden waarom orkesten dirigenten hebben; zij zorgen ervoor dat elke groep muzikanten zodanig speelt dat er een harmonieuze uitvoering tot stand komt.

Evenzo leidt de Scrum Master de retrospective om ervoor te zorgen dat deze op koers blijft, onbevooroordeeld en vrij van groepsdenken verloopt en een psychologisch veilige omgeving biedt.

Scrum Masters zorgen ervoor dat de vergadering goed wordt georganiseerd, te beginnen bij de keuze van een retrospective-sjabloon op basis van een thema of aandachtsgebied; zij zorgen voor een vast ritme en leiden de vergadering zodanig dat het team gefocust blijft.

Zij begeleiden het team door de verschillende fasen van het brainstormen, het prioriteren van belangrijke discussiepunten en het opstellen van concrete actiepunten voor voortdurende verbetering, die vervolgens ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit omvat alles van het leiden van de dagelijkse stand-upvergaderingen tot en met de sprint-retrospective.

Stimuleer transparantie en open communicatie

Om een sprint-retrospective-bijeenkomst goed te laten verlopen, is open, onbevooroordeelde en duidelijke communicatie en feedback noodzakelijk. De Scrum Master zorgt ervoor dat dit gebeurt en waarborgt dat alle stemmen evenveel gehoord worden.

Tijdens vergaderingen is er vaak sprake van groepsdenken en vooringenomenheid, en een Scrum-context lost dit niet op magische wijze op. Het gehele Scrum-team moet zich bewust zijn van dit risico, waarbij de Scrum Master hen actief ondersteunt zodat zij eerlijke, kritische feedback geven ten behoeve van het team.

Het komt vaak voor dat mensen verschillende meningen hebben. Wanneer die meningen met elkaar botsen, is het de verantwoordelijkheid van de Scrum Master om ervoor te zorgen dat beide partijen worden gehoord, dat problemen worden opgelost en dat de vergadering verdergaat. Dit kan een complexe, delicate taak zijn, waarvoor de Scrum Master zeer bedreven moet zijn.

Teamleden begeleiden

Voor organisaties die nog niet bekend zijn met Scrum, bestaat een belangrijk onderdeel van de functie erin ervoor te zorgen dat teamleden de agile processen begrijpen en deze dagelijks toepassen. Zij helpen bij het opzetten van zelfsturende teams en het bevorderen van een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid.

Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat u nieuwe teamleden begeleidt om hen wegwijs te maken in de Scrum-waarden en -principes en hen te leren hoe zij deze in hun dagelijkse werk kunnen integreren.

Maatregelen vastleggen, registreren en opvolgen

Een correcte documentatie van de retrospective zorgt ervoor dat –

• feedback, problemen en actiepunten worden vastgelegd en bijgehouden
• er zijn aantekeningen beschikbaar voor degenen die de retrospectieve tentoonstelling niet kunnen bijwonen
• gedurende de gehele sprint kan naar de notities worden verwezen om een gezamenlijk begrip te waarborgen
• het geheugen vervormt de feiten niet

Het waarborgen van verantwoordelijkheid kan plaatsvinden in de vorm van een follow-up na de vergadering of door aan het begin van de retrospective de lijst met punten uit eerdere vergaderingen door te nemen. Dat zijn de twee gewoonten die uit onze eigen gegevens over de opvolging van retrospectieven naar voren komen en die het verschil maken tussen teams die hun besluiten uitvoeren en teams die dat niet doen. Door belemmeringen tijdens de sprint weg te nemen, zal het team succesvoller zijn wanneer het tijd is om tijdens de retrospectieve te reflecteren.

Zorg dat u op tijd bent

Timeboxing wordt algemeen erkend als een effectieve techniek om de productiviteit te verhogen. Met het totaalbeeld in het achterhoofd worden taken geprioriteerd, om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de tijd die ervoor is uitgetrokken.

The retrospective provides the Scrum Master with the perfect opportunity to implement the timeboxing principle in practice; it is not only important to set a good example, but it also ensures that no time is wasted and that the team members remain focused on the task at hand.

Een nuttige evaluatie aan het einde van een vergadering is de Return on Time Invested of ‘ROTI’, die in alle sjablonen van TeamRetro beschikbaar is. In minder dan een minuut kunt u snel vaststellen of de vergadering het team toegevoegde waarde heeft opgeleverd.

Als tussenpersoon fungeren ten opzichte van de rest van de organisatie

Naast de retrospective kan de Scrum Master verslag uitbrengen over actiepunten die het team heeft vastgesteld en ideeën en suggesties voorleggen aan de betrokken belanghebbenden. Hij of zij kan visuele hulpmiddelen zoals Scrum-borden opstellen om de voortgang weer te geven, of eenvoudigweg feedback uit de Team Health Checks delen om mogelijke knelpunten voor het team aan te kaarten.

Zij werken samen met anderen om ervoor te zorgen dat de teamleden niet aan te veel onbelangrijke vergaderingen deelnemen, en werken samen met producteigenaren en andere belanghebbenden om de werklast opnieuw te verdelen. Uiteindelijk is het hun doel om afleidingen en knelpunten weg te nemen, zodat het team zich beter kan concentreren.

Samenvattend

Een effectieve Scrum Master kan de toegevoegde waarde van een retrospective aanzienlijk vergroten. Door gebruik te maken van sterke faciliteringsvaardigheden, op te treden als tussenpersoon tussen de Product Owner en het ontwikkelteam, en zich te richten op de processen, de omgeving en de cultuur van het team, kan de Scrum Master het team in staat stellen om succes te boeken. De waarde die zij aan de organisatie toevoegen door middel van resultaten, voortdurende verbetering en het helpen opbouwen van zelforganiserende teams, is slechts enkele van de redenen waarom Scrum Masters zulke gewaardeerde teamleden zijn.

Door gebruik te maken van een online tool voor retrospectieven, zoals TeamRetro kan de Scrum Master zich richten op de behoeften van het team in plaats van op de technische aspecten van de retrospectieve. Ideeën en opmerkingen kunnen direct worden vastgelegd en geprioriteerd voor bespreking. Actiepunten kunnen worden bijgehouden, gedeeld of geïntegreerd en tijdens de volgende vergadering worden opgevolgd. Ieder teamlid krijgt gelijke kansen om een bijdrage te leveren in een psychologisch veilige omgeving, en er kan een tijdslimiet worden ingesteld om ervoor te zorgen dat iedereen bij de taak blijft.