Wat is een Scrum Master en waarom is hun rol zo belangrijk in een retrospective?

Retrospectieven spelen een cruciale rol in agile; de kans die ze een team bieden om zich aan te passen en te verbeteren, vormt de kern van het creëren van waarde door middel van voortdurende verbetering.

In de Scrum Guide staat dat het doel van de sprint-retrospective is om manieren te bedenken om de kwaliteit en effectiviteit te verbeteren.

“Het Scrumteam evalueert hoe de afgelopen sprint is verlopen met betrekking tot de teamleden, interacties, processen, hulpmiddelen en hun definitie van ‘klaar’. Het Scrumteam bespreekt wat er tijdens de sprint goed is gegaan, welke problemen zich hebben voorgedaan en hoe die problemen al dan niet zijn opgelost. Het Scrumteam stelt vast welke veranderingen het meest nuttig zijn om de effectiviteit te verbeteren.”

Gezien het cruciale belang van de retrospective lijkt het uiterst verstandig middelen in te zetten om ervoor te zorgen dat deze zo effectief mogelijk verloopt.

En dan is er de Scrum Master.

Wat is een Scrum Master?

Bij het samenstellen van agile teams die waarde creëren met behulp van het Scrum-raamwerk, is een Scrum Master van essentieel belang. Hij of zij fungeert als dienend leider, maar ook als beïnvloeder en veranderaar, door vergaderingen te faciliteren en obstakels uit de weg te ruimen om het team te helpen slagen. Hij of zij vormt de schakel tussen productmanagement en ontwikkeling.

Naast de Product Owner maakt de Scrum Master deel uit van de leidinggevende groep en is hij in het algemeen verantwoordelijk voor het creëren van een omgeving waarin het team kan functioneren.

Van planning tot retrospectieven: de Scrum Master begeleidt de sprint. Hij of zij begeleidt, coacht en leidt het team, zorgt ervoor dat het team op koers blijft en gefocust blijft, en houdt tegelijkertijd toezicht op het proces, de teamcultuur en de algehele sfeer binnen het team.

De taken van de Scrum Master

Wat doet een Scrum Master eigenlijk precies?

In grote lijnen is de Scrum Master –

• Organiseert en begeleidt agile vergaderingen
• Bevordert en stimuleert de Scrum-principes en -waarden
• Lost logistieke en overkoepelende problemen op
• Ondersteunt het team en houdt rekening met de teamdynamiek
• Fungeert als schakel tussen het team en de producteigenaren, evenals met anderen buiten het team
• Beschermt het team tegen verstoringen en afleidingen van buitenaf
• Verslagen over de voortgang van het team

Naast de retrospective organiseren zij ook dagelijkse stand-ups, sprintplanningsvergaderingen, sprintreviews en individuele gesprekken met teamleden.

Een goede Scrum Master moet zich net zo op zijn gemak voelen bij het bespreken van de prioriteiten en processen van het team met het hoger management als bij het bestellen van pizza voor het team tijdens een zware eindspurt.

Wat is het verschil tussen een Scrum Master en een Product Owner?

De Scrum Master kan worden gezien als een tussenpersoon. Hij of zij kan het team beschermen tegen kleine wijzigingen, aanpassingen of verwarring die de sprint zouden kunnen verstoren.

Dit houdt in dat het werkterrein van de Product Owner zich buiten de organisatie bevindt (productwaarde, de markt, klanten en de concurrentie), terwijl dat van de Scrum Master zich binnen de organisatie bevindt.

Bovendien kan de Product Owner, nu de Scrum Master zich richt op het in staat stellen van het team om werk te doen, zich beter concentreren op het totaalbeeld – in plaats van op de dagelijkse gang van zaken.

Uiteindelijk heeft de Product Owner het laatste woord over de koers en de strategie van het product, maar hij of zij zal nauw samenwerken om de backlog te beheren, de afwegingen te begrijpen en manieren te vinden om waarde te creëren.

Heeft elk team een Scrum Master nodig?

Als het er echt op aankomt, is Scrum onmogelijk zonder de Scrum Master. Zonder hem of haar doet u in feite een soort afgezwakte versie, die vaak ‘scrum-but’ wordt genoemd.

Zij zorgen voor de benodigde omgeving en fungeren als buffer tussen het team en de rest van de organisatie. In wezen werkt Scrum goed omdat het elk teamlid een duidelijke focus biedt; zonder de Scrum Master komt die focus in het gedrang.

Dat gezegd hebbende, is het wel mogelijk dat een Scrum-team zichzelf organiseert zodra alles op gang is gekomen. Dit is ook een van de doelstellingen van een Scrum Master. Als de eerste basis is gelegd en de juiste omgeving is gecreëerd, kan het team het zonder Scrum Master redden als dat absoluut noodzakelijk is. Sommige teams rouleren de rol van Scrum Master binnen hun team, of hebben toegang tot een praktijkgemeenschap (groep van Scrum Masters), externe consultants of onafhankelijke agile consultants.

Doet de Scrum Master het werk zelf?

Over het algemeen: nee.

Tenzij u deel uitmaakt van een klein team waarin één persoon simpelweg als Scrum Master voor het team fungeert, vallen de daadwerkelijke ontwikkeling en taken onder de verantwoordelijkheid van het agile scrumteam. Zij bemoeien zich niet met de technische kwesties van het team, en dat zouden zij ook niet moeten doen.

De Scrum Master daarentegen helpt bij het oplossen van problemen en biedt ondersteuning, begeleiding en verduidelijking waar dat nodig is. Als de sprint soepel verloopt, zou hij of zij nooit hoeven mee te werken aan de taken. De rol van de Scrum Master is om elk teamlid te helpen aanzienlijke vooruitgang te boeken door ervoor te zorgen dat zij zich volledig kunnen richten op datgene waar zij het beste in zijn.

De strategie is in handen van de productmanagers, het schrijven van de beste code is aan de ontwikkelaars en Jason van de verkoopafdeling kan zich concentreren op het binnenhalen van die leads!

Wat is de rol van de Scrum Master tijdens de sprint-retrospective?

Agile-vergaderingen begeleiden en leiden

Er is een reden waarom orkesten dirigenten hebben; zij zorgen ervoor dat elke groep muzikanten zo speelt dat er een harmonieus geheel ontstaat.

Evenzo leidt de Scrum Master de retrospective om ervoor te zorgen dat deze op koers blijft, onbevooroordeeld verloopt, vrij is van groepsdenken en een psychologisch veilige omgeving biedt.

Scrum Masters zorgen ervoor dat de vergadering goed wordt georganiseerd, onder meer door een retrospective-sjabloon te kiezen op basis van een thema of aandachtsgebied, zorgen voor een vast ritme en leiden de vergadering om ervoor te zorgen dat het team gefocust blijft.

Zij begeleiden het team door het proces van brainstormen, het stellen van prioriteiten voor belangrijke discussiepunten en het formuleren van concrete actiepunten voor continue verbetering, die vervolgens ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit omvat alles van het leiden van de dagelijkse stand-upvergaderingen tot en met de sprint-retrospective.

Zorg voor transparantie en open communicatie

Om een sprint-retrospective-bijeenkomst goed te laten verlopen, is open, onbevooroordeelde en duidelijke communicatie en feedback nodig. De Scrum Master zorgt ervoor dat dit gebeurt en dat alle stemmen evenveel gehoord worden.

Vergaderingen zijn vaak gevoelig voor groepsdenken en vooringenomenheid, en een Scrum-context lost dit niet zomaar op. Het hele Scrum-team moet zich bewust zijn van dit risico, waarbij de Scrum Master hen actief ondersteunt zodat zij eerlijke, kritische feedback geven ten behoeve van het team.

Het komt vaak voor dat mensen verschillende meningen hebben. Wanneer die meningen met elkaar botsen, is het de taak van de Scrum Master om ervoor te zorgen dat beide partijen worden gehoord, dat problemen worden opgelost en dat de vergadering doorgaat. Dit kan een complexe, delicate taak zijn, waarvoor de Scrum Master zeer bedreven moet zijn.

Teamleden coachen

Voor organisaties die nog niet bekend zijn met Scrum, bestaat een belangrijk onderdeel van de functie erin ervoor te zorgen dat teamleden de agile processen begrijpen en deze dagelijks toepassen. Zij helpen bij het opzetten van zelfsturende teams en het bevorderen van een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid.

Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat u nieuwe teamleden begeleidt om hen wegwijs te maken in de Scrum-waarden en -principes en hen te leren hoe zij deze in hun dagelijkse werk kunnen integreren.

Vastleggen, registreren en opvolgen van acties

Een goede documentatie van de retrospective zorgt ervoor dat –

• feedback, problemen en actiepunten worden vastgelegd en bijgehouden
• er zijn aantekeningen beschikbaar voor degenen die de retrospective niet kunnen bijwonen
• Er kan gedurende de hele sprint naar deze notities worden verwezen om een gemeenschappelijk begrip te waarborgen
• het geheugen verdraait de feiten niet

Het waarborgen van verantwoordelijkheid kan bijvoorbeeld gebeuren door na de vergadering een follow-up te houden of door aan het begin van de retrospectieve de lijst met punten uit eerdere vergaderingen door te nemen. Door tijdens de sprint belemmeringen weg te nemen, zal het team beter in staat zijn om tijdens de retrospectieve effectief te reflecteren.

De tijd bijhouden

Timeboxing wordt algemeen erkend als een effectieve techniek om de productiviteit te verhogen. Met het totaalbeeld in het achterhoofd worden taken geprioriteerd, om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de tijd die ervoor is uitgetrokken.

The retrospective is for the Scrum Master the ideal opportunity to illustrate the importance of timeboxing; it is not only important to set a good example, but it also ensures that no time is wasted and that the team members remain focused on the task at hand.

Een handige evaluatie aan het einde van een vergadering is de Return on Time Invested of ‘ROTI’, die in alle sjablonen van TeamRetro beschikbaar is. In minder dan een minuut kunt u snel vaststellen of de vergadering het team iets heeft opgeleverd.

Als schakel fungeren tussen de rest van de organisatie

Naast de retrospective kan de Scrum Master verslag uitbrengen over de actiepunten die het team heeft vastgesteld en ideeën en suggesties voorleggen aan de betrokken belanghebbenden. Hij of zij kan visuele hulpmiddelen zoals Scrum-borden gebruiken om de voortgang te communiceren, of eenvoudigweg feedback uit de Team Health Checks delen om mogelijke knelpunten voor het team aan te kaarten.

Ze werken samen met anderen om ervoor te zorgen dat de teamleden niet aan te veel onbelangrijke vergaderingen deelnemen, en werken samen met producteigenaren en andere belanghebbenden om de werkdruk te herverdelen. Uiteindelijk is het hun doel om afleidingen en knelpunten weg te nemen, zodat het team zich beter kan concentreren.

Samenvattend

Een effectieve Scrum Master kan de toegevoegde waarde van een retrospective aanzienlijk vergroten. Door sterke faciliteringsvaardigheden in te zetten, op te treden als tussenpersoon tussen de Product Owner en het ontwikkelingsteam, en zich te richten op de processen, de omgeving en de cultuur van het team, kan de Scrum Master het team op weg helpen naar succes. De waarde die zij aan de organisatie toevoegen door middel van resultaten, voortdurende verbetering en het helpen creëren van zelforganiserende teams, is slechts een van de redenen waarom Scrum Masters zo’n gewaardeerd teamlid zijn.

Door gebruik te maken van een online tool voor retrospectieven, zoals TeamRetro, kan de Scrum Master zich richten op de behoeften van het team in plaats van op de technische aspecten van de retrospectieve. Ideeën en opmerkingen kunnen direct worden vastgelegd en geprioriteerd voor bespreking. Acties kunnen worden bijgehouden, gedeeld of geïntegreerd en tijdens de volgende vergadering worden opgevolgd. Iedereen in het team heeft gelijke kansen om bij te dragen in een psychologisch veilige omgeving en er kan een tijdslimiet worden ingesteld om ervoor te zorgen dat iedereen bij de taak blijft.