Kim jest Scrum Master i dlaczego jego rola jest tak ważna podczas retrospektywy?

Retrospektywy odgrywają kluczową rolę w metodologii agile; możliwość, jaką dają zespołowi w zakresie dostosowywania się i doskonalenia, ma zasadnicze znaczenie dla dostarczania wartości poprzez ciągłe doskonalenie.

W Przewodniku po Scrumie stwierdza się, że celem retrospektywy sprintu jest zaplanowanie sposobów poprawy jakości i efektywności.

„Zespół Scrum analizuje przebieg ostatniego sprintu pod kątem poszczególnych członków zespołu, interakcji, procesów, narzędzi oraz swojej definicji zakończenia. Zespół Scrum omawia, co przebiegło pomyślnie podczas sprintu, jakie problemy napotkano oraz w jaki sposób problemy te zostały (lub nie zostały) rozwiązane. Zespół Scrum określa zmiany, które w największym stopniu przyczynią się do poprawy jego efektywności.”

Biorąc pod uwagę kluczowe znaczenie tej retrospektywy, wydaje się niezwykle rozsądne przeznaczyć odpowiednie środki, aby zapewnić jej maksymalną skuteczność.

W tym momencie na scenę wkracza Scrum Master.

Kim jest Scrum Master?

Jeśli chodzi o tworzenie agile zespołów, które dostarczają wartość w oparciu o metodologię Scrum, kluczową rolę odgrywa w tym procesie Scrum Master. Pełni on funkcję przywódcy-sługi, a także osoby wywierającej wpływ i wprowadzającej zmiany, prowadząc spotkania oraz usuwając przeszkody, by pomóc zespołowi osiągnąć sukces. Stanowi on pomost między działem zarządzania produktem a działem rozwoju.

Wraz z właścicielem produktu Scrum Master jest członkiem zespołu kierowniczego i zasadniczo odpowiada za stworzenie środowiska, w którym działa jego zespół.

Od planowania po retrospektywy – Scrum Master pełni rolę moderatora sprintu. Kieruje zespołem, udziela mu wskazówek i wspiera go, dbając o to, by zespół nie zbaczał z obranego kursu i pozostawał skoncentrowany, a jednocześnie zarządza procesem, kulturą i ogólną atmosferą w zespole.

Obowiązki Scrum Mastera

Czym więc właściwie zajmuje się Scrum Master?

Ogólnie rzecz biorąc, Scrum Master –

• Organizuje i prowadzi spotkania w metodologii agile
• Wspiera i promuje zasady oraz wartości Scruma
• Rozwiązuje problemy logistyczne i meta-problemy
• Wspiera zespół i zajmuje się kwestiami dynamiki zespołowej
• Pełni rolę pośrednika między zespołem a właścicielami produktu, a także innymi osobami spoza zespołu
• Chroni zespół przed zewnętrznymi zakłóceniami i czynnikami rozpraszającymi uwagę
• Raporty dotyczące postępów zespołu

Oprócz retrospektyw organizują oni również codzienne spotkania stand-up, spotkania dotyczące planowania sprintów, przeglądy sprintów oraz indywidualne rozmowy z członkami zespołu.

Doskonały Scrum Master powinien czuć się równie swobodnie, omawiając priorytety i procesy zespołu z kierownictwem wyższego szczebla, jak i zamawiając dla zespołu pizzę podczas intensywnej końcowej fazy projektu.

Czym różni się Scrum Master od Product Ownera?

Scrum Mastera można postrzegać jako pośrednika. Może on chronić zespół przed drobnymi zmianami, poprawkami lub niejasnościami, które mogłyby zakłócić przebieg sprintu.

Oznacza to, że zakres odpowiedzialności właściciela produktu dotyczy czynników zewnętrznych względem organizacji (wartość produktu, rynek, klienci i konkurencja), natomiast zakres odpowiedzialności Scrum Mastera dotyczy czynników wewnętrznych.

Ponadto, dzięki temu, że Scrum Master koncentruje się na umożliwieniu zespołowi wykonywania pracy, właściciel produktu może lepiej skupić się na szerszej perspektywie — zamiast na codziennych sprawach.

Ostatecznie to właściciel produktu ma decydujący głos w kwestii kierunku rozwoju produktu i strategii, jednak będzie ściśle współpracował w celu zarządzania listą zadań, zrozumienia kompromisów oraz znalezienia sposobów na dostarczanie wartości.

Czy każdy zespół potrzebuje Scrum Mastera?

W gruncie rzeczy Scrum nie może funkcjonować bez Scrum Mastera. Bez niego stosuje się coś w rodzaju okrojonej wersji, często nazywanej „scrum-but”.

Tworzą one niezbędne warunki i pełnią rolę bufora między zespołem a resztą organizacji. Zasadniczo metoda Scrum sprawdza się dzięki temu, że zapewnia każdemu członkowi zespołu jasno określony cel; bez Scrum Mastera cel ten jest zagrożony.

Mając to na uwadze, jest możliwe, aby zespół Scrumowy stał się samoorganizujący się, gdy proces już się rozkręci. Jest to również jeden z celów Scrum Mastera. Po ustanowieniu początkowych podstaw i stworzeniu odpowiedniego środowiska zespół może funkcjonować bez Scrum Mastera, jeśli jest to absolutnie konieczne. Niektóre zespoły stosują również rotację na stanowisku Scrum Mastera w ramach własnego zespołu lub mają dostęp do społeczności praktyków (grupy Scrum Masterów), zewnętrznych konsultantów lub niezależnych konsultantów ds. agile.

Czy Scrum Master faktycznie wykonuje tę pracę?

Ogólnie rzecz biorąc — nie.

O ile nie pracują Państwo w małym zespole, w którym jedna osoba pełni po prostu funkcję Scrum Mastera, to faktyczne prace programistyczne i zadania leżą w zakresie kompetencji agile zespołu Scrum. Nie ingerują oni i nie powinni ingerować w kwestie techniczne zespołu.

Z kolei Scrum Master pomaga w rozwiązywaniu problemów, udziela wsparcia i wskazówek oraz w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia. Jeśli sprint przebiega sprawnie, nigdy nie powinien musieć wykonywać pracy. Rolą Scrum Mastera jest pomaganie każdemu członkowi zespołu w osiągnięciu znaczących korzyści poprzez zapewnienie mu swobody skupienia się na tym, co robi najlepiej.

Za strategię odpowiadają menedżerowie produktu, pisanie najlepszego kodu należy do programistów, a Jason z działu sprzedaży może skupić się na pozyskiwaniu potencjalnych klientów!

Jaka jest rola Scrum Mastera podczas retrospektywy sprintu?

Prowadzenie i moderowanie spotkań w metodologii agile

Nie bez powodu orkiestry mają dyrygentów; to właśnie oni dbają o to, by każda grupa muzyków grała w taki sposób, aby zapewnić harmonijne brzmienie całości.

Podobnie Scrum Master prowadzi retrospektywę, dbając o to, by przebiegała ona zgodnie z planem, była obiektywna, wolna od myślenia grupowego oraz stanowiła przestrzeń zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne.

Scrum Masterzy dbają o odpowiednią organizację spotkania, począwszy od wyboru szablonu retrospektywy w oparciu o wybrany temat lub obszar zainteresowania, zapewniają odpowiednie tempo oraz prowadzą spotkanie w taki sposób, aby zespół nie tracił koncentracji.

Prowadzają oni zespół przez procesy burzy mózgów, ustalania priorytetów kluczowych zagadnień do omówienia, a następnie opracowywania działań na rzecz ciągłego doskonalenia, które są następnie realizowane. Obejmuje to zarówno prowadzenie codziennych spotkań stand-up, jak i retrospektywę sprintu.

Należy promować przejrzystość i szczerą komunikację

Aby spotkanie retrospektywa sprintu przebiegło pomyślnie, konieczna jest otwarta, bezstronna i jasna komunikacja oraz przekazywanie informacji zwrotnych. Scrum Master dba o to, by tak właśnie było, oraz zapewnia, że wszystkie głosy są brane pod uwagę w równym stopniu.

Podczas spotkań często dochodzi do zjawiska myślenia grupowego i stronniczości, a kontekst Scrumu nie rozwiązuje tego problemu w magiczny sposób. Cały zespół Scrumowy musi być świadomy tego zagrożenia, a Scrum Master powinien aktywnie wspierać członków zespołu, aby przekazywali szczere i krytyczne opinie z korzyścią dla całego zespołu.

Często zdarza się, że ludzie mają różne opinie. Gdy opinie te są sprzeczne, obowiązkiem Scrum Mastera jest zadbanie o to, by obie strony zostały wysłuchane, problemy zostały rozwiązane, a spotkanie mogło być kontynuowane. Może to być złożone i delikatne zadanie, w którym Scrum Master musi wykazać się dużą biegłością.

Członkowie zespołu trenerskiego

W przypadku organizacji, które dopiero zaczynają korzystać ze Scruma, kluczowym elementem tej roli jest zapewnienie, by członkowie zespołu rozumieli i stosowali agile procesy w codziennej pracy. Pomagają one w tworzeniu zespołów samorządnych oraz w budowaniu poczucia odpowiedzialności i zaangażowania.

Może to polegać na pełnieniu roli mentora dla nowych członków zespołu, aby zapoznać ich z wartościami i zasadami Scruma oraz pokazać, jak wdrożyć je w codziennej praktyce.

Dokumentowanie, rejestrowanie i realizacja działań

Odpowiednie udokumentowanie retrospektywy zapewnia –

• zgłaszane uwagi, problemy i zadania do realizacji są rejestrowane i monitorowane
• Dla osób, które nie mogą uczestniczyć w retrospektywie, dostępne są notatki
• W trakcie trwania sprintu można odwoływać się do tych notatek, aby zapewnić wspólne zrozumienie
• pamięć nie zniekształca faktów

Zapewnienie rozliczalności może polegać na podjęciu dalszych działań po spotkaniu lub przejrzeniu listy z poprzednich spotkań na początku retrospektywy. Pomoc w usuwaniu przeszkód w trakcie sprintu przyczyni się do większego sukcesu zespołu, gdy nadejdzie czas na refleksję podczas retrospektywy.

Proszę pilnować czasu

Powszechnie uznaje się, że metoda timeboxingu jest skuteczną techniką zwiększającą wydajność. Mając na uwadze ogólny obraz sytuacji, zadania są uszeregowane według priorytetów, aby jak najlepiej wykorzystać czas im przeznaczony.

Retrospektywa stanowi dla Scrum Mastera doskonałą okazję do zaprezentowania, jak wygląda stosowanie zasad timeboxingu; nie tylko ważne jest dawanie dobrego przykładu, ale także gwarantuje to, że czas nie jest marnowany, a członkowie zespołu pozostają zaangażowani w realizację bieżącego zadania.

Przydatnym narzędziem do oceny zakończonego spotkania jest wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI), dostępny we wszystkich szablonach TeamRetro. W niecałą minutę można szybko ustalić, czy zespół odniósł korzyści z udziału w spotkaniu.

Pełnić rolę pośrednika w kontaktach z pozostałymi jednostkami organizacji

Poza spotkaniem retrospektywnym Scrum Master może przedstawiać sprawozdania dotyczące działań zaplanowanych przez zespół oraz przekazywać pomysły i sugestie odpowiednim interesariuszom. Może on tworzyć materiały wizualne, takie jak tablice Scrum, w celu informowania o postępach, lub po prostu dzielić się informacjami zwrotnymi z oceny kondycji zespołu, aby zwrócić uwagę na potencjalne przeszkody, z jakimi boryka się zespół.

Współpracują z innymi, aby zapewnić, że członkowie zespołu nie uczestniczą w zbyt wielu nieistotnych spotkaniach, a także współpracują z właścicielami produktu i innymi interesariuszami w celu ponownego rozłożenia obciążenia pracą. Ostatecznie ich celem jest wyeliminowanie czynników rozpraszających uwagę i przeszkód, aby pomóc zespołowi w skupieniu się na pracy.

Podsumowując

Skuteczny Scrum Master może znacznie zwiększyć wartość płynącą z retrospektywy. Wykorzystując wysokie umiejętności facylitacyjne, pełniąc rolę pośrednika między właścicielem produktu a zespołem programistycznym oraz skupiając się na procesach, środowisku i kulturze zespołu, Scrum Master może stworzyć zespołowi warunki do osiągnięcia sukcesu. Wartość, jaką wnoszą do organizacji poprzez osiągane wyniki, ciągłe doskonalenie oraz pomoc w tworzeniu zespołów samoorganizujących się, to tylko niektóre z powodów, dla których Scrum Masterzy są tak cenionymi członkami zespołu.

Korzystanie z narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online, takiego jak TeamRetro pozwala Scrum Masterowi skupić się na potrzebach zespołu, a nie na samych mechanizmach retrospektywy. Pomysły i uwagi można natychmiast rejestrować oraz ustalać ich priorytety do omówienia. Działania można śledzić, udostępniać lub integrować, a następnie podjąć dalsze kroki podczas następnego spotkania. Każda osoba w zespole ma równe szanse na wniesienie wkładu w przestrzeni zapewniającej bezpieczeństwo psychologiczne, a czas trwania spotkania można ograniczyć, aby zapewnić, że wszyscy skupiają się na zadaniu.