Czym jest Scrum Master i dlaczego jego rola jest tak ważna w retrospektywie?
Przedstawiamy rolę Scrum Mastera i znaczenie jego roli w przeprowadzeniu skutecznej retrospektywy.
Retrospektywy odgrywają kluczową rolę w metodologii agile; możliwość dostosowania się i doskonalenia, jaką dają zespołowi, ma zasadnicze znaczenie dla dostarczania wartości poprzez ciągłe doskonalenie.
W Przewodniku po Scrumie stwierdza się, że celem retrospektywy sprintu jest zaplanowanie sposobów poprawy jakości i efektywności.
„Zespół Scrum analizuje przebieg ostatniego sprintu pod kątem poszczególnych członków, interakcji, procesów, narzędzi oraz swojej definicji zakończenia. Zespół Scrum omawia, co poszło dobrze podczas sprintu, z jakimi problemami się spotkał oraz w jaki sposób problemy te zostały (lub nie zostały) rozwiązane. Zespół Scrum określa zmiany, które najbardziej przyczynią się do poprawy jego efektywności”.
Biorąc pod uwagę kluczowe znaczenie tej retrospektywy, wydaje się niezwykle rozsądne przeznaczyć odpowiednie środki, aby zapewnić jej maksymalną skuteczność.
W tym momencie na scenę wkracza Scrum Master.
Kim jest Scrum Master?
Jeśli chodzi o tworzenie agile zespołów, które dostarczają wartość w oparciu o metodologię Scrum, kluczową rolę odgrywa w tym procesie Scrum Master. Pełni on funkcję lidera-sługi, a także osoby wywierającej wpływ i wprowadzającej zmiany, prowadząc spotkania oraz usuwając przeszkody, by pomóc zespołowi osiągnąć sukces. Stanowi on pomost między kierownictwem produktu a zespołem programistów.
Wraz z właścicielem produktu Scrum Master należy do grupy kierowniczej i odpowiada przede wszystkim za stworzenie środowiska, w którym działa jego zespół.
Od planowania po retrospektywy – Scrum Master pełni rolę moderatora sprintu. Kieruje zespołem, udziela mu wskazówek i wspiera go, dbając o to, by członkowie zespołu nie zbaczali z obranego kursu i pozostawali skoncentrowani, a jednocześnie zarządza procesem, kulturą i ogólną atmosferą w zespole.
Obowiązki Scrum Mastera
Czym więc właściwie zajmuje się Scrum Master?
Ogólnie rzecz biorąc, Scrum Master –
- Organizuje i prowadzi spotkania w metodologii agile
- Promuje i wspiera zasady oraz wartości Scruma
- Rozwiązuje problemy logistyczne i ogólne
- Wspiera zespół i zajmuje się dynamiką zespołu
- Pełni rolę łącznika między zespołem a właścicielami produktu, a także innymi osobami spoza zespołu
- Chroni zespół przed zewnętrznymi zakłóceniami i czynnikami rozpraszającymi uwagę
- Raporty dotyczące postępów zespołu
Oprócz retrospektyw sprintów organizują oni również codzienne spotkania stand-up, spotkania dotyczące planowania sprintów, przeglądy sprintów oraz indywidualne rozmowy z członkami zespołu.
Doskonały Scrum Master powinien czuć się równie swobodnie, omawiając priorytety i procesy zespołu z kierownictwem wyższego szczebla, jak i zamawiając dla zespołu pizzę przed ostatnim, intensywnym etapem pracy.
Czym różni się Scrum Master od Product Ownera?
Scrum Mastera można postrzegać jako pośrednika. Może on chronić zespół przed drobnymi zmianami, poprawkami lub niejasnościami, które mogłyby zakłócić przebieg sprintu.
Oznacza to, że zakres odpowiedzialności właściciela produktu dotyczy czynników zewnętrznych względem organizacji (wartość produktu, rynek, klienci i konkurencja), natomiast zakres odpowiedzialności Scrum Mastera dotyczy czynników wewnętrznych.
Ponadto, ponieważ Scrum Master koncentruje się na umożliwieniu zespołowi wykonywania pracy, właściciel produktu może lepiej skupić się na szerszej perspektywie, a nie na codziennych sprawach.
Ostatecznie to właściciel produktu ma decydujący głos w kwestii kierunku rozwoju i strategii produktu, ale będzie ściśle współpracował z innymi, aby zarządzać listą zadań, rozważać kompromisy i znajdować sposoby na dostarczanie wartości.
Czy każdy zespół potrzebuje Scrum Mastera?
W gruncie rzeczy Scrum nie może funkcjonować bez Scrum Mastera. Bez niego stosuje się coś w rodzaju okrojonej wersji, często nazywanej „scrum-but”.
Tworzą oni niezbędne warunki i pełnią rolę bufora między zespołem a resztą organizacji. W gruncie rzeczy Scrum sprawdza się dzięki temu, że zapewnia każdemu członkowi zespołu jasno określony cel; bez Scrum Mastera cel ten jest zagrożony.
Mając to na uwadze, zespół Scrum może funkcjonować w sposób samoorganizujący się, gdy procesy już się rozkręcą. Jest to również jeden z celów pracy Scrum Mastera. Po ustanowieniu podstawowych zasad i stworzeniu odpowiedniego środowiska zespół może w razie absolutnej konieczności radzić sobie bez Scrum Mastera. Niektóre zespoły stosują również rotację roli Scrum Mastera w ramach zespołu lub mają dostęp do społeczności praktyków (grupy Scrum Masterów), zewnętrznych konsultantów lub niezależnych konsultantów agile.
Czy Scrum Master faktycznie wykonuje tę pracę?
Ogólnie rzecz biorąc – nie.
O ile nie pracują Państwo w małym zespole, w którym jedna osoba pełni po prostu rolę Scrum Mastera, to faktyczne prace programistyczne i zadania leżą w gestii zespołu agile scrum. Nie ingerują oni i nie powinni ingerować w kwestie techniczne zespołu.
Z kolei Scrum Master pomaga w rozwiązywaniu problemów, służy pomocą i wskazówkami oraz w razie potrzeby prosi o wyjaśnienia. Jeśli sprint przebiega bez zakłóceń, nie powinien on nigdy musieć wykonywać żadnych zadań. Rolą Scrum Mastera jest pomaganie każdemu członkowi zespołu w osiągnięciu znaczących korzyści poprzez zapewnienie mu swobody skupienia się na tym, co robi najlepiej.
Strategia pozostaje w gestii menedżerów produktu, pisanie najlepszego kodu – w gestii programistów, a Jason z działu sprzedaży może skupić się na pozyskiwaniu potencjalnych klientów!
Jaka jest rola Scrum Mastera podczas retrospektywy sprintu?
Prowadzenie i moderowanie spotkań w metodologii agile
Nie bez powodu orkiestry mają dyrygentów; dbają oni o to, by każda sekcja muzyków grała w taki sposób, aby zapewnić harmonijne brzmienie.
Podobnie Scrum Master prowadzi retrospektywę, dbając o to, by przebiegała ona zgodnie z planem, była obiektywna, wolna od efektu myślenia grupowego i stanowiła przestrzeń zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne.
Scrum Masterzy dbają o odpowiednią organizację spotkania, wybierając szablon retrospektywy w oparciu o wybrany temat lub obszar zainteresowania, zapewniają odpowiednie tempo oraz prowadzą spotkanie w taki sposób, aby zespół nie tracił koncentracji.
Prowadząc zespół przez procesy burzy mózgów, ustalają priorytety kluczowych zagadnień do omówienia, a następnie opracowują działania na rzecz ciągłego doskonalenia, które są konsekwentnie realizowane. Obejmuje to zarówno prowadzenie codziennych spotkań stand-upowych, jak i retrospektywę sprintu.
Proszę dążyć do przejrzystości i szczerej komunikacji
Aby spotkanie retrospektywa sprintu przebiegło pomyślnie, konieczna jest otwarta, obiektywna i jasna komunikacja oraz przekazywanie informacji zwrotnych. Scrum Master dba o to, by tak właśnie było, i zapewnia, że głosy wszystkich uczestników są brane pod uwagę w równym stopniu.
Podczas spotkań często dochodzi do zjawiska myślenia grupowego i stronniczości, a kontekst Scrumu nie rozwiązuje tego problemu w magiczny sposób. Cały zespół Scrumowy musi być świadomy tego ryzyka, a Scrum Master powinien aktywnie wspierać członków zespołu, aby przekazywali szczere i krytyczne uwagi z korzyścią dla całego zespołu.
Często zdarza się, że ludzie mają różne opinie. Gdy te opinie są sprzeczne, obowiązkiem Scrum Mastera jest zadbanie o to, by wysłuchano obu stron, rozwiązano problemy i kontynuowano spotkanie. Może to być złożone i delikatne zadanie, w którym Scrum Master musi wykazać się dużą biegłością.
Członkowie zespołu trenerskiego
W przypadku organizacji, które dopiero zaczynają korzystać ze Scruma, kluczowym elementem tej roli jest zapewnienie, by członkowie zespołu rozumieli procesy agile i stosowali je w codziennej pracy. Pomagają oni w tworzeniu zespołów samorządnych oraz w budowaniu poczucia odpowiedzialności i zaangażowania.
Może to polegać na mentoringu nowych członków zespołu w celu przekazania im wiedzy na temat wartości i zasad Scruma oraz tego, jak włączyć je do codziennej pracy.
Dokumentowanie, rejestrowanie i realizacja działań
Odpowiednie udokumentowanie retrospektywy zapewnia –
- zgłaszane uwagi, problemy i zadania są rejestrowane i monitorowane
- Dla osób, które nie mogą uczestniczyć w retrospektywie, dostępne są notatki
- w trakcie trwania sprintu można odwoływać się do tych notatek, aby zapewnić wspólne zrozumienie
- pamięć nie zniekształca faktów
Zapewnienie rozliczalności może polegać na podjęciu działań następczych po spotkaniu lub przejrzeniu listy z poprzednich spotkań na początku retrospektywy. Pomoc w usuwaniu przeszkód w trakcie sprintu pozwoli zespołowi osiągnąć lepsze wyniki, gdy nadejdzie czas na refleksję podczas retrospektywy.
Proszę pilnować czasu
Powszechnie uznaje się, że technika timeboxingu jest skutecznym sposobem na zwiększenie wydajności. Mając na uwadze ogólny obraz sytuacji, zadania są uszeregowane według priorytetów, aby jak najlepiej wykorzystać czas im przeznaczony.
Retrospektywa stanowi dla Scrum Mastera doskonałą okazję do zaprezentowania, jak wygląda praca w ramach wyznaczonych ram czasowych; nie tylko ważne jest dawanie dobrego przykładu, ale także pozwala to uniknąć marnowania czasu i zapewnia, że członkowie zespołu pozostają zaangażowani w realizowane zadanie.
Przydatnym narzędziem do oceny zakończonego spotkania jest wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI), dostępny we wszystkich szablonach TeamRetro. W mniej niż minutę można szybko ustalić, czy zespół odniósł korzyści z udziału w spotkaniu.
Pełnić rolę pośrednika w kontaktach z pozostałymi częściami organizacji
Poza retrospektywą Scrum Master może przedstawiać sprawozdania dotyczące działań zaplanowanych przez zespół oraz przekazywać pomysły i sugestie odpowiednim interesariuszom. Może on tworzyć materiały wizualne, takie jak tablice Scrum, w celu informowania o postępach, lub po prostu dzielić się informacjami zwrotnymi z oceny kondycji zespołu, aby zwrócić uwagę na potencjalne przeszkody, z jakimi boryka się zespół.
Współpracują z innymi, aby zapewnić, że członkowie zespołu nie uczestniczą w zbyt wielu nieistotnych spotkaniach, a także współpracują z właścicielami produktu i innymi interesariuszami w celu odpowiedniego rozłożenia obciążenia pracą. Ostatecznie ich celem jest eliminowanie czynników rozpraszających uwagę i przeszkód, aby pomóc zespołowi w skupieniu się na pracy.
Podsumowując
Skuteczny Scrum Master może znacznie zwiększyć wartość płynącą z retrospektywy. Wykorzystując swoje umiejętności facylitacyjne, pełniąc rolę pośrednika między właścicielem produktu a zespołem programistów oraz skupiając się na procesach, środowisku i kulturze zespołu, Scrum Master może stworzyć zespołowi warunki do osiągnięcia sukcesu. Wartość, jaką wnoszą do organizacji poprzez wyniki, ciągłe doskonalenie oraz pomoc w tworzeniu zespołów samoorganizujących się, to tylko niektóre z powodów, dla których Scrum Masterzy są tak cenionymi członkami zespołu.
Korzystanie z narzędzia do retrospektyw online, takiego jak TeamRetro pozwala Scrum Masterowi skupić się na potrzebach zespołu, a nie na technicznych aspektach retrospektywy. Pomysły i uwagi można natychmiast rejestrować oraz ustalać ich priorytety do omówienia. Działania można śledzić, udostępniać lub integrować, a następnie podjąć dalsze kroki podczas następnego spotkania. Każda osoba w zespole ma równe szanse na wniesienie wkładu w bezpiecznej psychologicznie przestrzeni, a czas trwania spotkania można ograniczyć, aby zapewnić, że wszyscy skupią się na zadaniu.