Oltre la superficie: Scoprire metriche preziose da controlli retrospettivi e di salute.

Benvenuti nella sezione “Insights” di TeamRetro. Insights mette in evidenza i metadati delle vostre riunioni. Ciò vi aiuterà a individuare tendenze e lacune, a farvi un’idea dell’umore, dello stato di salute e del clima del team, nonché a comprendere il ritmo dei miglioramenti continui attraverso il monitoraggio delle azioni intraprese.

Fa qualcosa che la maggior parte degli altri strumenti di analisi retrospettiva non fa. Vi mostra tutto, dalla frequenza delle riunioni di gruppo e dai temi generali, fino al livello di soddisfazione e al clima all’interno del team nel corso del tempo.

Apprezziamo molto quando i nostri clienti condividono le loro esperienze, quindi abbiamo pensato di fare lo stesso. Piuttosto che un ennesimo articolo sul blog dedicato all’importanza delle retrospettive Agile, questo post si concentra su come abbiamo utilizzato i risultati delle nostre retrospettive e delle nostre valutazioni dello stato di salute per sostenere il nostro team.

Condividiamo alcune riflessioni sul nostro team e su come ci abbia aiutato a migliorare. Speriamo che possano essere d’aiuto anche a voi.

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Buongiorno a tutti,

Spero che tutto proceda per il meglio. Come promesso, ecco una breve panoramica sui nostri team, basata sulla nuova funzionalità Insights che abbiamo lanciato. È sempre molto istruttivo esaminare questi aspetti dal nostro punto di vista, proprio come fanno i nostri clienti.

Approfondimenti sulla nostra attività di riunioni

Nel corso dell’ultimo anno, i nostri 4 team hanno condotto 27 retrospettive e 3 valutazioni dello stato di salute, che hanno portato all’individuazione di 102 azioni da intraprendere e alla definizione di 29 accordi di team. È fantastico constatare che si sta instaurando una certa regolarità man mano che miglioriamo le nostre pratiche agili e la cadenza delle riunioni.

In occasione di ciascuna delle nostre riunioni di retrospettiva, sono state condivise da 13 a 47 idee e da 0 a 6 azioni concrete sono scaturite da tali incontri, sulla base di un tasso di partecipazione dell’89%.

Per coloro che hanno partecipato, si osserva un ritorno sull’investimento di tempo sempre più consistente, che continua a mantenersi stabile. Complimenti ai team e agli Scrum Master per aver reso le nostre riunioni pertinenti e significative per i partecipanti.

In genere, organizziamo una riunione di retrospettiva una volta al mese per ogni team e alcune volte all’anno per tutti. A volte le anticipiamo prima di un fine settimana o per tenere conto dei giorni festivi, mentre altre volte abbiamo dovuto posticiparle. Un team si è riunito con grande regolarità ogni mese.

Di solito adottiamo una vasta gamma di formati di retrospettiva agile da una riunione all’altra, il che garantisce una grande varietà e la raccolta di prospettive diverse.  Il modello che utilizziamo più frequentemente è il formato standard di retrospettiva agile, oltre alla retrospettiva 4L. Naturalmente, continuiamo a sostenere i team che sperimentano formati e stili diversi che funzionano per loro, mentre manteniamo il formato delle nostre riunioni generali molto coerente ogni volta per facilitare il confronto.

Sulla base delle retrospettive, ecco una nuvola di parole che riassume i temi più ricorrenti in tutti i nostri team. “Team”, “Lavoro”, “Progetto”, “Ottimo”, “Grazie”, “Nuovo” e “Feedback” sono stati alcuni dei sentimenti positivi emersi nell’ultimo anno. Per quanto riguarda i sentimenti negativi, abbiamo riscontrato che termini come “Necessità”, “Accordi” e “Scadenze” sono tra quelli più ricorrenti su cui abbiamo riflettuto.

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Detto questo, le opinioni del team sono generalmente ben distribuite e l’approccio alla riflessione sugli sprint è relativamente equilibrato, anche se tendiamo ad affrontare le questioni da una prospettiva più positiva.  Da notare che ciascuno dei nostri formati di retrospettiva prevede domande che hanno una connotazione negativa, ad esempio: cosa non ha funzionato bene, cosa dovremmo migliorare o quali sono stati i fattori che ci hanno rallentato. Queste domande sono comunque necessarie come parte del nostro processo, quindi la presenza di un sentimento negativo non rappresenta in realtà un problema.

Passiamo ora alla salute della nostra squadra.

Dato che organizziamo questi eventi solo tre volte all’anno per tutti noi, sembra che il tasso di partecipazione sia relativamente buono e, nel complesso, gli indicatori relativi al benessere del nostro team appaiono molto positivi.

Se si considerano i singoli aspetti relativi al benessere, è davvero positivo constatare che abbiamo affrontato alcune questioni relative alla comunicazione. Sembra che la suddivisione in gruppi più piccoli e la definizione di linee guida chiare su come, quando e in che misura comunicare si siano rivelate un investimento proficuo.

Sono comunque curioso. Questo significa forse che ci sono altri ambiti che dovremmo prendere in considerazione (magari un diverso tipo di valutazione dello stato di salute)? Oppure dovremmo semplicemente discutere di cosa dovremmo fare per garantire che questi risultati rimangano positivi anche in futuro? Magari più gare durante la pausa pranzo, hackathon o riunioni incentrate sui risultati?

Per quanto riguarda le azioni intraprese, siamo stati sicuramente molto impegnati. Molte delle azioni della nostra retrospettiva di settembre dello scorso anno erano di grande portata e di tipo epico, il che ha portato la nostra media dei giorni necessari al completamento a 77 giorni. Tuttavia, più recentemente, stiamo osservando un flusso piuttosto buono dalle azioni create, fino alle azioni pubblicate e completate. Ciò significa che il nostro numero di azioni aperte e la maturità delle azioni sono ragionevolmente buoni.

Infine, abbiamo i nostri accordi di squadra. Questa è la parte del processo che riguarda il «come operiamo».

Ciò che è risultato davvero interessante è stato il modo in cui gli accordi sono stati ripartiti tra i vari team. Utilizzando il filtro, sembra che il reparto marketing si sia concentrato sul feedback, sull’uso di Linear, sulla gestione delle attività e dell’ambito dei progetti e sulla trasformazione in un team di marketing agile.

Il team di sviluppo sembrava incentrato piuttosto sulla condivisione di conoscenze, idee e documentazione, nonché sulla comunicazione tra le persone.

Il nostro team operativo aveva raggiunto un solo accordo, pertanto i dati disponibili non erano sufficienti per creare la nuvola di parole. Tuttavia, gli accordi raggiunti durante le nostre riunioni generali sono ancora validi per noi oggi.

Alcuni degli accordi stipulati tra tutte le squadre che abbiamo ritenuto opportuno mettere in evidenza sono:

• Ci scambiamo le nostre preoccupazioni.
• Lavorate sodo, divertitevi e valorizzatevi a vicenda.
• Se qualcuno sta aspettando qualcosa da lei, lo informi su come stanno le cose.
• Regola del 10%, 70% e 20%
• Qualsiasi feedback è costruttivo, non un attacco né un’esclusione di un’idea
• Se notate qualcosa che andrebbe fatto, o qualcosa che vorreste fare (o imparare, o scoprire!), fatecelo sapere!

Per concludere, desideriamo esprimere il nostro riconoscimento per l’ottimo lavoro che state svolgendo. Queste sessioni di retrospettiva rappresentano un’ottima occasione per dare spazio alle idee di miglioramento continuo, consentendo loro di essere condivise e messe in pratica!