Oltre le apparenze: individuare metriche significative dalle analisi retrospettive e dai controlli di integrità

Benvenuti nella sezione “Insights” di TeamRetro. Insights mette in evidenza i metadati delle vostre riunioni. Ciò vi aiuterà a individuare tendenze e lacune, a farvi un’idea dell’umore, dello stato di salute e del clima all’interno del team, nonché a comprendere il ritmo dei miglioramenti continui attraverso il monitoraggio delle azioni intraprese.

Fa qualcosa che la maggior parte degli altri strumenti di analisi retrospettiva non fa. Vi mostra tutto, dalla frequenza delle riunioni di gruppo e dai temi generali, fino al livello di soddisfazione e al clima del team nel corso del tempo.

Apprezziamo molto quando i nostri clienti condividono le loro esperienze, quindi abbiamo pensato di fare lo stesso. Pertanto, anziché un ennesimo articolo sul blog dedicato all’importanza delle retrospettive agili, questo post si concentra su come abbiamo utilizzato i risultati delle nostre retrospettive e delle nostre valutazioni dello stato di salute per sostenere il nostro team.

Condividiamo alcune riflessioni sul nostro team e su come ci abbia aiutato a migliorare. Speriamo che possano essere d’aiuto anche a voi.

—

Salve a tutti,

Spero che tutto proceda per il meglio. Come promesso, ecco una breve panoramica sui nostri team, basata sulla nuova funzionalità “Insights” che abbiamo lanciato. È sempre molto istruttivo esaminare questi aspetti dal nostro punto di vista, proprio come fanno i nostri clienti.

Approfondimenti sulla nostra attività di riunioni

Nel corso dell’ultimo anno i nostri 4 team hanno condotto 27 retrospettive e 3 valutazioni dello stato di salute, che hanno portato all’individuazione di 102 azioni da intraprendere e alla definizione di 29 accordi di team. È fantastico constatare che si sta instaurando una certa regolarità man mano che miglioriamo le nostre pratiche agili e la cadenza delle riunioni.

In ciascuna delle nostre sessioni di retrospettiva sono state condivise da 13 a 47 idee e da 0 a 6 azioni sono state definite al termine di tali incontri, sulla base di un tasso di partecipazione dell’89%.

Per coloro che hanno partecipato, si osserva un ritorno sul tempo investito sempre più positivo, che continua a mantenersi stabile. Complimenti ai team e agli Scrum Master per aver reso le nostre riunioni pertinenti e significative per i partecipanti.

In genere, organizziamo una riunione di retrospettiva una volta al mese per ogni squadra e alcune volte all’anno per tutti. A volte le anticipiamo prima di un fine settimana o per tenere conto dei giorni festivi, mentre altre volte abbiamo dovuto posticiparle. Una squadra si è riunita con grande costanza ogni mese.

Tendiamo ad adottare una vasta gamma di formati di retrospettiva agile da una riunione all’altra, il che comporta una grande varietà e la raccolta di prospettive diverse.  Il modello che utilizziamo più frequentemente è il formato standard della retrospettiva agile, oltre alla retrospettiva 4L. Naturalmente, continuiamo a sostenere i team che sperimentano formati e stili diversi che si adattino alle loro esigenze, mentre manteniamo il formato delle riunioni plenarie molto coerente di volta in volta per facilitare il confronto.

Sulla base delle retrospettive, ecco una nuvola di parole che riassume i temi più ricorrenti in tutti i nostri team. “Team”, “Lavoro”, “Progetto”, “Ottimo”, “Grazie”, “Nuovo” e “Feedback” sono stati alcuni dei sentimenti positivi emersi nell’ultimo anno. Per quanto riguarda i sentimenti negativi, abbiamo riscontrato che termini quali “Esigenza”, “Accordi” e “Scadenze” sono tra quelli più ricorrenti su cui abbiamo riflettuto.

• 
• 
• 

Detto questo, le opinioni all’interno del team sono generalmente ben distribuite e l’approccio alla riflessione sugli sprint è relativamente equilibrato, sebbene tendiamo ad affrontare le questioni da una prospettiva più positiva.  Da notare che ciascuno dei nostri formati di retrospettiva prevede domande che, per loro natura, hanno un tono negativo, ad esempio: «Cosa non ha funzionato bene?», «Cosa dovremmo migliorare?» o «Quali sono stati i fattori che ci hanno rallentato?». Queste domande rimangono comunque necessarie nell’ambito del nostro processo, pertanto la presenza di un tono negativo non costituisce di per sé un problema.

Passiamo ora alla salute della nostra squadra.

Poiché organizziamo questi eventi solo tre volte all’anno per tutti noi, sembra che il tasso di partecipazione sia relativamente buono e, nel complesso, gli indicatori relativi al benessere del nostro team appaiono molto positivi.

Se si considerano le singole dimensioni del benessere, è davvero gratificante constatare che abbiamo affrontato alcune questioni relative alla comunicazione. Sembra che la suddivisione in gruppi più piccoli e l’adozione di linee guida chiare su come, quando e in che misura comunicare si siano rivelate un investimento proficuo.

Sono comunque curioso. Questo significa forse che ci sono altri ambiti che dovremmo potenzialmente esplorare (magari un diverso tipo di valutazione dello stato di salute)? Oppure dovremmo semplicemente discutere di cosa dovremmo fare per mantenere positivi questi risultati anche in futuro? Magari organizzare più gare durante la pausa pranzo, hackathon o riunioni incentrate sui risultati?

Per quanto riguarda le azioni intraprese, siamo stati sicuramente molto impegnati. Molte delle azioni della nostra retrospettiva di settembre dello scorso anno erano di grande portata e di natura epica, il che ha portato la nostra media dei giorni necessari al completamento a 77 giorni. Tuttavia, più recentemente, stiamo osservando un flusso piuttosto positivo dalle azioni create, passando per quelle pubblicate, fino a quelle completate. Ciò significa che il numero delle azioni in sospeso e la loro maturità sono ragionevolmente buoni.

Infine, abbiamo i nostri accordi di squadra. Questa è la parte del processo che riguarda il “come facciamo ciò che facciamo”.

Ciò che è risultato davvero interessante è stato il modo in cui gli accordi sono stati ripartiti tra i vari team. Utilizzando il filtro, sembra che il reparto marketing si sia concentrato sul feedback, sull’uso di Linear, sulla gestione delle attività e dell’ambito dei progetti e sulla trasformazione in un team di marketing agile.

Il team di sviluppo sembrava incentrato piuttosto sulla conoscenza, sulla condivisione di idee, sulla documentazione e sulla comunicazione delle idee tra le persone.

Il nostro team operativo aveva stipulato un solo accordo di squadra, pertanto i dati a disposizione non erano sufficienti per la nuvola di parole. Tuttavia, gli accordi raggiunti durante le nostre riunioni generali sono ancora validi per noi oggi.

Alcuni degli accordi, comuni a tutte le squadre, che abbiamo ritenuto opportuno mettere in evidenza sono:

• Ci confidiamo le nostre preoccupazioni a vicenda.
• Lavorate sodo, divertitevi e valorizzatevi a vicenda.
• Se qualcuno sta aspettando qualcosa da lei, lo informi su a che punto è la situazione.
• Regola del feedback del 10%, 70% e 20%
• Qualsiasi feedback è costruttivo, non costituisce un attacco né una sminuizione di un’idea
• Se notate qualcosa che andrebbe fatto, o qualcosa che vorreste fare (o imparare, o scoprire!), fatecelo sapere!

Per concludere, desideriamo esprimere il nostro apprezzamento per l’ottimo lavoro che state svolgendo tutti. Queste retrospettive rappresentano un’ottima occasione per dare spazio alla condivisione e alla realizzazione concreta delle idee di miglioramento continuo!