Aperfeiçoamento da carteira de trabalhos (grooming): cadência, responsabilidade e o que significa “pronto”

O refinamento do backlog, ainda amplamente chamado de “grooming”, é o trabalho contínuo de preparar os itens do backlog do produto antes do sprint em que serão desenvolvidos: esclarecer o que cada item significa, dividir aqueles que são muito grandes, adicionar critérios de aceitação, estimar seu tamanho e mantê-los ordenados por prioridade. Não se trata tanto de uma única reunião, mas sim de um hábito. E é essa diferença sutil que separa um planejamento de sprint tranquilo de um planejamento de sprint que se transforma em uma discussão de duas horas.

É uma cerimônia ou não?

Tecnicamente, não. O Guia do Scrum não lista o refinamento do backlog como um dos eventos. Ele o descreve como uma atividade contínua que não deve consumir mais do que cerca de 10% da capacidade dos desenvolvedores. Portanto, os puristas estão certos: não se trata de uma cerimônia.

No entanto, o guia da Asana sobre cerimônias ágeis se chama “4 eventos + refinamento do backlog”, e a maioria das equipes de trabalho reserva um horário fixo na agenda para o refinamento e o conduz como qualquer outra cerimônia. Ambos os lados apontam para a mesma verdade a partir de perspectivas diferentes: o refinamento não é um evento formal, mas tratá-lo como tal costuma ser a decisão certa. Se você pular essa etapa, o custo não desaparece. Ele apenas se desloca para o planejamento do sprint, onde fica mais caro e em um momento menos oportuno.

O que o refinamento realmente faz

O refinamento pega os itens brutos da lista de pendências (geralmente um título e uma esperança vaga) e os torna viáveis. Na prática, são quatro etapas, realizadas continuamente:

• Esclareça. Transforme “melhorar a integração” em algo com uma intenção clara e critérios de aceitação que a equipe possa testar.
• Divisão. Divida os itens que forem grandes demais para serem concluídos em um único sprint em partes menores, cada uma com valor próprio. Isso é uma arte em si: veja como dividir user stories.
• Tamanho. Chegue a uma estimativa em story points, geralmente por meio do planning poker, para que o esforço relativo seja compreendido antes do compromisso.
• Ordem. Mantenha a lista de tarefas pendentes organizada de forma que as tarefas mais valiosas e mais prontas fiquem no topo, onde o planejamento as identifique.

O resultado não é um documento. Trata-se de um buffer contínuo de itens prontos para serem retirados, geralmente um ou dois sprints à frente do ponto em que a equipe se encontra atualmente.

Cadência: com que frequência, por quanto tempo

Não há nenhuma regra, mas há uma opção padrão sensata: uma sessão curta e recorrente como ponto de referência, além de pequenos toques contínuos entre elas.

Para um sprint de duas semanas, a maioria das equipes realiza uma única sessão de refinamento no meio do sprint, com duração limitada a cerca de uma hora, e a complementa conforme a necessidade, à medida que surgem dúvidas. Sessões semanais funcionam tão bem quanto. O que importa não é tanto o horário exato, mas sim a reserva: o objetivo é ter sempre na fila um volume de trabalho pronto equivalente a, aproximadamente, um sprint, para que o planejamento nunca abra o backlog e não encontre nada com que se comprometer.

Dois tipos de falha delimitam a quantidade ideal. Se for pouca, o planejamento se transforma em um refinamento sob pressão de tempo: a equipe esclarece e divide tarefas contra o relógio e se compromete com um trabalho que mal compreende. Se for excessivo, o refinamento se transforma em uma segunda reunião de planejamento, discutindo minuciosamente detalhes de itens que talvez nunca cheguem a um sprint. Essa é a face do refinamento na sobrecarga de cerimônias, tempo de reunião que não traz nenhum retorno. Mantenha-o dentro da diretriz do Guia do Scrum de ~10% da capacidade e ele continuará sendo útil.

Quem administra isso

O proprietário do produto é responsável pelo backlog: a prioridade, a intenção e o porquê de cada item são de sua responsabilidade. Mas o refinamento é um trabalho em equipe. São os desenvolvedores que fazem as perguntas incômodas, trazem à tona a complexidade que ninguém havia considerado e realizam a estimativa de tamanho propriamente dita. Um proprietário de produto que realiza o refinamento sozinho produz itens que são totalmente claros para exatamente uma pessoa e cheios de surpresas para todos os outros no momento em que o planejamento começa.

O scrum master mantém a sessão dentro do tempo previsto e evita que ela se transforme em uma reunião de decisão coletiva. Além disso, quanto menos espectadores, melhor.

O que significa “pronto”: a definição de “pronto”

O objetivo do refinamento é deixar os itens prontos, e “pronto” merece uma definição, da mesma forma que “concluído”. Uma Definição de Pronto simplificada é a lista de verificação que um item deve cumprir antes que a equipe se comprometa com ele no planejamento: ele foi compreendido, é pequeno o suficiente para ser concluído em um sprint, possui critérios de aceitação, as dependências são conhecidas e sua estimativa foi feita.

O refinamento e o planejamento são uma corrida de revezamento, não uma rivalidade. O refinamento prepara os itens, o planejamento se compromete com eles. Se a linha entre os dois parecer confusa na sua equipe, planejamento de sprint x refinamento do backlog a deixa bem clara. Para saber onde o refinamento se encaixa em relação aos eventos formais, consulte eventos do Scrum x cerimônias.

Perguntas frequentes

O que é o refinamento do backlog?

A atividade contínua de preparar os itens do backlog do produto para que sejam trabalhados: esclarecer o que cada item significa, dividir os itens maiores, adicionar critérios de aceitação, estimar o tamanho deles e reordená-los por prioridade. Isso ocorre continuamente ao longo do sprint, de modo que, quando um item chega à fase de planejamento, a equipe possa se comprometer com ele sem resistência.

O refinamento do backlog é uma cerimônia do Scrum?

Não. O Guia do Scrum não a lista como um evento. Trata-se de uma atividade contínua, não de uma reunião fixa, e o Guia do Scrum afirma que ela não deve ocupar mais do que cerca de 10% da capacidade dos desenvolvedores. Mas a maioria das equipes reserva um horário recorrente para ela e a trata como uma cerimônia, pois ignorá-la é o que transforma o planejamento do sprint em caos.

Qual é a diferença entre a organização do backlog e o refinamento do backlog?

Nenhuma. Trata-se da mesma atividade. “Grooming” é o termo original; a comunidade Scrum passou a usar “refinamento” porque “grooming” adquiriu conotações indesejáveis. Muitas equipes ainda usam o termo “grooming”. O trabalho é idêntico em ambos os casos.

Com que frequência você deve refinar o backlog?

De forma contínua, com uma breve sessão recorrente como ponto de referência: geralmente uma vez por semana ou uma vez no meio do sprint, em um ciclo de duas semanas, com duração limitada a aproximadamente uma hora. O objetivo é manter uma reserva contínua de itens prontos, geralmente com um ou dois sprints de antecedência, para que o planejamento sempre tenha um bom material de onde extrair.

Quem é responsável pelo refinamento do backlog?

O proprietário do produto é responsável pelo backlog e define as prioridades e os objetivos, mas o refinamento é uma atividade da equipe. Os desenvolvedores fazem as perguntas, revelam a complexidade oculta e realizam a estimativa de tamanho. Um proprietário de produto que realiza o refinamento sozinho produz itens que fazem sentido para uma única pessoa e surpreendem todos os demais durante o planejamento.