Strumenti per la pianificazione degli sprint: Jira, TeamRetro e quali caratteristiche valutare

Gli strumenti di pianificazione dello sprint servono a eliminare gli intoppi durante la riunione, non a sostituire il processo di riflessione. Prima di confrontare i prodotti, chiarite bene quali sono i tre compiti distinti che la pianificazione deve effettivamente svolgere, poiché nessun singolo strumento è in grado di svolgerli tutti e tre in modo ottimale, e acquistare uno strumento che promette di farlo significa spesso pagare per funzionalità che non userete mai.

Le tre funzioni che uno strumento deve svolgere

• Tenete sotto controllo il backlog e la bacheca. È qui che il lavoro viene gestito, classificato in base alle priorità e portato avanti durante lo sprint. Si tratta di uno strumento di tracciamento dei problemi: Jira, Linear, Azure DevOps, GitHub Projects. È il sistema di riferimento che registra in cosa consiste il lavoro.
• Giungere a una stima condivisa. Un modo rapido ed equo per consentire al team di valutare insieme la complessità delle attività, senza che la voce più forte influenzi le decisioni di tutti. Si tratta del planning poker, un’attività distinta dal monitoraggio dei ticket.
• Gestite al meglio la riunione e le attività correlate. Un obiettivo chiaro per il team, uno standup per discuterne e una retrospettiva per migliorare la pianificazione della prossima volta. Questo è l’aspetto umano, ed è proprio quello in cui i sistemi di tracciamento dei problemi falliscono maggiormente.

La maggior parte dei team dedica risorse eccessive alla prima attività e insufficienti alla terza, per poi chiedersi perché uno sprint ben monitorato non riesca comunque a raggiungere l’obiettivo.

Il ruolo di Jira

Jira gestisce il backlog e la bacheca di una quota molto ampia di team di sviluppo software, e la ricerca “jira sprint planning” è una delle che registra la crescita più rapida in questo ambito (con un aumento di circa l’84% su base annua), poiché un numero sempre maggiore di team sta formalizzando le modalità di svolgimento delle riunioni all’interno della piattaforma. Tale crescita riflette fedelmente i punti di forza di Jira: un backlog ordinato per priorità, una bacheca degli sprint, campi relativi alla capacità e i report che accompagnano il lavoro durante lo sprint.

Il punto debole di Jira è proprio l’aspetto umano della pianificazione. La sua stima è un numero inserito in un campo, non una conversazione. Ciò non impedisce affatto che l’ipotesi di un ingegnere senior diventi la stima del team. Non offre una vera e propria facilitazione per la riunione, e la sua storia retrospettiva è un elemento secondario. Nulla di tutto ciò costituisce una critica a Jira; si tratta di uno strumento di tracciamento dei problemi, e di ottimo livello. Semplicemente, non costituisce l’intero kit di strumenti.

Il ruolo di TeamRetro

TeamRetro non intende, di proposito, fungere da sistema di tracciamento dei problemi. Copre quelle parti del ciclo di pianificazione che un sistema di tracciamento trascura e si integra con quest’ultimo anziché entrarvi in concorrenza:

• Planning Poker per le stime concordate dall’intero team: i voti, espressi in forma riservata, vengono rivelati tutti contemporaneamente, in modo che la discussione si concentri sui casi in cui i numeri divergono, anziché che tutti si attengano alla prima ipotesi.
• Riunioni quotidiane per mantenere l’obiettivo dello sprint ben presente al team e individuare eventuali ostacoli finché c’è ancora tempo per intervenire.
• Controlli di stato per individuare i problemi a livello di team (priorità poco chiare, sovraccarico cronico di impegni) che compromettono silenziosamente la pianificazione prima che si manifestino nel grafico della velocità.
• Retrospettive per trasformare il “ci siamo di nuovo assunti impegni eccessivi” in una modifica monitorata al Suo modo di pianificare, sprint dopo sprint.

Fondamentalmente, si integra con Jira (nonché con Slack e Microsoft Teams), pertanto le stime e i risultati vengono riportati sulla bacheca anziché rimanere confinati in un silo separato. Per i team che stanno standardizzando questo approccio in numerose squadre, proprio quel livello di interconnessione (insieme alla certificazione SOC 2 Tipo 2 e alla reportistica trasversale tra i team) è ciò che rende la sua implementazione una scelta ovvia. La pagina Soluzione per lo Scrum Master illustra tale caso su larga scala in modo più dettagliato.

Cosa tenere in considerazione e cosa ignorare

Quando si confrontano gli strumenti, li valuti in base alle attività sopra indicate, non in base al numero di funzionalità:

• Riduce effettivamente un problema che avete? I team che lavorano da remoto hanno bisogno che tutti possano modificare il documento contemporaneamente; un team di quattro persone che lavora in sede potrebbe non averne bisogno. Acquistatelo per risolvere il vostro problema reale.
• Si integra o crea una duplicazione? Uno strumento che vi costringe a reinserire ciò che è già presente nel vostro tracker comporta un carico di lavoro aggiuntivo. Uno che si sincronizza lo elimina.
• Questo trasforma la stima in una conversazione? Se la definizione delle dimensioni è solo un campo, si otterrà sempre il valore indicato dalla persona più insistente.
• La riunione è moderata o viene semplicemente registrata? La definizione di limiti temporali, un obiettivo chiaro e un svolgimento strutturato hanno più valore di un altro dashboard.

Ignori le lunghe liste di funzionalità e tutto ciò che è “basato sull’intelligenza artificiale”. Il miglior strumento di pianificazione è l’insieme più ridotto di elementi che copra le tre attività e non sia d’intralcio. Inizi con il modello; aggiunga uno strumento nel momento in cui mantenere le cose sincronizzate manualmente diventi un compito gravoso.

Domande frequenti

Qual è lo strumento più adatto per la pianificazione dello sprint?

Non esiste un unico strumento ideale. La pianificazione richiede che vengano soddisfatte tre esigenze: un backlog e una bacheca (un issue tracker come Jira), un metodo per effettuare stime collettive (planning poker) e un modo per gestire efficacemente la riunione e le attività correlate. Scegliete il sistema di tracciamento delle attività che il vostro team utilizza già abitualmente, integrate al suo interno le funzionalità di stima e facilitazione, e assicuratevi che siano ben integrate tra loro anziché duplicarsi.

Jira consente di pianificare gli sprint?

Sì. Jira gestisce il backlog, la bacheca degli sprint e il monitoraggio della capacità; ecco perché “jira sprint planning” è una delle ricerche in più rapida crescita in questo ambito. Ciò che Jira non gestisce al meglio è l’aspetto umano: la stima condivisa, una riunione moderata e la retrospettiva che migliora la vostra pianificazione. Vale la pena integrare questi elementi, e TeamRetro si integra con Jira proprio per farlo.

Avete bisogno di uno strumento dedicato alla pianificazione degli sprint?

Non per cominciare. Per un piccolo team che lavora nella stessa sede è sufficiente un modello condiviso all’interno di un documento. Gli strumenti diventano necessari quando le stime, la capacità e la bacheca non riescono più a essere sincronizzate manualmente, oppure quando la pianificazione avviene da remoto e tutti devono apportare modifiche contemporaneamente. Utilizzate gli strumenti per eliminare un vero e proprio ostacolo, non solo per dare l’impressione di essere organizzati.

In che modo TeamRetro è d’aiuto nella pianificazione degli sprint?

TeamRetro copre gli aspetti del ciclo di pianificazione che un issue tracker spesso trascura: il planning poker per le stime condivise, gli stand-up quotidiani per mantenere l’obiettivo dello sprint, i controlli di stato per individuare tempestivamente eventuali problemi all’interno del team e le retrospettive per migliorare il processo di pianificazione. Si integra con Jira, in modo che le stime e i risultati vengano riportati sulla vostra bacheca anziché rimanere confinati in un silo separato.