W jaki sposób trener agile oszczędza czas i wysiłek dzięki lepszemu narzędziu do oceny stanu projektu i retrospektyw

Co by Pan/Pani zrobił/a, gdyby objął/a stanowisko ScrumMastera, trenera agile lub kierownika programu i miał/a pod sobą 40 zespołów? Jak zadbałby Pan/Pani o ich zadowolenie, zorientował się, co motywuje zespoły, a jednocześnie ograniczył/a nakłady administracyjne do minimum? Z przyjemnością przedstawiamy historię Marion, która pokazuje, jak właśnie tego dokonała.

BlaBlaCar to platforma handlowa i serwis carpoolingowy, który łączy kierowców i pasażerów podróżujących między miastami na całym świecie. Umożliwia ona użytkownikom wspólne przejazdy, dzielenie się kosztami podróży oraz zmniejszenie wpływu długodystansowych przejazdów na środowisko.

—

Witajcie, entuzjaści agile! Nazywam się Marion i jestem starszym trenerem agile, kierującym działaniami w BlaBlaCar.

Moja pasja to odkrywanie świata, poznawanie różnorodnych ludzi oraz dodawanie do moich podróży odrobiny miłości do zwierząt. Jeśli są Państwo ciekawi mojej drogi, zapraszam do odwiedzenia mojego profilu na LinkedIn: www.linkedin.com/in/marionbenard.

A teraz zapraszam Państwa do ekscytującego świata coachingu agile oraz do zapoznania się z tym, jak wraz z moim wspaniałym zespołem radziliśmy sobie z wyzwaniami związanymi z procesami oceny stanu organizacji w firmie BlaBlaCar.

Wyzwanie: Jak uporać się z żmudnymi kontrolami stanu zdrowia

W 2021 roku dołączyłem do rodziny BlaBlaCar, a jednym z moich pierwszych zadań było wsparcie 30 zespołów inżynierów oprogramowania w procesie oceny stanu (Health check). Proszę sobie to wyobrazić – gąszcz dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, mnóstwo ręcznych czynności oraz wysokie ryzyko popełnienia błędów.

W czym tkwi problem?

Najważniejszy etap analizy wyników i ustalania dalszych działań zginął w chaosie. Najważniejsze zadania były wykonywane w pośpiechu.

W poszukiwaniu rozwiązań: Wykorzystanie narzędzi zwiększających wydajność

Zdecydowaliśmy się kontynuować stosowanie modelu kontroli stanu, z którego korzystaliśmy w arkuszach kalkulacyjnych jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z TeamRetro.

Nasz model oceny stanu zdrowia był wersją modelu firmy Spotify, którą dostosowaliśmy do specyfiki naszej organizacji.

Chcąc zaprowadzić porządek w tym chaosie, skontaktowałem się z kolegami i przeszukałem internet w poszukiwaniu rozwiązań. Przetestowaliśmy kilka narzędzi, aby znaleźć idealne rozwiązanie, które pozwoliłoby nam zaoszczędzić czas i skupić się na tym, co naprawdę miało znaczenie.

W tym momencie pojawiło się TeamRetro – przełomowe rozwiązanie, które usprawniło nasze procesy przeprowadzania ankiet dotyczących stanu zdrowia. Dzięki możliwości łatwego tworzenia i powielania szablonów, wysyłania linków do ankiet dla uczestników oraz zarządzania dyskusjami na temat usprawnień, mogliśmy wreszcie odetchnąć z ulgą. Działania następcze stały się dziecinnie proste, nawet jeśli nie byliśmy do końca skuteczni w wysyłaniu przypomnień e-mailowych (nie do końca wpisuje się to w naszą kulturę organizacyjną).

Korzyści w skrócie: oszczędność czasu i globalne spostrzeżenia

Zarządzanie ocenami stanu gotowości 40 zespołów w tym samym czasie stało się możliwe. Przyjazny dla użytkownika interfejs narzędzia pozwolił nam uzyskać całościowy obraz wyników i trendów dotyczących wszystkich naszych zespołów. Na jednej stronie zaprezentowano nasze mocne strony oraz wskazano obszary wymagające szczególnej uwagi.

Ciekawym odkryciem, na które natrafiłem podczas sporadycznego przeglądania podsumowań aktywności, była silna korelacja między częstotliwością przeprowadzania retrospektyw a kondycją zespołów. To spostrzeżenie skłoniło nas do zapewnienia większego wsparcia zespołom, które nie organizowały regularnych retrospektyw. W rzeczywistości nie zmuszaliśmy nikogo do korzystania z narzędzia TeamRetro, ale obecnie ponad 90% naszych retrospektyw jest wykorzystywanych przez zespoły, więc narzędzie to zostało przyjęte bardzo szybko!

Wydajność w praktyce: trenerzy i katalizatorzy metodyki agile działają w zgodzie

Jako trenerzy agile zaoszczędziliśmy cenny czas, zapewniając naszym katalizatorom agile w zespołach scentralizowane centrum działań usprawniających. Prostota i szybkość obsługi tego narzędzia, a także funkcja „automatycznego grupowania” zrobiły na nas ogromne wrażenie.

Swoboda wyboru formatu: ciekawe retrospektywy semestru

Chociaż pojawiły się głosy, że brakowało bardziej rozrywkowych formatów retrospektyw, elastyczność TeamRetro pozwoliła zespołom na wybór preferowanych formatów. Dzięki temu udało się uniknąć niepożądanego efektu nudy, a jednocześnie płynnie scentralizować działania.

Statystyki mówią same za siebie: TeamRetro w akcji

Obecnie około 90% naszych retrospektyw odbywa się w ramach TeamRetro, a aż 100% naszych przeglądów stanu jest sprawnie zarządzanych za pomocą tego narzędzia. Przekłada się to na scentralizowane dane, łatwą analizę oraz uproszczoną obsługę.

(Materiał udostępniony przez BlaBlaCar wyłącznie w celach ilustracyjnych)

Wskazówka: Proszę włączyć możliwość udziału w wydarzeniach dynamicznych

Proszę nie zapomnieć o włączeniu trybu, w którym każdy uczestnik może tworzyć grupy lub dodawać komentarze i działania. To ożywi wydarzenie i sprawi, że atmosfera będzie naprawdę dynamiczna!

Krótko mówiąc, TeamRetro pozwala nam zaoszczędzić czas, dostarcza cennych informacji i sprawia, że nasze przeglądy stanu oraz retrospektywy przebiegają bezproblemowo.

Życzymy udanej retrospektywy!

Marion 🚀🔍

Czym jest ocena kondycji zespołu?

Agile Team Health Check to swego rodzaju przegląd stanu zespołu, mający na celu ocenę, jak dobrze jego członkowie ze sobą współpracują. Analizuje on takie aspekty, jak sposób komunikacji, współpraca oraz przestrzeganie praktyk agile. Głównym celem jest wspieranie zespołu w ciągłym doskonaleniu się oraz upewnienie się, że wszyscy członkowie podzielają wartości agile.

Taka ocena pozwala wcześnie wykrywać i rozwiązywać problemy, usprawnia komunikację w zespole oraz wspiera rozwój jego członków. Ogólnie rzecz biorąc, poprawia morale zespołu, jego zaangażowanie oraz zdolność do adaptacji. Tworzy kulturę otwartości i elastyczności, dzięki czemu zespół jest w stanie radzić sobie ze zmianami w projekcie oraz utrzymywać pozytywne i wydajne środowisko pracy.