Wie ein agiler Coach mit einem besseren Tool für Health Checks und Retrospektiven Zeit und Aufwand spart

Was würden Sie tun, wenn Sie eine Stelle als ScrumMaster, agiler Coach oder Programmleiter antreten würden und 40 Teams zu leiten hätten? Wie würden Sie für die Zufriedenheit Ihrer Teams sorgen, ein Gespür dafür entwickeln, was die Teams motiviert, und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand gering halten? Wir freuen uns, Ihnen hier Marions Geschichte darüber zu präsentieren, wie sie genau das geschafft hat.

BlaBlaCar ist ein Marktplatz und eine Mitfahrplattform, die Fahrer und Reisende weltweit von einer Stadt zur anderen miteinander verbindet. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, Fahrten gemeinsam zu nutzen, die Reisekosten aufzuteilen und die Umweltbelastung durch Langstrecken-Mitfahrgelegenheiten zu verringern.

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Hallo, liebe agile Begeisterte! Hier ist Marion, Senior Agile Coach, die bei BlaBlaCar die Geschicke leitet.

Meine Leidenschaft gilt dem Erkunden der Welt, dem Kennenlernen unterschiedlichster Menschen und dem Einbringen einer Prise Tierliebe in meine Reisen. Falls Sie neugierig auf meine Reise sind, können Sie sich gerne mein LinkedIn-Profil ansehen: www.linkedin.com/in/marionbenard.

Lassen Sie uns nun in die spannende Welt des agilen Coachings eintauchen und erfahren, wie ich gemeinsam mit meinem großartigen Team die Herausforderungen der „Health Check“-Prozesse bei BlaBlaCar gemeistert habe.

Die Herausforderung: Die Bewältigung mühsamer Gesundheitschecks

Im Jahr 2021 trat ich der BlaBlaCar-Familie bei, und eine meiner ersten Aufgaben bestand darin, 30 Softwareentwickler-Teams bei ihrem „Health Check“-Prozess zu unterstützen. Stellen Sie sich das einmal vor – ein Dschungel aus Dokumenten und Tabellenkalkulationen, jede Menge manuelle Aufgaben und ein hohes Fehlerrisiko.

Wo liegt das Problem?

Der entscheidende Teil der Ergebnisanalyse und der Festlegung von Maßnahmen ging im Chaos unter. Die wichtigste Arbeit wurde überstürzt erledigt.

Auf der Suche nach Lösungen: Einsatz von Tools zur Steigerung der Effizienz

Wir haben uns dafür entschieden, das Modell für Gesundheitschecks beizubehalten, das wir bereits in Tabellenkalkulationen verwendet hatten, bevor wir mit TeamRetro begonnen haben.

Unser „Health Check“-Modell war eine Variante des Spotify-„Health“-Modells, das wir an unsere ganz eigene Unternehmenskultur angepasst haben.

In dem Bestreben, Ordnung in dieses Chaos zu bringen, wandte ich mich an Kollegen und durchforstete das Internet nach Lösungen. Es wurden mehrere Tools getestet, um die perfekte Lösung zu finden, die Zeit sparen und es uns ermöglichen würde, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Dann kam TeamRetro ins Spiel – eine bahnbrechende Lösung, die unsere Gesundheitscheck-Prozesse optimierte. Dank der Möglichkeit, Vorlagen mühelos zu erstellen und zu duplizieren, Links für die Antworten der Teilnehmer zu versenden und Diskussionen über Verbesserungen zu verwalten, konnten wir nun aufatmen. Die Nachverfolgung von Maßnahmen wurde zum Kinderspiel, auch wenn wir bei E-Mail-Erinnerungen nicht ganz so effizient waren (was eigentlich nicht unserer internen Kultur entspricht).

Vorteile im Überblick: Zeitersparnis und globale Einblicke

Die Durchführung von Gesundheitschecks für 40 Teams innerhalb desselben Zeitraums wurde Realität. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche des Tools konnten wir uns einen umfassenden Überblick über die Ergebnisse und Trends aller unserer Teams verschaffen. Auf einer einzigen Seite wurden unsere Stärken dargestellt und die Bereiche hervorgehoben, auf die wir uns konzentrieren mussten.

Eine interessante Erkenntnis, die ich bei meinen gelegentlichen Einblicken in die Aktivitätsübersicht gewann, war ein starker Zusammenhang zwischen der Häufigkeit von Retrospektiven und dem Teamzustand. Diese Erkenntnis veranlasste uns dazu, Teams, bei denen regelmäßige Retrospektiven fehlten, verstärkt zu unterstützen. Wir haben die Mitarbeiter zwar nicht zwingend dazu verpflichtet, „TeamRetro“ als Tool zu nutzen, doch mittlerweile werden über 90 % unserer Retrospektiven von den Teams durchgeführt – die Akzeptanz war also sehr schnell gegeben!

Effizienz in der Praxis: Agile Coaches und Impulsgeber im Einklang

Als agile Coaches haben wir wertvolle Zeit gespart und unseren agilen Katalysatoren in den Teams eine zentrale Anlaufstelle für Verbesserungsmaßnahmen geschaffen. Die Einfachheit und die schnelle Handhabung des Tools sowie die Funktion zur „automatischen Gruppierung“ haben uns besonders beeindruckt.

Flexibilität beim Format: unterhaltsame Retrospektiven auf Ihre Lehrveranstaltungen

Zwar gab es einige Kommentare, in denen der Wunsch nach unterhaltsameren Formaten für Retrospektiven geäußert wurde, doch dank der Flexibilität von TeamRetro konnten die Teams ihre bevorzugten Formate selbst wählen. Dadurch wurde der gefürchtete Langeweile-Effekt vermieden, während die Aktivitäten dennoch nahtlos gebündelt wurden.

Die Zahlen sprechen für sich: TeamRetro in Aktion

Etwa 90 % unserer Retrospektiven finden mittlerweile in TeamRetro statt, und ganze 100 % unserer Health Checks werden effizient über dieses Tool abgewickelt. Dies führt zu zentralisierten Daten, einer einfachen Analyse und einer vereinfachten Benutzererfahrung.

(Zur Verfügung gestellt von BlaBlaCar, ausschließlich zu Illustrationszwecken)

Profi-Tipp: Aktivieren Sie die Teilnahme an dynamischen Veranstaltungen

Vergessen Sie nicht, den Modus zu aktivieren, in dem jeder Teilnehmer Gruppen bilden oder Kommentare und Aktionen hinzufügen kann. Das bringt Schwung in die Veranstaltung und sorgt für eine lebhafte Atmosphäre!

Kurz gesagt: TeamRetro spart uns Zeit, liefert Erkenntnisse und sorgt dafür, dass unsere Gesundheitschecks und Retrospektiven zum Kinderspiel werden.

Viel Spaß bei der Retrospektive!

Marion 🚀🔍

Was ist ein Team-Gesundheitscheck?

Ein agiler Team-Health-Check ist wie eine Bestandsaufnahme für ein Team, um festzustellen, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Dabei werden Aspekte wie die Kommunikation untereinander, die Zusammenarbeit und die Einhaltung der agilen Praktiken untersucht. Das Hauptziel besteht darin, dem Team zu helfen, sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln, und sicherzustellen, dass alle Mitglieder die agilen Werte gleichermaßen verinnerlichen.

Diese Überprüfung trägt dazu bei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams und fördert die Entwicklung der Teammitglieder. Insgesamt stärkt sie die Arbeitsmoral, das Engagement und die Anpassungsfähigkeit des Teams. Sie schafft eine Kultur der Offenheit und Flexibilität, sodass das Team mit Veränderungen im Projekt umgehen und ein positives und effektives Arbeitsumfeld aufrechterhalten kann.