Hoe een agile coach tijd en moeite bespaart met een betere tool voor gezondheidscontroles en retrospectieven

Wat zou u doen als u aan de slag zou gaan als ScrumMaster, agile coach of programmaleider met 40 teams onder uw hoede? Hoe zou u hun tevredenheid in de gaten houden, inzicht krijgen in wat het team motiveert en tegelijkertijd de administratieve rompslomp tot een minimum beperken? We zijn verheugd om hier het verhaal van Marion te delen over hoe zij dat precies heeft aangepakt.

BlaBlaCar is een marktplaats en carpoolplatform dat bestuurders en reizigers van de ene stad naar de andere over de hele wereld met elkaar in contact brengt. Het stelt gebruikers in staat om ritten te delen, de reiskosten te delen en de milieu-impact van langeafstandsritten te verminderen.

—

Hallo, agile-liefhebbers! Ik ben Marion, Senior agile coach en ik geef leiding bij BlaBlaCar.

Ik ben dol op het verkennen van de wereld, het ontmoeten van allerlei soorten mensen en het toevoegen van een vleugje liefde voor dieren aan mijn reizen. Mocht u nieuwsgierig zijn naar mijn reis, neem dan gerust een kijkje op mijn LinkedIn-profiel: www.linkedin.com/in/marionbenard.

Laten we nu eens een kijkje nemen in de boeiende wereld van agile-coaching en bekijken hoe ik, samen met mijn fantastische team, de uitdagingen van de Health Check-processen bij BlaBlaCar heb aangepakt.

De uitdaging: het aanpakken van vervelende gezondheidscontroles

In 2021 kwam ik bij de BlaBlaCar-familie werken, en een van mijn eerste taken was het begeleiden van 30 teams van software-engineers bij hun ‘Health Check’-proces. Stelt u zich eens voor: een wirwar van documenten en spreadsheets, een overvloed aan handmatige taken en een groot risico op fouten.

Wat is het knelpunt?

Het cruciale onderdeel van het analyseren van de resultaten en het vaststellen van maatregelen raakte ondergesneeuwd in de chaos. Het belangrijkste werk werd overhaast uitgevoerd.

Op zoek naar oplossingen: gebruikmaken van hulpmiddelen om de efficiëntie te verhogen

Wij hebben ervoor gekozen om door te gaan met het model voor gezondheidscontroles dat wij al in spreadsheets gebruikten voordat wij TeamRetro gingen gebruiken.

Ons gezondheidscheckmodel was een variant op het Spotify-gezondheidsmodel dat wij hebben aangepast aan onze eigen bedrijfscultuur.

Om orde te scheppen in deze chaos heb ik contact gezocht met collega’s en het internet afgestruind op zoek naar oplossingen. Er zijn verschillende tools getest om de perfecte oplossing te vinden die ons tijd zou besparen en ons in staat zou stellen ons te concentreren op wat er werkelijk toe deed.

En toen kwam TeamRetro – een baanbrekende oplossing die onze gezondheidscontroleprocessen heeft gestroomlijnd. Dankzij de mogelijkheid om moeiteloos sjablonen aan te maken en te dupliceren, links te versturen voor antwoorden van deelnemers en discussies over verbeteringen te beheren, konden we nu weer opgelucht ademhalen. Het opvolgen van acties werd een fluitje van een cent, ook al waren we niet helemaal efficiënt met e-mailherinneringen (wat niet echt bij onze interne cultuur past).

Voordelen onthuld: tijdwinst en wereldwijde inzichten

Het beheren van gezondheidscontroles voor 40 teams binnen hetzelfde tijdsbestek werd werkelijkheid. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van de tool kregen wij een totaaloverzicht van de resultaten en trends voor al onze teams. Op één enkele pagina werden onze sterke punten weergegeven en werd duidelijk aangegeven op welke gebieden wij onze aandacht moesten richten.

Een interessante ontdekking tijdens mijn af en toe uitgevoerde verkenningen van het activiteitenoverzicht was een sterke correlatie tussen de frequentie van retrospectieven en het welzijn van het team. Deze bevinding bracht ons ertoe om meer ondersteuning te bieden aan teams die geen regelmatige retrospectieven hielden. We hebben mensen niet daadwerkelijk gedwongen om TeamRetro als tool te gebruiken, maar inmiddels wordt meer dan 90% van onze retrospectives door teams gebruikt, dus het werd zeer snel omarmd!

Efficiëntie in de praktijk: agile coaches en katalysatoren die op elkaar zijn afgestemd

Als agile coaches hebben wij kostbare tijd bespaard, waardoor onze agile catalysatoren binnen de teams konden beschikken over een centraal platform voor verbeteringsacties. De eenvoud en het gebruiksgemak van de tool, evenals de functie voor ‘automatische groepering’, waren voor ons een echte verrassing.

Vrijheid in de opmaak: leuke retrospectives over uw vakken

Hoewel er enkele opmerkingen werden geuit over het ontbreken van leukere vormen van retrospectives, stelde de flexibiliteit van TeamRetro de teams in staat om hun eigen voorkeursvormen te kiezen. Hierdoor werd het gevreesde saaiheidseffect voorkomen, terwijl de activiteiten toch naadloos werden gecoördineerd.

De cijfers spreken voor zich: TeamRetro in actie

Ongeveer 90% van onze retrospectieven vindt nu plaats binnen TeamRetro, en maar liefst 100% van onze health checks wordt efficiënt beheerd via deze tool. Dit vertaalt zich in gecentraliseerde gegevens, eenvoudige analyse en een vereenvoudigde gebruikerservaring.

(Verstrekt door BlaBla Car, uitsluitend ter illustratie)

Tip van een professional: schakel deelname aan dynamische evenementen in

Vergeet niet de modus te activeren waarin elke deelnemer groepen kan aanmaken of opmerkingen en acties kan toevoegen. Dit zorgt voor extra dynamiek tijdens het evenement en houdt de sfeer levendig!

Kort gezegd: TeamRetro bespaart ons tijd, biedt inzichten en zorgt ervoor dat onze gezondheidscontroles en retrospectieven een fluitje van een cent zijn.

Veel plezier met de retrospectie!

Marion 🚀🔍

Wat is een teamgezondheidscheck?

Een agile Team Health Check is als het ware een controle voor een team om na te gaan hoe goed zij met elkaar samenwerken. Hierbij wordt gekeken naar zaken als de manier waarop zij met elkaar communiceren, samenwerken en hun agile werkwijzen toepassen. Het belangrijkste doel is om het team te helpen zich in de loop van de tijd te verbeteren en ervoor te zorgen dat zij op één lijn zitten wat betreft de agile waarden.

Deze evaluatie helpt bij het vroegtijdig opsporen en oplossen van problemen, verbetert de communicatie binnen het team en ondersteunt de ontwikkeling van de teamleden. Al met al versterkt het het moreel, de betrokkenheid en het aanpassingsvermogen van het team. Het creëert een cultuur van openheid en flexibiliteit, waardoor het team veranderingen in het project het hoofd kan bieden en een positieve en effectieve werkomgeving kan behouden.