Hoe een agile coach tijd en moeite bespaart met een betere tool voor gezondheidscontroles en retrospectieven

Wat zou u doen als u aan de slag zou gaan als ScrumMaster, agile coach of programmaleider met 40 teams onder uw hoede? Hoe zou u ervoor zorgen dat zij tevreden blijven, inzicht krijgen in wat het team motiveert, en tegelijkertijd de administratieve rompslomp tot een minimum beperken? We zijn blij dat we hier het verhaal van Marion kunnen delen over hoe zij dat precies heeft aangepakt.

BlaBlaCar is een marktplaats en carpoolplatform dat chauffeurs en reizigers wereldwijd met elkaar in contact brengt voor ritten van de ene stad naar de andere. Het platform stelt gebruikers in staat om ritten te delen, de reiskosten te delen en de milieu-impact van langeafstandsritten te verminderen.

—

Hallo, agile-liefhebbers! Ik ben Marion, Senior agile coach en ik geef leiding bij BlaBlaCar.

Ik ben dol op het verkennen van de wereld, het ontmoeten van allerlei soorten mensen en het toevoegen van een vleugje liefde voor dieren aan mijn reizen. Als u nieuwsgierig bent naar mijn reis, neem dan gerust een kijkje op mijn LinkedIn-profiel: www.linkedin.com/in/marionbenard.

Laten we nu eens een kijkje nemen in de boeiende wereld van agile-coaching en bekijken hoe ik, samen met mijn fantastische team, de uitdagingen van de Health Check-processen bij BlaBlaCar heb aangepakt.

De uitdaging: het aanpakken van vervelende gezondheidscontroles

In 2021 kwam ik bij de BlaBlaCar-familie werken, en een van mijn eerste taken was het begeleiden van 30 teams van softwareontwikkelaars bij hun Health Check-proces. Stelt u zich eens voor: een wirwar van documenten en spreadsheets, een overvloed aan handmatige taken en een groot risico op fouten.

Wat is het knelpunt?

Het cruciale deel van het analyseren van de resultaten en het vaststellen van maatregelen raakte ondergesneeuwd in de chaos. Het belangrijkste werk werd overhaast uitgevoerd.

Op zoek naar oplossingen: gebruikmaken van hulpmiddelen voor meer efficiëntie

We hebben ervoor gekozen om door te gaan met het model voor gezondheidscontroles dat we al in spreadsheets gebruikten voordat we met TeamRetro aan de slag gingen.

Ons gezondheidscheckmodel was een variant op het Spotify-gezondheidsmodel dat wij hebben aangepast aan onze eigen bedrijfscultuur.

Om orde te scheppen in deze chaos, heb ik contact gezocht met collega’s en het internet afgestruind op zoek naar oplossingen. We hebben verschillende tools getest om de perfecte oplossing te vinden die ons tijd zou besparen en ons in staat zou stellen ons te concentreren op wat er echt toe deed.

Maak kennis met TeamRetro – een baanbrekende oplossing die onze processen voor gezondheidscontroles heeft gestroomlijnd. Dankzij de mogelijkheid om moeiteloos sjablonen aan te maken en te dupliceren, links te versturen voor antwoorden van deelnemers en discussies over verbeteringen te beheren, konden we nu eindelijk opgelucht ademhalen. Het opvolgen van acties werd een fluitje van een cent, ook al waren we niet bepaald efficiënt met e-mailherinneringen (wat niet echt bij onze interne cultuur past).

De voordelen: tijdwinst en wereldwijde inzichten

Het werd mogelijk om de gezondheidscontroles voor 40 teams binnen hetzelfde tijdsbestek te beheren. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van de tool kregen we een totaaloverzicht van de resultaten en trends voor al onze teams. Op één enkele pagina werden onze sterke punten weergegeven en werd duidelijk aangegeven op welke gebieden we onze aandacht moesten richten.

Een interessante ontdekking tijdens mijn af en toe uitgevoerde verkenningen van het activiteitenoverzicht was een sterke samenhang tussen de frequentie van retrospectieven en het welzijn van het team. Deze bevinding heeft ons ertoe aangezet om meer ondersteuning te bieden aan teams die geen regelmatige retrospectieven hielden. We hebben mensen niet echt gedwongen om TeamRetro als tool te gebruiken, maar inmiddels wordt meer dan 90% van onze retrospectives door teams gebruikt, dus het werd zeer snel omarmd!

Efficiëntie in de praktijk: agile coaches en katalysatoren op één lijn

Als agile coaches hebben we kostbare tijd bespaard door onze agile catalysatoren binnen de teams een centraal platform te bieden voor verbeteringsacties. De eenvoud en het gebruiksgemak van de tool, evenals de functie voor ‘automatische groepering’, waren voor ons een echte verrassing.

Vrijheid in vormgeving: leuke retrospectives over uw vakken

Hoewel er opmerkingen werden geuit over het ontbreken van leukere vormen van retrospectives, konden teams dankzij de flexibiliteit van TeamRetro zelf hun favoriete vorm kiezen. Zo werd het gevreesde saaiheidseffect voorkomen, terwijl de activiteiten toch naadloos werden gebundeld.

De cijfers spreken voor zich: TeamRetro in actie

Ongeveer 90% van onze retrospectieven vindt nu plaats binnen TeamRetro, en maar liefst 100% van onze health checks wordt efficiënt beheerd via deze tool. Dit vertaalt zich in gecentraliseerde gegevens, eenvoudige analyse en een vereenvoudigde gebruikerservaring.

(Verstrekt door BlaBlaCar, uitsluitend ter illustratie)

Pro-tip: Schakel deelname aan dynamische evenementen in

Vergeet niet de modus te activeren waarin elke deelnemer groepen kan aanmaken of opmerkingen en acties kan toevoegen. Dit zorgt voor extra dynamiek tijdens het evenement en houdt de boel levendig!

Kort gezegd bespaart TeamRetro ons tijd, biedt het ons waardevolle inzichten en zorgt het ervoor dat onze statuscontroles en retrospectieven een fluitje van een cent zijn.

Veel plezier met de retrospectie!

Marion 🚀🔍

Wat is een teamgezondheidscheck?

Een agile Team Health Check is als een gezondheidscontrole voor een team om te zien hoe goed ze samenwerken. Hierbij wordt gekeken naar zaken als hoe ze met elkaar communiceren, samenwerken en hun agile werkwijzen toepassen. Het belangrijkste doel is om het team te helpen zich in de loop van de tijd te verbeteren en ervoor te zorgen dat ze op één lijn zitten wat betreft de agile waarden.

Deze evaluatie helpt bij het vroegtijdig opsporen en oplossen van problemen, verbetert de communicatie binnen het team en ondersteunt de ontwikkeling van de teamleden. Al met al versterkt het het moreel, de betrokkenheid en het aanpassingsvermogen van het team. Het creëert een cultuur van openheid en flexibiliteit, waardoor het team veranderingen in het project het hoofd kan bieden en een positieve en effectieve werkomgeving kan behouden.