Comment un coach agile gagne du temps et économise ses efforts grâce à un outil plus performant d'évaluation de l'état d'avancement et de rétrospective

Que feriez-vous si vous preniez vos fonctions de ScrumMaster, de coach agile ou de responsable de programme avec 40 équipes à diriger ? Comment veilleriez-vous à leur bien-être, comment identifieriez-vous ce qui motive l’équipe, tout en limitant au maximum les tâches administratives ? Nous sommes ravis de vous présenter ici le témoignage de Marion, qui vous explique comment elle s’y est prise.

BlaBlaCar est une place de marché et une plateforme de covoiturage qui met en relation des conducteurs et des voyageurs d’une ville à l’autre, partout dans le monde. Elle permet aux utilisateurs de partager des trajets, de répartir les frais de déplacement et de réduire l’impact environnemental des trajets longue distance en covoiturage.

—

Bonjour à tous les passionnés d’agile ! Je m’appelle Marion, je suis coach agile senior et je dirige les opérations chez BlaBlaCar.

Je suis passionnée par la découverte du monde, les rencontres avec des personnes de tous horizons et le fait d’ajouter une touche d’amour pour les animaux à mes voyages. Si mon parcours vous intéresse, n’hésitez pas à consulter mon profil LinkedIn : www.linkedin.com/in/marionbenard.

Plongeons-nous maintenant dans l’univers passionnant du coaching agile et découvrons comment, avec ma formidable équipe, j’ai relevé les défis liés aux processus de « Health check » chez BlaBlaCar.

Le défi : s’attaquer aux contrôles de santé fastidieux

En 2021, j’ai rejoint la famille BlaBlaCar, et l’une de mes premières missions a consisté à accompagner 30 équipes d’ingénieurs logiciels tout au long de leur processus de « Health check ». Imaginez un peu : une jungle de documents et de feuilles de calcul, une multitude de tâches manuelles et un risque élevé d’erreurs.

Le point sensible ?

L’aspect essentiel de l’analyse des résultats et de la définition des mesures à prendre s’est perdu dans le chaos. Le travail le plus important a été bâclé.

À la recherche de solutions : adopter des outils pour gagner en efficacité

Nous avons décidé de conserver le modèle de bilan de santé que nous utilisions dans des tableurs avant de commencer à utiliser TeamRetro.

Notre modèle de bilan de santé était une version du modèle de santé de Spotify que nous avons adapté à notre propre culture.

Soucieux de mettre de l’ordre dans ce chaos, j’ai contacté des collègues et j’ai écumé Internet à la recherche de solutions. Nous avons testé plusieurs outils afin de trouver celui qui nous conviendrait le mieux, qui nous ferait gagner du temps et nous permettrait de nous concentrer sur ce qui comptait vraiment.

C’est là qu’est intervenu TeamRetro, une solution révolutionnaire qui a rationalisé nos processus d’évaluation de la santé. Grâce à la possibilité de créer et de dupliquer des modèles en toute simplicité, d’envoyer des liens pour recueillir les réponses des participants et de gérer les discussions sur les améliorations à apporter, nous avons enfin pu respirer. Le suivi des actions est devenu un jeu d’enfant, même si nous n’étions pas tout à fait efficaces en matière de rappels par e-mail (ce n’est pas vraiment dans notre culture d’entreprise).

Les avantages en bref : gain de temps et informations à l’échelle mondiale

La gestion des bilans de santé de 40 équipes dans un même délai est devenue une réalité. L’interface conviviale de l’outil nous a permis d’avoir une vue d’ensemble des résultats et des tendances pour toutes nos équipes. Une seule page mettait en évidence nos points forts et soulignait les domaines nécessitant une attention particulière.

En parcourant de temps à autre l’aperçu des activités, j’ai fait une découverte intéressante : il existe une forte corrélation entre la fréquence des rétrospectives et la santé de l’équipe. Cette constatation nous a amenés à apporter davantage de soutien aux équipes qui n’organisaient pas de rétrospectives régulières. Nous n’avons pas réellement obligé les gens à utiliser TeamRetro comme outil, mais aujourd’hui, plus de 90 % de nos rétrospectives sont utilisées par les équipes ; l’outil a donc été adopté très rapidement !

L’efficacité en action : les coachs agiles et les catalyseurs en parfaite harmonie

En tant que coachs agiles, nous avons gagné un temps précieux, permettant ainsi à nos catalyseurs agiles au sein des équipes de disposer d’une plateforme centralisée pour les actions d’amélioration. La simplicité et la rapidité d’utilisation de l’outil, ainsi que sa fonctionnalité de « regroupement automatique », nous ont vraiment impressionnés.

Liberté de format : des rétrospectives ludiques pour vos cours

Bien que certains aient regretté l’absence de formats de rétrospectives plus ludiques, la flexibilité de TeamRetro a permis aux équipes de choisir leurs formats préférés. Cela a permis d’éviter le risque de monotonie tout en centralisant les activités de manière fluide.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : TeamRetro en action

Environ 90 % de nos rétrospectives se déroulent désormais sur TeamRetro, et pas moins de 100 % de nos bilans de santé sont gérés efficacement grâce à cet outil. Cela se traduit par une centralisation des données, une analyse simplifiée et une expérience utilisateur optimisée.

(Image fournie par BlaBlaCar à titre indicatif uniquement)

Conseil de pro : Activez la participation pour les événements dynamiques

N’oubliez pas d’activer le mode qui permet à chaque participant de créer des groupes ou d’ajouter des commentaires et des actions. Cela apporte du dynamisme à l’événement et permet de maintenir l’ambiance !

En résumé, TeamRetro nous fait gagner du temps, nous apporte des informations utiles et facilite grandement nos bilans de santé et nos rétrospectives.

Bonne rétrospective !

Marion 🚀🔍

Qu’est-ce qu’un bilan de santé d’équipe ?

Un « bilan de santé de l’équipe » agile https://www.teamretro.com/health-check-templates/team-health-check/revient à un bilan de santé destiné à évaluer la qualité du travail d’équipe. Il examine notamment la manière dont les membres communiquent entre eux, collaborent et appliquent leurs pratiques agiles. L’objectif principal est d’aider l’équipe à s’améliorer au fil du temps et de s’assurer qu’elle adhère pleinement aux valeurs agiles.

Ce bilan permet de détecter et de résoudre les problèmes à un stade précoce, d’améliorer la communication au sein de l’équipe et de favoriser l’épanouissement de ses membres. Globalement, il renforce le moral, l’engagement et la capacité d’adaptation de l’équipe. Il instaure une culture d’ouverture et de flexibilité, permettant ainsi à l’équipe de s’adapter aux changements du projet et de maintenir un environnement de travail positif et efficace.