Brandstoftekort-retrospective

Format van de Brandstoftekort-retrospective

Brandstofvreters

Wat kost ons onnodig veel energie en middelen?

Brandstofvreters zijn de activiteiten, processen of situaties die de energie, tijd of middelen van het team opgebruiken zonder er veel voor terug te geven. Help het team zowel de voor de hand liggende als de verborgen vreters te vinden, van lange meetings tot contextwisselingen, technische schuld of onduidelijke requirements. Vraag door naar specifieke voorbeelden, zodat je de oorzaak aanpakt en niet het symptoom.

Brandstofbronnen

Wat geeft ons energie en helpt ons op ons best te presteren?

Brandstofbronnen zijn wat het team energie geeft en gaande houdt, zoals behulpzame collega's, zinvol werk, kansen om te leren of processen die soepel lopen. Door ze te benoemen kun je ze beschermen als het druk wordt. Vraag zowel naar het werk zelf als naar de onderlinge relaties.

Besparingsstrategieën

Hoe kunnen we onze beperkte middelen efficiënter inzetten?

Deze kolom gaat over dezelfde resultaten halen met minder energie: verspilling schrappen, processen vereenvoudigen, nee zeggen tegen werk met weinig waarde. Vraag het team hoe het meer kan halen uit de capaciteit die het al heeft, zonder op te branden.

Bijtankacties

Welke concrete acties helpen ons onze energie aan te vullen?

Bijtankacties zijn concrete stappen om de energie van het team te herstellen en op peil te houden. Elke actie moet een brandstofvreter uit de eerdere kolommen aanpakken of een brandstofbron beschermen. Help het team de paar acties te kiezen die het meeste verschil maken.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

• Je team vertoont tekenen van burn-out, uitputting of afnemende motivatie, en je wilt er iets aan doen voordat het erger wordt.
• Het team heeft te maken met krappe middelen, deadlines of concurrerende prioriteiten die de capaciteit tot het uiterste oprekken.
• Je merkt dat de productiviteit daalt, er meer fouten worden gemaakt of mensen lange dagen maken, en je wilt de oorzaken achterhalen.
• Na een intensieve periode, zoals een grote release, een crunch of een organisatieverandering, wil je het team helpen herstellen.
• Je hebt een eerlijk gesprek nodig over werkdruk, capaciteit en wat realistisch is met de mensen en de tijd die je hebt.

Voorstellen voor ijsbrekers

• Als je energieniveau nu een brandstofmeter was, waar zou de naald dan staan, en wat zou je tank weer vol krijgen?
• Wat is één ding buiten je werk dat je weer oplaadt als je energie bijna op is?

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

• Zeg aan het begin dat praten over brandstoftekort onderhoud is en geen klagen. Niemand heeft er iets aan als het team op reserve blijft rijden.
• Geef Brandstofbronnen evenveel tijd als Brandstofvreters, zodat het team niet vergeet wat goed werkt en wat energie geeft.
• Vraag om specifieke brandstofvreters. "Meetings kosten energie" is lastig om iets mee te doen; "de standup van 9 uur loopt 30 minuten uit en vreet mijn focustijd in de ochtend op" kun je oplossen.
• Kies eerst twee of drie bijtankacties en leg je daarop vast. Een moe team krijgt een lange lijst toch niet af.
• Kom bij latere retrospectives terug op de besparingsstrategieën en bijtankacties om te zien of het team zich echt minder leeggezogen voelt.
• Betrek het management wanneer een brandstofvreter systemisch is of buiten de invloed van het team ligt. Sommige problemen met middelen zijn alleen op te lossen met steun van hogerop.

Veelgestelde vragen