Modello per la pianificazione dello sprint (copia e incolla)

Un modello di pianificazione dello sprint è una struttura semplice e ripetibile che consente di documentare i risultati della pianificazione: l’obiettivo dello sprint, la capacità del team, il lavoro selezionato e la valutazione del team sulla propria capacità di portarlo a termine. Il suo scopo è garantire che in ogni sprint vengano definiti questi quattro elementi e che nulla di importante rimanga implicito.

Copiate il modello riportato di seguito nel documento che intendete utilizzare per la pianificazione: un file Word, una pagina wiki, il vostro sistema di tracciamento dei problemi o TeamRetro. Compilatelo durante la riunione, dall’alto verso il basso, nell’ordine in cui si svolge la riunione.

Il modello

Copiate questo testo nel vostro documento, nella vostra pagina wiki o nel vostro tracker e completatelo man mano che procedete:

# Sprint planning — Sprint #___
Dates: ___ to ___   ·   Team: ___

## Sprint goal
One sentence. What is meaningfully different or shippable when this sprint ends?
> ___

## Capacity this sprint
- Working days available: ___
- Known time off / holidays: ___
- Standing meetings & ceremonies: ___
- Support / on-call load: ___
- Realistic capacity: ___   (in the unit you plan in — points or days)

## Selected backlog items
| # | Item | Estimate | Serves the goal? | Owner (first) | Notes / risks |
|---|------|----------|------------------|---------------|---------------|
| 1 |      |          |                  |               |               |
| 2 |      |          |                  |               |               |
| 3 |      |          |                  |               |               |
|   | Total| ___      |                  |               |               |

Dependencies & risks: ___
Parking lot (raised, not solved here): ___

## Commitment check
Does the whole team believe we can finish the selected work and meet the goal?
[ ] Yes   [ ] Not yet — cut scope

Il punto è proprio questo. Evitate di aggiungere campi. Ogni casella che non influisce su una decisione è una casella che qualcuno compila per abitudine e che nessuno legge.

Come utilizzarlo

L’ordine dei campi corrisponde all’ordine della riunione ed è stato scelto appositamente.

1. Capacità prima della portata. Indicate innanzitutto la capacità, in modo che la selezione abbia un limite rigido. I team che lasciano in bianco la capacità fino all’ultimo momento finiscono sempre per assumersi impegni eccessivi, poiché è il numero di ticket accumulati a determinare la quantità di lavoro, anziché il calendario. Calcolate la cifra realistica utilizzando la velocità e la pianificazione della capacità.
2. L’obiettivo prima delle attività. Scriva l’obiettivo dello sprint prima di selezionare le attività, quindi utilizzi tale obiettivo come criterio di valutazione per ogni attività candidata. La colonna “È funzionale all’obiettivo?” non è un semplice elemento decorativo: un’attività che ottiene un “no” è candidata all’eliminazione qualora il totale superi il limite.
3. Continui fino a quando il totale non raggiunge la capacità, quindi si fermi. Osservi il totale stimato rispetto al valore della capacità. Quando i due valori coincidono, la selezione è completata. Se non è sicuro di come dimensionare gli elementi, si tratta di una stima, che rientra nella fase di affinamento. Il Planning Poker è un modo rapido per raggiungere un valore condiviso.
4. Assicuratevi che l’impegno sia concreto. L’ultimo punto è quello che spesso viene tralasciato, eppure è il più importante. Un “sì” poco convinto in questo momento equivale a un sprint mancato in seguito. Se il gruppo esita, riducete l’ambito del progetto finché non lo intendono davvero.

Compili il modulo in tempo reale, non in un secondo momento

Un modello compilato al termine della riunione costituisce un documento di riferimento. Un modello compilato durante la riunione rappresenta un piano: induce a prendere le decisioni ad alta voce, alla presenza delle persone incaricate di attuarle. Se, al momento della selezione dei punti all’ordine del giorno, la casella relativa alla capacità risulta ancora vuota, i partecipanti alla riunione si rendono conto di aver saltato un passaggio.

Questo è anche il motivo per cui una superficie di lavoro condivisa e modificabile è preferibile a un documento privato per i team che lavorano da remoto: tutti possono osservare in tempo reale l’aumento del carico di lavoro rispetto alla capacità disponibile, pertanto eventuali sovraccarichi risultano evidenti nel momento stesso in cui si verificano, anziché essere individuati solo al momento della rilettura del piano.

Quando un modello diventa uno strumento

Un documento è il punto di partenza ideale e, per un piccolo team che lavora in sede, potrebbe essere tutto ciò di cui avrete mai bisogno. Lo supererete a un certo punto, prevedibile: quando mantenere sincronizzati manualmente il modello, le stime, la capacità e la bacheca diventerà di per sé un onere. A quel punto, uno strumento appositamente progettato smette di rappresentare un onere e inizia a far risparmiare tempo: le stime passano dal planning poker al piano, la capacità viene monitorata per ogni persona e lo sprint backlog è la bacheca stessa, non una sua copia. Il capitolo dedicato agli strumenti di pianificazione dello sprint illustra quali caratteristiche cercare e quali sono i limiti effettivi.

A prescindere da quale metodo utilizziate, i quattro elementi rimangono invariati: obiettivo, capacità, selezione, impegno. Annotateli ad ogni sprint e la maggior parte dei problemi di pianificazione non si presenterà mai.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe includere un modello di pianificazione dello sprint?

Almeno quattro elementi: l’obiettivo dello sprint in una sola frase, la capacità effettiva del team per lo sprint, gli elementi del backlog selezionati con le relative stime e una verifica degli impegni. Tutto il resto (partecipanti, date, rischi, “parking lot”) è utile ma facoltativo. Se un elemento non influisce sulla decisione, lo si elimini.

Come si compila un modello di pianificazione dello sprint?

Proceda dall’alto verso il basso seguendo l’ordine in cui si svolge la riunione: innanzitutto la capacità, in modo che l’ambito abbia un limite; poi l’obiettivo; quindi selezioni le voci fino a quando il totale delle stime non raggiunga la capacità; infine, si assicuri che il team condivida tale valutazione. Compili il modello in tempo reale durante la pianificazione, non in un secondo momento. Un modello compilato dopo la riunione è un documento di archivio, non un piano.

Ha bisogno di uno strumento per la pianificazione dello sprint, oppure le basta un modello?

Un documento condiviso è sufficiente per iniziare ed è comunque meglio di non avere alcuna struttura. Uno strumento si rivela utile quando si desidera che le stime, la capacità e il comitato rimangano automaticamente sincronizzati, oppure quando la pianificazione avviene da remoto ed è necessario che tutti possano apportare modifiche contemporaneamente. Iniziate con il modello; adottate uno strumento quando il fastidio di dover copiare i dati da un posto all’altro diventa insostenibile.