¿Qué es la Futurespective de planificación presupuestaria?
La Futurespective de planificación presupuestaria es una sesión de planificación para el inicio de un ciclo presupuestario. En lugar de mirar atrás al último sprint, tu equipo mira hacia delante: ¿a dónde deberían ir el dinero y el esfuerzo a partir de ahora, y qué deberíais dejar de pagar? Poner esas ideas en el tablero antes de cerrar las cifras hace que el presupuesto refleje lo que consideran importante las personas que hacen el trabajo. El tablero tiene cuatro secciones. Iniciativas estratégicas recoge los proyectos nuevos que merece la pena financiar. Fuentes de ingresos analiza de dónde vendrá el crecimiento, ya sea de fuentes actuales o nuevas. Optimización de costes abarca los ahorros y las formas más sencillas de operar. Inversiones de crecimiento es para las apuestas a largo plazo, como tecnología, formación e investigación. Cada persona añade sus ideas en privado; después, el equipo las agrupa y vota para que las mejores queden arriba. El formato combina una futurespective, que imagina un futuro y planifica hacia atrás desde él, con la planificación presupuestaria habitual. Llevad los datos que la gente necesita para valorar cada idea, como el gasto actual y las cifras de ingresos, y acordad los criterios de decisión antes de que nadie vote.
Formato de la Futurespective de planificación presupuestaria
Iniciativas estratégicas
¿Qué nuevas iniciativas o proyectos deberíamos priorizar en el próximo ciclo presupuestario?
Pide a las personas que piensen en grande y propongan ideas que puedan hacer avanzar a la organización más allá del ejercicio fiscal actual. Mantén esta sección libre de juicios; el equipo valora las ideas cuando vota.
Fuentes de ingresos
¿En qué fuentes de ingresos, actuales o nuevas, deberíamos centrarnos para crecer?
Revisad las fuentes de ingresos actuales y las posibles nuevas. Equilibra las oportunidades a corto y a largo plazo, y pide a las personas que tengan en cuenta las tendencias del mercado, la demanda de los clientes y lo que hace la competencia.
Optimización de costes
¿Dónde podemos recortar costes o simplificar operaciones para mejorar la rentabilidad?
Pregunta dónde puede el equipo ahorrar dinero o trabajar de forma más eficiente. Sopesa cada ahorro frente a la calidad y la satisfacción del cliente, y cuestiona los costes que solo existen porque siempre han estado ahí.
Inversiones de crecimiento
¿Qué inversiones deberíamos hacer para impulsar el crecimiento y la competitividad a largo plazo?
Céntrate en inversiones que den resultado a lo largo de varios años, como tecnología, formación o investigación. Para cada una, pregunta qué necesitaría para tener éxito y cómo sabríais que está funcionando.
Cuándo utilizar este estudio retrospectivo
- Al preparar un ciclo presupuestario, cuando necesitáis poneros de acuerdo sobre las prioridades.
- Durante la planificación a largo plazo, para analizar las oportunidades y los retos que vienen.
- Como parte de una revisión periódica de cómo se asignan los recursos.
- Cuando estáis valorando una inversión importante, una expansión o un cambio de estrategia.
- Cuando una decisión presupuestaria afecta a varios departamentos y quieres que participen en la misma conversación.
Preguntas sugeridas para romper el hielo
- Si tuvieras un presupuesto ilimitado durante un año, ¿cuál sería tu principal prioridad de inversión?
- Cuenta alguna ocasión en la que una inversión estratégica dio muy buenos resultados a tu organización o a tu equipo.
¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →
Ideas y consejos para su reunión retrospectiva
- Pide a las personas que piensen más allá del ejercicio fiscal actual.
- Comparte los datos relevantes, como el gasto actual y la evolución de los ingresos, antes de la sesión para que las ideas se basen en hechos.
- Invita a personas de distintos roles y departamentos para ver las necesidades de toda la organización.
- Prioriza las ideas según su impacto, su viabilidad y su encaje con la estrategia general.
- Acordad los criterios de decisión, y quién tiene la última palabra, antes de empezar a votar.
- Anota el razonamiento detrás de cada decisión presupuestaria para poder revisarlo más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una Futurespective de planificación presupuestaria?
¿Cuándo conviene hacer una Futurespective de planificación presupuestaria?
¿En qué se diferencia una futurespective de una retrospectiva normal?
¿Quién debería participar en una Futurespective de planificación presupuestaria?
¿Cuánto dura una Futurespective de planificación presupuestaria?
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