O que é a Futurespective de Planejamento Orçamentário?
A Futurespective de Planejamento Orçamentário é uma sessão de planejamento para o início de um ciclo orçamentário. Em vez de olhar para a última sprint, a equipe olha para frente: para onde devem ir o dinheiro e o esforço daqui em diante, e pelo que vocês devem parar de pagar? Colocar essas ideias no quadro antes de os números serem fechados faz com que o orçamento reflita o que as pessoas que fazem o trabalho consideram importante. O quadro tem quatro seções. Iniciativas Estratégicas reúne novos projetos que valem o investimento. Fontes de Receita analisa de onde virá o crescimento, seja de fontes existentes ou novas. Otimização de Custos trata de economias e de formas mais simples de operar. Investimentos em Crescimento é para apostas de longo prazo, como tecnologia, capacitação e pesquisa. Cada pessoa adiciona ideias de forma privada; depois, a equipe agrupa as ideias e vota para que as mais fortes fiquem no topo. O formato combina uma futurespective, que imagina um futuro e planeja a partir dele, com o planejamento orçamentário tradicional. Levem os dados de que as pessoas precisam para avaliar cada ideia, como gastos atuais e números de receita, e definam os critérios de decisão antes da votação.
Formato da Futurespective de Planejamento Orçamentário
Iniciativas Estratégicas
Quais novas iniciativas ou projetos devemos priorizar no próximo ciclo orçamentário?
Peça que as pessoas pensem grande e proponham ideias capazes de levar a organização adiante, para além do ano fiscal atual. Mantenha esta seção livre de julgamentos; a equipe avalia as ideias na hora da votação.
Fontes de Receita
Em quais fontes de receita, existentes ou novas, devemos focar para crescer?
Analise as fontes de receita atuais e as possíveis novas. Equilibre oportunidades de curto e longo prazo e peça que as pessoas considerem tendências de mercado, demanda dos clientes e o que os concorrentes estão fazendo.
Otimização de Custos
Onde podemos cortar custos ou simplificar operações para aumentar a lucratividade?
Pergunte onde a equipe pode economizar ou trabalhar de forma mais eficiente. Pese cada economia em relação à qualidade e à satisfação do cliente, e questione custos que só existem porque sempre existiram.
Investimentos em Crescimento
Que investimentos devemos fazer para garantir crescimento e competitividade no longo prazo?
Foque em investimentos que dão retorno ao longo de vários anos, como tecnologia, capacitação ou pesquisa. Para cada um, pergunte o que seria necessário para dar certo e como vocês saberiam que está funcionando.
Quando utilizar esta análise retrospectiva
- Ao se preparar para um ciclo orçamentário em que é preciso chegar a um acordo sobre prioridades.
- Durante o planejamento de longo prazo, para analisar as oportunidades e os desafios que vêm pela frente.
- Como parte de uma revisão periódica de como os recursos estão sendo alocados.
- Quando vocês estão avaliando um grande investimento, uma expansão ou uma mudança de estratégia.
- Quando uma decisão orçamentária afeta vários departamentos e você quer todos na mesma conversa.
Perguntas sugeridas para quebra-gelo
- Se você tivesse um orçamento ilimitado por um ano, qual seria sua principal prioridade de investimento?
- Conte sobre uma vez em que um investimento estratégico trouxe um grande retorno para sua organização ou equipe.
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Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva
- Peça que as pessoas pensem além do ano fiscal atual.
- Compartilhe dados relevantes, como gastos atuais e tendências de receita, antes da sessão para que as ideias se baseiem em fatos.
- Convide pessoas de diferentes funções e departamentos para enxergar as necessidades de toda a organização.
- Priorize as ideias por impacto, viabilidade e alinhamento com a estratégia geral.
- Definam os critérios de decisão, e quem dá a palavra final, antes de começar a votação.
- Registre o raciocínio por trás de cada decisão orçamentária para poder revisitá-lo depois.
Perguntas frequentes
O que é uma Futurespective de Planejamento Orçamentário?
Quando realizar uma Futurespective de Planejamento Orçamentário?
Qual a diferença entre uma futurespective e uma retrospectiva comum?
Quem deve participar de uma Futurespective de Planejamento Orçamentário?
Quanto tempo leva uma Futurespective de Planejamento Orçamentário?
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