Czym jest analiza SWOT?
Analiza SWOT to metoda planowania obejmująca cztery obszary: mocne strony (Strengths), słabe strony (Weaknesses), szanse (Opportunities) i zagrożenia (Threats). Jej autorstwo przypisuje się zwykle Albertowi Humphreyowi, który pracował nad nią w Stanford Research Institute w latach 60. i 70. XX wieku. Zespoły korzystają z niej, żeby uporządkować czynniki wewnętrzne i zewnętrzne wpływające na ich sukces. W zespołowej analizie SWOT przyglądacie się własnym możliwościom (mocne i słabe strony) oraz siłom zewnętrznym, na które musicie reagować (szanse i zagrożenia). Dzięki temu możecie budować na tym, w czym jesteście dobrzy, i radzić sobie z problemami, zanim urosną. SWOT sprawdza się najlepiej w planowaniu strategicznym, przeglądach projektów i rozwoju zespołu. Ponieważ dobre i złe strony trafiają na tę samą tablicę, wynikający z niej plan działania jest zwykle bardziej wyważony. Cztery ćwiartki tworzą dwie pary. Mocne i słabe strony są wewnętrzne: opisują to, co znajduje się w waszym zespole lub organizacji i co kontrolujecie, np. umiejętności, procesy, zasoby czy reputację. Szanse i zagrożenia są zewnętrzne: opisują siły na rynku lub w otoczeniu, których nie kontrolujecie, ale na które musicie reagować, np. konkurencję, regulacje, trendy wśród klientów czy nowe technologie. To właśnie rozdzielenie czynników wewnętrznych i zewnętrznych sprawia, że SWOT nie zamienia się w jedną bezładną listę. Częstym źródłem nieporozumień jest granica między mocną stroną a szansą: mocna strona to coś, co już macie, a szansa to zewnętrzna okazja, którą moglibyście wykorzystać. Ćwiartkę zagrożeń zespoły pomijają najczęściej, a bywa ona najbardziej wartościowa. Dobra analiza zagrożeń obejmuje kilka kategorii: zagrożenia konkurencyjne (nowa funkcja lub niższa cena u rywala), rynkowe (malejący popyt lub zmieniająca się baza klientów), regulacyjne (nowe wymogi zgodności) i zasobowe (zależność od kluczowych osób, ryzyko po stronie dostawców lub cięcia budżetowe). Przykładowo zespół SaaS może wpisać w swoim SWOT „doświadczony zespół inżynierski” jako mocną stronę, „brak procesu sprzedaży do klientów korporacyjnych” jako słabą stronę, „rosnący popyt w naszej kategorii” jako szansę, a „dobrze finansowany konkurent wchodzący w naszą niszę” jako zagrożenie. Wczesne nazwanie zagrożeń zmienia je z niespodzianek w ryzyka, na które jesteście przygotowani.
Format retrospektywy z analizą SWOT
Mocne strony
Jakie przewagi mamy nad innymi?
Skupcie się na wewnętrznych pozytywnych cechach i zasobach, które zespół kontroluje. Zachęć uczestników, by pomyśleli o kompetencjach technicznych, procesach, kulturze i ludziach. Proś zespół o konkretne przykłady zamiast ogólników.
Słabe strony
W czym wypadamy słabiej od innych?
Zajmijcie się wewnętrznymi ograniczeniami i obszarami do poprawy. Zadbaj o bezpieczną atmosferę do szczerej rozmowy o niedociągnięciach. Skup się na konstruktywnym nazywaniu problemów, a nie na szukaniu winnych, i zachęcaj do myślenia o rozwiązaniach.
Szanse
Co możemy zrobić, żeby wykorzystać nasze przewagi?
Przyjrzyjcie się zewnętrznym możliwościom i potencjalnym obszarom rozwoju. Pomóż zespołowi wyjść myślami poza bieżące projekty i dostrzec szersze szanse. Weźcie pod uwagę trendy rynkowe, postęp technologiczny i zmiany w organizacji, które mogą przynieść zespołowi korzyści.
Zagrożenia
Jakie czynniki zewnętrzne mogą nam zaszkodzić (konkurencja, rynek, regulacje, zasoby)?
Zidentyfikujcie zewnętrzne wyzwania i potencjalne ryzyka dla sukcesu zespołu. Kieruj rozmowę na realne zagrożenia, na które można zareagować, a nie na hipotetyczne scenariusze. Pomóż zespołowi myśleć o sposobach ograniczania ryzyka, dbając jednocześnie o konstruktywną atmosferę.
Kiedy należy skorzystać z niniejszego przeglądu retrospektywnego
- Przed rozpoczęciem nowego projektu lub inicjatywy, aby ocenić gotowość i dostrzec potencjalne wyzwania
- Podczas sesji planowania strategicznego, aby powiązać cele zespołu z celami organizacji
- W obliczu dużych zmian lub wyzwań, aby ocenić pozycję zespołu i dostępne możliwości
- W ramach przeglądów kwartalnych, aby śledzić postępy i korygować strategię zespołu
Proponowane pytania lodołamacze
- Jaką nieoczekiwaną mocną stronę naszego zespołu odkryłeś w ostatnim miesiącu?
- Gdybyś mógł natychmiast poprawić jedną rzecz w naszym zespole, co by to było i dlaczego?
Czy chciałby Pan/Pani, aby Państwa zespół wykonał ćwiczenie rozgrzewkowe, a nie tylko odpowiadał na pytania na głos? Przejrzyj bezpłatne lodołamacze →
Pomysły i wskazówki dotyczące spotkania retrospektywnego
- Proś o konkretne przykłady zamiast ogólników
- Poświęćcie tyle samo czasu każdej z czterech ćwiartek
- Użyjcie głosowania kropkami, żeby wybrać najważniejsze punkty w każdej kategorii
- Formułujcie działania tak, by wykorzystywały mocne strony do pracy nad słabymi
- Zachowujcie poprzednie analizy SWOT i porównujcie je, żeby śledzić postępy
- Określając szanse i zagrożenia, myślcie zarówno krótko-, jak i długoterminowo
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są przykłady zagrożeń w analizie SWOT?
Jak przeprowadzić analizę zagrożeń w ramach SWOT?
Czym różnią się czynniki wewnętrzne od zewnętrznych w analizie SWOT?
Kto stworzył analizę SWOT?
Kiedy warto przeprowadzić analizę SWOT?
Czym jest mocna strona w analizie SWOT?
Jakie są przykłady mocnych stron w analizie SWOT?
Jak napisać analizę SWOT?
Jak powinna wyglądać analiza SWOT?
Powiązane szablony
Nazwijcie sukcesy, rodzące się szanse i bolączki zespołu podczas jednej sesji.
Retrospektywa wartości Scrum
Sprawdź, na ile Twój zespół żyje pięcioma wartościami Scrum.
Retrospektywa Wspinaczka Górska
Zaplanujcie drogę z obozu bazowego na szczyt zespołu.
Retrospektywa agile
Cztery pytania, by ocenić ostatni sprint i zaplanować zmiany.