Paradygmaty Scruma: Chickens Vs Pigs - Rola obserwatora w spotkaniach agile

Metodologia Scrum od dawna stanowi punkt odniesienia dla zespołów dążących do zacieśnienia współpracy i zwiększenia wydajności. Jedną z najbardziej znanych metafor w Scrumie jest opowieść o świniach i kurczakach, która służy jako wytyczna dotycząca zaangażowania zespołu.

Wprowadziliśmy nową funkcję usprawniającą przebieg spotkań – rolę obserwatora – która ma na celu wzbogacenie Państwa spotkań agile o nowy wymiar. Dzięki temu będą Państwo mogli zapraszać osoby do udziału w dowolnym spotkaniu w roli uczestnika z uprawnieniami wyłącznie do przeglądania. Jest to niezwykle przydatna funkcja dla trenerów agile, nowych pracowników, w ramach współpracy między zespołami oraz dla liderów, którzy chcą okazywać wsparcie i empatię.

Więcej informacji na temat roli obserwatora można znaleźć tutaj.

Opowieść o świniach i kurczakach w metodologii Scrum

Zanim zagłębimy się w rolę obserwatora, przypomnijmy sobie klasyczną metaforę o świniach i kurczakach w metodologii Scrum. Metafora ta wywodzi się z prostej, ale głębokiej opowieści ilustrującej poziomy zaangażowania w zespole Scrum.

W tej opowieści postacie świń i kurczaków służą do rozróżnienia członków zespołu. Świnie uważa się za w pełni zaangażowane – to one „wchodzą w grę” i są odpowiedzialne za sukces projektu. Z kolei kurczaki są zaangażowane, ale nie są w pełni oddane sprawie. Mogą wnosić swój wkład, ale to świnie mają w tym swój interes. Pomyślcie o tym jak o starciu „Jajka kontra bekon”. Aby to zilustrować, oto zabawny wierszyk:

—

Scena: Przytulna stodoła, w której Cluckington i Porkington prowadzą rozmowę.

Cluckington (Kurczak): Hej, Porkington, zastanawiałem się nad tą całą sprawą ze świniami i kurczakami w Scrumie. O co w tym chodzi?

Porkington (Świnia): Ach, Cluckington, to całkiem proste. W świecie Scruma wszyscy tworzymy jeden zespół i dążymy do wspólnego celu. Jednak metafora świń i kurczaków pomaga rozróżnić poziom zaangażowania poszczególnych członków zespołu.

Cluckington: Mówi pan o zaangażowaniu? Ja jestem zaangażowany w codzienne znoszenie jajek; czy to nie wystarczy?

Porkington: Chodzi raczej o pełne zaangażowanie, Cluckington. Widzi pan, w naszym zespole Scrum to właśnie świnie mają w tym swój interes. To właśnie one są oddane sukcesowi projektu i bezpośrednio przyczyniają się do osiągnięcia końcowego rezultatu.

Cluckington: No to kim ja w takim razie jestem? Czy ja się nie angażuję?

Porkington: Oczywiście, że się angażujesz, Cluckington! W tej metaforze jesteś jak kurczak – bierzesz udział, zgłaszasz pomysły i dzielisz się opiniami, ale nie angażujesz się tak całkowicie jak świnie. Nie chodzi o ilość wkładu, ale o to, jak bardzo się angażujesz.

Cluckington: Rozumiem. Ale czasami czuję się pominięty. Czy jest tu miejsce dla kogoś takiego jak ja, kto chce brać udział w tym procesie, ale nie jest świnią?

Porkington: Zabawne, że o to pan pyta, Cluckington. Niedawno podczas naszych spotkań agile’owych z wykorzystaniem TeamRetro wprowadzono rolę obserwatora. Obserwatorzy są jak kurczaki – są obecni i wnoszą swój wkład, patrząc na sytuację świeżym okiem, ale nie biorą aktywnego udziału w dyskusji.

Cluckington: Brzmi intrygująco. To tak, jakby być częścią tego procesu, nie narażając się na niebezpieczeństwo, prawda?

Porkington: Dokładnie!

Cluckington: Podoba mi się to. To jak połączenie najlepszych cech obu rozwiązań – zaangażowanie bez presji.

Koniec sceny: Cluckington i Porkington kontynuują swoje wiejskie przekomarzania się, doceniając różnorodność ról w swoim zespole Scrum.

Znaczenie obserwatorów podczas spotkań zespołów

Obserwatorzy odgrywają kluczową rolę, wnosząc świeże spojrzenie bez aktywnego udziału w dyskusji. Ich spojrzenie z zewnątrz może dostarczyć nowych spostrzeżeń, pomóc w zidentyfikowaniu niedostrzeżonych aspektów oraz sprzyjać tworzeniu bardziej integracyjnego środowiska. Jest to szczególnie ważne w przypadku złożonych projektów, gdzie różnorodność perspektyw może przyczynić się do podejmowania lepszych decyzji.

W trosce o bezpieczeństwo i uznanie wszystkich członków zespołu nazwiska obserwatorów będą zawsze podawane w TeamRetro. Taka przejrzystość gwarantuje, że każdy rozumie swoją rolę i wkład w przebieg spotkania. Sprzyja to również budowaniu kultury zaufania i otwartości w zespole.

Korzyści dla zespołu, Scrum Mastera i obserwatora

Niezależnie od tego, jak na to spojrzeć, zaproszenie zaufanej osoby do udziału w spotkaniu poświęconym metodom agile może przynieść szereg korzyści.

• Dla zespołu

  • Lepsza współpraca: Włączenie obserwatorów sprzyja tworzeniu otwartej i integracyjnej kultury zespołowej, zachęcając do współpracy wykraczającej poza rdzeń zespołu.
  • Możliwość uzyskania nowych punktów widzenia: Jeśli zespół wyrazi taką chęć, może poprosić obserwatora o przyjrzenie się przebiegowi pracy lub dynamice zespołu, a także o przekazanie opinii po zakończeniu spotkania.

• Dla Scrum Mastera

  • Skuteczniejsze moderowanie: Scrum Master może wykorzystać rolę obserwatora, aby moderować bardziej wnikliwe dyskusje i kierować zespołem w stronę osiągnięcia lepszych wyników.
  • Ograniczanie ryzyka: Obserwatorzy mogą dostrzegać potencjalne zagrożenia lub wyzwania, które zespół mógłby przeoczyć, przyczyniając się w ten sposób do bardziej kompleksowego zarządzania ryzykiem.

• Dla obserwatora

  • Możliwości rozwoju i wdrażanie nowych pracowników: Obserwatorzy zdobywają cenne informacje na temat dynamiki zespołu, procesów i wyzwań, co stanowi wyjątkową okazję do nauki.
  • Budowanie relacji i wyrażanie uznania: Dzięki temu, że obserwatorzy są wymieniani z imienia i otrzymują wyrazy uznania, odczuwają poczucie przynależności i docenienia, co sprzyja budowaniu pozytywnych relacji w ramach organizacji.
  • Wypełnianie luk: Obserwatorzy mogą pełnić rolę pośredników w przekazywaniu wiedzy między różnymi zespołami lub działami, sprzyjając wzajemnej wymianie pomysłów i praktyk.
  • Wskazówki z dystansu: Doświadczeni członkowie zespołu mogą pełnić rolę obserwatorów, służąc jako mentorzy dla mniej doświadczonych współpracowników i udzielając wskazówek bez bezpośredniej ingerencji w dyskusję. Rozmowy te mogą odbywać się po zakończeniu spotkania.

• Dla kierownictwa

  • Holistyczne podejście: Chociaż liderzy mogą mieć szerokie, strategiczne spojrzenie na organizację, to pełniąc rolę obserwatora, mogą uzyskać bardziej szczegółowy wgląd w dynamikę zespołu oraz procesy zachodzące na najniższym szczeblu. Może to przyczynić się do podejmowania bardziej świadomych decyzji.
  • Zrozumienie wyzwań stojących przed zespołem: Obserwowanie bez aktywnego udziału pozwala liderom wczuć się w codzienne wyzwania zespołu, co może przyczynić się do bardziej empatycznego przywództwa i przełamania barier między działami.

Zasady i kwestie, które należy wziąć pod uwagę w roli obserwatora

Jednym z kluczowych warunków jest to, że obserwator musi właśnie to robić… obserwować. Oto zatem zasady postępowania (lub, w zależności od sytuacji, zasady powstrzymywania się od działania). Jest to ważne dla wszystkich obserwatorów, niezależnie od zajmowanego stanowiska czy pełnionej funkcji!

1. Brak aktywnego udziału (podejście nieingerencyjne)
   Obserwatorzy powinni powstrzymać się od aktywnego zgłaszania pomysłów, komentarzy lub głosowania podczas spotkania. Ich rolą jest obserwowanie i przyswajanie informacji bez wywierania jakiegokolwiek wpływu na decyzje zespołu. Może to być trudne, ale aby ta rola przyniosła oczekiwane rezultaty, należy oprzeć się pokusie interweniowania, jednocześnie aktywnie obserwując przebieg spotkania.
2. Wymienianie z imienia i nazwiska oraz potwierdzanie obecności
   W celu zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności podczas spotkania obserwatorzy będą zawsze wymieniani z imienia i nazwiska. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć o ich obecności, co sprzyja otwartości i zaufaniu.
3. Szanuj dynamikę zespołu
   Obserwatorzy powinni zwracać uwagę na dynamikę zespołu i unikać zakłócania naturalnego przebiegu spotkania. Ich rolą jest wspieranie procesu współpracy w zespole, a nie jego osłabianie.
4. Poufność i bezpieczeństwo
   Obserwatorzy muszą przestrzegać tych samych standardów poufności i bezpieczeństwa, co pozostali członkowie zespołu. Wszelkie informacje przekazane podczas spotkania, w tym treść dyskusji i podjęte decyzje, należy traktować z najwyższą poufnością.
5. Ograniczona częstotliwość
   Aby zachować integralność roli obserwatora, członkowie zespołu powinni pełnić tę funkcję na zmianę, tak aby każdy miał okazję skorzystać ze świeżego spojrzenia, nie stając się przy tym stałym obserwatorem.
6. Kanały przekazywania opinii
   Proszę stworzyć kanały, dzięki którym obserwatorzy będą mogli, na prośbę, przekazywać konstruktywne uwagi poza posiedzeniem. Pozwoli to im dzielić się spostrzeżeniami i sugestiami bez zakłócania pracy zespołu oraz z poszanowaniem granic.
7. Jasna komunikacja
   Członkowie zespołu i obserwatorzy powinni otwarcie rozmawiać o oczekiwaniach i granicach. Obejmuje to wyjaśnienie celu obecności obserwatora oraz konkretnych obszarów, na których powinien się skupić. Można na przykład poprosić obserwatora o sporządzenie notatek dotyczących zachowań, które przyczyniły się do pozytywnego przebiegu spotkania, lub etapów procesu, na których zespół utknął.

Dzięki przestrzeganiu tych zasad rola obserwatora staje się potężnym narzędziem służącym wzbogacaniu dynamiki zespołu, wspieraniu procesu uczenia się oraz promowaniu kultury ciągłego doskonalenia w zespołach pracujących w metodologii agile.

W związku z tym, korzystając z tej nowej funkcji, proszę pamiętać o istocie metafory „świnek i kurczaków” oraz o tym, jak rola obserwatora ją uzupełnia, wnosząc do Państwa spotkań agile spojrzenie z zewnątrz. Być może do firmy dołącza nowy pracownik i chcą Państwo pokazać mu, jak przebiega spotkanie agile. Być może kierownictwo chce lepiej zrozumieć sposób działania zespołu, a może mają Państwo trenera agile, którego rolą jest wspieranie i rozwijanie zespołu w trakcie jego podróży w kierunku agile.

TeamRetro ma na celu wyposażenie Państwa zespołu w narzędzia niezbędne do osiągnięcia sukcesu w nieustannie zmieniającym się środowisku agile.

Życzymy udanych obserwacji!