Perché le retrospettive sono importanti

Le retrospettive sono importanti perché offrono ai team agili un’occasione regolare e mirata per analizzare il proprio modo di lavorare e adeguarsi prima che i piccoli problemi si trasformino in grandi problemi. Una retrospettiva ben condotta trasforma la riflessione in azioni concrete che migliorano il morale, individuano tempestivamente gli ostacoli e contribuiscono a creare una cultura del miglioramento continuo.

A intervalli regolari, il team riflette su come migliorare la propria efficacia, per poi adeguare e modificare il proprio comportamento di conseguenza. — Principio del Manifesto agile

I team Agile effettuano regolarmente attività di verifica e adattamento, riflessione e miglioramento, in modo collaborativo e sulla base di obiettivi mirati. Le retrospettive rappresentano uno strumento fondamentale per gli Scrum Master, i team di sviluppo e i Product Owner, consentendo loro di lavorare in modo collaborativo, mirato e entro tempi prestabiliti, al fine di promuovere una cultura del miglioramento continuo.

Lo scopo principale della retrospettiva è quello di riunire il team e condividere quali fattori potrebbero rallentare il lavoro e quali cambiamenti è possibile apportare per migliorare i risultati. Ciò significa:

1. I team hanno la possibilità di proporre miglioramenti
2. Se necessario, è possibile segnalare difficoltà e problemi in forma anonima
3. È possibile migliorare il morale e il coinvolgimento del team
4. È possibile individuare e risolvere tempestivamente gli ostacoli per aumentare la velocità
5. Gli errori e le lezioni apprese vengono condivisi per evitare che si ripetano

L’avvertenza è che la retrospettiva deve essere condotta con determinazione e concentrazione. Dovrebbe risultare coinvolgente e, al contempo, efficiente in termini di tempo.

Bain & Company ha analizzato l’impiego del tempo in 17 grandi aziende. Dallo studio è emerso che fino al 15% del tempo di un team viene dedicato alle riunioni, eppure fino al 71% delle persone presenti a tali riunioni risulta disinteressato, distratto, impegnato in più attività contemporaneamente o assente mentalmente.

Tra le cause più comunemente citate figurano la mancanza di un ordine del giorno, di un’allocazione temporale, di uno scopo e di un processo decisionale, il che riduce drasticamente il rendimento del tempo investito.

D’altra parte, se non si tiene mai una retrospettiva, ciò potrebbe comportare:

• Questioni che non vengono individuate e discusse tempestivamente
• La tensione e l’ansia aumentano, compromettendo la produttività e il morale
• Non vi è alcuna possibilità di proporre nuove idee e migliorare le cose lavorando in squadra
• Un approccio dall’alto verso il basso che non valorizza il team
• Uno Scrum Master non sa cosa sia fonte di motivazione o di demotivazione per il team

Una retrospettiva ben gestita offre uno scopo ben definito, un processo chiaro e ripetibile, un processo decisionale di gruppo facilitato e azioni che possono essere definite e monitorate. Organizzarle con cadenza regolare rafforza ulteriormente il senso di responsabilità e la disciplina.

Definire un intervallo di tempo per la retrospettiva crea slancio, e disporre del modello giusto offre alle persone una struttura che consente loro di esprimere facilmente le proprie riflessioni.

Costituiscono inoltre un’occasione per mettere in pratica, sperimentare e applicare i valori, il Manifesto e i principi agili.

Grazie a strumenti online come TeamRetro, è possibile rendere la retrospettiva parzialmente o completamente anonima, aumentando così il senso di sicurezza psicologica. Tutti hanno pari opportunità di partecipare alle discussioni e al processo decisionale, consentendo di individuare dove vi siano resistenze o energia positiva e, di conseguenza, aumentare il coinvolgimento. Assegnando al team un ruolo attivo nel processo, è più probabile che i membri sostengano eventuali cambiamenti nella prossima iterazione.