Ottimizzazione del backlog (grooming): cadenza, responsabilità e significato del termine "pronto"

L’affinamento del backlog, ancora comunemente denominato “grooming”, è il lavoro continuo volto a preparare gli elementi del backlog di prodotto prima dello sprint in cui verranno realizzati: chiarire il significato di ciascun elemento, suddividere quelli troppo grandi, aggiungere criteri di accettazione, valutarne la portata e mantenerli ordinati per priorità. Non si tratta tanto di una singola riunione, quanto piuttosto di un’abitudine. Ed è proprio questa la sottile differenza tra una pianificazione dello sprint che si svolge in modo sereno e una che si trasforma in una discussione di due ore.

Si tratta di una cerimonia o no?

Tecnicamente, no. La Guida allo Scrum non include l’affinamento del backlog tra gli eventi. Lo descrive come un’attività continuativa che non dovrebbe assorbire più del 10% circa della capacità degli sviluppatori. Pertanto, i puristi hanno ragione: non si tratta di una cerimonia.

Eppure la guida di Asana alle cerimonie agili è intitolata “4 eventi + affinamento del backlog”, e la maggior parte dei team operativi dedica all’affinamento una sessione fissa in calendario e la gestisce come qualsiasi altra cerimonia. Entrambe le posizioni indicano la stessa verità da prospettive diverse: l’affinamento non è un evento formale, ma trattarlo come tale è solitamente la scelta giusta. Se lo si tralascia, il costo non scompare. Si sposta semplicemente nella pianificazione dello sprint, dove risulta più oneroso e in un momento meno opportuno.

In cosa consiste effettivamente la raffinatezza

Il processo di perfezionamento prende le voci grezze del backlog (spesso costituite da un titolo e da una vaga aspirazione) e le rende realizzabili. In pratica, si tratta di quattro fasi che si susseguono in modo continuo:

• Chiarire. Trasformare “migliorare l’onboarding” in un obiettivo con un intento chiaro e criteri di accettazione che il team possa verificare.
• Suddivisione. Suddivida gli elementi troppo grandi per essere completati in un unico sprint in parti più piccole, ciascuna delle quali abbia un valore intrinseco. Si tratta di un’arte a sé stante: si veda come suddividere le user story.
• Dimensioni. Concordare una stima in story point, solitamente tramite il planning poker, in modo da comprendere lo sforzo relativo prima di assumere un impegno.
• Ordine. Mantenete il backlog ordinato in modo che le attività più importanti e più pronte si trovino in cima alla lista, dove il team di pianificazione potrà individuarle facilmente.

Il risultato non è un documento. Si tratta di un buffer a rotazione di elementi pronti per essere prelevati, in genere con uno o due sprint di anticipo rispetto alla fase attuale del team.

Cadenza: con quale frequenza, per quanto tempo

Non esiste una regola precisa, ma vi è un approccio predefinito ragionevole: una breve sessione ricorrente come punto di riferimento, oltre a piccoli interventi continui nel frattempo.

Per uno sprint di due settimane, la maggior parte dei team organizza un’unica sessione di perfezionamento a metà sprint, della durata prestabilita di circa un’ora, integrandola in modo ad hoc man mano che sorgono domande. Anche una frequenza settimanale funziona altrettanto bene. Ciò che conta non è tanto la fascia oraria esatta quanto il margine di sicurezza: l’obiettivo è quello di avere sempre in coda un volume di lavoro pronto pari all’incirca a uno sprint, in modo che durante la pianificazione non si debba mai aprire il backlog per scoprire di non avere nulla da impegnare.

Due modalità di fallimento delimitano la giusta misura. Se è troppo scarsa, la pianificazione si trasforma in un perfezionamento sotto pressione: il team chiarisce e suddivide i compiti contro il tempo, impegnandosi in un lavoro che comprende a malapena. Se invece è eccessiva, il perfezionamento si trasforma in una seconda riunione di pianificazione, in cui si discute minuziosamente di dettagli su elementi che potrebbero non arrivare mai a uno sprint. È questo il lato negativo del sovraccarico di cerimonie, tempo dedicato alle riunioni che non apporta alcun valore aggiunto. Se ci si attiene alla linea guida della Guida Scrum, che prevede circa il 10% della capacità, il processo rimane utile.

Chi lo gestisce

Il Product Owner è responsabile del backlog: la priorità, l’intento e il perché di ogni elemento sono di sua competenza. Tuttavia, il processo di affinamento è un lavoro di squadra. Sono gli sviluppatori a porre le domande scomode, a far emergere le complessità che nessuno aveva previsto e a occuparsi della valutazione effettiva delle dimensioni. Un Product Owner che effettua il perfezionamento da solo produce elementi che risultano chiarissimi solo per una persona e pieni di sorprese per tutti gli altri nel momento in cui inizia la pianificazione.

Lo Scrum Master garantisce il rispetto dei limiti temporali della sessione ed evita che essa degeneri in un processo decisionale collettivo. Oltre a ciò, meno spettatori ci sono, meglio è.

Cosa significa “pronti”: la definizione di “pronti”

Lo scopo del processo di perfezionamento è rendere gli elementi pronti, e il termine “pronto” merita una definizione, proprio come “completato”. Una Definizione di “pronto” semplificata consiste nell’elenco di requisiti che un elemento deve soddisfare affinché il team lo includa nella pianificazione: deve essere compreso, deve essere sufficientemente piccolo da poter essere completato in uno sprint, deve disporre di criteri di accettazione, le dipendenze devono essere note e deve essere stato stimato.

Il raffinamento e la pianificazione sono una staffetta, non una rivalità. Il perfezionamento prepara gli elementi, la pianificazione li conferma. Se nel Suo team il confine tra i due sembra sfumato, pianificazione dello sprint vs perfezionamento del backlog lo delinea chiaramente. Per comprendere la posizione del perfezionamento rispetto agli eventi formali, consulti eventi Scrum vs cerimonie.

Domande frequenti

Che cos’è l’affinamento del backlog?

L’attività continua volta a preparare gli elementi del product backlog affinché possano essere elaborati: chiarire il significato di ciascun elemento, suddividere quelli più corposi, aggiungere criteri di accettazione, valutarne la portata e riordinarli in base alla priorità. Si svolge in modo continuativo durante lo sprint, in modo che, quando un elemento giunge in fase di pianificazione, il team possa impegnarsi a realizzarlo senza difficoltà.

Il perfezionamento del backlog è una cerimonia Scrum?

No. La Guida allo Scrum non la indica come un evento. Si tratta di un’attività continuativa, non di una riunione fissa, e la Guida allo Scrum precisa che non dovrebbe richiedere più del 10% circa della capacità degli sviluppatori. Tuttavia, la maggior parte dei team le dedica una sessione ricorrente e la considera alla stregua di una cerimonia, poiché saltarla è proprio ciò che trasforma la pianificazione dello sprint in un caos.

Qual è la differenza tra la “backlog grooming” e il “backlog refinement”?

Nessuna. Si tratta della stessa attività. “Grooming” è il termine originario; la comunità Scrum è passata a “refinement” perché “grooming” aveva assunto connotazioni negative. Molti team continuano a utilizzare il termine “grooming”. Il lavoro è identico in entrambi i casi.

Con quale frequenza è opportuno perfezionare il backlog?

In modo continuativo, con una breve sessione ricorrente come punto di riferimento: solitamente una volta alla settimana, oppure una volta a metà sprint per un ciclo di due settimane, con una durata prestabilita di circa un’ora. L’obiettivo è quello di mantenere una riserva continua di elementi pronti, di solito con uno o due sprint di anticipo, in modo che la pianificazione disponga sempre di materiale valido da cui attingere.

Chi si occupa della definizione del backlog?

Il Product Owner è responsabile del backlog e ne definisce le priorità e gli obiettivi, ma il processo di affinamento è un’attività di squadra. Sono gli sviluppatori a porre le domande, a far emergere le complessità nascoste e a stabilire le dimensioni dei lavori. Un Product Owner che affina il backlog da solo produce elementi che hanno senso solo per una persona e che sorprendono tutti gli altri durante la fase di pianificazione.