Budowanie pozytywnych relacji zawodowych między właścicielem produktu a zespołem prowadzącym retrospektywę w metodologii agile

Relacje między właścicielem produktu, scrum masterami i programistami mają kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu stosującego metodologię agile. Jest to relacja symbiotyczna, oparta na jasnej komunikacji, zharmonizowanych celach, przejrzystości oraz zaufaniu. Typowym celem jest stworzenie produktu, który zyska szerokie zastosowanie, lub ciągłe doskonalenie, jednak to spójność i dynamika zespołu mogą decydować o tym, jak płynny i bezproblemowy będzie ten proces.

Chcieliśmy dowiedzieć się więcej, więc postanowiliśmy znaleźć właściciela produktu, który podzieliłby się z nami swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami.

Po prezentacji planu rozwoju produktu podczas spotkania Perth Agile MeetUp spotkaliśmy się z Adamem Mullettem, autorem książki Od „nie” do „jak?”: Jak zdobyć poparcie i wprowadzać zmiany oraz właścicielem produktu, aby zapytać go o jego opinię na temat stopnia zaangażowania, jaki właściciel produktu powinien wykazywać podczas retrospektywy.

Otrzymaliśmy coś więcej niż tylko odpowiedź na pytanie – była to demonstracja roli właściciela produktu oraz ponowne docenienie znaczenia zaufania, przejrzystości i dyscypliny.

Relacje między właścicielem produktu, Scrum Masterami a zespołem agile

Adam wydawał się nieco zaskoczony, gdy zapytano go, czy właściciel produktu powinien brać udział w retrospektywie.

Pytanie to wynikało z obserwacji, że niektóre osoby zaangażowane w metodykę agile postrzegały obecność właściciela produktu podczas retrospektywy jako opcjonalną, a nawet jako przeszkodę.

Po krótkiej chwili namysłu odpowiedział zdecydowanym „tak!”.

Następnie wyjaśnił „dlaczego” –

Jednym z istotnych aspektów metodyki agile jest to, że nie chodzi w niej o szybkość, lecz o zdolność do dostosowywania się – co prowadzi do większego sukcesu, na przykład do lepszego przyjęcia produktu przez użytkowników.

Jeśli chodzi o prowadzenie retrospektyw zespołu, ważne jest nie tylko moderowanie procesu, ale równie istotne jest kształtowanie kultury organizacyjnej. Zespół w znacznym stopniu polega na wskazówkach i wkładzie właściciela produktu jako eksperta merytorycznego. Właściciel produktu tworzy środowisko, w którym zespół może dążyć do osiągania wysokiej wydajności, ponosić odpowiedzialność za wyniki oraz samodzielnie zarządzać swoją pracą, tak aby zachować odpowiedzialność wobec interesariuszy.

Zaufanie i przejrzystość

Adam uważa, że podstawą roli Product Ownera są zaufanie i przejrzystość.

„Dla mnie otwartość to dar, ponieważ polega na dzieleniu się tym, co się myśli lub wie. Jeśli zespół nie jest w stanie tego z Pana wydobyć, to znaczy, że nie daje mu Pan tego, czego potrzebuje, aby odnieść sukces”.

„Między zespołem, Scrum Masterem a Product Ownerem nie powinno być żadnych tajemnic. Osobiście skupiłbym się właśnie na tych kwestiach. Wolę poruszyć daną sprawę i zmierzyć się z konfliktem, niż pozwolić, by problem się pogłębiał”.

„Możliwość odkrycia tego, co powstrzymuje zespół przed dalszym rozwojem, jest naprawdę cenna”.

Adam podał przykład dwóch członków zespołu, którzy nie rozmawiali ze sobą w zespole, którym kiedyś kierował.

„To było nie do pojęcia! Jeśli więc podczas retrospektywy padła jakaś uwaga związana z tą kwestią, drążyłem temat, dociekając przyczyny, aż uczestnicy zdawali sobie sprawę, że problemem był brak komunikacji”.

Chociaż podejście to miało nieco konfrontacyjny charakter, to jednak gdy kwestia ta została poruszona, łatwiej było się nią zająć, a członkowie zespołu byli później wdzięczni, że sprawa została rozwiązana.

„Rozwiązanie tego rodzaju problemów może być tak proste, jak zaproponowanie różnych godzin pracy. Brak komunikacji między sobą po prostu nie stanowił wystarczającego powodu, by zespół nie osiągał wysokich wyników.”

Zachęcajcie ludzi do udziału w rozmowie

Właściciel produktu powinien zawsze stawiać współpracę na pierwszym miejscu, dlatego Adam dąży do współtworzenia.

„Jeśli coś robię, chcę to robić razem z Państwem, a nie Państwu. Żadna zmiana nigdy nie zakończy się sukcesem, jeśli będzie się ją wprowadzać w pojedynkę”

„Ponieważ współtworzenie wymaga współpracy zespołowej, ważne jest, aby wiedzieć, w jaki sposób i kiedy należy angażować ludzi w dyskusję. Wybór sposobu prowadzenia rozmów może mieć ogromne znaczenie”.

„Na przykład łatwiej jest pokazać komuś swoją pracę, niż próbować go do niej przekonać. Godzinny prototyp, z którym można porozmawiać, bywa czasem znacznie skuteczniejszy niż obszerna sesja planistyczna, podczas której próbuje się sprzedać swój pomysł. W innych przypadkach lepszym rozwiązaniem może być wspólne tworzenie”.

Proszę zachować dyscyplinę zarówno w zakresie procesów, jak i wyników

Gdy dyscyplinę postrzega się jako podstawę wsparcia, a nie jako przeszkodę dla elastyczności, może ona pełnić rolę mechanizmu wzmacniającego potencjał zespołu.

Dyscyplina może polegać po prostu na rozpoczynaniu spotkań o wyznaczonej godzinie, kończeniu ich punktualnie oraz przestrzeganiu ścisłej definicji pojęcia „gotowość”. Są to drobne, uzgodnione zasady postępowania, których członkowie zespołu przestrzegają, mając na celu świadome wzmacnianie spójności zespołu i wzajemnego szacunku.

Adam uważa, że dzięki dyscyplinie można wykształcić zdrowe nawyki, które sprzyjają tworzeniu wysokowydajnych zespołów.

„Pełniłem funkcję właściciela produktu w projekcie, w którym działało 23 zespoły, a panowało przekonanie, że trzeba jakoś przetrwać ten sprint, potem kolejny, a potem jeszcze jeden i tak dalej – po prostu przetrwać każdy sprint, jak tylko się da”.

„Wtedy zaczęliśmy wykazywać większą dyscyplinę podczas sprintu”.

„Tak, pierwszy miesiąc był trudny, ponieważ próbowaliśmy zajmować się dwiema sprawami jednocześnie. Jednak potem wszystko poszło jak po maśle. Zespół mógł dalej się doskonalić i rozwijać jako zespół osiągający doskonałe wyniki. Co więcej, inni pracownicy organizacji chcieli dołączyć do tego zespołu”.

Zauważono również, że zespoły, w których brakowało dyscypliny, borykały się z problemami.

Co zatem powinno się stać, gdyby członkowie zespołu nie stosowali zdyscyplinowanego podejścia?

„Jeśli ktoś przychodzi nieprzygotowany, należy jasno wyjaśnić cel spotkania oraz wskazać, w jaki sposób jego zachowanie nie przyczynia się do osiągnięcia tego celu”.

„Chodzi o skupienie. Na przykład podczas spotkania poświęconego przeglądowi produktów, jeśli uczestnicy zaczną rozmawiać o konkretnym zgłoszeniu, należy ponownie skierować uwagę na to, dlaczego odbywamy to spotkanie i jaki rezultat chcemy osiągnąć w ramach tej sesji”.

Oczywiście Scrum Master pomaga w utrzymaniu tej dyscypliny.

Jeśli chodzi o podejście retro, Adam dodał, że gdy zespół zrozumie i doceni strukturę wypracowaną w ramach swojej dyscypliny, staje się znacznie bardziej skoncentrowany i wydajny, nie musząc angażować się w myślenie w ramach Systemu 2, zgodnie z opisem zawartym w książce Myślenie, fast and slow autorstwa Daniela Kahnemana.

„Jasno określony proces ułatwia pracę. Zespoły nie chcą martwić się o takie kwestie, jak to, z której sali lub jakich narzędzi technologicznych korzystają. Skupiają się na samym problemie”.

Buduj swój zespół, podczas gdy jego członkowie opracowują rozwiązania

Jeśli chodzi o Adama, nie ma żadnych niejasności co do roli właściciela produktu; jeśli jest Pan właścicielem produktu, stanowi Pan część zespołu agile.

„Uważam, że to właśnie do Product Ownera, przy wsparciu Scrum Mastera, należy budowanie kultury organizacyjnej i zapewnianie zespołowi jasności”.

„Zespoły nie znoszą, gdy nie wiedzą, dokąd zmierzają. Zwracają się przeciwko sobie, stają się niespokojne, próbują sprawiać wrażenie zajętych i pojawiają się różnego rodzaju inne problemy. Jeśli uda się Państwu dać ludziom powód, „dlaczego”, strategiczny kierunek działania, wówczas powiedzą: „No dobrze, super. Rozumiemy!”. Chodzi więc o to, by zachować swobodę działania, ale jednocześnie ściśle koordynować działania. W ten sposób wszyscy wiemy, dokąd zmierzamy, a następnie pozwalamy zespołowi tam dotrzeć”.

Adam współpracował zarówno z zespołami pracującymi wyłącznie stacjonarnie, jak i zdalnie oraz w modelu hybrydowym. Przez 18 miesięcy współpracował z osobami z różnych miejsc, od Sydney po Indie. Niezależnie od składu zespołu jednym z czynników decydujących o sukcesie zespołu osiągającego wysokie wyniki było zrozumienie, co nastąpi dalej.

„Gdy więc podczas naszej retrospektywy pojawiała się jakaś kwestia, ktoś udawał się do systemu Jira, aby utworzyć zgłoszenie. Pracownicy mogli nadal współpracować, nawet jeśli nie zawsze przebywali w tym samym pomieszczeniu. Pomogły w tym sprawdzone metody pracy”.

Rola właściciela produktu podczas retrospektywy w metodologii agile

Wracając do kwestii roli właściciela produktu podczas retrospektywy, Adam zaznaczył, że właściciel produktu jest jednym z uczestników.

Jego zdaniem retrospektywa może być prowadzona przez dowolnego członka zespołu, przy czym preferuje on, aby rolę moderatora pełnili na zmianę poszczególni członkowie zespołu, tak aby mogli oni rozwijać te umiejętności i aby zespół mógł je docenić.

„Uważam, że zespół oczekuje od PO szczerości i otwartości podczas współpracy”

Jeśli chodzi o to, co właściciel produktu ma nadzieję osiągnąć podczas retrospektywy, odpowiedź Adama jest prosta – chodzi o to, by zespół doskonalił się w tym, czym się zajmuje.

Dlaczego?

„Ponieważ kierownik projektu (PO) ponosi przed organizacją odpowiedzialność za wyniki – zarówno pod względem czasu realizacji, jak i wykorzystanych zasobów. Zespół jest natomiast odpowiedzialny za osiągnięcie tych wyników. Dlatego sprytny kierownik produktu (PO) uczestniczy w retrospektywie, aby słuchać. Nie będzie mówił ludziom, co mają robić, ani że powinni to robić „w ten sposób”. Gdyby zespół już to wiedział, zrobiłby to.”

Adam postrzega retrospektywę jako okazję dla zespołu do –

1. odkryj rozwiązania
2. aby na bieżąco zdobywać informacje, co pozwoli im stać się zespołem osiągającym doskonałe wyniki oraz
3. aby przejść na wyższy poziom dojrzałości.

Właściciel produktu pragnie przyczynić się do stworzenia wysokowydajnego zespołu z wielu powodów –

1. w celu zwiększenia przewidywalności
2. aby zapewnić dobre, solidne i regularne zarządzanie historiami użytkownika
3. w celu poprawy ogólnego zaufania i jakości

w miarę jak funkcje są stopniowo rozwijane.

Zachęcajcie do wprowadzania zmian podczas spotkań podsumowujących i stwarzajcie ku temu warunki

Dlaczego więc styl retro się sprawdza?

„Myślę, że wynika to z tego, iż zespół ma swobodę w proponowaniu zmian, które może wprowadzić. Członkowie zespołu mogą wyznaczyć cele zgodne z zasadą SMART, które będą w stanie zrealizować w ciągu najbliższych dwóch tygodni. Sami identyfikują problemy, które ich dotyczą, dzięki czemu to oni sami kierują procesem zmian”.

Zauważono, że niektórzy ludzie mogą obawiać się zmian, ponieważ coś się z nimi dzieje, a oni nie mają poczucia, że mają nad tym kontrolę.

„W książce »Od «Nie» do «Jak?»« odwołuję się do pojęcia sfery wpływu i obszarów kontroli. Ważne jest, aby pomóc zespołowi skoncentrować rozmowy na tym, gdzie leżą obszary kontroli, tak aby członkowie zespołu poczuli się wzmocnieni i zdolni do wprowadzania zmian”.

„Powinni mieć poczucie, że mogą liczyć na osobę odpowiedzialną za projekt (PO), która wykorzysta swoje wpływy lub kapitał społeczny, aby wywierać wpływ poza sferę oddziaływania zespołu”.

„Tymczasem jeśli zespół stosujący metodologię agile ma poczucie, że sam kieruje swoim losem, może zmienić otaczającą go rzeczywistość i doprowadzić do realizacji swoich zamierzeń. Członkowie zespołu czują się bardziej uprawnieni do działania i dzięki temu mogą przystąpić do realizacji zadań”.

W jaki sposób właściciel produktu może pomóc zespołowi uniknąć dysfunkcji

Nie mogliśmy pozwolić, by Adam odszedł, nie poprosiwszy go o radę, jak przekształcić zespół z dysfunkcyjnego w wysoce wydajny.

Najważniejsze wnioski:

1. Proszę zadbać o to, aby wszyscy wiedzieli, dokąd zmierzają i jaki jest cel ich działań, a także upewnić się, że wszyscy są zgodni co do tego.
2. Proszę zadbać o dobrą komunikację; niezależnie od tego, czy chodzi o relacje między członkami zespołu, czy też między właścicielem produktu a Scrum Masterem, komunikacja musi być otwarta i szczera.
3. Dyscyplina! Należy zapewnić uczestnikom przestrzeń do kreatywności. Należy rozpoczynać spotkania punktualnie i skupiać się na ich temacie. Zapewnia to odpowiednią strukturę, dzięki której uczestnicy mogą w pełni się rozwijać.
4. Zawsze proszę im wyjaśniać „dlaczego”
5. Proszę zwracać uwagę na nieprawidłowości. Rozpoznawanie problemów, konfliktów i błędów jest bardzo ważne, ponieważ oznacza to, że coś zostało wykryte.

Czy mają Państwo jakieś inne spostrzeżenia lub historie, którymi chcieliby Państwo się podzielić, dotyczące tego, w jaki sposób poprawili Państwo relacje robocze między zespołem Scrum a właścicielem produktu? Bardzo chcielibyśmy, aby Państwo podzielili się nimi z nami.

O Adamie Mullettcie

Od „nie” do „jak?”: Jak zdobyć poparcie i wprowadzać zmiany zachęca do dzielenia się wynikami nieudanych prób wprowadzenia usprawnień z współpracownikami i przełożonym, co pozwala zarówno utrwalić wyciągnięte wnioski, jak i podzielić się zdobytą wiedzą z innymi.

Wypróbuj wersję demonstracyjną z naszymi zabawnymi botami

lub

Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny