Positieve werkrelaties creëren tussen de producteigenaar en het agile retrospective team

De relatie tussen de Product Owner, de Scrum Masters en de ontwikkelaars is van cruciaal belang voor het succes van een agile team. Het is een symbiotische relatie die steunt op duidelijke communicatie, op elkaar afgestemde doelen en transparantie, en die is gebaseerd op vertrouwen. Het bouwen van een product dat op grote schaal wordt geaccepteerd of het streven naar voortdurende verbetering is doorgaans het doel, maar de samenhang en dynamiek van het team kunnen bepalen hoe soepel en probleemloos dat proces verloopt.

We wilden er meer over te weten komen, dus zijn we op zoek gegaan naar een Product Owner die zijn of haar inzichten en ervaringen met ons wilde delen.

Na zijn presentatie over de productroadmap tijdens de Perth Agile MeetUp spraken we met Adam Mullett, auteur van het boek From “No” to “How?: Get Buy-in and Lead Change en productowner, om hem te vragen hoe hij denkt over de mate waarin een productowner bij een retrospective betrokken zou moeten zijn.

Wat we kregen, was meer dan alleen een antwoord op een vraag; het was een illustratie van de rol van de Product Owner en een hernieuwd besef van het belang van vertrouwen, transparantie en discipline.

De relatie tussen de producteigenaar, de scrummasters en het agile team

Adam leek enigszins verbaasd toen hem werd gevraagd of een Product Owner bij de retrospective betrokken zou moeten zijn.

De vraag kwam voort uit de constatering dat sommige mensen die bij agile betrokken zijn, de aanwezigheid van de Product Owner bij de retrospective als optioneel of zelfs als een belemmering beschouwden.

Na slechts een korte pauze was zijn antwoord een volmondig „ja!“

Vervolgens legde hij uit ‘waarom’ –

Een van de belangrijke aspecten van agile is dat het niet gaat om snelheid, maar om aanpassingsvermogen – wat tot meer succes leidt, zoals een betere acceptatie van een product.

Bij het leiden van de retrospectives van een team is het niet alleen belangrijk om het proces te begeleiden, maar is het evenzeer van belang om de teamcultuur te sturen. Het team is in hoge mate afhankelijk van de sturing en de inbreng van de Product Owner als materiedeskundige. De Product Owner creëert een omgeving waarin een team kan streven naar topprestaties, verantwoordelijkheid neemt voor de resultaten en zelfsturend is, zodat het verantwoording blijft afleggen aan de belanghebbenden.

Vertrouwen en transparantie

Adam is van mening dat vertrouwen en transparantie de hoekstenen vormen van het vak van Product Owner.

“Voor mij is transparantie een geschenk, omdat je daarmee deelt wat je denkt of weet. Als het team dat niet uit je kan krijgen, dan geef je hen niet wat ze nodig hebben om succesvol te zijn.”

“Er mogen geen geheimen zijn tussen het team, de Scrum Master en de Product Owner. Wat mij betreft zou ik me daarop concentreren. Ik breng het probleem liever ter sprake en ga het conflict aan dan dat ik het laat sudderen.”

„Het is echt waardevol om te ontdekken wat een team ervan weerhoudt om vooruit te komen.“

Adam gaf een voorbeeld van twee teamleden die niet met elkaar spraken in een team dat hij ooit had gecoacht.

“Het was onbegrijpelijk! Dus als er tijdens de retrospective een opmerking over dit onderwerp werd gemaakt, bleef ik er maar op doorvragen en zocht ik steeds verder naar het ‘waarom’, totdat ze beseften dat hun gebrek aan communicatie het probleem was.”

Hoewel de aanpak enigszins confronterend was, bleek het, toen de kwestie eenmaal aan de orde was gesteld, gemakkelijker op te lossen, en de teamleden waren achteraf dankbaar dat de zaak was opgelost.

„Het oplossen van dit soort problemen kan zo simpel zijn als het aanbieden van andere werktijden. Het feit dat ze niet met elkaar praatten, was simpelweg geen geldige reden om geen goed presterend team te zijn.“

Betrek mensen bij het gesprek

Een Product Owner moet samenwerking vooropstellen; daarom streeft Adam naar gezamenlijke ontwikkeling.

“Als ik iets doe, wil ik het samen met u doen, niet aan u. Verandering zal nooit slagen als u het alleen doet”

“Aangezien samenwerking binnen het team essentieel is voor co-creatie, is het belangrijk om te weten hoe en wanneer u mensen bij het gesprek moet betrekken. De manier waarop gesprekken worden gevoerd, kan een groot verschil maken.”

„Het is bijvoorbeeld makkelijker om iemand uw werk te laten zien dan hem of haar te moeten overtuigen. Een prototype van een uur waarmee u kunt communiceren, is soms veel effectiever dan een uitgebreide planningssessie waarin u uw idee probeert te verkopen. In andere gevallen kan het beter zijn om samen iets te creëren.”

Wees gedisciplineerd wat betreft het proces en de resultaten

Wanneer discipline wordt gezien als een steunpilaar in plaats van als een belemmering voor flexibiliteit, kan het fungeren als een mechanisme om het team meer zeggenschap te geven.

Discipline kan zo simpel zijn als het op tijd beginnen van een vergadering, het op tijd afronden ervan en het hanteren van een strikte definitie van ‘klaar’. Het gaat om kleine, gezamenlijk afgesproken gedragingen waaraan teamleden zich houden om de teamcohesie en het onderlinge respect bewust te verbeteren.

Volgens Adam kunnen met discipline gezonde gewoontes worden aangemoedigd die bijdragen aan goed functionerende teams.

„Ik was Product Owner in een project met 23 teams, waar de algemene mentaliteit was: deze sprint maar doorzetten, dan nog een sprint, en nog een, enzovoort – gewoon elke sprint op de een of andere manier afwerken.“

“Toen begonnen we meer discipline te tonen in de sprint.”

“Ja, de eerste maand was zwaar, omdat we twee dingen tegelijk probeerden te doen. Maar daarna verliep alles vlekkeloos. En het team kon zich blijven verbeteren en uitgroeien tot een hoogpresterend team. Sterker nog, anderen binnen de organisatie wilden graag deel uitmaken van dat team.”

Er werd ook vastgesteld dat de teams die weinig discipline aan de dag legden, met problemen te kampen zouden krijgen.

Wat zou er dan moeten gebeuren als teamleden zich niet aan een gedisciplineerde werkwijze zouden houden?

“Als iemand onvoorbereid komt, is het belangrijk om duidelijk te maken wat het doel van de vergadering is en waarom zijn of haar handelingen dat doel niet ondersteunen.”

“Het draait om focus. Als er tijdens de productgrooming bijvoorbeeld over een bepaald ticket wordt gesproken, dan is het zaak om de aandacht weer te richten op de reden waarom we deze vergadering houden en wat we als resultaat van die sessie willen bereiken.”

Uiteraard zorgt de Scrum Master ervoor dat deze discipline wordt gehandhaafd.

Wat hun retro betreft, voegde Adam hieraan toe dat zodra een team de structuur begrijpt en waardeert die binnen hun vakgebied is opgebouwd, ze veel gerichter en efficiënter te werk gaan, zonder dat ze hun toevlucht hoeven te nemen tot Systeem 2-denken, zoals beschreven in het boek Thinking Fast and Slow van Daniel Kahneman.

“Een duidelijk proces zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Teams willen zich geen zorgen hoeven maken over zaken als welke ruimte of welke technologie ze gebruiken. Hun aandacht ligt bij het eigenlijke probleem.”

Bouw uw team op terwijl zij oplossingen ontwikkelen

Wat Adam betreft, bestaat er geen onduidelijkheid over de rol van de Product Owner; als u Product Owner bent, maakt u deel uit van het agile team.

“Ik ben van mening dat het de taak van de Product Owner is, met ondersteuning van de Scrum Master, om de cultuur vorm te geven en duidelijkheid te scheppen voor het team.”

“Teams hebben er een hekel aan als ze niet weten waar ze naartoe gaan. Ze keren zich tegen elkaar, worden onrustig, doen alsof ze druk bezig zijn en vertonen allerlei andere disfunctionele gedragingen. Als u mensen een reden kunt geven, een ‘waarom’, een strategische koers, dan zullen ze zeggen: ‘Oké, prima. Begrepen!’ Het gaat er dus om losjes gekoppeld te zijn, maar strak op elkaar afgestemd. Op die manier weten we allemaal waar we naartoe gaan en kunnen we het team in staat stellen daar te komen.”

Adam heeft gewerkt met teams die volledig op kantoor, op afstand en in een hybride vorm samenwerkten. Gedurende 18 maanden werkte hij samen met mensen die verspreid waren van Sydney tot in India. Ongeacht de samenstelling was een van de succesfactoren van een goed presterend team het inzicht in wat er daarna zou gebeuren.

“Als er dus iets ter sprake kwam tijdens onze retrospective, ging iemand een ticket aanmaken in Jira. Mensen konden nog steeds samenwerken, ook al zaten ze niet altijd in dezelfde ruimte. Dankzij onze vaste werkwijzen konden we daar goed op inspelen.”

De rol van de productowner in een agile retrospectieve

Terugkomend op de vraag naar de rol van de Product Owner tijdens de retrospectieve, merkte Adam op dat de Product Owner een deelnemer is.

Volgens hem kan de retrospective door elk teamlid worden geleid, waarbij hij er de voorkeur aan geeft dat de rol van facilitator onder de teamleden wordt afgewisseld, zodat die vaardigheden kunnen worden ontwikkeld en door het team worden gewaardeerd.

“Ik denk dat het team graag ziet dat de PO eerlijk en open is tijdens hun deelname”

Als het gaat om wat een productowner hoopt te bereiken tijdens een retro, is Adams antwoord eenvoudig: het is bedoeld om het team beter te maken in wat ze doen.

Waarom?

“Omdat de PO verantwoording verschuldigd is aan de organisatie over de resultaten, zowel wat betreft de doorlooptijd als de ingezette middelen. Het team is verantwoordelijk voor het behalen van die resultaten. Een slimme PO zal de retrospective dus bijwonen om te luisteren. Hij zal mensen niet vertellen wat ze moeten doen, of dat ze het ‘op deze manier’ moeten doen. Als het team dat al had geweten, hadden ze het wel gedaan.”

Adam beschouwt de retrospective als een kans voor het team om –

1. ontdek oplossingen
2. gaandeweg dingen te ontdekken om zo een goed presterend team te worden en
3. om een stap hoger op de volwassenheidsladder te komen.

De Product Owner wil om vele redenen helpen bij het opbouwen van een goed presterend team –

1. om de voorspelbaarheid te verbeteren
2. om te beschikken over een goed, degelijk en consistent beheer van user stories
3. om het algemene vertrouwen en de kwaliteit te verbeteren

naarmate er in de loop van de tijd nieuwe functies worden ontwikkeld.

Stimuleer en faciliteer veranderingen tijdens uw retrospectieven

Waarom werken retro-ontwerpen dan zo goed?

“Ik denk dat dit komt doordat het team de ruimte krijgt om zelf dingen te bedenken die ze kunnen veranderen. Ze kunnen SMART-doelen formuleren die ze in de komende twee weken kunnen realiseren. Ze brengen zelf de problemen naar voren die hen raken, waardoor ze zelf de regie nemen over de verandering.”

Er werd opgemerkt dat sommige mensen misschien bang zijn voor verandering omdat er iets met hen gebeurt en ze het gevoel hebben dat ze er geen controle over hebben.

“Een concept waar ik in Van ‘nee’ naar ‘hoe?’ naar verwijs, is de invloedssfeer en de controlezone. Het is belangrijk om het team te helpen hun gesprekken te richten op waar hun controlezone ligt, zodat ze zich gesterkt voelen en in staat zijn om veranderingen door te voeren.”

„Zij moeten het gevoel hebben dat zij op de PO kunnen rekenen om hun invloed of sociaal kapitaal aan te wenden en zo ook buiten de invloedssfeer van het team invloed uit te oefenen.“

“Als een agile team ondertussen het gevoel heeft dat het zijn lot in eigen handen heeft, dan kan het zijn omgeving veranderen en dingen voor elkaar krijgen. Het voelt zich meer in staat om actie te ondernemen en kan dan daadwerkelijk aan de slag gaan om dingen voor elkaar te krijgen.”

Hoe een producteigenaar een team kan helpen om disfunctioneren te voorkomen

We konden Adam niet laten gaan zonder hem om advies te vragen over hoe je een team van disfunctioneren naar topprestaties kunt leiden.

De belangrijkste punten:

1. Zorg ervoor dat iedereen weet waar hij of zij naartoe gaat, wat het doel is, en dat iedereen op één lijn zit.
2. Zorg ervoor dat er goed wordt gecommuniceerd; of het nu gaat om communicatie tussen teamleden onderling, tussen de Product Owner en de Scrum Master, de communicatie moet open en eerlijk zijn.
3. Discipline! Geef mensen de ruimte om creatief te zijn. Begin op tijd en houd u bij het onderwerp van de vergadering. Dit zorgt voor een structuur waarin mensen tot hun recht kunnen komen.
4. Vertel hen altijd ‘waarom’
5. Wijs op tekortkomingen. Het signaleren van problemen, conflicten en fouten is een goede zaak, omdat er zo iets aan het licht is gekomen.

Heeft u nog andere inzichten of verhalen over hoe u de werkrelaties tussen uw scrumteam en de productowner hebt verbeterd? We horen graag van u via deze link.

Over Adam Mullett

Van ‘nee’ naar ‘hoe?’: draagvlak creëren en verandering stimuleren moedigt aan om de resultaten van mislukte verbeteringspogingen te delen met collega’s en de leidinggevende, om zo de geleerde lessen te verankeren en deze kennis met anderen te delen.

Probeer een demo met onze leuke bots

of

Start uw gratis proefperiode van 30 dagen