Positive Arbeitsbeziehungen zwischen dem Product Owner und dem agilen retrospektiven Team schaffen
Praktische Möglichkeiten für Product Owner und Scrum-Teams, Vertrauen aufzubauen, Rollen zu klären und Retrospektiven besser durchzuführen - Werkzeuge, Agenden und Korrekturen.
Die Beziehung zwischen dem Product Owner, den Scrum Masters und den Entwicklern ist entscheidend für den Erfolg eines agilen Teams. Es handelt sich um eine symbiotische Beziehung, die auf klarer Kommunikation, abgestimmten Zielen und Transparenz beruht und auf Vertrauen gegründet ist. Die Entwicklung eines Produkts, das breite Akzeptanz findet, oder die kontinuierliche Verbesserung sind in der Regel das Ziel, doch der Zusammenhalt und die Dynamik des Teams können darüber entscheiden, wie reibungslos und problemlos dieser Prozess verläuft.
Wir wollten mehr darüber erfahren und haben uns daher auf die Suche nach einem Product Owner gemacht, der uns seine Erkenntnisse und Erfahrungen schildern konnte.
Im Anschluss an seine Präsentation zur Produkt-Roadmap beim Perth Agile MeetUp haben wir uns mit Adam Mullett, Autor des Buches From „No“ to „How?: Get Buy-in and Lead Change“ und Product Owner, zusammengesetzt, um ihn nach seiner Meinung dazu zu fragen, inwieweit ein Product Owner an einer Retrospektive beteiligt sein sollte.
Was wir erhielten, war mehr als nur eine Antwort auf eine Frage, sondern eine Veranschaulichung der Rolle des Product Owners und eine neue Wertschätzung von Vertrauen, Transparenz und Disziplin.
Die Beziehung zwischen Product Owner, Scrum Masters und dem agilen Team
Adam schien etwas überrascht, als er gefragt wurde, ob ein Product Owner an der Retrospektive teilnehmen sollte.
Die Frage ergab sich aus der Beobachtung, dass einige in agilen Prozessen tätige Personen die Anwesenheit des Product Owners bei der Retrospektive als optional oder sogar als Hindernis empfanden.
Nach nur einer kurzen Pause lautete seine Antwort ein entschiedenes „Ja!“
Anschließend erläuterte er das „Warum“ –
Einer der wichtigsten Aspekte von agil ist, dass es nicht darum geht, schnell zu sein, sondern anpassungsfähig zu sein – was zu mehr Erfolg führt, beispielsweise zu einer besseren Akzeptanz eines Produkts.
Bei der Durchführung von Retrospektiven eines Teams ist es nicht nur wichtig, den Prozess zu moderieren, sondern ebenso wichtig, die Teamkultur zu gestalten. Das Team ist in hohem Maße auf die Anleitung und die Beiträge des Product Owners als Fachexperte angewiesen. Der Product Owner schafft ein Umfeld, in dem ein Team danach streben kann, leistungsstark zu sein, Verantwortung für Ergebnisse zu übernehmen und sich selbst zu organisieren, sodass es gegenüber seinen Stakeholdern rechenschaftspflichtig bleibt.
Vertrauen und Transparenz
Adam ist der Ansicht, dass Vertrauen und Transparenz die Grundlage für die Rolle eines Product Owners bilden.
„Für mich ist Transparenz ein Geschenk, denn man teilt damit, was man denkt oder weiß. Wenn das Team dies nicht aus Ihnen herausbekommt, dann geben Sie ihm nicht das, was es braucht, um erfolgreich zu sein.“
„Zwischen dem Team, dem Scrum Master und dem Product Owner sollte es keine Geheimnisse geben. Ich persönlich würde mich ganz auf diese Punkte konzentrieren. Ich würde das Problem lieber ansprechen und mich auf den Konflikt einlassen, als es schwelen zu lassen.“
„Es ist wirklich wertvoll, herauszufinden, was ein Team daran hindert, voranzukommen.“
Adam führte das Beispiel zweier Teammitglieder an, die in einem Team, das er einst betreute, nicht miteinander sprachen.
„Es war unfassbar! Wenn also während der Retrospektive eine Bemerkung zu diesem Thema fiel, ging ich der Sache immer weiter auf den Grund und bohrte nach dem ‚Warum‘, bis den Beteiligten klar wurde, dass ihre mangelnde Kommunikation das Problem war.“
Auch wenn die Vorgehensweise etwas konfrontativ war, ließ sich das Problem, sobald es zur Sprache gebracht worden war, leichter lösen, und die Teammitglieder waren später dankbar, dass die Angelegenheit geklärt worden war.
„Die Lösung solcher Probleme könnte so einfach sein wie das Angebot unterschiedlicher Arbeitszeiten. Dass man nicht miteinander sprach, war einfach kein triftiger Grund dafür, kein leistungsstarkes Team zu sein.“
Beziehen Sie die Menschen in das Gespräch ein
Ein Product Owner sollte die Zusammenarbeit stets im Blick behalten; deshalb setzt Adam auf gemeinsame Gestaltung.
„Wenn ich etwas tue, möchte ich es gemeinsam mit Ihnen tun, nicht an Ihnen. Keine Veränderung wird jemals erfolgreich sein, wenn Sie sie alleine angehen.“
„Da für die gemeinsame Gestaltung die Zusammenarbeit im Team erforderlich ist, ist es wichtig zu wissen, wie und wann man Menschen in den Dialog einbeziehen sollte. Die Wahl der Art und Weise, wie Gespräche geführt werden, kann einen großen Unterschied machen.“
„Es ist zum Beispiel einfacher, jemandem Ihre Arbeit zu zeigen, als ihn erst überzeugen zu müssen. Ein einstündiger Prototyp, über den man sprechen kann, ist manchmal viel wirkungsvoller als eine große Planungssitzung, in der Sie versuchen, Ihre Idee zu verkaufen. In anderen Fällen ist es vielleicht besser, gemeinsam etwas zu entwickeln.“
Gehen Sie bei Prozessen und Ergebnissen diszipliniert vor
Wenn Disziplin nicht als Hindernis für Flexibilität, sondern als Grundlage für Unterstützung betrachtet wird, kann sie als Mechanismus zur Stärkung des Teams wirken.
Disziplin kann so einfach sein wie das pünktliche Beginnen und Beenden einer Besprechung sowie eine klare Definition dessen, was unter „fertig“ zu verstehen ist. Es handelt sich dabei um kleine, gemeinsam vereinbarte Verhaltensweisen, an die sich die Teammitglieder halten, um den Teamzusammenhalt und den gegenseitigen Respekt bewusst zu stärken.
Adam ist der Ansicht, dass sich durch Disziplin gesunde Gewohnheiten entwickeln lassen, die leistungsstarke Teams fördern.
„Ich war Product Owner in einem Projekt mit 23 Teams, in dem die allgemeine Einstellung herrschte, diesen Sprint hinter sich zu bringen, dann den nächsten und den übernächsten und so weiter – einfach jeden Sprint irgendwie zu überstehen.“
„Dann wurden wir im Sprint disziplinierter.“
„Ja, der erste Monat war schwierig, weil wir versucht haben, zwei Dinge gleichzeitig zu bewältigen. Doch danach lief alles wie am Schnürchen. Und das Team konnte sich als leistungsstarkes Team weiter verbessern und wachsen. Tatsächlich wollten auch andere Mitarbeiter in der Organisation Teil dieses Teams werden.“
Es wurde zudem festgestellt, dass Teams, denen es an Disziplin mangelte, Probleme bekamen.
Was sollte also geschehen, wenn die Teammitglieder keinen disziplinierten Ansatz verfolgen würden?
„Wenn jemand unvorbereitet erscheint, ist es wichtig, den Zweck des Treffens deutlich zu machen und zu erklären, inwiefern sein Verhalten diesem Zweck nicht dienlich ist.“
„Es geht um den Fokus. Wenn beispielsweise während des Product Groomings die Diskussion auf ein bestimmtes Ticket abschweift, geht es darum, den Fokus wieder darauf zu lenken, warum wir dieses Treffen abhalten und was wir als Ergebnis dieser Sitzung erreichen wollen.“
Selbstverständlich trägt der Scrum Master dazu bei, diese Disziplin aufrechtzuerhalten.
In Bezug auf ihre Retrospektive fügte Adam hinzu, dass ein Team, sobald es die Struktur versteht und wertschätzt, die seine Disziplin aufgebaut hat, weitaus fokussierter und effizienter arbeitet, ohne auf das „System-2-Denken“ zurückgreifen zu müssen, wie es in dem Buch Thinking Fast and Slow von Daniel Kahneman beschrieben wird.
„Ein klarer Ablauf sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Die Teams möchten sich nicht um Dinge wie den Raum oder die verwendete Technik kümmern müssen. Ihr Fokus liegt auf dem eigentlichen Problem.“
Stärken Sie Ihr Team, während es Lösungen entwickelt
Was Adam betrifft, so besteht kein Zweifel an der Rolle des Product Owners: Wenn Sie Product Owner sind, gehören Sie zum agilen Team.
„Ich bin der Meinung, dass es die Aufgabe des Product Owners ist, mit Unterstützung des Scrum Masters eine entsprechende Kultur aufzubauen und für Klarheit im Team zu sorgen.“
„Teams hassen es, nicht zu wissen, wohin die Reise geht. Sie wenden sich gegeneinander, werden unruhig, versuchen, beschäftigt zu wirken, und es kommt zu allerlei anderen Dysfunktionen. Wenn Sie den Leuten einen Grund, ein ‚Warum‘, eine strategische Ausrichtung geben können, dann werden sie sagen: ‚Okay, cool. Verstanden!‘ Es geht also darum, locker gekoppelt, aber eng aufeinander abgestimmt zu sein. Auf diese Weise wissen wir alle, wohin die Reise geht, und ermöglichen es dem Team, dorthin zu gelangen.“
Adam hat sowohl mit Teams vor Ort als auch mit Remote-Teams und hybriden Teams zusammengearbeitet. 18 Monate lang arbeitete er mit Kollegen zusammen, die von Sydney bis nach Indien verteilt waren. Unabhängig von der Zusammensetzung war eines der Erfolgskriterien eines leistungsstarken Teams das Verständnis dafür, was als Nächstes geschehen würde.
„Wenn also in unserer Retrospektive etwas besprochen wurde, ging jemand los, um ein Ticket in Jira anzulegen. Die Mitarbeiter konnten auch dann zusammenarbeiten, wenn sie nicht immer im selben Raum waren. Dank unserer bewährten Arbeitsabläufe war dies problemlos möglich.“
Die Rolle des Product Owners in einer agilen Retrospektive
Um auf die Frage nach der Rolle des Product Owners in der Retrospektive zurückzukommen, merkte Adam an, dass der Product Owner ein Teilnehmer ist.
Seiner Meinung nach kann die Retrospektive von jedem im Team geleitet werden, wobei er es vorzieht, dass die Moderation unter den Teammitgliedern rotiert, damit diese Fähigkeiten weiterentwickelt und vom Team geschätzt werden können.
„Ich glaube, das Team möchte, dass die PO ehrlich und offen mitwirkt.“
Auf die Frage, was ein Product Owner bei einem Retrospektive erreichen möchte, lautet Adams Antwort ganz einfach: Es geht darum, dass das Team seine Arbeit verbessert.
Warum?
„Denn der Product Owner ist gegenüber der Organisation für die Ergebnisse verantwortlich, und zwar sowohl hinsichtlich der Dauer der Umsetzung als auch hinsichtlich der eingesetzten Ressourcen. Das Team ist für die Erbringung der Ergebnisse verantwortlich. Ein kluger PO nimmt also an der Retrospektive teil, um zuzuhören. Er wird den Teammitgliedern nicht vorschreiben, was sie tun sollen, oder ihnen sagen, dass sie es „auf diese Weise“ tun sollen. Wenn das Team das bereits wüsste, hätte es es schon getan.“
Adam sieht die Retrospektive als Gelegenheit für das Team, –
- Entdecken Sie Lösungen
- sich im Laufe der Arbeit weiterzubilden, um ein leistungsstarkes Team zu sein, und
- um auf der Reifeskala aufzusteigen.
Der Product Owner möchte aus vielen Gründen zum Aufbau eines leistungsstarken Teams beitragen –
- um die Vorhersagbarkeit zu verbessern
- ein gutes, solides und regelmäßiges User-Story-Management zu haben
- um das allgemeine Vertrauen und die Qualität zu verbessern
da Funktionen im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden.
Fördern und ermöglichen Sie Veränderungen bei Ihren Retrospektiven
Warum funktionieren Retros also?
„Ich glaube, das liegt daran, dass das Team befähigt ist, selbst Ideen zu entwickeln, die es umsetzen kann. Es kann SMART-Ziele festlegen, die es in den nächsten zwei Wochen verwirklichen kann. Da es selbst die Probleme identifiziert, die es betreffen, treibt es den Wandel eigenverantwortlich voran.“
Es wurde angemerkt, dass manche Menschen Veränderungen möglicherweise fürchten, weil ihnen etwas aufgezwungen wird und sie das Gefühl haben, keine Kontrolle darüber zu haben.
„Ein Thema, auf das ich in ‚From „No“ to „How?“‘ eingehe, sind der Einflussbereich und die Kontrollsphäre. Es ist wichtig, dem Team dabei zu helfen, seine Gespräche darauf zu konzentrieren, wo seine Kontrollsphäre liegt, damit es gestärkt wird und sich in der Lage fühlt, Veränderungen herbeizuführen.“
„Sie sollten das Gefühl haben, sich auf den Produktverantwortlichen verlassen zu können, damit dieser seinen Einfluss oder sein soziales Kapital nutzt, um auch über den Einflussbereich des Teams hinaus Wirkung zu erzielen.“
„Wenn ein agiles Team das Gefühl hat, sein Schicksal selbst in der Hand zu haben, kann es seine Welt verändern und Dinge verwirklichen. Es fühlt sich befähigt, Dinge anzugehen, und kann sie dann auch tatsächlich umsetzen.“
Wie ein Product Owner ein Team aus einer dysfunktionalen Situation herausführen kann
Wir konnten Adam nicht gehen lassen, ohne ihn um Rat zu fragen, wie man ein Team von einer dysfunktionalen zu einer leistungsstarken Einheit macht.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wohin die Reise geht und was das Ziel ist, und sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Sorgen Sie für eine gute Kommunikation; sei es zwischen den Teammitgliedern untereinander, zwischen dem Product Owner und dem Scrum Master – die Kommunikation muss offen und ehrlich sein.
- Disziplin! Geben Sie den Menschen Raum für Kreativität. Beginnen Sie pünktlich und konzentrieren Sie sich auf das Thema der Besprechung. Dies schafft eine Struktur, in der sich die Menschen entfalten können.
- Sagen Sie ihnen immer, warum
- Weisen Sie auf Missstände hin. Das Aufdecken von Problemen, Konflikten und Fehlern ist großartig, denn es bedeutet, dass etwas entdeckt wurde.
Haben Sie weitere Erfahrungen oder Geschichten darüber, wie Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Scrum-Team und dem Product Owner verbessert haben? Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns davon berichten.
Über Adam Mullett
Von „Nein“ zu „Wie?“: Zustimmung gewinnen und Veränderungen vorantreiben regt dazu an, die Ergebnisse gescheiterter Verbesserungsversuche mit Kollegen und Vorgesetzten zu teilen, um die gewonnenen Erkenntnisse zu festigen und sie an andere weiterzugeben.
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