Produktverantwortlicher und das Team für die agile

Die Beziehung zwischen dem Product Owner, den Scrum Masters und den Entwicklern ist entscheidend für den Erfolg eines agilen Teams. Es handelt sich um eine symbiotische Beziehung, die auf klarer Kommunikation, abgestimmten Zielen und Transparenz beruht und auf Vertrauen gegründet ist. Die Entwicklung eines Produkts, das breite Akzeptanz findet, oder die kontinuierliche Verbesserung sind in der Regel die Ziele, doch der Zusammenhalt und die Dynamik des Teams können darüber entscheiden, wie reibungslos und problemlos dieser Prozess verläuft.

Wir wollten mehr darüber erfahren und haben uns daher auf die Suche nach einem Product Owner gemacht, der uns seine Erkenntnisse und Erfahrungen schildern konnte.

Im Anschluss an seine Präsentation zur Produkt-Roadmap beim Perth Agile MeetUp haben wir uns mit Adam Mullett, Autor des Buches From „No“ to „How?: Get Buy-in and Lead Change“ und Product Owner, zusammengesetzt, um ihn nach seiner Einschätzung zu fragen, inwieweit ein Product Owner an einer Retrospektive beteiligt sein sollte.

Was wir erhielten, war mehr als nur eine Antwort auf eine Frage – es war vielmehr eine Veranschaulichung der Rolle des Product Owners und eine erneute Wertschätzung von Vertrauen, Transparenz und Disziplin.

Die Beziehung zwischen Product Owner, Scrum Masters und dem agilen Team

Adam schien etwas überrascht, als er gefragt wurde, ob ein Product Owner an der Retrospektive teilnehmen sollte.

Die Frage ergab sich aus der Beobachtung, dass einige an agilen Methoden beteiligte Personen die Anwesenheit des Product Owners bei der Retrospektive als optional oder sogar als Hindernis empfanden.

Nach nur einer kurzen Pause lautete seine Antwort ein nachdrückliches „Ja!“

Anschließend erläuterte er das „Warum“ –

Einer der wichtigsten Aspekte von agil ist, dass es nicht darum geht, schnell zu sein, sondern anpassungsfähig zu sein – was zu mehr Erfolg führt, beispielsweise zu einer besseren Akzeptanz eines Produkts.

Bei der Durchführung von Retrospektiven eines Teams ist es nicht nur wichtig, den Prozess zu moderieren, sondern ebenso wichtig, die Teamkultur zu gestalten. Das Team ist in hohem Maße auf die Anleitung und die Beiträge des Product Owners als Fachexperte angewiesen. Der Product Owner schafft ein Umfeld, in dem ein Team danach streben kann, leistungsstark zu sein, Verantwortung für die Ergebnisse zu übernehmen und sich selbst zu organisieren, sodass es gegenüber seinen Stakeholdern rechenschaftspflichtig bleibt.

Vertrauen und Transparenz

Adam ist der Ansicht, dass Vertrauen und Transparenz wesentliche Bestandteile der Rolle eines Product Owners sind.

„Für mich ist Transparenz ein Geschenk, denn man teilt damit, was man denkt oder was man weiß. Wenn das Team dies nicht aus Ihnen herausbekommt, dann geben Sie ihm nicht das, was es braucht, um erfolgreich zu sein.“

„Zwischen dem Team, dem Scrum Master und dem Product Owner sollte es keine Geheimnisse geben. Ich persönlich würde mich ganz auf diese Punkte konzentrieren. Ich würde das Problem lieber ansprechen und mich auf den Konflikt einlassen, als es schwelen zu lassen.“

„Es ist wirklich wertvoll, herauszufinden, was ein Team daran hindert, voranzukommen.“

Adam führte das Beispiel zweier Teammitglieder an, die in einem Team, das er einst betreute, nicht miteinander sprachen.

„Das war unfassbar! Wenn also während der Retrospektive eine Bemerkung zu diesem Thema fiel, ging ich der Sache immer weiter auf den Grund und bohrte so lange nach dem ‚Warum‘, bis den Beteiligten klar wurde, dass ihre mangelnde Kommunikation das Problem war.“

Obwohl die Vorgehensweise etwas konfrontativ war, ließ sich das Problem, sobald es einmal in den Vordergrund gerückt war, leichter angehen, und die Teammitglieder waren später dankbar, dass die Angelegenheit geklärt worden war.

„Die Lösung solcher Probleme könnte so einfach sein wie das Angebot unterschiedlicher Arbeitszeiten. Dass man nicht miteinander sprach, war einfach kein triftiger Grund dafür, kein leistungsstarkes Team zu sein.“

Beziehen Sie die Menschen in das Gespräch ein

Ein Product Owner sollte die Zusammenarbeit stets im Blick behalten; aus diesem Grund strebt Adam eine gemeinsame Gestaltung an.

„Wenn ich etwas tue, möchte ich es gemeinsam mit Ihnen tun, nicht an Ihnen. Keine Veränderung wird jemals erfolgreich sein, wenn Sie sie alleine vornehmen.“

„Da für die gemeinsame Gestaltung die Zusammenarbeit im Team erforderlich ist, ist es wichtig zu wissen, wie und wann man Menschen in den Dialog einbeziehen sollte. Die Wahl der Art und Weise, wie Gespräche geführt werden, kann einen großen Unterschied ausmachen.“

„Es ist zum Beispiel einfacher, jemandem Ihre Arbeit zu zeigen, als ihn erst überzeugen zu müssen. Ein einstündiger Prototyp, über den man sprechen kann, ist manchmal viel effektiver als eine große Planungssitzung, in der Sie versuchen, Ihre Idee zu verkaufen. In anderen Fällen ist es vielleicht besser, gemeinsam etwas zu entwickeln.“

Gehen Sie bei Prozessen und Ergebnissen diszipliniert vor

Wenn Disziplin nicht als Hindernis für Flexibilität, sondern als Grundlage für Unterstützung betrachtet wird, kann sie als Mechanismus zur Stärkung des Teams wirken.

Disziplin kann so einfach sein wie das pünktliche Beginnen einer Besprechung, das pünktliche Beenden derselben und eine klare Definition dessen, was unter „bereit“ zu verstehen ist. Es handelt sich dabei um kleine, gemeinsam vereinbarte Verhaltensweisen, an die sich die Teammitglieder halten, um den Teamzusammenhalt und den gegenseitigen Respekt bewusst zu stärken.

Adam ist der Ansicht, dass sich mit Disziplin gesunde Gewohnheiten etablieren lassen, die leistungsstarke Teams fördern.

„Ich war Product Owner in einem Projekt, in dem es 23 Teams gab und in dem die allgemeine Einstellung herrschte, diesen Sprint hinter sich zu bringen, dann den nächsten Sprint und den übernächsten und so weiter – einfach jeden Sprint irgendwie zu bewältigen, egal wie.“

„Dann haben wir begonnen, im Sprint disziplinierter zu werden.“

„Ja, der erste Monat war schwierig, da wir versucht haben, zwei Dinge gleichzeitig zu bewältigen. Doch danach lief alles wie am Schnürchen. Und das Team konnte sich als leistungsstarkes Team weiter verbessern und wachsen. Tatsächlich wollten auch andere Mitarbeiter in der Organisation Teil dieses Teams werden.“

Es wurde zudem festgestellt, dass die Teams, denen es an Disziplin mangelte, mit Problemen zu kämpfen hatten.

Was sollte also geschehen, wenn Teammitglieder sich nicht an einen disziplinierten Ansatz halten würden?

„Wenn jemand unvorbereitet erscheint, ist es wichtig, den Zweck des Treffens deutlich zu machen und zu verdeutlichen, inwiefern sein Verhalten diesem Zweck nicht dienlich ist.“

„Es geht um den Fokus. Wenn beispielsweise während des Product Grooming die Teilnehmer beginnen, über ein bestimmtes Ticket zu sprechen, dann geht es darum, den Fokus wieder darauf zu lenken, warum wir dieses Treffen abhalten und was wir als Ergebnis dieser Sitzung erreichen wollen.“

Selbstverständlich trägt der Scrum Master dazu bei, diese Disziplin aufrechtzuerhalten.

In Bezug auf ihr Retro fügte Adam hinzu, dass ein Team, sobald es die Struktur versteht und wertschätzt, die seine Disziplin aufgebaut hat, weitaus fokussierter und effizienter arbeitet, ohne auf das „System-2“-Denken zurückgreifen zu müssen, wie es in dem Buch Thinking Fast and Slow von Daniel Kahneman beschrieben wird.

„Ein klarer Ablauf sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Die Teams möchten sich nicht um Dinge wie den Raum oder die verwendete Technik kümmern müssen. Ihr Fokus liegt auf dem eigentlichen Problem.“

Stärken Sie Ihr Team, während es Lösungen entwickelt

Was Adam betrifft, so besteht kein Zweifel hinsichtlich der Rolle des Product Owners: Wenn Sie Product Owner sind, gehören Sie zum agilen Team.

„Ich bin der Meinung, dass es die Aufgabe des Product Owners ist, mit Unterstützung des Scrum Masters eine entsprechende Kultur aufzubauen und Klarheit für das Team zu schaffen.“

„Teams hassen es, wenn sie nicht wissen, wohin die Reise geht. Sie wenden sich gegeneinander, werden unruhig, versuchen, beschäftigt zu wirken, und es kommt zu allerlei anderen Funktionsstörungen. Wenn Sie den Menschen einen Grund, ein ‚Warum‘ und eine strategische Ausrichtung geben können, dann werden sie sagen: ‚Okay, cool. Verstanden!‘ Es geht also darum, locker miteinander verbunden, aber eng aufeinander abgestimmt zu sein. Auf diese Weise wissen wir alle, wohin die Reise geht, und ermöglichen es dem Team, dorthin zu gelangen.“

Adam hat sowohl mit Teams gearbeitet, die ausschließlich vor Ort tätig waren, als auch mit Remote-Teams und hybriden Teams. 18 Monate lang arbeitete er mit Kollegen zusammen, die von Sydney bis nach Indien verteilt waren. Unabhängig von der Zusammensetzung des Teams war eines der Erfolgskriterien eines leistungsstarken Teams das Verständnis dafür, was als Nächstes geschehen würde.

„Wenn also während unserer Retrospektive etwas auftauchte, machte sich jemand daran, ein Ticket in Jira anzulegen. Die Mitarbeiter konnten weiterhin zusammenarbeiten, auch wenn sie sich nicht immer im selben Raum befanden. Dank unserer bewährten Arbeitsabläufe war dies problemlos möglich.“

Die Rolle des Product Owners in einer agilen Retrospektive

Um noch einmal auf die Frage nach der Rolle des Product Owners in der Retrospektive zurückzukommen, merkte Adam an, dass der Product Owner ein Teilnehmer sei.

Seiner Meinung nach kann die Retrospektive von jedem Teammitglied geleitet werden, wobei er es vorzieht, dass die Moderation im Wechsel von den Teammitgliedern übernommen wird, damit diese Fähigkeiten weiterentwickelt und vom Team wertgeschätzt werden können.

„Ich glaube, das Team möchte, dass die PO ehrlich und offen mitwirkt.“

Auf die Frage, was ein Product Owner bei einer Retrospektive erreichen möchte, lautet Adams Antwort ganz einfach: Es geht darum, dass das Team seine Arbeit verbessert.

Warum?

„Denn der PO ist gegenüber der Organisation für die Ergebnisse verantwortlich, und zwar sowohl hinsichtlich der Dauer der Umsetzung als auch der eingesetzten Ressourcen. Das Team ist für die Erbringung der Ergebnisse verantwortlich. Ein kluger PO nimmt daher an der Retrospektive teil, um zuzuhören. Er wird den Teammitgliedern nicht vorschreiben, was sie tun sollen, oder ihnen sagen, dass sie es „auf diese Weise“ tun sollen. Wenn das Team das bereits wüsste, hätte es es schon so gemacht.“

Adam betrachtet die Retrospektive als Gelegenheit für das Team, –

Lösungen entdecken
sich im Laufe der Arbeit weiterzubilden, um ein leistungsstarkes Team zu sein, und
um auf der Reifeleiter aufzusteigen.

Der Product Owner möchte aus vielen Gründen zum Aufbau eines leistungsstarken Teams beitragen –

um die Vorhersagbarkeit zu verbessern
ein gutes, solides und regelmäßiges User-Story-Management zu gewährleisten
um das allgemeine Vertrauen und die Qualität zu verbessern

da die Funktionen im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden.

Fördern und ermöglichen Sie Veränderungen bei Ihren Retrospektiven

Warum funktionieren Retros also?

„Ich glaube, das liegt daran, dass das Team befähigt ist, selbst Ideen zu entwickeln, was es ändern kann. Es kann SMART-Ziele festlegen, die es in den nächsten zwei Wochen umsetzen kann. Da es selbst die Probleme identifiziert, die es betreffen, treibt es den Wandel eigenverantwortlich voran.“

Es wurde angemerkt, dass manche Menschen möglicherweise Angst vor Veränderungen haben, weil ihnen etwas aufgezwungen wird und sie das Gefühl haben, keine Kontrolle darüber zu haben.

„Ein Thema, auf das ich in ‚From „No“ to „How?“‘ eingehe, sind der Einflussbereich und die Kontrollsphären. Es ist wichtig, dem Team dabei zu helfen, seine Gespräche darauf zu konzentrieren, wo seine Kontrollsphären liegen, damit es gestärkt wird und sich in der Lage fühlt, Veränderungen herbeizuführen.“

„Sie sollten das Gefühl haben, sich auf den PO verlassen zu können, um dessen Einfluss oder soziales Kapital zu nutzen und so auch über den Einflussbereich des Teams hinaus Einfluss auszuüben.“

„Wenn ein agiles Team unterdessen das Gefühl hat, sein Schicksal selbst in der Hand zu haben, dann kann es seine Welt verändern und Dinge verwirklichen. Es fühlt sich stärker befähigt, Dinge anzugehen, und kann diese dann auch tatsächlich umsetzen.“

Wie ein Product Owner ein Team aus einer dysfunktionalen Situation herausführen kann

Wir konnten Adam nicht gehen lassen, ohne ihn um Rat zu fragen, wie man ein Team von einer dysfunktionalen zu einer leistungsstarken Organisation umgestalten kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wohin er geht und was sein Ziel ist, und sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Sorgen Sie für eine gute Kommunikation; sei es zwischen den Teammitgliedern untereinander, zwischen dem Product Owner und dem Scrum Master – die Kommunikation muss offen und ehrlich sein.
Disziplin! Geben Sie den Menschen Raum für Kreativität. Beginnen Sie pünktlich und konzentrieren Sie sich auf das Thema der Besprechung. Dies schafft eine Struktur, in der sich die Menschen entfalten können.
Sagen Sie ihnen stets, „warum“
Weisen Sie auf Missstände hin. Das Aufdecken von Problemen, Konflikten und Fehlern ist großartig, denn es bedeutet, dass etwas entdeckt wurde.

Haben Sie weitere Erkenntnisse oder Erfahrungsberichte darüber, wie Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Scrum-Team und dem Product Owner verbessert haben? Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie diese mit uns teilen würden.

Über Adam Mullett

Von „Nein“ zu „Wie?“: Zustimmung gewinnen und Veränderungen vorantreiben regt dazu an, die Ergebnisse gescheiterter Verbesserungsversuche mit Kollegen und dem Vorgesetzten zu teilen, um die gewonnenen Erkenntnisse zu festigen und sie an andere weiterzugeben.

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