Creare rapporti di lavoro positivi tra il Product Owner e il team che partecipa alla retrospettiva agile

Il rapporto tra il Product Owner, gli Scrum Master e gli sviluppatori è fondamentale per il successo di un team agile. Si tratta di un rapporto simbiotico che si basa su una comunicazione chiara, su obiettivi allineati e sulla trasparenza, ed è fondato sulla fiducia. La realizzazione di un prodotto che venga ampiamente adottato o il miglioramento continuo rappresentano solitamente l’obiettivo, ma la coesione e le dinamiche del team possono determinare quanto tale processo risulti agevole e privo di difficoltà.

Volevamo saperne di più, così siamo andati alla ricerca di un Product Owner disposto a condividere le proprie riflessioni e le proprie esperienze.

A seguito della sua presentazione sulla roadmap di prodotto all’Agile MeetUp di Perth, abbiamo incontrato Adam Mullett, autore del libro Da “No” a “Come?”: Ottenere il consenso e guidare il cambiamento e Product Owner, per chiedergli quale sia, a suo avviso, il livello di coinvolgimento che un Product Owner dovrebbe avere in una retrospettiva.

Quello che abbiamo ottenuto è stato ben più di una semplice risposta a una domanda: è stata una dimostrazione del ruolo del Product Owner e un rinnovato apprezzamento per la fiducia, la trasparenza e la disciplina.

Il rapporto tra Product Owner, Scrum Master e team agile

Adam è sembrato un po’ sorpreso quando gli è stato chiesto se un Product Owner dovesse partecipare alla retrospettiva.

La domanda è scaturita dall’osservazione che alcune persone coinvolte nel metodo agile consideravano la presenza del Product Owner alla retrospettiva come facoltativa, o addirittura un ostacolo.

Dopo una breve pausa, la sua risposta fu un deciso «sì!»

Ha poi illustrato il “perché” –

Uno degli aspetti fondamentali dell’agile è che non si tratta di essere veloci, ma di essere flessibili — il che porta a risultati migliori, come ad esempio una maggiore diffusione del prodotto.

Quando si tratta di condurre le retrospettive di un team, non solo è importante facilitare il processo, ma è altrettanto importante gestire la cultura. Il team fa grande affidamento sulla guida e sul contributo del Product Owner in qualità di esperto in materia. Il Product Owner promuove un ambiente in cui il team possa aspirare a raggiungere prestazioni elevate, assumendosi la responsabilità dei risultati e gestendosi in modo autonomo, in modo da rimanere responsabile nei confronti dei propri stakeholder.

Fiducia e trasparenza

Adam ritiene che la fiducia e la trasparenza siano elementi fondamentali per il ruolo di un Product Owner.

«Per me, essere trasparenti è un dono, perché significa condividere ciò che si pensa o ciò che si sa. Se il team non riesce a ottenere questo da voi, allora non state fornendo loro ciò di cui hanno bisogno per avere successo.»

«Non dovrebbero esserci segreti tra il team, lo Scrum Master e il Product Owner. Per quanto mi riguarda, mi concentrerei proprio su questi aspetti. Preferisco sollevare la questione e affrontare il conflitto piuttosto che lasciare che la situazione si aggravi.»

«Riuscire a individuare ciò che impedisce a una squadra di andare avanti è davvero prezioso.»

Adam ha portato l’esempio di due membri di una squadra che non si rivolgevano la parola, in una squadra che aveva allenato in passato.

«Era inconcepibile! Quindi, se durante la retrospettiva veniva espresso un commento relativo alla questione, continuavo ad approfondire, scendendo sempre più nel dettaglio per capire il “perché”, finché non si rendevano conto che il problema era proprio la loro mancanza di comunicazione.»

Sebbene l’approccio fosse in qualche modo conflittuale, una volta che la questione è stata portata alla ribalta è stato più facile affrontarla, e i membri del team si sono poi dimostrati grati che la questione fosse stata risolta.

«Risolvere questo genere di problemi potrebbe essere semplice come proporre orari di lavoro diversi. Il fatto di non parlarsi non era affatto un motivo valido per non essere una squadra altamente performante.»

Coinvolga le persone nella conversazione

Un Product Owner dovrebbe tenere sempre presente l’importanza della collaborazione; ecco perché Adam punta alla co-creazione.

«Se faccio qualcosa, voglio farlo con voi, non a voi. Nessun cambiamento potrà mai avere successo se lo si intraprende da soli»

«Poiché la collaborazione di gruppo è fondamentale affinché la co-creazione possa avvenire, è importante sapere come e quando coinvolgere le persone nella discussione. La scelta delle modalità con cui si svolgono le discussioni può fare una grande differenza.»

«Ad esempio, è più facile mostrare a qualcuno il proprio lavoro piuttosto che doverlo convincere. Un prototipo di un’ora con cui è possibile interagire è talvolta molto più efficace di una lunga sessione di pianificazione in cui si cerca di vendere la propria idea. Altre volte, invece, potrebbe essere preferibile procedere in modo collaborativo.»

Siate rigorosi sia nel processo che nei risultati

Quando la disciplina viene considerata come una base di sostegno piuttosto che come un ostacolo alla flessibilità, può fungere da meccanismo di responsabilizzazione del team.

La disciplina può consistere semplicemente nell’iniziare una riunione in orario, nel concluderla in orario e nell’avere una definizione rigorosa del concetto di «pronti». Si tratta di piccoli comportamenti concordati a cui i membri del team si attengono con l’obiettivo di migliorare consapevolmente la coesione e il rispetto all’interno del team.

Secondo Adam, con la disciplina è possibile promuovere abitudini salutari che favoriscano il funzionamento ottimale dei team.

«Ero Product Owner in un progetto in cui c’erano 23 team e la mentalità generale era quella di portare a termine questo sprint, poi un altro sprint, e un altro ancora, e così via, semplicemente di portare a termine lo sprint in qualsiasi modo possibile.»

«Da quel momento in poi abbiamo iniziato a dimostrare maggiore disciplina nello sprint.»

«Sì, il primo mese è stato difficile perché stavamo cercando di fare due cose contemporaneamente. Ma da quel momento in poi è andato tutto liscio. E il team è riuscito a continuare a migliorare e a crescere come gruppo altamente performante. Anzi, altri membri dell’organizzazione desideravano far parte di quel team.»

Si è inoltre osservato che le squadre prive di disciplina avrebbero incontrato delle difficoltà.

Cosa dovrebbe accadere, quindi, se i membri del team non adottassero un approccio disciplinato?

«Se qualcuno si presenta impreparato, è importante chiarire lo scopo della riunione e spiegare in che modo il suo comportamento non sia in linea con tale scopo.»

«È una questione di concentrazione. Durante il product grooming, ad esempio, se i partecipanti iniziano a parlare di un ticket specifico, occorre riportare l’attenzione sul motivo per cui stiamo tenendo questa riunione e sull’obiettivo che intendiamo raggiungere al termine di tale sessione.»

Naturalmente, lo Scrum Master contribuisce a garantire il rispetto di questa disciplina.

Per quanto riguarda il loro approccio retrospettivo, Adam ha aggiunto che, una volta che un team comprende e apprezza la struttura che la propria disciplina ha costruito, risulta molto più concentrato ed efficiente, senza dover ricorrere al pensiero del Sistema 2, come descritto nel libro Pensieri lenti e veloci di Daniel Kahneman.

«Disporre di un processo chiaro semplifica le cose. I team non vogliono doversi preoccupare di aspetti quali la sala da utilizzare o la tecnologia da impiegare. La loro attenzione è concentrata sul problema vero e proprio.»

Costruisca la sua squadra mentre i suoi membri elaborano soluzioni

Per quanto riguarda Adam, non vi è alcuna ambiguità riguardo al ruolo del Product Owner; se siete un Product Owner, fate parte del team agile.

«Ritengo che sia compito del Product Owner, con il supporto dello Scrum Master, promuovere una cultura aziendale adeguata e garantire chiarezza al team.»

«I team detestano non sapere dove stanno andando. Si rivoltano gli uni contro gli altri, diventano irrequieti, cercano di dare l’impressione di essere indaffarati e manifestano ogni sorta di altri comportamenti disfunzionali. Se riuscite a fornire alle persone una motivazione, un “perché”, una direzione strategica, allora diranno: “Va bene, perfetto. Capito!’ Si tratta quindi di mantenere un’organizzazione flessibile ma fortemente allineata. In questo modo sappiamo tutti dove stiamo andando e permettiamo al team di arrivarci.»

Adam ha lavorato con team composti esclusivamente da collaboratori in presenza, da collaboratori a distanza e da team ibridi. Per 18 mesi ha collaborato con persone dislocate da Sydney fino all’India. Indipendentemente dalla composizione, uno dei fattori di successo di un team altamente performante era la capacità di prevedere ciò che sarebbe accaduto in seguito.

«Quindi, se durante la nostra retrospettiva si verificava un evento, qualcuno si occupava di creare un ticket su Jira. Le persone potevano comunque collaborare anche se non si trovavano sempre nella stessa stanza. Disporre di metodi di lavoro ben definiti ha contribuito a rendere possibile tutto ciò».

Il ruolo del Product Owner in una retrospettiva agile

Tornando alla questione del ruolo del Product Owner nella retrospettiva, Adam ha sottolineato che il Product Owner è un partecipante.

A suo avviso, la retrospettiva può essere condotta da chiunque all’interno del team; egli preferisce che il ruolo di facilitatore venga assegnato a rotazione tra i membri del team, in modo che tali competenze possano essere sviluppate e valorizzate dal team stesso.

«Credo che la squadra desideri che il PO dia prova di onestà e apertura nel corso della propria partecipazione»

Per quanto riguarda ciò che un Product Owner spera di contribuire a realizzare durante un retro, la risposta di Adam è semplice: l’obiettivo è che il team migliori nel proprio lavoro.

Perché?

«Poiché il PO è responsabile nei confronti dell’organizzazione dei risultati ottenuti, sia in termini di tempo impiegato che di risorse utilizzate. Il team è responsabile della consegna dei risultati. Pertanto, un Product Owner (PO) «Smart» parteciperà alla retrospettiva per ascoltare. Non dirà alle persone cosa fare, né che dovrebbero farlo «in questo modo». Se il team lo sapesse già, lo avrebbe fatto.»

Adam considera la retrospettiva un’opportunità per il team di –

1. scoprite le soluzioni
2. per acquisire informazioni man mano che procedono, al fine di diventare un team altamente performante e
3. per avanzare nella scala di maturità.

Il Product Owner desidera contribuire alla creazione di un team altamente performante per molte ragioni –

1. al fine di migliorare la prevedibilità
2. disporre di una gestione delle user story efficace, solida e regolare
3. per migliorare la fiducia e la qualità complessive

man mano che le funzionalità vengono sviluppate nel corso del tempo.

Incoraggiate e favorite i cambiamenti durante le vostre riunioni di retrospettiva

Allora, perché i modelli retrò hanno successo?

«Credo che ciò sia dovuto al fatto che il team ha la possibilità di individuare gli aspetti che può modificare. I membri del team possono definire obiettivi SMART da mettere in pratica nelle prossime due settimane. Sono loro stessi a individuare il problema che li riguarda, pertanto sono autonomi nel guidare il cambiamento.»

È stato osservato che alcune persone potrebbero temere il cambiamento perché si tratta di qualcosa che viene loro imposto e non hanno la sensazione di avere il controllo della situazione.

«Un concetto a cui faccio riferimento nel libro Da “No” a “Come?” è quello della sfera di influenza e dei centri di controllo. È importante aiutare il team a concentrare le proprie discussioni su dove si colloca il proprio centro di controllo, in modo che i membri si sentano responsabilizzati e in grado di apportare cambiamenti.»

«Dovrebbero sentire di poter contare sul PO affinché questi sfrutti la propria influenza o il proprio capitale sociale per esercitare un’influenza al di là della sfera d’azione del team.»

«Nel frattempo, se un team agile ha la sensazione di avere il controllo del proprio destino, allora può cambiare la propria realtà e realizzare i propri obiettivi. I suoi membri si sentono più motivati ad agire e possono quindi procedere e portare a termine il lavoro.»

In che modo un Product Owner può guidare un team per evitare situazioni di disfunzione

Non potevamo lasciar andare Adam senza chiedergli qualche consiglio su come trasformare un team da un gruppo disfunzionale a uno altamente performante.

I punti salienti:

1. Assicuratevi che tutti sappiano qual è la direzione da seguire e quale sia l’obiettivo, e che siano tutti sulla stessa lunghezza d’onda.
2. Assicuratevi che vi sia una buona comunicazione; che si tratti di rapporti tra i membri del team, tra il Product Owner e lo Scrum Master, la comunicazione deve essere aperta e sincera.
3. Disciplina! Offrite alle persone lo spazio necessario per esprimere la propria creatività. Iniziate puntuali e concentratevi sull’argomento della riunione. Ciò garantisce una struttura che consenta alle persone di dare il meglio di sé.
4. Spiegate loro sempre il “perché”
5. Segnalate le disfunzioni. Individuare problemi, conflitti ed errori è positivo, perché significa che si è scoperto qualcosa.

Avete altre riflessioni o esperienze da condividere su come avete migliorato i rapporti di lavoro tra il vostro team Scrum e il Product Owner? Ci farebbe molto piacere se le condivideste con noi.

Informazioni su Adam Mullett

Da “No” a “Come?”: Ottenere il consenso e guidare il cambiamento incoraggia la condivisione dei risultati derivanti da tentativi di miglioramento falliti con i colleghi e il superiore, come modo sia per consolidare la lezione appresa sia per condividere quanto appreso con gli altri.

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