Creare relazioni di lavoro positive tra il Proprietario del Prodotto e il team di retrospettiva agile

Il rapporto tra il Product Owner, gli Scrum Master e gli sviluppatori è fondamentale per il successo di un team agile. Si tratta di un rapporto simbiotico che si basa su una comunicazione chiara, obiettivi allineati, trasparenza e che fonda la propria essenza sulla fiducia. La creazione di un prodotto ampiamente adottato o il miglioramento continuo rappresentano solitamente l’obiettivo, ma la coesione e le dinamiche del team possono determinare quanto tale processo risulti agevole e privo di difficoltà.

Volevamo saperne di più, così siamo andati alla ricerca di un Product Owner disposto a condividere le sue riflessioni e le sue esperienze.

A seguito della sua presentazione sulla roadmap di prodotto all’Agile MeetUp di Perth, abbiamo incontrato Adam Mullett, autore del libro Da “No” a “Come?”: Ottenere il consenso e guidare il cambiamento e Product Owner, per chiedergli quale sia, a suo avviso, il livello di coinvolgimento che un Product Owner dovrebbe avere in una retrospettiva.

Quello che abbiamo ottenuto è stato ben più di una semplice risposta a una domanda: è stata una dimostrazione del ruolo del Product Owner e un rinnovato apprezzamento dei valori di fiducia, trasparenza e disciplina.

Il rapporto tra Product Owner, Scrum Master e team agile

Adam è sembrato un po’ sorpreso quando gli è stato chiesto se un Product Owner dovesse partecipare alla retrospettiva.

La domanda nasceva dall’osservazione che alcune persone coinvolte nel metodo agile consideravano la presenza del Product Owner alla retrospettiva come facoltativa, o addirittura un ostacolo.

Dopo una breve pausa, la sua risposta fu un «sì!» categorico

Ha poi spiegato il “perché” –

Uno degli aspetti fondamentali dell’agile è che non si tratta di essere veloci, ma di essere flessibili – il che porta a risultati migliori, come una maggiore diffusione del prodotto.

Quando si tratta di condurre le retrospettive di un team, non solo è importante facilitare il processo, ma è altrettanto importante gestire la cultura. Il team fa grande affidamento sulla guida e sul contributo del Product Owner in qualità di esperto in materia. Il Product Owner promuove un ambiente in cui il team possa aspirare a prestazioni elevate, assumendosi la responsabilità dei risultati e gestendosi autonomamente, in modo da rimanere responsabile nei confronti dei propri stakeholder.

Fiducia e trasparenza

Adam ritiene che la fiducia e la trasparenza siano elementi fondamentali per il ruolo di un Product Owner.

«Per me, essere trasparenti è un dono, perché significa condividere ciò che si pensa o ciò che si sa. Se il team non riesce a ottenere questo da voi, allora non state fornendo loro ciò di cui hanno bisogno per avere successo.»

«Non dovrebbero esserci segreti tra il team, lo Scrum Master e il Product Owner. Per quanto mi riguarda, mi concentrerei proprio su questi aspetti. Preferisco sollevare la questione e affrontare il conflitto piuttosto che lasciare che la situazione peggiori.»

«Riuscire a individuare ciò che impedisce a una squadra di andare avanti è davvero prezioso.»

Adam ha portato l’esempio di due membri di un team che non si parlavano all’interno di una squadra che aveva allenato in passato.

«Era inconcepibile! Quindi, se durante la retrospettiva veniva sollevata una questione, continuavo ad approfondire, scendendo sempre più nel dettaglio per capire il “perché”, finché non si rendevano conto che il problema era proprio la loro mancanza di comunicazione.»

Sebbene l’approccio fosse piuttosto conflittuale, una volta che la questione è stata portata alla ribalta è stato più facile affrontarla, e in seguito i membri del team hanno espresso la loro gratitudine per il fatto che la questione fosse stata risolta.

«Risolvere questo genere di problemi potrebbe essere semplice come proporre orari di lavoro diversi. Il fatto di non parlarsi non era affatto un motivo valido per non essere una squadra altamente performante.»

Coinvolga le persone nella conversazione

Un Product Owner dovrebbe tenere sempre presente l’importanza della collaborazione; ecco perché Adam punta sulla co-creazione.

«Se faccio qualcosa, voglio farlo con voi, non a voi. Nessun cambiamento potrà mai avere successo se lo si intraprende da soli»

«Poiché la collaborazione di gruppo è fondamentale affinché la co-creazione possa avvenire, è importante sapere come e quando coinvolgere le persone nella conversazione. La scelta delle modalità con cui si svolgono le conversazioni può fare una grande differenza.»

«Ad esempio, è più facile mostrare a qualcuno il proprio lavoro piuttosto che doverlo convincere. Un prototipo di un’ora con cui è possibile interagire è talvolta molto più efficace di una lunga riunione di pianificazione in cui si cerca di vendere la propria idea. Altre volte potrebbe essere preferibile procedere in modo collaborativo.»

Siate rigorosi nel seguire le procedure e nel perseguire i risultati

Quando la disciplina viene considerata una base di sostegno piuttosto che un ostacolo alla flessibilità, può fungere da meccanismo di responsabilizzazione del team.

La disciplina può consistere semplicemente nell’iniziare una riunione in orario, nel terminarla in orario e nell’avere una definizione rigorosa di cosa significhi essere «pronti». Si tratta di piccoli comportamenti concordati a cui i membri del team si attengono con l’obiettivo di migliorare consapevolmente la coesione e il rispetto all’interno del gruppo.

Secondo Adam, con la disciplina è possibile promuovere abitudini salutari che favoriscono il funzionamento ottimale dei team.

«Ho ricoperto il ruolo di Product Owner in un progetto in cui erano presenti 23 team e in cui prevaleva la mentalità di portare a termine quello sprint, poi un altro, e poi un altro ancora, e così via, semplicemente cercando di superare lo sprint in qualsiasi modo possibile.»

«Da quel momento in poi abbiamo iniziato a essere più disciplinati nello sprint.»

«Sì, il primo mese è stato difficile perché stavamo cercando di fare due cose contemporaneamente. Ma dopo quel periodo, è andato tutto liscio. Inoltre, il team è riuscito a continuare a migliorare e a crescere come gruppo altamente performante. Anzi, altri membri dell’organizzazione desideravano far parte di quel team.»

Si è inoltre osservato che le squadre prive di disciplina avrebbero incontrato delle difficoltà.

Cosa dovrebbe succedere, quindi, se i membri del team non adottassero un approccio disciplinato?

«Se qualcuno si presenta impreparato, è importante chiarire lo scopo della riunione e spiegare in che modo il suo comportamento non contribuisca al raggiungimento di tale obiettivo.»

«È una questione di concentrazione. Durante il product grooming, ad esempio, se i partecipanti iniziano a discutere di un ticket specifico, occorre riportare l’attenzione sul motivo per cui ci troviamo qui e sull’obiettivo che intendiamo raggiungere con quella sessione.»

Naturalmente, lo Scrum Master contribuisce a garantire il rispetto di questa disciplina.

Per quanto riguarda il loro approccio retrospettivo, Adam ha aggiunto che, una volta che un team comprende e apprezza la struttura che la propria disciplina ha costruito, risulta molto più concentrato ed efficiente, senza dover ricorrere al pensiero del Sistema 2, come descritto nel libro Pensieri lenti e veloci di Daniel Kahneman.

«Disporre di un processo chiaro semplifica le cose. I team non vogliono doversi preoccupare di aspetti quali la sala da utilizzare o la tecnologia da impiegare. La loro attenzione è concentrata sul problema vero e proprio.»

Costruisca la sua squadra mentre i suoi membri elaborano soluzioni

Per quanto riguarda Adam, non vi è alcuna ambiguità riguardo al ruolo del Product Owner: se siete un Product Owner, fate parte del team agile.

«Ritengo che sia compito del Product Owner, con il supporto dello Scrum Master, promuovere una cultura aziendale e garantire chiarezza al team.»

«I team detestano non sapere dove stanno andando. Finiscono per scontrarsi tra loro, diventano irrequieti, cercano di dare l’impressione di essere indaffarati e manifestano ogni sorta di disfunzione. Se riuscite a fornire alle persone una motivazione, un “perché”, una direzione strategica, allora diranno: “Ok, perfetto. Capito!’ Si tratta quindi di essere vagamente collegati ma strettamente allineati. In questo modo sappiamo tutti dove stiamo andando e permettiamo al team di arrivarci.”

Adam ha lavorato con team composti esclusivamente da membri in presenza, da membri in remoto e da team ibridi. Per 18 mesi ha collaborato con persone dislocate da Sydney fino all’India. Indipendentemente dalla composizione, uno dei fattori di successo di un team altamente performante era la capacità di prevedere ciò che sarebbe accaduto in seguito.

«Quindi, se durante la nostra retrospettiva emergeva un problema, qualcuno si occupava di creare un ticket su Jira. Le persone potevano continuare a lavorare insieme anche se non si trovavano sempre nella stessa stanza. Disporre di solide modalità operative ha contribuito a rendere possibile tutto ciò».

Il ruolo del Product Owner in una retrospettiva agile

Tornando alla questione del ruolo del Product Owner nella retrospettiva, Adam ha sottolineato che il Product Owner è un partecipante.

A suo avviso, la retrospettiva può essere condotta da chiunque all’interno del team; egli preferisce che il ruolo di facilitatore venga assegnato a rotazione tra i membri del team, in modo che tali competenze possano essere sviluppate e valorizzate dal gruppo.

«Credo che la squadra desideri che il PO sia onesto e trasparente nel corso della sua partecipazione»

Per quanto riguarda ciò che un Product Owner spera di contribuire a realizzare durante un retrospettiva, la risposta di Adam è semplice: l’obiettivo è che il team migliori nel proprio lavoro.

Perché?

«Poiché il PO è responsabile nei confronti dell’organizzazione dei risultati ottenuti, in termini sia di tempi impiegati che di risorse utilizzate. Il team è responsabile della consegna dei risultati. Pertanto, un Product Owner intelligente parteciperà alla retrospettiva per ascoltare. Non dirà alle persone cosa fare, né che dovrebbero farlo “in questo modo”. Se il team lo sapesse già, lo avrebbe fatto.”

Adam considera la retrospettiva un’occasione per il team di –

1. scoprite le soluzioni
2. imparare man mano per diventare una squadra altamente performante e
3. per progredire nella scala di maturità.

Il Product Owner desidera contribuire alla creazione di un team altamente performante per molte ragioni –

1. per migliorare la prevedibilità
2. per garantire una gestione delle user story efficace, solida e regolare
3. per migliorare la fiducia e la qualità complessive

man mano che le funzionalità vengono sviluppate nel corso del tempo.

Incoraggiate e favorite i cambiamenti durante le vostre riunioni di retrospettiva

Allora, perché i modelli retrò hanno successo?

«Credo che ciò sia dovuto al fatto che il team ha la possibilità di individuare gli aspetti che può modificare. I membri possono definire obiettivi SMART da mettere in pratica nelle prossime due settimane. Sono loro stessi a individuare i problemi che li riguardano, quindi sono autonomi nel guidare il cambiamento.»

È stato osservato che alcune persone potrebbero temere il cambiamento perché si tratta di qualcosa che viene loro imposto e non hanno la sensazione di avere il controllo della situazione.

«Un concetto a cui faccio riferimento nel libro Da “No” a “Come?” è quello della sfera di influenza e dei centri di controllo. È importante aiutare il team a concentrare le proprie discussioni su dove si trova il proprio centro di controllo, in modo che i membri si sentano responsabilizzati e in grado di apportare dei cambiamenti.»

«Dovrebbero sentire di poter contare sul responsabile di progetto affinché questi sfrutti la propria influenza o il proprio capitale sociale per esercitare un’influenza al di là della sfera d’azione del team.»

«Nel frattempo, se un team agile ha la sensazione di avere il controllo del proprio destino, allora può cambiare la propria realtà e realizzare i propri obiettivi. Si sente più motivato ad agire e può quindi procedere e portare a termine il lavoro.»

In che modo un Product Owner può aiutare un team a evitare situazioni di disfunzione

Non potevamo lasciar andare Adam senza chiedergli qualche consiglio su come trasformare un team da un gruppo disfunzionale a uno altamente performante.

I punti salienti:

1. Assicuratevi che tutti sappiano qual è la direzione da seguire e qual è l’obiettivo, e che siano tutti sulla stessa lunghezza d’onda.
2. Assicuratevi che la comunicazione sia efficace; che si tratti di rapporti tra i membri del team, tra il Product Owner e lo Scrum Master, la comunicazione deve essere aperta e sincera.
3. Disciplina! Offrite alle persone lo spazio per esprimere la propria creatività. Iniziate puntuali e concentratevi sull’argomento della riunione. Ciò garantisce una struttura che permette alle persone di dare il meglio di sé.
4. Spiegate sempre loro il “perché”
5. Segnalate le disfunzioni. Individuare problemi, conflitti ed errori è positivo, perché significa che si è scoperto qualcosa.

Avete altri suggerimenti o esperienze da condividere su come avete migliorato i rapporti di lavoro tra il vostro team Scrum e il Product Owner? Ci farebbe molto piacere se li condivideste con noi.

Informazioni su Adam Mullett

Da “No” a “Come?: Ottenere il consenso e guidare il cambiamento incoraggia la condivisione dei risultati derivanti da tentativi di miglioramento falliti con i colleghi e il superiore, come modo sia per consolidare la lezione appresa sia per condividere quanto appreso con gli altri.

Provi una demo con i nostri simpatici bot

oppure

Inizi la sua prova gratuita di 30 giorni