Kanban Flow Retrospective

Format voor de Kanban Flow Retrospective

Wat stroomde goed door?

Waar bewoog werk soepel over het bord?

Dit onderwerp gaat over de delen van je workflow die goed werkten: werkitems die gestaag van start tot finish gingen zonder onnodige vertraging. Laat het team denken aan specifieke kaarten, overdrachten of fases die soepel voelden, en vraag door op wat die flow mogelijk maakte, zodat je die werkwijzen kunt herhalen.

Waar zaten de bottlenecks?

Bij welke fases stapelde werk zich op of liep het vast?

Bottlenecks zijn de fases waar werk sneller binnenkomt dan het verwerkt kan worden, waardoor de hele flow vertraagt. Vraag het team te kijken naar kolommen waar kaarten zich opstapelden of stil bleven liggen, en zoek uit waarom. Richt je op het systeem en het proces in plaats van op personen, zodat er geen schuldvraag ontstaat en het gesprek constructief blijft.

WIP-limieten en afspraken

Werken onze work-in-progress-limieten en regels?

Dit onderwerp kijkt of de WIP-limieten, kolomafspraken en definitions of done van het team de flow helpen of juist hinderen. Laat het team nadenken over de vraag of de limieten werden gerespecteerd, te krap of te ruim waren, en of de regels voor het verplaatsen van kaarten duidelijk waren. Vaak zie je hier waar het proces zelf bijgesteld moet worden.

Wat gaan we verbeteren?

Welke concrete veranderingen verbeteren onze flow?

Dit is het actiegerichte onderwerp waarin het team inzichten omzet in afspraken. Stimuleer concrete, meetbare verbeteringen met een eigenaar in plaats van vage voornemens. Koppel elke actie aan een bottleneck of flowprobleem dat eerder naar voren kwam, en spreek af hoe je bij de volgende retrospective weet of het gewerkt heeft.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

• Als je team met Kanban of Lean werkt en de flow wil verbeteren zonder te wachten tot er een sprint afloopt.
• Als de cycle times oplopen of het werk vast lijkt te zitten, en je de bottleneck moet vinden.
• Als WIP-limieten en kolomafspraken onduidelijk zijn of genegeerd worden.
• Als je de retrospective wilt koppelen aan flowmetrics zoals throughput en lead time.
• Elke twee weken of eens per maand, om het verbeteren van de flow een gewoonte te maken.

Voorstellen voor ijsbrekers

• Als je workflow verkeer was, hoe zou het er nu uitzien: een vrije snelweg, de spits of een totaal verkeersinfarct?
• Wat is één ding in je dagelijkse routine dat altijd soepel loopt, zonder enige bottleneck?

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

• Neem het bord en je flowmetrics (cycle time, throughput, WIP) mee, zodat de discussie begint bij data.
• Praat over het systeem, niet over personen. Bottlenecks zijn meestal procesproblemen, dus ga niet op zoek naar schuldigen.
• Beperk je tot een of twee verbeteracties, zodat het team ze vóór de volgende retro kan uitvoeren.
• Geef elke actie een eigenaar en een manier om die bij de volgende sessie te meten.
• Laat ideeën anoniem invoeren vóór de discussie, zodat ook stillere teamleden bijdragen.
• Begin met het doornemen van de acties van de vorige keer om te zien wat er veranderd is.

Veelgestelde vragen