Retrospectiva de Fluxo Kanban

Formato da retrospectiva de Fluxo Kanban

O que fluiu bem?

Onde o trabalho avançou sem problemas pelo quadro?

Este tópico reúne as partes do fluxo de trabalho que funcionaram bem: itens que avançaram de forma constante do início ao fim, sem atrasos desnecessários. Incentive o time a pensar em cartões, passagens de bastão ou etapas específicas que pareceram tranquilas e peça que identifiquem o que possibilitou esse fluxo, para que essas práticas possam ser repetidas.

Onde estavam os gargalos?

Quais etapas fizeram o trabalho acumular ou travar?

Gargalos são as etapas em que o trabalho se acumula mais rápido do que pode ser processado, deixando todo o fluxo mais lento. Peça ao time que observe as colunas onde os cartões se acumularam ou ficaram parados e investigue o porquê. Mantenha o foco no sistema e no processo, e não nas pessoas, para evitar culpados e manter a conversa construtiva.

Limites de WIP e políticas

Nossos limites de trabalho em andamento e regras estão funcionando?

Este tópico avalia se os limites de WIP, as políticas das colunas e as definições de pronto do time estão ajudando ou atrapalhando o fluxo. Incentive o time a refletir se os limites foram respeitados, se estavam apertados ou folgados demais e se as regras para mover os cartões estavam claras. Isso costuma revelar onde o próprio processo precisa de ajustes.

O que vamos melhorar?

Quais mudanças concretas vão melhorar nosso fluxo?

Este é o tópico voltado para ação, em que o time transforma os aprendizados em compromissos. Incentive melhorias concretas, com responsável e mensuráveis, em vez de intenções vagas. Relacione cada ação a um gargalo ou problema de fluxo levantado antes e decidam como vocês vão saber, na próxima retrospectiva, se funcionou.

Quando utilizar esta análise retrospectiva

• Quando o time pratica Kanban ou Lean e quer melhorar o fluxo sem esperar o fim de uma sprint.
• Quando os cycle times estão aumentando ou o trabalho parece travado e vocês precisam encontrar o gargalo.
• Quando os limites de WIP e as políticas das colunas não estão claros ou estão sendo ignorados.
• Quando vocês querem uma discussão de retrospectiva ligada a métricas de fluxo como throughput e lead time.
• A cada duas semanas ou uma vez por mês, para tornar a melhoria do fluxo um hábito.

Perguntas sugeridas para quebra-gelo

• Se o seu fluxo de trabalho fosse um tipo de trânsito, como ele estaria agora: estrada livre, hora do rush ou engarrafamento total?
• Qual é uma coisa da sua rotina diária que sempre flui bem, sem nenhum gargalo?

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Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva

• Levem o quadro e as métricas de fluxo (cycle time, throughput, WIP) para que a discussão comece a partir de dados.
• Falem do sistema, não das pessoas. Gargalos costumam ser problemas de processo, então mantenham a conversa livre de culpa.
• Limitem-se a uma ou duas ações de melhoria para que o time consiga entregá-las antes da próxima retro.
• Definam um responsável para cada ação e uma forma de medi-la na sessão seguinte.
• Usem a inserção anônima de ideias antes da discussão para que as pessoas mais caladas também contribuam.
• Comecem revisando as ações da última vez para ver o que mudou.

Perguntas frequentes