Kanban-Flow-Retrospektive

Format der Kanban-Flow-Retrospektive

Was ist gut geflossen?

Wo lief die Arbeit reibungslos über das Board?

Dieses Thema erfasst die Teile eures Workflows, die gut funktioniert haben: Arbeitselemente, die ohne unnötige Verzögerungen stetig vom Start bis zum Ziel gelangt sind. Ermutige das Team, an konkrete Karten, Übergaben oder Phasen zu denken, die sich reibungslos angefühlt haben, und frag nach, was diesen Fluss ermöglicht hat, damit sich diese Praktiken wiederholen lassen.

Wo lagen die Engpässe?

In welchen Phasen hat sich Arbeit gestaut oder ist ins Stocken geraten?

Engpässe sind die Phasen, in denen sich Arbeit schneller ansammelt, als sie abgearbeitet werden kann, wodurch der gesamte Fluss ausgebremst wird. Bitte das Team, sich die Spalten anzuschauen, in denen sich Karten gestapelt haben oder liegen geblieben sind, und geh den Ursachen auf den Grund. Lenke den Fokus auf System und Prozess statt auf Einzelpersonen, um Schuldzuweisungen zu vermeiden und das Gespräch konstruktiv zu halten.

WIP-Limits und Regeln

Funktionieren unsere WIP-Limits und Regeln?

Dieses Thema beleuchtet, ob die WIP-Limits, Spaltenregeln und die Definition of Done des Teams den Fluss fördern oder behindern. Rege das Team dazu an, darüber nachzudenken, ob die Limits eingehalten wurden, zu eng oder zu locker waren und ob die Regeln für das Verschieben von Karten klar waren. Oft zeigt sich dabei, wo der Prozess selbst nachjustiert werden muss.

Was werden wir verbessern?

Welche konkreten Änderungen verbessern unseren Fluss?

In diesem handlungsorientierten Thema verwandelt das Team Erkenntnisse in Zusagen. Ermutige zu konkreten, messbaren Verbesserungen mit klarer Verantwortung statt zu vagen Absichten. Verknüpfe jede Maßnahme mit einem zuvor genannten Engpass oder Flow-Problem und legt gemeinsam fest, woran ihr bei der nächsten Retrospektive erkennt, dass es funktioniert hat.

Wann sollte diese Retrospektive durchgeführt werden?

• Wenn euer Team Kanban oder Lean praktiziert und den Fluss verbessern will, ohne auf das Ende eines Sprints zu warten.
• Wenn die Cycle Times steigen oder die Arbeit festzustecken scheint und ihr den Engpass finden müsst.
• Wenn WIP-Limits und Spaltenregeln unklar sind oder ignoriert werden.
• Wenn ihr die Diskussion in der Retrospektive an Flow-Metriken wie Durchsatz und Lead Time knüpfen wollt.
• Alle zwei Wochen oder einmal im Monat, um die Verbesserung des Flusses zur Gewohnheit zu machen.

Vorschläge für Fragen zum Icebreaker

• Wenn euer Workflow eine Verkehrslage wäre, welche wäre es gerade: freie Autobahn, Rushhour oder kompletter Stillstand?
• Was läuft in deinem Alltag immer reibungslos, ganz ohne Engpässe?

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Ideen und Tipps für Ihre Retrospektive

• Bringt das Board und eure Flow-Metriken (Cycle Time, Durchsatz, WIP) mit, damit die Diskussion bei den Daten beginnt.
• Sprecht über das System, nicht über Einzelpersonen. Engpässe sind meist Prozessprobleme, also verzichtet auf Schuldzuweisungen.
• Beschränkt euch auf ein oder zwei Verbesserungsmaßnahmen, damit das Team sie bis zur nächsten Retro umsetzen kann.
• Gebt jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und eine Möglichkeit, sie in der nächsten Sitzung zu messen.
• Lasst Ideen vor der Diskussion anonym erfassen, damit sich auch ruhigere Teammitglieder einbringen.
• Beginnt mit einem Rückblick auf die Maßnahmen vom letzten Mal, um zu sehen, was sich verändert hat.

Häufig gestellte Fragen