¿Qué es una reunión de pie? Objetivo, historia y la regla de los 15 minutos
Una reunión de pie es una sesión diaria de 15 minutos en la que cada miembro del equipo informa de lo que hizo ayer, de lo que va a hacer hoy y de los obstáculos con los que se encuentra.
Una reunión de pie es una breve sesión diaria de coordinación, que suele durar quince minutos y en la que, por lo general, se participa de pie, en la que el equipo comparte los avances, identifica los obstáculos y planifica conjuntamente la jornada del día siguiente. Se trata de una reunión que el equipo organiza por sí mismo: un punto de control de coordinación, no un informe de situación dirigido a un responsable. Esa distinción es la que determina si esos quince minutos merecen la pena.
La mayoría de los equipos celebran una reunión de pie. Son mucho menos los que celebran una que merezca la pena, y la diferencia casi nunca radica en el formato. Se trata de si la reunión sirve para coordinar al equipo o simplemente para supervisarlo.
¿Por qué se denomina «standup»?
El nombre es la limitación. Se permanece de pie porque estar de pie resulta incómodo, y esa incomodidad cumple una función: pone fin a la reunión antes de que se convierta en un debate sobre diseño. Si se retiran las sillas, se elimina el incentivo para divagar.
Este formato es anterior a Scrum. Tiene su origen en la Programación Extrema (Extreme Programming) de finales de la década de 1990, donde el Standup diario era una de las prácticas originales del equipo, y posteriormente se incorporó a Scrum como el Daily Scrum. Si desea aclarar la terminología (Daily Scrum, Standup diario, reunión diaria), consulte «Daily Scrum frente a Standup diario». A efectos de este capítulo, considérelos como un mismo evento.
Para qué sirve una reunión diaria de pie durante un standup
Si lo reducimos a lo esencial, un Standup hace tres cosas:
- Ofrece una visión general común del progreso hacia el objetivo del sprint: no se trata de un análisis detallado de cada tarea, sino de la información suficiente para que todos sepan en qué punto se encuentra el trabajo.
- Identifique los obstáculos lo antes posible, mientras aún supongan una hora de trabajo en lugar de un día. Un obstáculo señalado el martes por la mañana es uno que alguien puede resolver antes del martes por la tarde, y aquel que no se resuelva volverá a aparecer a la mañana siguiente en una herramienta de Standup diario que recoge los obstáculos pendientes.
- Permite al equipo replanificar la jornada del día siguiente en función de las disponibilidades de cada uno: quién trabaja en pareja con quién, qué tareas se abordan y cuáles se dejan para más adelante.
Nada de eso es informar. Lo que falla es una sala llena de personas que se turnan para contarle a un responsable lo que ocurrió ayer, mientras el resto espera su turno y deja de prestar atención. Se trata de una reunión de seguimiento disfrazada de reunión de pie, y los equipos notan la diferencia. Es la versión que la gente empieza a saltarse en silencio.
La regla de los quince minutos
Quince minutos es el límite máximo, no el objetivo. Para un equipo de cinco o seis personas, un buen Standup suele durar ocho minutos.
La regla que hace que el «timebox» sea una realidad es sencilla: puede plantear un problema en la reunión de Standup, pero no puede resolverlo allí mismo. En cuanto dos personas empiezan a depurar, el resto está dedicando tiempo a una conversación en la que no participa. Tome nota, indique quién debe hacerse cargo del seguimiento y trátelo fuera de la reunión en cuanto termine la reunión de pie: el «parking lot». Una reunión de quince minutos que genere tres seguimientos de cinco minutos con las dos personas adecuadas está funcionando exactamente como se pretendía.
¿Quién debería estar presente?
Las personas que realizan el trabajo, y pocas más. Un equipo de entrega de entre cuatro y nueve personas es la opción ideal; si se supera ese número, el mero hecho de ir turnándose ya agota el tiempo asignado, por lo que debería dividirse el equipo o el Standup.
Los responsables son la fuente de tensión recurrente. No hay nada de malo en que un responsable o un propietario del producto asista a la reunión, pero lo hacen para coordinar su propio trabajo, no para recibir un informe. En el momento en que la reunión se convierte en un acto dirigido contra alguien, las personas empiezan a describir el esfuerzo en lugar de señalar los problemas, y precisamente lo que se deja de decir es lo más sincero («Estoy atascado, llevo atascado desde ayer, no sé a quién preguntar»). Si se pregunta si su Standup diario se ha convertido en una forma de vigilancia, esa cuestión tiene su propio capítulo: por qué su Standup diario no funciona.
Dónde encaja el standup
La reunión diaria de pie es una de las pocas reuniones ágiles recurrentes: la planificación al inicio del sprint, la reunión diaria de pie, una revisión y una retrospectiva al final. Es la única que se celebra a diario, lo que la convierte en el corazón del sprint y también en la que más fácilmente puede perder su sentido por la rutina. Para conocer cómo encaja todo el conjunto, consulte la guía de ceremonias ágiles; para conocer el primer paso del sprint, consulte la planificación del sprint.
Una vez que tenga claro para qué sirve una sesión de Standup, el resto de esta guía le explicará cómo llevarla a cabo en la práctica, empezando por qué decir exactamente y cómo moderarla para que dure quince minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de una reunión diaria de Standups?
Coordinar, no informar. Un Standup diario ofrece al equipo una visión común del progreso hacia el objetivo del sprint, saca a la luz los obstáculos cuando aún resulta económico solucionarlos y permite a los miembros replantear la planificación del día siguiente en función de las necesidades de los demás. En el momento en que se convierte en una simple actualización de estado que se lee ante un responsable, deja de cumplir su función.
¿Cuánto tiempo debe durar una reunión diaria de Standup?
Quince minutos, con un límite de tiempo establecido, y la mayoría de los equipos pueden hacerlo en menos tiempo. Si suele alargarse, significa que el equipo está resolviendo problemas durante la reunión en lugar de hacerlo después. Termine a tiempo, aunque esté a mitad de una frase. El exceso de tiempo es la señal, y respetar el límite de tiempo es lo que hace que los participantes sigan asistiendo.
¿Por qué se llama «standup»?
Porque se celebra de pie. La incomodidad física es intencionada: estar de pie hace que resulte desagradable aguantar una reunión larga, por lo que se limita la duración sin que nadie tenga que controlarla. El nombre es anterior a Scrum (proviene de la Programación Extrema), y la restricción es precisamente la esencia de este formato.
¿Quiénes deberían asistir a la reunión diaria de Standups?
Las personas que realizan el trabajo. Limítese al equipo de ejecución: los desarrolladores, los evaluadores y los diseñadores que realmente están llevando a cabo las tareas de este sprint. Un responsable de producto o un Scrum Master pueden asistir, pero como participantes que coordinan su propio trabajo, no como público al que se le informa. En cuanto los directivos se presentan para escuchar, la sinceridad desaparece.