Che cos’è una riunione in piedi? Scopo, storia e la regola dei 15 minuti
Una riunione in piedi è un incontro quotidiano di 15 minuti in cui ogni membro del team riferisce ciò che ha fatto il giorno precedente, ciò che intende fare oggi e quali sono gli ostacoli che sta incontrando.
Una riunione in piedi è un breve momento di sincronizzazione quotidiano, della durata di circa quindici minuti e che solitamente si svolge in piedi, durante il quale un team condivide i progressi compiuti, individua gli ostacoli e pianifica insieme le attività del giorno successivo. Si tratta di una riunione che il team gestisce autonomamente: un momento di coordinamento, non una relazione sullo stato di avanzamento da presentare a un responsabile. È proprio questa distinzione a determinare se quei quindici minuti siano ben spesi.
La maggior parte dei team organizza una riunione Standup. Sono però ben pochi quelli in cui tale riunione valga davvero la pena, e la differenza non risiede quasi mai nel formato. Il punto è se la riunione serva a coordinare il team o semplicemente a controllarlo.
Perché si chiama “standup”
Il nome è il vincolo. Si sta in piedi perché stare in piedi diventa scomodo, e proprio questo disagio svolge una funzione: pone fine alla riunione prima che si trasformi in un dibattito sul design. Togliete le sedie e toglierete l’incentivo a divagare.
Questo formato è antecedente a Scrum. Trae origine dall’Extreme Programming della fine degli anni ’90, dove lo standup quotidiano era una delle pratiche originarie del team, ed è stato successivamente integrato in Scrum con il nome di Daily Scrum. Se desiderate chiarire la terminologia (daily scrum, daily standup, daily huddle), consultate il confronto tra daily scrum e daily standup. Ai fini di questo capitolo, considerateli come lo stesso evento.
A cosa serve lo standup quotidiano
Se si va all’essenziale, un Standup fa tre cose:
- Fornisce un quadro condiviso dello stato di avanzamento verso l’obiettivo dello sprint: non si tratta di una verifica dettagliata di ogni singola attività, ma è sufficiente affinché tutti possano rendersi conto a che punto è il lavoro.
- Individuate tempestivamente gli ostacoli, finché la loro risoluzione richiede ancora un’ora anziché un giorno. Un ostacolo segnalato martedì mattina è un ostacolo che qualcuno può risolvere entro martedì pomeriggio; quello che non viene risolto ricompare la mattina seguente in uno strumento di Standup che riporta gli ostacoli in sospeso.
- Consente al team di riorganizzare la giornata successiva in base alle disponibilità di ciascuno: chi lavora in coppia con chi, quali attività vengono portate avanti e quali vengono rimandate.
Nulla di tutto ciò costituisce un resoconto. La situazione ideale è quella in cui, in una stanza, le persone raccontano a turno ciò che è accaduto il giorno precedente a un responsabile, mentre tutti gli altri attendono il proprio turno e smettono di prestare attenzione. Si tratta di una riunione di aggiornamento che si presenta sotto le spoglie di una riunione Standup, e i team ne percepiscono la differenza. È la versione che le persone iniziano silenziosamente a saltare.
La regola dei quindici minuti
Quindici minuti rappresentano il limite massimo, non l’obiettivo. Per un team composto da cinque o sei persone, una riunione Standup ben condotta dura spesso otto minuti.
La regola che rende effettivo il limite di tempo è semplice: è possibile sollevare un problema durante lo Standup, ma non è consentito risolverlo in quella sede. Non appena due persone iniziano a risolvere un problema, tutti gli altri si ritrovano a sostenere i costi di una conversazione alla quale non partecipano. Prendete nota, indicate chi deve occuparsene e trasferite la questione fuori dalla riunione non appena la riunione Standup termina: il «parking lot». Una riunione di quindici minuti che genera tre follow-up di cinque minuti ciascuno con le due persone giuste funziona esattamente come previsto.
Chi dovrebbe essere presente
Le persone che svolgono il lavoro e pochi altri. Un team di consegna composto da quattro a nove membri rappresenta l’equilibrio ottimale; oltre tale numero, la sola rotazione dei turni assorbe l’intero timebox ed è opportuno suddividere il team o la riunione Standup.
I manager rappresentano una fonte ricorrente di tensione. Non c’è nulla di sbagliato nel fatto che un manager o un product owner partecipi alla riunione, ma essi partecipano per coordinare il proprio lavoro, non per ricevere un resoconto. Nel momento stesso in cui la riunione viene condotta a carico di qualcuno, le persone iniziano a descrivere lo sforzo profuso anziché individuare i problemi, e proprio le osservazioni sincere («Sono bloccato, sono bloccato da ieri, non so a chi rivolgermi») sono esattamente quelle che smettono di essere espresse. Se vi state chiedendo se il vostro standup sia degenerato in una forma di sorveglianza, a questa domanda è dedicato un intero capitolo: perché il vostro standup non funziona.
Dove va posizionato lo standup
Lo standup quotidiano è uno dei pochi incontri agili ricorrenti: la pianificazione all’inizio dello sprint, lo standup quotidiano, una revisione e una retrospettiva alla fine. È l’unico che si svolge quotidianamente, il che lo rende il cuore pulsante dello sprint e anche quello che più facilmente rischia di perdere di significato a causa della routine. Per comprendere come l’insieme di questi incontri si articola, si consulti la guida alle cerimonie agili; per quanto riguarda la fase iniziale dello sprint, si consulti la pianificazione dello sprint.
Una volta chiarito a cosa serve uno “Standup”, il resto di questa guida illustra gli aspetti pratici, a partire da cosa dire concretamente e da come condurlo in modo che duri quindici minuti.
Domande frequenti
Qual è lo scopo di una riunione quotidiana Standup?
Coordinare, non riferire. Una riunione quotidiana offre al team un quadro condiviso dei progressi compiuti verso l’obiettivo dello sprint, fa emergere gli ostacoli quando risolverli costa ancora poco e consente ai membri di riorganizzare il programma del giorno successivo in base alle esigenze reciproche. Nel momento in cui si trasforma in un semplice aggiornamento sullo stato dei lavori da riferire a un responsabile, smette di svolgere la propria funzione.
Quanto dovrebbe durare una riunione quotidiana di Standup?
Quindici minuti, un intervallo di tempo prestabilito, e la maggior parte dei team riesce a concludere in meno tempo. Se la riunione si protrae regolarmente oltre tale limite, significa che il team sta risolvendo i problemi durante la riunione anziché al termine della stessa. Concludete puntualmente, anche a metà frase. Il superamento del tempo previsto è il segnale, e il rispetto dell’intervallo di tempo prestabilito è ciò che garantisce la partecipazione dei membri.
Perché si chiama “standup”?
Perché si svolge in piedi. Il disagio fisico è voluto: stare in piedi rende sgradevole sostenere una riunione troppo lunga, quindi ne limita la durata senza che nessuno debba intervenire per controllarla. Il nome è antecedente a Scrum (deriva dall’Extreme Programming) e il vincolo costituisce l’essenza stessa di questo formato.
Chi dovrebbe partecipare alla riunione quotidiana Standup?
Le persone che svolgono il lavoro. Limitate la partecipazione al team di realizzazione: gli sviluppatori, i tester e i progettisti che stanno effettivamente portando avanti le attività in questo sprint. Un Product Owner o uno Scrum Master possono partecipare, ma in qualità di partecipanti che coordinano il proprio lavoro, non come pubblico a cui vengono presentate le relazioni. Non appena i dirigenti si presentano per ascoltare, le informazioni sincere vengono meno.