Der Follow-Through-Index: Werden bei einer Retrospektive festgelegte Maßnahmen tatsächlich umgesetzt?

Werden Retrospektive-Maßnahmen tatsächlich umgesetzt? Meistens ja. Von den Hunderttausenden von Maßnahmen, die in TeamRetro erfasst wurden, wurden etwa 73 % letztendlich abgeschlossen – und nicht „jede dritte“, wie oft behauptet wird. Etwa die Hälfte wird innerhalb von drei Monaten erledigt, und etwa ein Viertel noch vor der nächsten Retrospektive des Teams. Der Faktor, der diese Zahl am stärksten beeinflusst, ist die Zuweisung: Eine Maßnahme mit einem namentlich benannten Verantwortlichen und einem Fälligkeitstermin wird in etwa 90 % der Fälle abgeschlossen.

Diese Zahl stammt von Teams, die ihre Retrospektiven mit einem speziellen Tool durchführen; betrachten Sie sie daher eher als Beispiel für eine gute Praxis und nicht als Branchendurchschnitt. Auf dem Rest dieser Seite wird die Vorgehensweise erläutert.

Fragen Sie, warum Retrospektiven scheitern, und man wird Ihnen eine Statistik an den Kopf werfen – eine Variante von „Nur etwa ein Drittel der aus Retrospektiven hervorgegangenen Maßnahmen wird jemals umgesetzt.“ Das hört man überall. Es gibt keine Quelle dafür. Niemand kennt die genaue Zahl.

Das tun wir. TeamRetro führt genügend Retrospektiven durch, um genau das zu messen, was darüber entscheidet, ob sich die Stunde gelohnt hat: Setzen die Teams das, was sie beschließen, tatsächlich um? Unsere Stichprobe umfasst Hunderttausende echter Aktionspunkte – keine Umfrage und keine Vermutung.

Es ist kein Drittel. Es sind fast drei Viertel.

Die Schlagzeile: Etwa 73 % der nachträglich durchgeführten Maßnahmen werden tatsächlich umgesetzt

Bei einer Stichprobe von Hunderttausenden von Aktionspunkten, die in echten Retrospektiven festgelegt wurden, wurden letztendlich ~73 % abgeschlossen. Nicht jeder Dritte. Eher drei von vier. Der Zeitfaktor spielt eine wichtige Rolle, daher möchte ich dies gleich zu Beginn hervorheben: Etwa die Hälfte der Maßnahmen wird innerhalb von drei Monaten nach ihrer Festlegung erledigt, etwa ein Viertel vor der nächsten Retrospektive des Teams, und die übrigen schließlich abgeschlossenen Maßnahmen folgen über einen längeren Zeitraum hinweg.

Bevor Sie dies als Tatsache festhalten und an die Wand hängen: Es handelt sich hierbei um einen Höchstwert, nicht um einen nationalen Durchschnitt. Dies sind Teams, denen es wichtig genug ist, Retrospektiven mit einem speziellen Tool durchzuführen; betrachten Sie die Zahlen also als Beispiel dafür, wie gute Praxis aussieht, und nicht als Maßstab dafür, was alle tun. Doch damit wird das weit verbreitete Gerücht ein für alle Mal widerlegt. „Etwa ein Drittel“ entspricht nirgendwo, wo wir hinschauen, der Wahrheit über Retrospektiven: Selbst die Teams, die überhaupt keinen Retrospektiven-Rhythmus haben, führen etwa 55 % davon durch. Die Volksweisheit liegt in der Richtung richtig, in der Größenordnung jedoch falsch, und die Lücke, auf die sie hinweist – Rhythmus und Eigenverantwortung –, ist genau das, worum es in den übrigen Daten geht.

Warum Aufgaben nicht erledigt werden

Die meisten Ratschläge zu dieser Frage bestehen aus einer Auflistung von Behauptungen. Hier sind die Fehlerarten aufgeführt, die wir tatsächlich in den Daten erkennen können, sowie eine, die wir nicht erkennen können – diese ist entsprechend gekennzeichnet.

Niemand ist dafür verantwortlich. Nur etwa 40 % der Maßnahmen werden überhaupt einem Verantwortlichen zugeordnet. Maßnahmen mit zugeordnetem Verantwortlichem und Datum werden in etwa 90 % der Fälle abgeschlossen; bei den Maßnahmen ohne Verantwortlichen und ohne Datum liegt die Abschlussquote deutlich niedriger, nämlich bei etwa 67 %. Dies ist die größte messbare Lücke auf der Seite, und sie lässt sich ohne Aufwand schließen.

Es gibt kein Datum. Nur etwa 11 % der Maßnahmen erhalten überhaupt einen Termin. Ein Datum ist das kostengünstigste Mittel zur Festlegung einer Verpflichtung, das bei einem Retrospektive zur Verfügung steht, und neun von zehn Maßnahmen verlassen den Raum ohne ein solches.

Es war zu umfangreich für einen Zyklus. Die Bearbeitung einer Maßnahme dauert im Median etwa sechs Wochen, und die meisten Teams führen häufiger Rückblicke durch. Eine Maßnahme von der Größe eines Viertels wirkt bereits bei der nächsten Besprechung wie aufgegeben, obwohl sie noch in Bearbeitung ist, und ein Team, das „noch nicht erledigt“ als „gescheitert“ interpretiert, scheut sich gänzlich davor, sich auf umfangreiche Maßnahmen festzulegen.

Es lag nie in der Verantwortung des Teams, dies zu beheben. Manche Maßnahmen sind in Wirklichkeit eine Anfrage, die an jemand anderen gerichtet ist: Personalbedarf, eine teamübergreifende Abhängigkeit, eine Bereitstellungs-Pipeline, für die niemand im Raum verantwortlich ist. Als Teammaßnahme eingereicht, bleibt sie dort liegen. Als Eskalation mit einem Namen und einem Datum versehen, kommt sie voran. Wir haben diesen Punkt noch nicht gemessen. Es ist das Muster, das hinter vielen der „nie erledigten“ Quartale steckt, und wir behandeln es ausführlich in Warum Retrospektiven scheitern.

Niemand hat sich das noch einmal angesehen. Das ist der entscheidende Punkt, und die Daten sprechen eine deutliche Sprache. Teams, die regelmäßig Retrospektiven durchführen, schließen etwa drei Viertel ihrer Maßnahmen ab; Teams, die nur gelegentlich Retrospektiven durchführen, erreichen lediglich etwa 55 %. Der Mechanismus ist nicht schwer zu verstehen: Ein regelmäßiger Rhythmus erzwingt die Überprüfung, und ohne Überprüfung wird nichts abgeschlossen. Die Lösung liegt in einer Gewohnheit, nicht in Software.

Über diesen letzten Punkt sollte man sich einmal gründlich Gedanken machen, denn er ist der kostengünstigste und zugleich der am meisten vernachlässigte. Etwa jede vierte Maßnahme, die niemals vollständig umgesetzt wird, findet sich überwiegend in jenem Bereich, in dem sich solche Misserfolge häufen: kein Verantwortlicher, kein Termin, kein regelmäßiger Ablauf.

Faktor 1: Tempo. Teams mit einem gleichmäßigen Rhythmus kommen ins Ziel; Teams ohne einen solchen schaffen es nicht.

Der größte Einzelunterschied in den Daten besteht darin, wie regelmäßig ein Team Retrospektiven durchführt.

• Teams, die in regelmäßigen Abständen eine Retrospektive durchführen, setzen etwa drei von vier ihrer Maßnahmen um.
• Teams, die nur gelegentlich Retros durchführen (lange Zeitabstände zwischen den Sitzungen oder insgesamt nur eine Handvoll Retros), liegen bei etwa 55 %.

Dasselbe Werkzeug, dieselben Funktionen, gegensätzliche Ergebnisse. Und es geht nicht nur um die Fertigstellung: Bei manchen Teams dauert es etwa doppelt so lange, das, was sie tatsächlich fertigstellen, abzuschließen (fast drei Monate, gegenüber etwa sechs Wochen bei Teams, die in einem Rhythmus arbeiten). Eine Retrospektive ist kein Meeting, sondern ein Kreislauf. Teams, die diesen Kreislauf am Laufen halten, schließen ihn ab. Teams, die dies nicht tun, tun es nicht.

Das ist die unangenehme Erkenntnis für diejenigen, die der Ansicht sind, dass Retros Theater sind: Retros sind nicht das Problem. Unregelmäßige Retros sind es.

Hebel 2: Eigenverantwortung. Eine Handlung ohne Verantwortlichen ist nur ein Wunsch.

Hier ist die Erkenntnis, auf deren Grundlage Sie noch heute Nachmittag handeln können: Aufgaben, denen ein namentlich genannter Verantwortlicher und ein Fälligkeitstermin zugewiesen wurden, werden in etwa 90 % der Fälle erledigt. Aufgaben, für die beides fehlt, bleiben in zwei von drei Fällen unerledigt.

Und dennoch nutzen die Teams diese Funktion kaum. Nur etwa 40 % der Maßnahmen werden überhaupt einem Verantwortlichen zugewiesen, und lediglich ~11 % erhalten jemals einen Fälligkeitstermin. Das ist die Lücke: nicht der Aufwand, nicht die Absicht, sondern die Zuweisung. Die meisten Teams verlassen die Retrospektive mit einer Liste guter Vorsätze, auf der keine Namen stehen, und wundern sich dann, warum diese Liste auch in zwei Wochen noch da ist.

Der Ratschlag ergibt sich also von selbst, und er ist das Gegenteil dessen, worauf die meisten Moderatoren ihren Schwerpunkt legen. Gehen Sie nicht mit der längsten Liste von Dingen, die Sie tun könnten. Gehen Sie mit zwei Punkten, die jeweils einen Verantwortlichen und ein Datum haben. Eine Maßnahme ohne Verantwortlichen ist keine Maßnahme; sie ist ein Wunsch, auf den das gesamte Team stillschweigend verzichtet hat.

Der Mythos-Entlarver: Retrospektiven übertreffen ihre eigenen Taten

Nun zu der Erkenntnis, die Ihre Einschätzung der Umsetzung verändern sollte: Wenn Teams zu ihrer nächsten Retrospektive zusammenkommen, sind die meisten Maßnahmen aus der letzten Retrospektive noch nicht abgeschlossen, und das versetzt die Beteiligten in Panik. Das sollte jedoch nicht der Fall sein.

Die Umsetzung von Maßnahmen dauert etwa sechs Wochen (Median), und die meisten Teams führen ihre Nachbesprechungen schneller durch. Die tatsächliche Abfolge der Nachverfolgung sieht also in etwa wie folgt aus:

• ~Jede vierte Aktion, die beim nächsten Retro durchgeführt wird,
• ~jeder Zweite ist erledigt, aber erst nachdem die nächste Retrospektive bereits stattgefunden hat,
• ~jeder Vierte hat dies noch nie getan.

Die Hälfte aller von den Teams festgelegten Maßnahmen wird nach der Zeitrechnung der Retrospektive verspätet abgeschlossen – nicht, weil sie aufgegeben wurden, sondern weil sie noch in Bearbeitung waren, als der Zeitplan erneut anstand. Daher ist die Frage „Warum ist die Maßnahme aus der letzten Retrospektive noch nicht abgeschlossen?“ in der Regel falsch gestellt. Die richtige Frage lautet vielmehr, ob die Maßnahme vorankommt. Beurteilen Sie die Umsetzung im Rhythmus eines Quartals, nicht im Rhythmus von zwei Wochen.

Die letzte Zeile dieser Liste ist die eigentliche Lücke: Etwa jede vierte Aufgabe wird nie abgeschlossen und verbleibt überwiegend in jener Ecke der Daten, die niemandem zugeordnet ist, keine Frist hat und in der kein Rhythmus herrscht. Alles, was oben beschrieben wurde, zeigt Ihnen, wie Sie sich daraus befreien können.

So sorgen Sie dafür, dass sie haften bleiben

Sieben Schritte, der Reihe nach. Bei keinem davon handelt es sich um Software.

1. Legen Sie sich auf ein oder zwei Maßnahmen fest, nicht auf zehn. Je länger die Liste ist, desto schlechter ist die Erfolgsquote der einzelnen Punkte: Bei Retrospektiven, bei denen zehn oder mehr Maßnahmen festgelegt werden, werden etwa 56 % davon umgesetzt, gegenüber etwa 79 % bei Retrospektiven, bei denen ein bis drei Maßnahmen festgelegt werden. Wählen Sie die Veränderung aus, die am wichtigsten ist, und lassen Sie den Rest außer Acht. Wenn das Team tatsächlich zehn Probleme identifiziert hat, deren Behebung sinnvoll ist, dann ist dies eine Liste, die priorisiert werden muss – und keine Liste, zu deren Umsetzung man sich verpflichten sollte.
2. Tragen Sie auf jedes Element den Namen einer Person ein. Nicht den Namen eines Teams, nicht den einer Rolle und nicht standardmäßig den des Scrum Masters. Eine Person, die laut „Ja“ gesagt hat. Der Verantwortliche ist nicht die Person, die die gesamte Arbeit erledigt. Es ist die Person, die dafür verantwortlich ist, dass das Projekt vorankommt, und die beim nächsten Mal darüber berichtet, wie weit es gekommen ist.
3. Legen Sie noch vor Ende der Besprechung einen Termin fest. Nicht „im nächsten Sprint“, sondern einen konkreten Termin. Dies ist der Schritt, den Teams oft überspringen: Nur etwa jede neunte Maßnahme erhält einen solchen Termin, und Maßnahmen, für die ein Verantwortlicher und ein Termin festgelegt wurden, werden zu etwa 90 % abgeschlossen.
4. Passen Sie den Umfang so an, dass er in einen Zyklus passt. Wenn die Maßnahme plausiblerweise nicht vor dem nächsten Retrospektive abgeschlossen werden kann, handelt es sich noch nicht um eine Maßnahme. Teilen Sie sie in einen ersten Teil auf, der abgeschlossen werden kann, oder formulieren Sie sie als Experiment neu: eine Hypothese, einen Termin für die Überprüfung und eine ehrliche Bestandsaufnahme dessen, was geschehen ist. Ein Experiment, aus dem das Team etwas gelernt hat, ist auch ohne ein Häkchen in einem Kästchen ein Erfolg, während ein Aktionspunkt, der still und leise über sechs Sprints hinweg verschoben wird, genau das Gegenteil vermittelt.

5. Tragen Sie dies in den nächsten Arbeitsblock ein. Eine Maßnahme, die ausschließlich auf dem Retrospektive-Board verbleibt, steht im Wettbewerb zum Sprint, anstatt Teil davon zu sein. Tragen Sie sie dort ein, wo das Team die Arbeit tatsächlich entnimmt, damit deren Abschluss selbst die Arbeit ist und nicht nur eine zusätzliche Aufgabe daneben. Unsere eigenen Zeitdaten sprechen am stärksten für diesen Schritt: Im Median dauert es etwa sechs Wochen, bis eine Maßnahme abgeschlossen ist, während das Team im Median alle zwei Wochen eine Retrospektive durchführt. Johanna Rothman empfiehlt diese Vorgehensweise bereits seit Jahren in Create Your Successful Agile Project: ein Punkt, der als Experiment behandelt wird, wobei der nächste Arbeitsblock so gestaltet wird, dass er diesen Punkt einbezieht.
6. Beginnen Sie die nächste Retrospektive mit den Maßnahmen aus der letzten Sitzung, bevor Sie zu neuen Themen übergehen. Diese Gewohnheit ist die Grundlage für alles Weitere. Lesen Sie die Maßnahmen vor, nennen Sie, was bereits umgesetzt wurde, und fragen Sie bei allem, was noch nicht erledigt ist, ob es noch vorankommt, anstatt nach Schuldigen zu suchen. Dies sind die wertvollsten fünf Minuten der Sitzung – und das Erste, was Teams oft vernachlässigen. Lionel Luchez, Software-Engineering-Manager bei Snapsheet, beschreibt dies in dem Artikel von BuiltIn darüber, wie Retrospektiven umsetzbarer gestaltet werden können als die gesamte erste Phase ihrer Retrospektive: „Phase eins besteht darin, die seit dem letzten Meeting geschlossenen Lücken zu überprüfen.“ Nichts Neues kommt auf die Tafel, bis dies erledigt ist.
7. Behalten Sie Ihre Abschlussquote im Blick, nicht die Anzahl Ihrer Maßnahmen. Zählen Sie, wie viele der Maßnahmen des letzten Quartals tatsächlich abgeschlossen wurden, und beobachten Sie diese Zahl, anstatt darauf zu achten, wie viele Haftnotizen das Team erstellt hat. Dies ist die einzige Retrospektivkennzahl, die es wert ist, nach oben gemeldet zu werden, und sie ist es, die sich verbessert, wenn die Schritte 1 bis 6 zur Routine werden.

Wie man sie nachverfolgen kann – und wann man kein Tool benötigt

Beginnen Sie mit dem „Honest Floor“: Ein gemeinsames Dokument mit drei Spalten – „Maßnahme“, „Verantwortlicher“ und „Fälligkeit“ –, das zu Beginn jeder Retrospektive vorgelesen wird, ist jedem Tool überlegen, das niemand öffnet. Wenn Ihre Nachverfolgung heute nicht funktioniert, liegt das fehlende Puzzlestück mit ziemlicher Sicherheit in der Gewohnheit der Überprüfung und nicht in der Software. Beheben Sie dieses Problem mit den Mitteln, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, und Sie werden den größten Nutzen aus diesen Daten fast ohne Aufwand ziehen.

Ein Hilfsmittel erweist sich als nützlich, indem es die drei Momente beseitigt, in denen diese Gewohnheit unterbrochen wird:

• Die Maßnahme wird mit Angabe eines Verantwortlichen und eines Datums direkt in der Besprechung selbst festgehalten, solange das Team noch im Raum ist, um ihr zuzustimmen, anstatt dass sie anschließend von der Person, die die Notizen gemacht hat, niedergeschrieben wird.
• Offene Aufgaben aus der letzten Sitzung werden zu Beginn der nächsten Sitzung angezeigt, noch bevor jemand etwas Neues hinzufügt. Niemand muss daran denken, danach zu suchen.
• Die Erledigung wird erfasst, sodass Sie Ihre Quote über ein Quartal hinweg einsehen können, anstatt sie nur zu schätzen.

Genau das leistet die Funktion „Retrospektive Aktionsverfolgung“ in TeamRetro, und genau daraus stammen die Daten auf dieser Seite.

Das Einpflegen von Aufgaben in Jira, Linear oder ein Backlog ist in Ordnung, allerdings mit einer Einschränkung, die wir gleich zu Beginn klarstellen möchten. Sobald eine Maßnahme in Ihrem Tracker erfasst ist, wird deren Abschluss dort verwaltet. Aus diesem Grund schließen wir diese Maßnahmen – etwa 2 bis 3 % der Stichprobe – aus diesen Daten aus: Da wir deren Abschluss nicht nachverfolgen können, zählen wir sie nicht mit. Unser eigenes Team arbeitet auf diese Weise, wie in der Seitenleiste oben angegeben, sodass auch unsere eigenen veröffentlichten Maßnahmen in diesem ausgeschlossenen Teilbereich liegen. Dies ist eine Einschränkung unserer Messung und kein Hinweis darauf, dass diese Maßnahmen scheitern. Das praktische Risiko entspricht dem Risiko bei einem gemeinsam genutzten Dokument: Eine Maßnahme, die den Rahmen des Retrospektives verlässt, bleibt nur dann bestehen, wenn sie zur Überprüfung wieder in den Fokus gerückt wird.

Wie wir dies gemessen haben

Keine Umfrage, keine Selbstauskunft über die Selbstauskunft. Dies sind die im Produkt erfassten Ereignisse:

• Stichprobe: Eine umfangreiche Stichprobe von Aktionspunkten, die in echten Retrospektiven (type = actiondie ausdrücklich angenommen wurden und keine KI-Vorschläge, die von einem Moderator abgelehnt wurden) in verschiedenen Teams unter Verwendung von TeamRetro erstellt wurden, wobei Demo-, interne und Testkonten entfernt und Konten, die zwischen unseren Hosting-Regionen migriert wurden, nur einmal gezählt wurden. Es handelt sich um Hunderttausende davon – eine Anzahl, die ausreicht, um in jedem von uns ausgewiesenen Segment statistisch aussagekräftig zu sein.
• „Erledigt“ bedeutet, dass eine Aktion im Produkt explizit als abgeschlossen markiert wurde – dies wird niemals abgeleitet. Wir berichten getrennt über die Fertigstellung „insgesamt“ und zu festgelegten Zeitpunkten (innerhalb von drei Monaten, bis zum nächsten Retro), da die Differenz zwischen diesen beiden Werten die eigentliche Aussage liefert. Die in der Überschrift genannte Zahl von 73 % bezieht sich auf die „insgesamt“-Zahl.
• Was wir weggelassen haben und warum. Vereinbarungen wurden bewusst ausgeschlossen: Die bestehenden Arbeitsvereinbarungen eines Teams („Nicht zustimmen und sich dennoch daran halten“, „Kameras bei Demos eingeschaltet“) sind fortlaufende Normen und keine Aufgaben, die man abhaken kann; würden wir sie zählen, würde dies die tatsächliche Umsetzung unterschätzen. Das Gleiche gilt für die etwa 2–3 % der Maßnahmen, die in einem externen Tracker (meistens Jira) veröffentlicht werden: Sobald eine Maßnahme in Jira erfasst ist, wird ihre Erledigung dort verwaltet, nicht in TeamRetro; daher messen wir nur das, dessen Abschluss wir tatsächlich beobachten können. Beide Ausschlüsse sind konservativ.
• Wir geben Mediane und Verteilungen an, nicht nur Durchschnittswerte, da die Bearbeitungszeiten schiefverteilt sind und ein Mittelwert uns in einem besseren Licht erscheinen lassen würde.
• Eine Sache, nach der wir gesucht haben und die wir nicht gefunden haben: einen Zusammenhang zwischen der Konstanz einer Mannschaft und ihren eigenen Ergebnissen beim Gesundheitscheck. Es gibt im Grunde keinen: Konstanz ist eine Frage der Disziplin, nicht der Stimmung, und man kann das eine nicht aus dem anderen ableiten.

Was wir nicht behaupten würden

Fünf Grenzwerte, klar und deutlich formuliert, denn eine Zahl ohne diese Angaben ist es nicht wert, genannt zu werden.

• Dies ist ein Höchstwert, kein Branchendurchschnitt. Teams, die sich für ein spezielles Retro-Tool entscheiden, setzen dies mit ziemlicher Sicherheit konsequenter um als Teams, die darauf verzichten. Betrachten Sie die Zahl von ~73 % als Maßstab für eine gute Leistung, nicht als Maßstab dafür, was alle tun.
• Ein Teil des Begriffs „irgendwann“ bezieht sich auf administrative Vorgänge. Ein kleiner Anteil der abgeschlossenen Vorgänge erfolgt in Form von Massenabschlüssen: zehn oder mehr Aktionen, die in derselben Minute als erledigt markiert werden, oft sechs Monate oder länger nach ihrer Erfassung. Ein Teil davon ist echte Arbeit, die aus einem externen Tracker abgeglichen wird; ein anderer Teil ist das Aufräumen eines Arbeitsbereichs, und wir können nicht immer unterscheiden, um welchen Fall es sich handelt. Wenn man jeden verspäteten Massenabschluss außer Acht lässt, liegt der Mindestwert bei etwa 69 %. Interpretieren Sie dies als „etwa sieben von zehn, wenn genügend Zeit zur Verfügung steht“, und Sie befinden sich in jedem Fall innerhalb der Fehlermarge.
• „Als erledigt markiert“ ist nicht gleichbedeutend mit „etwas bewirkt“. Die Erledigung stellt die Mindestvoraussetzung für eine Wirkung dar, nicht deren Nachweis. Wir können sehen, dass die Maßnahme abgeschlossen wurde. Wir können jedoch nicht erkennen, ob sie erfolgreich war.
• Manche tatsächlichen Vereinbarungen werden fälschlicherweise als Maßnahmen erfasst und nie abgeschlossen, was die gemessene Quote nach unten drückt. Bei echten Aufgaben liegt die tatsächliche Zahl daher, wenn überhaupt, sogar noch etwas höher.
• Wir erfassen nur das, was wir bis zum Abschluss verfolgen können. An einen externen Tracker übermittelte Maßnahmen sind davon ausgenommen, ebenso wie bestehende Arbeitsvereinbarungen. Beide Ausschlüsse sind bewusst gewählt und beide sind konservativ.

Und was wir über unser eigenes Produkt nicht behaupten werden: TeamRetro garantiert keine konsequente Umsetzung – und das tut auch kein anderes Produkt. Es erleichtert es jedoch, eine Gewohnheit beizubehalten. Das ist eine bescheidenere Behauptung, und sie entspricht der Wahrheit.

Datenschutz

Alle hier aufgeführten Zahlen sind aggregiert und anonymisiert: Es handelt sich um die Anzahl von Ereignissen über viele Teams hinweg, niemals um die Daten eines einzelnen Kunden, niemals um den Namen einer Person und niemals um den Wortlaut einer Aktion. Segmente werden nur dann ausgewiesen, wenn sie einen Mindestschwellenwert für Teams bzw. Aktionen überschreiten. Die vollständigen Sicherheitsvorkehrungen sind in der internen Spezifikation festgelegt.

Bitte zitieren Sie dies

Bei einer Stichprobe von Hunderttausenden von Maßnahmen der Retrospektive, die in TeamRetro erfasst wurden, wurden etwa 73 % letztendlich abgeschlossen – das sind ungefähr drei von vier und nicht die in der allgemeinen Vorstellung verbreitete „eine von drei“: Etwa die Hälfte davon innerhalb von drei Monaten, etwa ein Viertel vor der nächsten Retrospektive des Teams. Die Abschlussquote steigt auf ~90 % bei Maßnahmen, denen ein namentlich benannter Verantwortlicher und ein Fälligkeitstermin zugewiesen wurden, und Teams, die regelmäßig Retrospektiven durchführen, schließen etwa drei von vier Maßnahmen ab, während es bei Teams, die nur gelegentlich Retrospektiven durchführen, bei etwa 55 % liegt. — The Follow-Through Index, TeamRetro (2026)

Verwenden Sie diese Informationen in einer wissenschaftlichen Arbeit oder einem Vortrag? Wir würden uns über einen Link zu unserer Seite freuen.

Was das für Sie bedeutet

Die Umsetzung ist weder ein Disziplinproblem noch ein Formatproblem. Es handelt sich um ein Problem der Aufgabenvergabe und -überprüfung, und beide Teile sind kostenlos: Beenden Sie die Retrospektive mit einer geringeren Anzahl von Maßnahmen, von denen jede einen Verantwortlichen und ein Datum enthält, und beginnen Sie die nächste Sitzung, indem Sie diese vorlesen. Wenn Sie es vorziehen, dass dies geschieht, ohne dass sich jemand daran erinnern muss, dafür zu sorgen, dann ist das genau die Aufgabe, die die Durchführung Ihrer Retrospektiven in TeamRetro übernimmt. Jede Maßnahme wird mit ihrem Verantwortlichen und ihrem Datum in die nächste Sitzung übertragen, und die Erledigungsquote kann dort eingesehen werden.

Lesen Sie weiter

• Warum Retrospektiven scheitern (und wie Sie Ihre Retrospektive sinnvoll gestalten können)
• Die Lücke im Nachlauf (Agiles Theater)
• Lohnen sich Retrospektiven? Ein Fazit
• So führen Sie eine Retrospektive durch
• Eine Checkliste für die Durchführung Ihrer Retrospektive

Häufig gestellte Fragen

Werden Retrospektiven tatsächlich umgesetzt?

Meistens ja, und zwar deutlich häufiger, als die landläufige Meinung vermuten lässt. Von den Hunderttausenden von Maßnahmen, die in TeamRetro erfasst wurden, wurden etwa 73 % letztendlich abgeschlossen – das sind etwa drei von vier. „Letztendlich“ ist hier das treffende Wort: Etwa die Hälfte der Maßnahmen wird innerhalb von drei Monaten nach ihrer Festlegung erledigt, und etwa ein Viertel noch vor der nächsten Retrospektive des Teams. Die vielfach wiederholte Behauptung, dass „nur etwa ein Drittel erledigt wird“, wird überall zitiert, ohne dass eine Quelle angegeben wird. Ein weiterer Vorbehalt zu unserer Zahl: Die Stichprobe besteht aus Teams, die ihre Retrospektiven mit einem speziellen Tool durchführen; betrachten Sie die 73 % daher eher als Beispiel für eine gute Leistung denn als branchenübergreifenden Durchschnitt.

Wie viel Prozent der Maßnahmen der Retrospektive werden umgesetzt?

Etwa 73 % – dies geht aus den First-Party-Daten von TeamRetro hervor, basierend auf einer Stichprobe von Hunderttausenden von Aktionspunkten, die in echten Retrospektiven erstellt wurden, wobei Demo- und interne Konten ausgeschlossen wurden. Die Quote unterscheidet sich je nach Vorgehensweise deutlich: Maßnahmen mit einem namentlich genannten Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum werden in etwa 90 % der Fälle abgeschlossen; Teams, die regelmäßig Retrospektiven durchführen, schließen etwa drei von vier Maßnahmen ab, während Teams, die nur gelegentlich Retrospektiven abhalten, auf etwa 55 % kommen. Etwa jede vierte Maßnahme wird überhaupt nicht abgeschlossen.

Warum werden unsere aus den Retrospektiven resultierenden Maßnahmen eigentlich nie abgeschlossen?

In der Regel handelt es sich um einen von fünf Gründen, wobei nur die ersten beiden mit dem Aufwand zusammenhängen: Die Maßnahme hat keinen benannten Verantwortlichen (nur etwa 40 % der Maßnahmen erhalten einen), sie hat kein Fälligkeitsdatum (nur etwa 11 % haben eines), sie war zu umfangreich, um innerhalb eines Zyklus abgeschlossen zu werden, sie lag von vornherein nicht in der Zuständigkeit des Teams oder – was am häufigsten der Fall ist – niemand hat sich erneut damit befasst. Die Daten zeigen eindeutig, worauf es am meisten ankommt: Teams, die regelmäßig Retrospektiven durchführen, schließen etwa drei von vier ihrer Maßnahmen ab, während Teams, die nur gelegentlich Retrospektiven abhalten, etwa 55 % abschließen. Die Lösung, die hier den Ausschlag gibt, ist eine Routine der Überprüfung, nicht ein neues Tool.

Warum scheinen die Maßnahmen aus unserem letzten Retrospektive-Gespräch bis zum nächsten Gespräch nie umgesetzt zu sein?

Denn Retrospektiven eilen ihren eigenen Maßnahmen voraus. Die Umsetzung einer Maßnahme dauert im Median etwa sechs Wochen, und die meisten Teams führen Retrospektiven häufiger als in diesem Rhythmus durch, sodass etwa die Hälfte aller Maßnahmen erst abgeschlossen ist, nachdem die nächste Retrospektive bereits stattgefunden hat. „Noch nicht fertig“ bedeutet in der Regel „noch in Bearbeitung“, nicht „gescheitert“. Machen Sie sich Gedanken über die Maßnahme, bei der es nicht vorangeht, nicht über die, die bis zum nächsten Treffen noch nicht abgeschlossen ist.

Wie viele Maßnahmen sollte eine Retrospektive hervorbringen?

Ein oder zwei, jeweils mit einem Verantwortlichen und einem Termin versehen, und jeweils in den nächsten Arbeitsblock aufgenommen, anstatt auf einer Tafel zu verbleiben. Lange Listen schneiden nachweislich schlechter ab: Bei Retrospektiven, bei denen zehn oder mehr Maßnahmen festgelegt werden, werden etwa 56 % davon umgesetzt, gegenüber etwa 79 % bei Retrospektiven, bei denen ein bis drei Maßnahmen festgelegt werden. Ein Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum erhöhen die Erledigungsquote auf etwa 90 %, sodass zwei zugewiesene Maßnahmen stets besser abschneiden als zehn, für die niemand verantwortlich ist. Sollte das Team tatsächlich zehn Probleme identifiziert haben, deren Behebung sinnvoll ist, handelt es sich dabei um eine Liste, die in den kommenden Monaten priorisiert werden sollte – nicht um eine Liste, die in diesem Sprint abgearbeitet werden muss.

Wer sollte für eine Maßnahme aus der Retrospektive verantwortlich sein?

Eine namentlich genannte Person, die dem in der Besprechung zugestimmt hat – nicht das Team, nicht eine Rolle und nicht standardmäßig der Scrum Master. Der Verantwortliche ist nicht unbedingt die Person, die die gesamte Arbeit erledigt; es ist die Person, die dafür verantwortlich ist, dass die Maßnahme vorangetrieben wird und bei der nächsten Retrospektive darüber berichtet wird. Nur etwa 40 % der in der Retrospektive beschlossenen Maßnahmen erhalten überhaupt einen Verantwortlichen, und Maßnahmen, für die ein Verantwortlicher benannt und ein Termin festgelegt wurde, werden in etwa 90 % der Fälle abgeschlossen. Daher ist die namentliche Benennung einer Person noch vor Ende der Besprechung die kostengünstigste Verbesserungsmaßnahme, die jedem Team zur Verfügung steht.

Sollten Sie zu Beginn einer Retrospektive alte Aktionspunkte noch einmal durchgehen?

Ja, bevor etwas Neues auf die Tafel kommt. Es sind die wertvollsten fünf Minuten der Besprechung: Sie schließen den Kreis bei den Aufgaben, zu denen sich das Team bereits verpflichtet hat, und decken die Maßnahmen auf, bei denen es nicht vorangeht – solange noch Zeit bleibt, etwas dagegen zu unternehmen. Unsere Daten zeigen, warum dies wichtig ist: Teams mit einem regelmäßigen Retro-Rhythmus schließen etwa drei von vier ihrer Maßnahmen ab, während Teams mit nur gelegentlichen Retros auf etwa 55 % zurückfallen – und der Mechanismus hinter dieser Differenz liegt schlicht darin, ob etwas die Überprüfung erzwingt. Wenn etwas nicht erledigt wurde, lautet die relevante Frage, ob es noch vorankommt, und nicht, wer daran Schuld ist.

Wie verfolgen Sie Retrospektiven?

Erfassen Sie jede Maßnahme mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum direkt im Meeting, bewahren Sie die noch offenen Punkte an einem Ort auf, der für das gesamte Team sichtbar ist, und lesen Sie diese zu Beginn der nächsten Retrospektive vor. Ein gemeinsames Dokument mit drei Spalten – Maßnahme, Verantwortlicher und Fälligkeitsdatum –, das bei jeder Sitzung überprüft wird, funktioniert hervorragend und ist jedem Tool überlegen, das niemand öffnet. Ein spezielles Tool für die Retrospektive hilft dabei, indem es die drei Punkte beseitigt, an denen diese Gewohnheit oft ins Stocken gerät: Es erfasst den Verantwortlichen und das Fälligkeitsdatum, solange das Team noch im Raum ist, bringt offene Maßnahmen bei der nächsten Sitzung wieder zur Sprache, bevor neue hinzugefügt werden, und protokolliert die Erledigung, sodass Sie Ihre Erledigungsquote sehen können, anstatt sie nur zu schätzen.

Sollten Sie Retrospektiven in Jira oder Linear erfassen?

Das ist möglich, und viele Teams tun dies auch, darunter auch unser Team: Unser eigenes Customer-Success-Team veröffentlicht die Maßnahmen jeder Retrospektive in Linear, sobald für jede Maßnahme ein Verantwortlicher feststeht. Entscheidend für den Erfolg ist nicht, in welchem Tool die Maßnahme erfasst ist, sondern ob sie zur Überprüfung erneut zur Sprache gebracht wird. Lesen Sie daher zu Beginn der nächsten Retrospektive weiterhin die offene Liste durch, auch wenn die Maßnahme bereits in Ihrem Tracker erfasst ist. Ein Hinweis zu den Zahlen auf dieser Seite: Maßnahmen, die in einem externen Tracker veröffentlicht wurden, sind aus unserem Datensatz ausgeschlossen – dies betrifft etwa 2 bis 3 % der Stichprobe –, da deren Abschluss dort erfasst wird und wir nur das zählen, dessen Abschluss wir nachverfolgen können.

Gibt es Hilfsmittel, die dabei helfen, die aus Retrospektiven resultierenden Maßnahmen umzusetzen?

Ja, ein spezielles Tool für Retrospektiven schließt die Lücke, die eine Aufgabenliste offen lässt. TeamRetro, aus dem diese Daten stammen, ermöglicht es Ihnen, jeder Maßnahme bereits während des Meetings einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen, sorgt dafür, dass offene Maßnahmen bei der nächsten Retrospektive sichtbar bleiben, sodass sie überprüft werden, bevor neue hinzugefügt werden, und erfasst die Erledigung, damit Sie sehen können, wie sich Ihre Abschlussquote verbessert. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden – genau diese Mechanismen sorgen für Fortschritte: Verantwortlichkeit, Sichtbarkeit bei der nächsten Retrospektive und eine gemessene Erledigungsquote. Und sollte die Gewohnheit der Überprüfung noch nicht etabliert sein, ist ein gemeinsames Dokument, das bei jeder Retrospektive vorgelesen wird, immer noch besser als ein Tool, das niemand öffnet.

Wie gehen Sie mit Vorgängen um, die das Team nicht beeinflussen kann?

Leiten Sie diese namentlich weiter, anstatt sie erneut aufzulisten. Sortieren Sie jedes Problem danach, wer tatsächlich dafür verantwortlich ist, was das Team kontrollieren kann, worauf es Einfluss nehmen kann und womit es sich lediglich abfinden muss; wandeln Sie dann die Punkte des äußeren Rings in eine sichtbare Anfrage um, in der der Verhinderer benannt, die Kosten beziffert und die Person genannt wird, die handeln muss, sowie der entsprechende Termin. Eine Maßnahme, die das Team nie abschließen konnte, ist kein Versagen bei der Umsetzung; es handelt sich um einen Punkt, der an der falschen Stelle erfasst wurde. Behalten Sie eine vom Team kontrollierte Verbesserung, an der das Team arbeiten soll, und leiten Sie den Rest offiziell nach oben weiter.

Wie lässt sich die Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen der Retrospektive tatsächlich gewährleisten?

Zwei Punkte, der Reihe nach: Regelmäßige Retrospektiven, denn Teams mit einem festen Rhythmus schließen weitaus mehr Aufgaben ab als Teams, die nur gelegentlich Retrospektiven durchführen. Und weisen Sie jeder Maßnahme einen Verantwortlichen und einen Termin zu, denn Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin werden in etwa 90 % der Fälle abgeschlossen, doch nur etwa ein Zehntel der Maßnahmen erhält überhaupt einen Termin. Es ist besser, zwei Maßnahmen mit Verantwortlichen zu hinterlassen, als zehn ohne Verantwortliche.