Tagesordnung und Ablauf des täglichen Stand-up-Meetings

Die Tagesordnung eines täglichen Stand-up-Meetings ist bewusst knapp gehalten: Ausrichtung auf das Ziel, Besprechung der laufenden Aufgaben, Zuweisung von Verantwortlichen für etwaige Hindernisse und Ende. Das Ganze dauert nur fünfzehn Minuten, da es sich bei dem Meeting um einen Austausch handelt und nicht um eine Arbeitssitzung. Sobald versucht wird, mehr daraus zu machen, wird der Zeitrahmen überschritten.

Hier ist eine Tagesordnung für eine Stand-up-Besprechung, die tatsächlich auf fünfzehn Minuten begrenzt ist.

Die fünfzehnminütige Sendung

Ausrichtung auf das Ziel des Sprints (0:00 – 1:00). Ein Satz des Moderators: Was wollen wir in diesem Sprint abschließen, und liegen wir im Plan? Dies ist der Anker, auf den sich jeder Statusbericht bezieht. Überspringen Sie diesen Punkt, und das Meeting verliert seinen Zusammenhang.

Der Hauptteil (1:00 – 12:00). Hier wird der größte Teil der Zeit verbracht, und Sie haben zwei Möglichkeiten, diesen Abschnitt zu gestalten:

• Gehen Sie das Board durch (empfohlen für jedes Team, das die ersten paar Sprints hinter sich hat). Gehen Sie die laufenden Aufgaben der Reihe nach durch und besprechen Sie die Arbeit.
• Die drei Fragen, für jede Person einzeln: gestern, heute, Hindernisse. Für ein neues Team gut geeignet; neigt jedoch dazu, zu einer bloßen Aufzählung des Status quo zu werden. Siehe die drei Fragen und ihre Alternativen.

Blockierer und Verantwortliche (12:00 – 14:00 Uhr). Gehen Sie die aufgetretenen Blockierer durch. Jedem wird ein Name zugewiesen und mit dem Hinweis „Wir kümmern uns gleich darum“ versehen. Keine Lösung, sondern lediglich die Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

Parkplatz (14:00 – 15:00 Uhr). Klären Sie, welche tiefergehenden Gespräche zurückgestellt wurden und wer bei den einzelnen Gesprächen dabei bleibt. Schließen Sie die Sitzung anschließend ab.

Diese Zeiten sind ein Richtwert, keine Stoppuhr. Ein fünfköpfiges Team schafft das Ganze oft in acht Minuten. Es geht nicht um Präzision. Es geht darum, dass jeder Schritt einen Zweck hat, und keiner davon dient der „Problemlösung“.

Gehen Sie auf dem Brett, nicht im Raum umher

Die Maßnahme mit der größten Wirkung bei der Gestaltung einer Stand-up-Agenda besteht darin, diese nicht um die Personen, sondern um das Board herum zu organisieren. Beginnen Sie mit der Spalte, die „Fertig“ am nächsten liegt, und arbeiten Sie rückwärts in Richtung der neuesten Aufgaben vor. Für jeden Punkt gilt: Wer ist dafür zuständig, worauf wartet die Aufgabe und was ist erforderlich, um sie voranzubringen?

Warum von rechts nach links? Weil dies das Team dazu anregt, den Abschluss gegenüber dem Beginn zu priorisieren: Sie konzentrieren sich auf die Arbeit, die der Auslieferung am nächsten ist, und nicht auf das glänzende neue Projekt, das jemand heute Morgen in Angriff genommen hat. Außerdem lässt sich so festgefahrene Arbeit unmöglich übersehen. Ein Mensch kann von einem arbeitsreichen Tag berichten; eine Karte, die seit drei Tagen in derselben Spalte liegt, kann dies nicht.

Der Parkplatz ist es, der die Zeitbox erst wirklich greifbar macht

Jedes Stand-up-Meeting birgt den Keim seiner eigenen Zeitüberschreitung in sich: Zwei Personen stoßen auf ein wirklich interessantes Problem und beginnen, es zu lösen, während acht andere dabei zusehen. Der Parkplatz ist die Lösung, und dabei handelt es sich eher um eine Moderationsgewohnheit als um einen Ort.

Wenn ein Gespräch in die Tiefe geht, sagt der Moderator sinngemäß: „Guter Punkt. Lassen wir das Thema erst einmal beiseite. Priya, Sam, könnten Sie beide sich direkt im Anschluss fünf Minuten Zeit nehmen?“ Nennen Sie das Thema, nennen Sie die beteiligten Personen und fahren Sie fort. Die Diskussion findet dennoch statt. Sie findet mit den beiden betroffenen Personen statt – sofort –, statt mit dem gesamten Team – niemals.

Wer bestimmt die Tagesordnung?

Jemand muss die Struktur aufrechterhalten, sonst bricht sie zusammen. In einem Scrum-Team ist dies häufig der Scrum Master, zumindest zu Beginn; das Ziel ist jedoch ein Team, das sein Stand-up-Meeting selbstständig und ohne fest zugewiesenen Zeitnehmer durchführt. Die Aufgabe des Moderators ist gering und konkret: das Meeting mit dem Ziel eröffnen, den Ablauf am Board vorantreiben, ausführliche Diskussionen zurückstellen und pünktlich beenden. Es geht nicht darum, Statusberichte entgegenzunehmen. Detaillierte Informationen zur Moderation (Umgang mit dem Schwätzer, dem Dominanten und dem Schweigsamen) finden Sie unter Wie man ein effektives Stand-up-Meeting durchführt.

Sobald die Tagesordnung funktioniert, ist der schnellste Weg, sie dauerhaft zu etablieren, den Beteiligten ein einheitliches Format zum Ausfüllen an die Hand zu geben. Vorlagen zum Kopieren und Einfügen für Stand-up-Meetings bieten genau das – sowohl für Teams, die live zusammenarbeiten, als auch für asynchrone Teams. Und falls die tägliche Tagesordnung etwas eintönig wirkt, finden Sie im Katalog für Stand-up-Formate Möglichkeiten, Abwechslung hineinzubringen, ohne dabei die 15-Minuten-Regel aus den Augen zu verlieren.

Informationen dazu, wie sich die Tagesordnung des Stand-up-Meetings in die anderen Sprint-Meetings einfügt, finden Sie im Leitfaden zu agilen Zeremonien; für die übrigen Kapitel zum täglichen Stand-up-Meeting kehren Sie bitte zum Leitfaden-Hub zurück.

Häufig gestellte Fragen

Wie sieht die Tagesordnung für ein tägliches Stand-up-Meeting aus?

Ein oder zwei Minuten, um sich einzustimmen und sich auf das Ziel des Sprints zu konzentrieren, dann der Hauptteil (entweder die drei Fragen oder – besser noch – das Durchgehen des Boards), anschließend ein kurzer Überblick, um Verantwortliche für eventuelle Hindernisse zu benennen und tiefergehende Diskussionen an einen „Parkplatz“ zu verweisen. Insgesamt: höchstens fünfzehn Minuten. Die Tagesordnung ist bewusst knapp gehalten, da es sich bei dem Treffen um einen Informationsaustausch und nicht um eine Arbeitssitzung handelt.

Wie strukturieren Sie einen fünfzehnminütigen Stand-up-Auftritt?

Beginnen Sie mit dem Wesentlichen. Erläutern Sie zu Beginn das Sprintziel, damit sich jedes Update darauf beziehen kann, widmen Sie den Großteil der Zeit der laufenden Arbeit und reservieren Sie die letzte Minute dafür, zu klären, wer für die einzelnen Blocker verantwortlich ist. Halten Sie Problemlösungen vollständig aus dem Meeting heraus. Die Zeitvorgabe kann nur eingehalten werden, wenn tiefgreifendere Gespräche sofort in die „Parking Lot“-Liste verschoben werden, sobald sie beginnen.

Was ist ein „Parkplatz“ in einer Stand-up-Comedy?

Der „Parkplatz“ ist der Ort, an dem jedes Thema, das mehr als einen Satz erfordert, vorübergehend zurückgestellt wird. Wenn zwei Personen mit der Problemlösung beginnen, benennt der Moderator das Thema, notiert, wer daran beteiligt sein muss, und fährt fort. Die Besprechung findet unmittelbar nach dem Stand-up-Meeting statt, und zwar ausschließlich mit den betroffenen Personen. Dies ist der einzige Mechanismus, der verhindert, dass aus einem fünfzehnminütigen Meeting ein vierzigminütiges wird.

Wie schaffen Sie es, ein tägliches Stand-up-Meeting auf fünfzehn Minuten zu beschränken?

Halten Sie sich strikt an das Zeitlimit und beenden Sie die Sitzung pünktlich, selbst mitten im Satz; nutzen Sie den „Parkplatz“ für alles, was einer Diskussion bedarf, und erwägen Sie, das Board gemeinsam durchzugehen, anstatt reihum von Person zu Person vorzugehen, damit der Fokus auf der Arbeit bleibt. Die Zeitüberschreitung ist ein Signal, kein Misserfolg: Ein Stand-up-Meeting, das regelmäßig länger dauert, zeigt Ihnen, dass das Team versucht, Probleme in einer Besprechung zu lösen, die eigentlich nur dazu dient, diese Probleme aufzudecken.