Tagesordnung und Ablauf des täglichen Standup-Meetings
Eine echte Tagesordnung für ein 15-minütiges tägliches Standup-Meeting: der minutengenaue Ablauf, das Durchgehen der Tafel, die „Parkplatz“-Punkte und die Moderation, die dafür sorgt, dass der Zeitplan eingehalten wird.
Die Tagesordnung eines täglichen Standup-Meetings ist bewusst knapp gehalten: Ausrichtung auf das Ziel, Besprechung der laufenden Aufgaben, Zuweisung von Verantwortlichen für etwaige Hindernisse – und das war’s. Das Ganze passt in fünfzehn Minuten, da es sich bei dem Meeting um einen Austausch handelt und nicht um eine Arbeitssitzung. Sobald versucht wird, mehr daraus zu machen, bricht der Zeitrahmen zusammen.
Hier ist eine Agenda für ein Standup-Meeting, die tatsächlich auf fünfzehn Minuten begrenzt ist.
Die fünfzehnminütige Sendung
Fokussieren Sie sich auf das Ziel des Sprints (0:00 – 1:00). Ein Satz des Moderators: Was wollen wir in diesem Sprint abschließen, und liegen wir im Plan? Dies ist der Anker, auf den sich jedes Update bezieht. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, verliert das Meeting seinen roten Faden.
Der Hauptteil (1:00 – 12:00). Hier wird der größte Teil der Zeit verbracht, und Sie haben zwei Möglichkeiten, diesen Teil zu gestalten:
- Gehen Sie das Board durch (empfohlen für jedes Team, das die ersten paar Sprints hinter sich hat). Gehen Sie die laufenden Aufgaben der Reihe nach durch und sprechen Sie über die Arbeit.
- Die drei Fragen, für jede Person einzeln: gestern, heute, Hindernisse. Für ein neues Team gut geeignet; neigt jedoch dazu, zu einer bloßen Aufzählung des aktuellen Stands zu werden. Sehen Sie sich die drei Fragen und ihre Alternativen an.
Blockierer und Verantwortliche (12:00 – 14:00 Uhr). Gehen Sie die aufgetretenen Blockierer durch. Jedem wird ein Name zugewiesen und es wird vermerkt: „Wir klären das gleich danach.“ Keine Lösung, sondern lediglich die Zuweisung der Verantwortung.
Parkplatz (14:00 – 15:00 Uhr). Klären Sie, welche tiefergehenden Gespräche zurückgestellt wurden und wer bei den jeweiligen Gesprächen dabei bleibt. Schließen Sie die Sitzung anschließend ab.
Diese Zeiten sind ein Richtwert, keine Stoppuhr. Ein fünfköpfiges Team schafft das Ganze oft in acht Minuten. Es geht nicht um Präzision. Es geht darum, dass jeder Schritt einen Zweck hat, und keiner davon dient der „Problemlösung“.
Bewegen Sie sich auf dem Brett, nicht im Raum
Die Maßnahme mit der größten Wirkung bei der Gestaltung einer Standup-Agenda besteht darin, diese nicht um die Personen, sondern um das Board herum zu organisieren. Beginnen Sie mit der Spalte, die dem Abschluss am nächsten ist, und arbeiten Sie sich rückwärts in Richtung der neuesten Aufgaben vor. Für jeden Punkt gilt: Wer ist dafür zuständig, worauf wartet die Aufgabe und was ist erforderlich, um sie voranzubringen?
Warum von rechts nach links? Weil dies das Team dazu anregt, den Abschluss gegenüber dem Beginn in den Vordergrund zu stellen: Sie richten Ihre Aufmerksamkeit auf die Arbeit, die der Auslieferung am nächsten ist, und nicht auf das glänzende neue Projekt, das jemand heute Morgen in Angriff genommen hat. Außerdem lässt sich so festgefahrene Arbeit unmöglich übersehen. Eine Person kann von einem arbeitsreichen Tag berichten; eine Karte, die seit drei Tagen in derselben Spalte liegt, kann dies nicht.
Der Parkplatz ist es, der die Zeitbox erst wirklich greifbar macht
Jedes Standup-Meeting birgt den Keim seiner eigenen Zeitüberschreitung in sich: Zwei Personen stoßen auf ein wirklich interessantes Problem und beginnen, es zu lösen, während acht andere zusehen. Der Parkplatz ist die Lösung, und dabei handelt es sich eher um eine Moderationsgewohnheit als um einen Ort.
Wenn ein Gespräch in die Tiefe geht, sagt der Moderator sinngemäß: „Gute Frage. Lassen wir das Thema erst einmal beiseite. Priya, Sam, könntet ihr beide euch direkt im Anschluss fünf Minuten Zeit nehmen?“ Nennen Sie das Thema, nennen Sie die beteiligten Personen und fahren Sie fort. Die Diskussion findet dennoch statt. Sie findet mit den beiden betroffenen Personen statt – sofort –, anstatt mit dem gesamten Team, was niemals geschieht.
Wer bestimmt die Tagesordnung?
Jemand muss die Struktur aufrechterhalten, sonst bricht sie zusammen. In einem Scrum-Team ist dies zumindest zu Beginn oft der Scrum Master, doch das Ziel ist ein Team, das sein Standup-Meeting selbstständig und ohne fest zugewiesenen Zeitnehmer durchführt. Die Aufgabe des Moderators ist gering und konkret: das Meeting mit dem Ziel eröffnen, den Ablauf am Board vorantreiben, ausführliche Diskussionen zurückstellen und pünktlich beenden – was mit einem zeitbegrenzten Standup-Tool, das die verbleibende Zeit anzeigt, einfacher ist. Es geht nicht darum, Updates entgegenzunehmen. Ausführliche Informationen zu den Moderationstechniken (Umgang mit dem Schwätzer, dem Dominator und dem Schweiger) finden Sie unter „So führen Sie einen effektiven Standup durch“.
Sobald die Tagesordnung funktioniert, ist der schnellste Weg, sie dauerhaft zu etablieren, den Beteiligten ein einheitliches Format zum Ausfüllen an die Hand zu geben. Vorlagen für Standup-Meetings zum Kopieren und Einfügen bieten genau dies – sowohl für Teams, die live zusammenarbeiten, als auch für asynchrone Teams. Und sollte sich die tägliche Tagesordnung etwas eintönig anfühlen, bietet der Katalog mit Standup-Formaten Möglichkeiten, Abwechslung zu schaffen, ohne dabei die 15-Minuten-Regel aus den Augen zu verlieren.
Informationen dazu, wie sich die Tagesordnung des Standup-Meetings in den Ablauf der anderen Sprint-Meetings einfügt, finden Sie im Leitfaden zu agilen Zeremonien; die übrigen Kapitel zum täglichen Standup-Meeting finden Sie auf der Leitfaden-Übersichtsseite.
Häufig gestellte Fragen
Wie sieht die Tagesordnung für ein tägliches Standup-Meeting aus?
Ein oder zwei Minuten, um sich auf das Ziel des Sprints einzustellen und sich zu orientieren, dann der Hauptteil (entweder die drei Fragen oder – besser noch – das Durchgehen des Boards), anschließend ein kurzer Überblick, um Verantwortliche für etwaige Hindernisse zu benennen und tiefergehende Diskussionen an einen „Parkplatz“ zu verweisen. Insgesamt: höchstens fünfzehn Minuten. Die Tagesordnung ist bewusst knapp gehalten, da es sich bei dem Treffen um einen Abgleich und nicht um eine Arbeitssitzung handelt.
Wie strukturieren Sie einen fünfzehnminütigen Standup-Auftritt?
Beginnen Sie mit dem Wesentlichen. Eröffnen Sie die Sitzung mit dem Sprint-Ziel, damit sich jedes Update darauf beziehen kann; widmen Sie den Großteil der Zeit der laufenden Arbeit und reservieren Sie die letzten Minuten dafür, zu klären, wer für die einzelnen Blocker verantwortlich ist. Halten Sie Problemlösungen vollständig aus der Besprechung heraus. Die Zeitvorgabe kann nur eingehalten werden, wenn tiefgreifendere Gespräche sofort in die „Parking Lot“-Liste verschoben werden, sobald sie beginnen.
Was versteht man unter einem „Parkplatz“ im Stand-up-Comedy?
Der „Parkplatz“ ist der Ort, an dem jedes Thema, das mehr als einen Satz erfordert, vorübergehend zurückgestellt wird. Wenn zwei Personen mit der Problemlösung beginnen, benennt der Moderator das Thema, notiert, wer daran beteiligt sein muss, und fährt fort. Die Besprechung findet unmittelbar nach dem Standup-Meeting statt, und zwar ausschließlich mit den betroffenen Personen. Dies ist der einzige Mechanismus, der verhindert, dass aus einem fünfzehnminütigen Meeting ein vierzigminütiges wird.
Wie schaffen Sie es, ein tägliches Standup-Meeting auf fünfzehn Minuten zu beschränken?
Halten Sie sich strikt an das Zeitlimit und beenden Sie die Sitzung pünktlich, selbst mitten im Satz; nutzen Sie den „Parkplatz“ für alles, was einer Diskussion bedarf, und ziehen Sie in Erwägung, gemeinsam das Board durchzugehen, anstatt jeden Einzelnen der Reihe nach zu befragen, damit der Fokus auf der Arbeit bleibt. Die Zeitüberschreitung ist ein Signal, kein Misserfolg: Ein Standup, das regelmäßig länger dauert, zeigt Ihnen, dass das Team versucht, Probleme in einer Besprechung zu lösen, die eigentlich nur dazu dient, diese Probleme aufzudecken.