Ordre du jour et déroulement de la réunion quotidienne de Standup

L’ordre du jour d’une réunion quotidienne est volontairement succinct : faire le point sur l’objectif, passer en revue les tâches en cours, désigner des responsables pour les obstacles éventuels, puis s’arrêter là. L’ensemble tient en quinze minutes, car cette réunion est un moment de synchronisation, et non une séance de travail. Dès qu’on tente d’en faire davantage, la limite de temps n’est plus respectée.

Voici un ordre du jour de réunion Standup qui tient effectivement en quinze minutes.

Le déroulement du spectacle, d’une durée de quinze minutes

Faites le point sur l’objectif du sprint (0:00 – 1:00). Une phrase de la part de l’animateur : « Que cherchons-nous à achever au cours de ce sprint, et sommes-nous dans les temps ? » C’est le point de repère vers lequel chaque point de situation revient. Si vous passez cette étape, la réunion risque de s’égarer et de perdre tout fil conducteur.

La partie principale (1 h 00 – 12 h 00). C’est là que vous passerez la majeure partie du temps, et vous disposez de deux façons de la mener :

• Parcourez le tableau (recommandé pour toute équipe ayant déjà effectué ses premiers sprints). Passez en revue les tâches en cours et discutez du travail à accomplir.
• Les trois questions, pour chaque personne : hier, aujourd’hui, les obstacles. Cela convient à une nouvelle équipe ; mais cela risque de se transformer en simple énumération de la situation actuelle. Consultez les trois questions et leurs alternatives.

Obstacles et responsables (12 h 00 – 14 h 00). Passez en revue les obstacles qui ont été soulevés. Attribuez un nom à chacun d’entre eux et précisez « nous nous en occuperons tout de suite après ». Pas de résolution pour l’instant, il s’agit simplement de désigner les responsables.

Séance de « mise de côté » (14 h – 15 h). Vérifiez quelles discussions plus approfondies ont été mises de côté et qui participe à chacune d’entre elles. Puis clôturez la séance.

Ces durées constituent un cadre, et non un chronomètre. Une équipe de cinq personnes parvient souvent à mener à bien l’ensemble du processus en huit minutes. L’important n’est pas la précision. Ce qui compte, c’est que chaque étape ait un objectif, et qu’aucune d’entre elles ne consiste à « résoudre des problèmes ».

Marchez sur le plateau, ne marchez pas dans la salle

Le changement le plus efficace que vous puissiez apporter à l’ordre du jour d’une réunion de Standup consiste à l’organiser autour du tableau plutôt qu’autour des personnes. Commencez par la colonne la plus proche de « terminé » et remontez vers les tâches les plus récentes. Pour chaque élément : qui s’en charge, qu’est-ce qui est en attente, de quoi a-t-il besoin pour avancer ?

Pourquoi de droite à gauche ? Parce que cela incite l’équipe à privilégier la finalisation plutôt que le lancement : vous concentrez votre attention sur le travail le plus proche de la livraison, et non sur la nouvelle idée brillante que quelqu’un a eue ce matin. Cela permet également de repérer immédiatement tout travail au point mort. Une personne peut raconter une journée bien remplie ; une fiche qui reste dans la même colonne pendant trois jours, elle, ne le peut pas.

C’est le parking qui donne toute sa réalité au « timebox »

Chaque Standup contient en germe les causes de son propre dépassement de temps : deux personnes identifient un problème véritablement intéressant et commencent à le résoudre tandis que huit autres les observent. Le « parking » est la solution, et il s’agit davantage d’une pratique d’animation que d’un lieu.

Lorsqu’une conversation s’approfondit, l’animateur dit quelque chose comme : « Très bien. Mettons cela de côté pour l’instant. Priya, Sam, pourriez-vous vous retirer tous les deux cinq minutes dès la fin de la réunion ? Précisez le sujet, indiquez les personnes concernées, puis passez à autre chose. La discussion a tout de même lieu. Elle se déroule entre les deux personnes concernées, immédiatement, au lieu de se tenir avec toute l’équipe, ce qui n’arrivera jamais.

Qui décide de l’ordre du jour ?

Quelqu’un doit veiller au bon déroulement, sinon cela ne fonctionne pas. Au sein d’une équipe Scrum, c’est souvent le Scrum Master qui s’en charge, du moins au début, mais l’objectif est de parvenir à ce que l’équipe anime elle-même sa réunion de Standup sans chronométreur attitré. Le rôle de l’animateur est limité et précis : ouvrir la réunion en rappelant l’objectif, faire avancer la discussion, mettre de côté les approfondissements, terminer à l’heure, ce qui est plus facile avec un outil de Standup chronométré indiquant le temps restant. Son rôle n’est pas de recueillir les mises à jour. Pour connaître en détail les techniques d’animation (gérer la personne qui s’égare, celle qui monopolise la parole, la journée silencieuse), consultez l’article « Comment animer un Standup efficace ».

Une fois que l’ordre du jour est bien rodé, le moyen le plus rapide de le pérenniser est de proposer aux participants un format cohérent à remplir. Les modèles de Standups à copier-coller répondent précisément à ce besoin, tant pour les équipes travaillant en présentiel que pour celles travaillant de manière asynchrone. Et si l’ordre du jour quotidien vous semble monotone, le catalogue de formats de Standups propose des solutions pour le varier sans pour autant renoncer à la contrainte des quinze minutes.

Pour savoir comment l’ordre du jour de la réunion quotidienne s’articule avec les autres réunions de sprint, consultez le guide des cérémonies agiles ; pour découvrir les autres chapitres consacrés à la réunion quotidienne, retournez à la page d’accueil du guide.

Foire aux questions

Quel est l’ordre du jour d’un Standup quotidien ?

Une ou deux minutes pour se mettre au travail et se concentrer sur l’objectif du sprint, puis la partie principale (soit les trois questions, soit, mieux encore, parcourir le tableau), puis un rapide tour d’horizon pour désigner les responsables des éventuels obstacles et reporter les discussions plus approfondies dans une « liste d’attente ». Durée totale : quinze minutes maximum. L’ordre du jour est volontairement succinct, car cette réunion sert à se mettre au diapason et non à travailler.

Comment organisez-vous un standup de quinze minutes ?

Commencez par ce qui compte. Commencez par l’objectif du sprint afin que chaque mise à jour porte sur un élément précis, consacrez l’essentiel du temps au travail en cours et réservez les dernières minutes pour déterminer qui est responsable de chaque obstacle. Évitez à tout prix d’aborder la résolution de problèmes pendant la réunion. Le respect du temps imparti n’est possible que si les discussions plus approfondies sont immédiatement reportées dans la « liste des points à traiter » dès qu’elles commencent.

Qu’est-ce qu’un « parking » dans un Standup ?

Le « parking » est l’endroit où sont mis de côté tous les sujets qui nécessitent plus d’une phrase. Lorsque deux personnes commencent à résoudre un problème, l’animateur identifie le sujet, note qui doit y participer, puis passe à autre chose. La discussion a lieu juste après la réunion debout, en présence uniquement des personnes concernées. C’est le seul mécanisme qui empêche une réunion de quinze minutes de se transformer en une réunion de quarante minutes.

Comment faites-vous pour limiter la durée d’un Standup quotidien à quinze minutes ?

Respectez strictement la durée impartie et terminez à l’heure, même au milieu d’une phrase ; utilisez la « zone d’attente » pour tout ce qui nécessite un débat, et envisagez de faire le tour du tableau plutôt que de passer de personne en personne, afin que l’attention reste concentrée sur le travail. Le dépassement de temps est un signal, pas un échec : une réunion debout qui dure régulièrement plus longtemps que prévu vous indique que l’équipe tente de résoudre des problèmes lors d’une réunion dont le seul but est de les mettre en évidence.