Przegląd sprintu: cel, uczestnicy i sposób przeprowadzenia

Przegląd sprintu to spotkanie, podczas którego zespół prezentuje działający produkt interesariuszom i zbiera informacje zwrotne, które mają wpływ na kształt kolejnych prac. Odbywa się on pod koniec sprintu, trwa około dwóch godzin w przypadku sprintu dwutygodniowego, a jego wynikiem jest zaktualizowana lista zadań produktowych. Należy pamiętać o jednej rzeczy: jest to sesja robocza, a nie pokaz. Wartością nie jest sama prezentacja, lecz decyzje, do których ona prowadzi.

Jaki jest cel przeglądu sprintu

Celem przeglądu jest udzielenie odpowiedzi na jedno pytanie osobom, którym zależy na wyniku: biorąc pod uwagę to, co właśnie stworzyliśmy, co powinniśmy stworzyć dalej?

Zespół przedstawia przyrost (czyli pracę faktycznie wykonaną zgodnie z definicją zakończenia, a nie tę, która jest niemal gotowa), a obecni na sali interesariusze reagują na to. Zadają pytania, zgłaszają zastrzeżenia, zwracają uwagę na kwestie, o których nikt nie pomyślał podczas planowania. Ta reakcja stanowi wynik spotkania. Trafia ona bezpośrednio do rejestru zadań produktowych, który właściciel produktu dostosowuje na miejscu lub wkrótce potem.

Przegląd sprintu a prezentacja

Ludzie używają terminów „przegląd sprintu” i „prezentacja” tak, jakby chodziło o to samo spotkanie. Tak jednak nie jest: prezentacja stanowi jedną z części przeglądu.

Prezentacja działającego oprogramowania ma znaczenie: wymusza uczciwość (nie można zaprezentować funkcji, która jest dopiero prawie gotowa) i daje wszystkim ten sam konkretny punkt odniesienia, na który mogą zareagować. Jeśli jednak na tym kończy się cała prezentacja (zespół przedstawia projekt, interesariusze klaszczą, wszyscy wychodzą), oznacza to, że przeprowadzili Państwo jednostronną prezentację. Przegląd stanowi dwustronną rozmowę, którą prezentacja ma zapoczątkować. Prezentacja jest jedynie wstępem; sednem są informacje zwrotne oraz ponowne ustalenie priorytetów. Prezentacja przeprowadzona wyłącznie w celu uzyskania oklasków, bez podjęcia żadnych decyzji, to agile teatr: ceremonia zorganizowana dla publiczności, a nie dla osiągnięcia konkretnego rezultatu.

Kto w nim uczestniczy i dlaczego jest on skierowany na zewnątrz

Przegląd sprintu jest jedyną ceremonią, której celem jest nawiązanie kontaktu z otoczeniem. Uczestnikami są wszyscy członkowie zespołu Scrum oraz interesariusze zaproszeni przez właściciela produktu: klienci, użytkownicy, sponsorzy, pracownicy wsparcia technicznego oraz wszyscy, których opinia powinna mieć wpływ na produkt.

Ta lista zaproszonych to decyzja, a nie formalność. Proszę zaprosić osoby, które mogą udzielić konstruktywnych opinii, na podstawie których warto podjąć działania, i bezlitośnie selekcjonować uczestników: sala pełna widzów generuje jedynie grzecznościowy szum; sala z trzema odpowiednimi klientami pozwala uporządkować listę zadań do realizacji. To właśnie takie otwarte podejście odróżnia przegląd od retrospektywy sprintu, która z oczywistych względów jest przeznaczona wyłącznie dla zespołu i ma charakter prywatny.

Jak zorganizować spotkanie, które będzie warte poświęcenia tej godziny

Format ten jest celowo swobodny. Proszę, aby sesja miała charakter roboczy, a nie przedstawienia scenicznego.

• Zacznij od przedstawienia celu sprintu. Przypomnij uczestnikom, co miało zostać osiągnięte w ramach tego sprintu, tak aby przyrost został oceniony w oparciu o zamierzenia, a nie ogólne wrażenia.
• Proszę pokazać działający produkt, a nie slajdy. Proszę zaprezentować rzeczywisty produkt w odniesieniu do definicji „zakończonego”. Proszę pominąć produkty, które są „prawie gotowe”. Wywołuje to dyskusję na temat pracy, która nie została jeszcze ukończona.
• Proszę pozostawić miejsce na reakcje. Zespół powinien więcej słuchać niż przedstawiać. Pytania, zastrzeżenia i sformułowania typu „a czy można by też…” to właśnie to, po co Państwo tu przyszli.
• Zakończcie spotkanie, aktualizując listę zadań do wykonania. Uwzględnijcie uwagi w priorytetach, póki są jeszcze świeże. To właśnie jest wynik tego spotkania.

Przygotowanie polega przede wszystkim na powściągliwości: należy wybrać, co pokazać, upewnić się, że wszystko faktycznie działa, oraz powstrzymać się przed pokusą stworzenia prezentacji. Dziesięć minut działającej funkcji jest lepsze niż czterdzieści minut jej zrzutów ekranu.

Przegląd sprintu a retrospektywa sprintu

Te dwie ceremonie końcowe są często mylone, dlatego proszę zwrócić uwagę na następujące rozróżnienie: przegląd służy ocenie produktu w obecności interesariuszy; retrospektywa służy ocenie procesu pracy zespołu i odbywa się w gronie zespołu. Przegląd ma charakter zewnętrzny i odbywa się jako pierwszy; retrospektywa ma charakter wewnętrzny i odbywa się jako druga, dzięki czemu zespół może wykorzystać świeże opinie na temat produktu podczas własnej refleksji.

Nie współgrają one ze sobą. Nikt nie porusza kwestii „nasze testy są przeprowadzane w pośpiechu” w obecności klienta, więc połączenie tych dwóch elementów po cichu eliminuje tę szczerą część. Pełne porównanie, w tym informacje o tym, kto uczestniczy w poszczególnych spotkaniach i dlaczego należy je rozdzielać, zamieściliśmy w artykule Przegląd sprintu a retrospektywa sprintu. Aby dowiedzieć się, gdzie oba spotkania plasują się wśród pozostałych spotkań, proszę zapoznać się z artykułem Cztery ceremonie Scrum oraz innymi ceremoniami opisanymi w niniejszym przewodniku.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest cel przeglądu sprintu?

Celem jest przeanalizowanie kolejnego etapu rozwoju produktu wraz z interesariuszami oraz dostosowanie dalszych działań. Zespół prezentuje to, co faktycznie zrealizował, interesariusze reagują, a ich opinie są uwzględniane w rejestrze zadań produktu. Nie chodzi tu o oklaski. Chodzi o korektę kursu. Przegląd, który nie wprowadza żadnych zmian w planie, jest w rzeczywistości spotkaniem informacyjnym pod inną nazwą.

Kto bierze udział w przeglądzie sprintu?

Cały zespół Scrum oraz interesariusze zaproszeni przez właściciela produktu: klienci, użytkownicy, sponsorzy oraz wszyscy, których opinie powinny mieć wpływ na kształt produktu. Jest to jedyne spotkanie, które celowo ma charakter otwarty. Właściciel produktu starannie dobiera listę gości, tak aby opinie wyrażane podczas spotkania były warte uwzględnienia.

Jak długo powinno trwać podsumowanie sprintu?

Proszę wyznaczyć na to około dwóch godzin tygodniowo w ramach sprintu: maksymalnie dwie godziny w przypadku sprintu dwutygodniowego, maksymalnie cztery godziny w przypadku sprintu miesięcznego. Jeśli czas ten się wydłuża, prawdopodobnie prezentują Państwo slajdy zamiast pokazywać działający produkt lub dokonują Państwo przeglądu prac, które w rzeczywistości nie zostały wykonane.

Jaka jest różnica między przeglądem sprintu a prezentacją?

Prezentacja to jedno z zadań w ramach przeglądu: pokazanie działającego oprogramowania. Przegląd sprintu to szersza dyskusja, którą rozpoczyna prezentacja: reakcje interesariuszy, zmiany priorytetów, modyfikacje rejestru zadań. Jeśli potraktują Państwo przegląd wyłącznie jako prezentację, otrzymają Państwo jednostronną prezentację, która wywoła jedynie skinienia głową, ale nie doprowadzi do podjęcia żadnych decyzji.

Jaka jest różnica między przeglądem sprintu a retrospektywą?

Podczas przeglądu sprintu produkt jest analizowany wspólnie z interesariuszami w celu podjęcia decyzji o tym, co należy zrealizować w następnej kolejności. Retrospektywa polega na wewnętrznej analizie procesu pracy zespołu, mającej na celu poprawę jego funkcjonowania w kolejnym sprincie. Przegląd ma charakter zewnętrzny i odbywa się jako pierwszy; retrospektywa ma charakter wewnętrzny i odbywa się jako druga. Potrzebne są Państwu obie te czynności, jednak nie da się ich dobrze połączyć.