Online versus fysieke retrospectieven

Zowel online als fysieke retrospectieven streven dezelfde agile doelstellingen na; ze verschillen voornamelijk op logistiek vlak. Voor fysieke retrospectieven zijn een ruimte, borden en post-its nodig; voor online retrospectieven zijn een videogesprek en een samenwerkingsplatform vereist, maar deze bieden bovendien de mogelijkheid tot anonimiteit, onafhankelijk stemmen en het eenvoudig vastleggen van ideeën.

Ook al betekent een retro op afstand of online dat niet iedereen fysiek in dezelfde ruimte aanwezig is, blijven de doelstellingen en principes van agile onveranderd. Bij agile draait het om het proces.

Een retrospectieve ter plaatse houdt in dat u een ruimte moet reserveren, deze moet inrichten, dingen op borden moet tekenen, de logistiek moet regelen en achteraf de post-its moet ordenen. Bij retrospectieven op afstand ligt de nadruk meer op het beschikken over de juiste videoconferentietool (Zoom, MS Teams, Skype) en het gebruik van een online retrospectief-tool om effectief samen te werken. Het gaat niet alleen om een stroom van chatberichten, ongeordende notitiebriefjes of iemand die probeert op te schrijven wat er wordt gezegd en zelf niet aan de discussie kan deelnemen.

Volgens het rapport „State of Remote Work”, waaraan 3.500 respondenten hebben meegewerkt, neemt het thuiswerken toe, waarbij flexibiliteit, het ontbreken van reistijd en tijd voor het gezin enkele belangrijke voordelen zijn. Aan de andere kant vormen samenwerking, communicatie en eenzaamheid 40% van de grootste uitdagingen. Retrospectieven vormen daarom zowel een kans als een uitdaging: een moment waarop mensen bij elkaar kunnen komen om in een ondersteunende omgeving ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren. De voor- en nadelen van online retrospectieven op afstand zijn:

Wat zijn de voordelen van online retrospectieven?

• Het wordt voor mensen gemakkelijker om elkaar te ontmoeten
• De mogelijkheid om asynchrone retrospectieven te houden
• Real-time feedback
• Geen handmatige sortering
• Gelijke kansen voor mensen om een bijdrage te leveren
• Zelfstandig brainstormen en stemmen
• Anonieme opties
• Meer tijd voor overleg en het versterken van de teamgeest
• Geen productiestilstanden of ‘anchoring’ meer (waarbij één persoon over zijn of haar idee spreekt)
• Geen zaalopstelling

Wat zijn de nadelen van online retrospectieven?

• Een verlies van alle signalen van lichaamstaal
• Een mogelijk verlies van het algemene gevoel van saamhorigheid
• Het gebruik van technologie voor videoconferenties en samenwerkingsinstrumenten
• Het begeleiden van een retrospectieve op afstand is een grotere uitdaging

Bij online retrospectives is het belangrijk om manieren te vinden om een band op te bouwen en ervoor te zorgen dat ieders stem in de groep „gehoord“ wordt. U hoeft misschien geen ruimte in te richten, maar u moet zich wel voorbereiden op de sessie.

De noodzaak om betrokkenheid, verbondenheid, participatie en draagvlak voor beslissingen te blijven versterken, geldt voor beide soorten retrospectieven, zij het met enigszins verschillende strategieën. Dit wordt nog belangrijker wanneer uw team verspreid is. Zie waarom retrospectieven op afstand cruciaal zijn voor het agile-proces.

Hoewel bij online vergaderingen niet iedereen naast elkaar staat, betekent dit niet dat ze onpersoonlijk of kil hoeven te zijn. Ze lenen zich juist uitstekend om iets meer inzicht te krijgen in elk teamlid, meer over hen te weten te komen en hen de kans te geven een stukje van hun leven met iedereen te delen. Door tijdens online vergaderingen activiteiten te organiseren die het team met elkaar verbinden, energie geven, uitdagen of betrekken (inclusief uw retrospective), zorgt u ervoor dat er gelegenheid is om deze relaties op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Zijn online retrospectieven even effectief als retrospectieven waarbij men fysiek aanwezig is?

Ja. Een goed georganiseerde online retrospective kan even effectief zijn als een fysieke bijeenkomst, en soms zelfs nog effectiever. De doelstellingen zijn identiek: terugblikken op de sprint en afspraken maken over verbeteringen. Online hulpmiddelen bieden concrete voordelen, zoals anonieme inbreng, het automatisch vastleggen van ideeën en gemakkelijke deelname voor teams die op afstand of in een hybride opstelling werken. Wat verandert, is de logistiek; de waarde blijft hetzelfde.

Wat is het verschil tussen een online en een fysieke retrospective?

Het verschil zit hem in de logistiek, niet in het doel. Bij fysieke retrospectieven is men aangewezen op een gezamenlijke fysieke ruimte, whiteboards en plakbriefjes; bij online retrospectieven wordt gebruikgemaakt van een samenwerkingsplatform waaraan iedereen op afstand deelneemt. Online formats maken het eenvoudiger om teamgenoten op verschillende locaties te betrekken, anoniem bij te dragen en de resultaten automatisch vast te leggen en te delen.

Hoe zorgt u ervoor dat een retrospectief op afstand boeiend verloopt?

Geef de deelnemers in het begin de tijd om contact met elkaar te leggen, maak gebruik van een hulpmiddel waarmee iedereen tegelijkertijd een bijdrage kan leveren (bij voorkeur anoniem), laat de camera’s aanstaan waar mogelijk en varieer de opzet, zodat de bijeenkomst niet eentonig aanvoelt. Het doel is gelijke participatie (waarbij elke stem wordt gehoord), iets wat een goed hulpmiddel voor online retrospectieven juist is ontworpen om te ondersteunen.