Retrospettive online e in presenza

Le retrospettive online e quelle in presenza perseguono gli stessi obiettivi agili; differiscono principalmente dal punto di vista logistico. Le retrospettive in presenza richiedono una sala, lavagne e post-it; quelle online necessitano di una videochiamata e di uno strumento collaborativo, ma offrono l’anonimato, la possibilità di votare in modo indipendente e la facilità di raccolta delle idee.

Anche se un retro in remoto o online implica che non tutti si trovino fisicamente nella stessa stanza, gli obiettivi e i principi agili rimangono invariati. L’agile riguarda il processo.

Una retrospettiva in presenza comporta la necessità di prenotare una sala, allestirla, disegnare schemi sulle lavagne, verificare gli aspetti logistici e raccogliere i post-it al termine dell’incontro. Per le retrospettive a distanza, l’attenzione si concentra maggiormente sulla disponibilità dello strumento di videoconferenza adeguato (Zoom, MS Teams, Skype) e su uno strumento per retrospettive online che consenta di collaborare in modo efficace. Non si tratta semplicemente di un flusso di chat, di post-it disordinati o di qualcuno che cerca di trascrivere ciò che viene detto senza poter partecipare attivamente alla discussione.

Secondo il rapporto “State of Remote Work”, condotto su 3.500 intervistati, il lavoro da casa è in aumento, con la flessibilità, l’assenza di spostamenti e il tempo da dedicare alla famiglia che rappresentano alcuni dei principali vantaggi. D’altro canto, la collaborazione, la comunicazione e la solitudine costituiscono il 40% delle sfide più significative. Le retrospettive rappresentano quindi sia un’opportunità che una sfida: un momento in cui le persone possono riunirsi, condividere esperienze e imparare le une dalle altre in un ambiente di sostegno. I pro e i contro delle retrospettive online a distanza sono:

Quali sono i vantaggi delle retrospettive online?

• Rende più facile per le persone incontrarsi
• Possibilità di organizzare retrospettive asincrone
• Feedback in tempo reale
• Nessuna raggruppamento manuale
• Pari opportunità per tutti di dare il proprio contributo
• Brainstorming autonomo e votazione
• Opzioni anonime
• Più tempo per la discussione e per rafforzare lo spirito di squadra
• Basta con i blocchi di produzione o con l’“ancoraggio” (una sola persona che parla della propria idea)
• La sala non è stata allestita

Quali sono gli svantaggi delle retrospettive online?

• Una perdita di tutti i segnali del linguaggio del corpo
• Una potenziale perdita del senso generale di appartenenza al gruppo
• Ricorso alla tecnologia per le videoconferenze e gli strumenti di collaborazione
• Condurre una retrospettiva a distanza è più impegnativo

Nelle retrospettive online è importante trovare il modo di instaurare un rapporto di fiducia e garantire che ogni voce presente nella sala venga “ascoltata”. Anche se non è necessario allestire una sala, è comunque necessario prepararsi per la sessione.

La necessità di continuare a promuovere il coinvolgimento, la connessione, la partecipazione e l’adesione alle decisioni vale per entrambi i tipi di retrospettive, sebbene con strategie leggermente diverse. Ciò assume ancora maggiore importanza quando il vostro team è distribuito. Si veda perché le retrospettive a distanza sono fondamentali per il processo agile.

Sebbene le riunioni online non consentano a tutti di trovarsi fianco a fianco, ciò non significa che debbano necessariamente risultare impersonali o fredde. Possono invece offrire l’occasione per comprendere un po’ meglio ogni membro del team, scoprire di più su di loro e invitare ciascuno a condividere un piccolo scorcio della propria vita con tutti gli altri. Prevedere attività per le riunioni online che creino legami, diano energia, stimolino o coinvolgano il team (compresa la vostra retrospettiva) garantisce l’opportunità di costruire queste relazioni.

Domande frequenti

Le retrospettive online sono efficaci quanto quelle in presenza?

Sì. Una retrospettiva online ben gestita può essere efficace quanto una retrospettiva in presenza, e talvolta anche di più. Gli obiettivi sono identici: riflettere sullo sprint e concordare i miglioramenti. Gli strumenti online offrono vantaggi concreti, quali il contributo anonimo, la raccolta automatica delle idee e la facilità di partecipazione per i team remoti o ibridi. Ciò che cambia è la logistica, non il valore.

Qual è la differenza tra una retrospettiva online e una in presenza?

La differenza sta nella logistica, non nello scopo. Le retrospettive in presenza si basano su uno spazio fisico condiviso, lavagne bianche e post-it; quelle online utilizzano uno strumento collaborativo a cui tutti partecipano da remoto. I formati online rendono più facile coinvolgere i colleghi che lavorano da remoto, contribuire in forma anonima e registrare e condividere i risultati automaticamente.

Come si fa a rendere coinvolgente una retrospettiva in remoto?

Concedete alle persone il tempo necessario per entrare in contatto tra loro all’inizio, utilizzate uno strumento che consenta a tutti di intervenire contemporaneamente (preferibilmente in forma anonima), mantenete le videocamere accese ove possibile e variate il modello di incontro in modo che la riunione non risulti ripetitiva. L’obiettivo è garantire una partecipazione paritaria (affinché ogni voce venga ascoltata), cosa che un buon strumento per le retrospettive online è progettato per favorire.