Een personage op een plakbriefje dat vanaf een podium een script voorleest, terwijl een personage met een klembord vakjes aanvinkt, en een rij kleine briefjes die allemaal naar het klembord zijn gericht.

Voorstelling: de ceremonie die u voor het publiek organiseert

De eerste manier waarop agile-theater mislukt: ceremonies die alleen voor de schijn worden gehouden, niet omwille van hun functie. Statusgerichte Standups, ‘cargo-cult’-schattingen en de retro-sessie waarbij alleen maar vakjes worden aangevinkt, plus hoe u functie kunt onderscheiden van prestatie.

Een ceremonie verandert in theater op het moment dat het team niet langer het eigenlijke publiek is.

Dat is de hele toets, en deze geldt voor elke vergadering op de sprintkalender. Een Standup die wordt gehouden om indruk te maken op de leidinggevende. Schattingen die worden opgesomd om een strenge indruk te wekken. Een retrospective die wordt gehouden omdat de automatische uitnodiging is geactiveerd, niet omdat iemand verwacht dat er iets door zal veranderen. In elk geval is het ritueel intact gebleven, maar is de functie verdwenen, en het team, dat dit altijd doorheeft, stopt stilletjes met zich in te zetten. Prestaties vormen de eerste faalmodus van agile theater, en het is de voedingsbodem waaruit de andere drie voortkomen.

Performance Power Overload Void
Agile theater in vier vormen. De voorstelling vormt de gemeenschappelijke basis; ‘Power’, ‘Overload’ en ‘The Void’ zijn de meer uitgesproken vormen waarin deze zich concretiseert, elk in een afzonderlijk hoofdstuk.

De stand-up in het status-theater

De dagelijkse standup is de meest uitgevoerde ceremonie in de softwareontwikkeling, omdat deze het gemakkelijkst te kapen is. Volgens de Scrum Guide is de Daily Scrum bedoeld om de ontwikkelaars in staat te stellen hun eigen planning voor de dag af te stemmen. Het is niet de bedoeling dat de manager deze leidt, of – in veel teams – er zelfs maar bij aanwezig is. In plaats daarvan is het uitgegroeid tot een statusrapport in de vorm van een teamoverleg: iedereen vertelt wat hij of zij gisteren heeft gedaan aan de persoon die de beoordeling aftekent, en niemand praat daadwerkelijk met iemand anders.

vs Status theatre reporting to a manager Shared board aligning as a team
Dezelfde vijftien minuten, twee verschillende vergaderingen: updates die zijn afgestemd op de behoeften van de manager, of op de raad van bestuur waarmee het team samenwerkt.

U kunt de voortgang afleiden uit waar de aandacht van de mensen naar uitgaat. Tijdens een coördinatie-Standup praten ontwikkelaars met elkaar en met het bestuur; iemand zegt: „Ik werk vandaag aan de authenticatiemodule”, waarop iemand anders antwoordt: „Wacht even, ik ook, laten we daarna even afstemmen.” Tijdens een status-Standup brengt elke persoon verslag uit aan één persoon, terwijl de rest op zijn beurt wacht. Het verschil komt nog duidelijker naar voren in het aanpassingsgedrag: in een goede week houden mensen een beetje werk achter de hand, zodat ze in een slechte week iets te melden hebben, en de update wordt dan een kleine dagelijkse oefening in het in stand houden van de schijn in plaats van het delen van informatie. Wanneer 60% van het ritueel bestaat uit het in stand houden van een bepaald imago, is de vergadering geen coördinatie meer.

De oplossing ligt niet in het toevoegen van energie aan de uitvoering. Het gaat erom het publiek te veranderen. Richt de updates op het werk, niet op de leidinggevende: loop langs het bord, niet door de ruimte. Als de status al in de tracker, de pull-verzoeken en de chat staat, dan is het hardop voorlezen ervan louter ceremonieel; de enige echte taken van de vergadering zijn het aan het licht brengen van knelpunten en het coördineren van de overlappingen van vandaag. Al het overige kan asynchroon worden gelezen, aan de hand van updates die mensen op hun eigen tijdstip in een stand-up-tool plaatsen. Ons hoofdstuk over anti-patronen bij Standups somt de specifieke signalen op, en het hoofdstuk over asynchrone en op afstand gehouden Standups behandelt hoe het statusgedeelte volledig buiten de vergadertijd kan worden gehouden.

De ‘cargo-cult’-schatting

Het ‘schattingstheater’ verloopt rustiger, maar komt net zo vaak voor. Een team speelt ‘planning poker’ omdat dat nu eenmaal de gangbare werkwijze is (de kaarten worden tevoorschijn gehaald, er wordt over getallen gestemd, een Fibonacci-reeks geeft het geheel een wetenschappelijk tintje), waarna iedereen de punten uiteindelijk toch in stilte weer omrekent naar uren. De procedure wordt feilloos uitgevoerd, terwijl het doel in rook opgaat. Beoefenaars hebben er een vernietigende omschrijving voor: een groep volwassenen die ruzie maakt over welke kleur papier een werkitem moet hebben, een cargo-cult die de vorm van het schatten nabootst in de hoop dat het resultaat vanzelf volgt.

Dit is wat het ritueel verhult: het getal was nooit het eindresultaat. Zoals Eisenhower het verwoordde: „Plannen zijn waardeloos, maar plannen maken is alles.” De schatting is waardeloos, maar het schatten is waar het om gaat. Planning Poker is geen voorspellingsmachine; het is een detector voor meningsverschillen. Wanneer de ene ingenieur een 3 stemt en de andere een 13 voor hetzelfde verhaal, betekent dat verschil van acht punten dat zij zich twee verschillende werkzaamheden voorstellen, en het gesprek dat dit verschil overbrugt, vormt de volledige waarde van de vergadering. Een team dat stemt, het verschil halveert en verdergaat, heeft de ceremonie uitgevoerd en het werk overgeslagen.

Concreet: voer een eerste ronde in stilte uit, zodat de kaart van de technisch leider niet als anker voor iedereen fungeert; laat de hoge schatting eerst aan het woord komen, gevolgd door de lage; en als niemand een verhaal goed genoeg kan uitleggen om de omvang ervan in te schatten, is dat geen kwestie van cijfers, maar een kwestie van verfijning. In onze hoofdstukken over het spelen van Planning Poker en veelgemaakte fouten bij Planning Poker gaan we diep in op het doorbreken van het verankerings-effect dat de ceremonie juist moet voorkomen, en in het hoofdstuk ‘Wat story points eigenlijk zijn’ wordt uitgelegd waarom de omrekening van punten naar uren de oorzaak van het probleem is, en niet de oplossing.

De retro-trend waarbij men vakjes afvinkt

Dan is er nog de retrospective die plaatsvindt omdat de agenda dat voorschrijft. Elke twee weken dezelfde opzet, dezelfde notitieblaadjes, dezelfde drie kolommen, dezelfde stilte. Deelnemers omschrijven het treffend: een formaliteit, een ingekort ritueel zonder enig nut, bijeenkomsten die geforceerd en ongemakkelijk aanvoelden. De ceremonie blijft als gewoonte voortbestaan, lang nadat iemand er nog in gelooft.

De neiging is om naar een nieuw formaat te grijpen: de kolommen vervangen door een zeilboot, een zeester uitproberen, een nieuw sjabloon downloaden. Soms helpt dat. Maar wees eerlijk over wat een formaat wel en niet kan oplossen. Zoals een scherpzinnige praktijkdeskundige het verwoordt: de vorm van uw retrospectieve doet er niet toe; het veranderen van de activiteit is slechts cosmetica als het echte probleem is dat er daarna nooit iets gebeurt. Een vastgeroest ritueel is een prestatieprobleem dat u kunt oplossen met afwisseling en betere begeleiding. Een ritueel dat woorden oplevert maar geen verandering teweegbrengt, is een heel ander soort mislukking. Dat is de leemte in de opvolging, de vierde modus, en geen enkele jacht op nieuwe formats kan daar iets aan veranderen.

Stel dus eerst een diagnose voordat u het proces vernieuwt. Als de groep op de automatische piloot werkt, vernieuw dan de opzet en zet één concreet punt bovenaan de agenda: de enige verbetering uit de laatste retro, en of deze daadwerkelijk is doorgevoerd. Als de groep betrokken is maar er stroomafwaarts niets verandert, was de opzet nooit het probleem. Onze gids voor retrospectieven behandelt beide situaties, en het hoofdstuk over psychologische veiligheid gaat in op de stilte die zo vaak als apathie wordt geïnterpreteerd, maar meestal iets veel ernstigers is.

”Echt Scrum is nog nooit in de praktijk gebracht”

Elke kritiek op een uitgevoerde ceremonie roept hetzelfde tegenargument op: u doet het gewoon verkeerd, dat was geen echt agile. Het is het agile-equivalent van „echt communisme is nog nooit in de praktijk gebracht”, en het is de moeite waard om dit te benoemen, omdat dit de manier is waarop Performance zichzelf verdedigt. Als elke mislukking kan worden afgedaan als „niet het echte werk“, wordt het raamwerk onweerlegbaar, en een praktijk die u niet kunt bekritiseren, is een praktijk die u niet kunt verbeteren.

Maar het weerwoord is niet altijd een ontwijkingsmanoeuvre. Voor de retrospectieve en de Standups bestaan er gepubliceerde definities: de Scrum Guide, het Agile Manifest en de standaardhandleidingen voor beoefenaars. Het beoordelen van een slechte ceremonie aan de hand van wat deze zou moeten zijn, is geen ‘no-true-Scotsman’-argument; het is het hanteren van de feitelijke specificatie. De grens die u moet aanhouden is deze: „u doet het verkeerd“ is een uitvlucht wanneer het al het vijfde team op rij is dat het op de een of andere manier verkeerd doet, en het is terecht wanneer de tekortkoming concreet wordt benoemd. De Scrum Guide schrijft voor dat de dagelijkse vergadering vijftien minuten duurt, terwijl die van u veertig minuten in beslag neemt; de retrospective is van het team, terwijl die van u wordt voorgezeten door de manager. Het ene is een uitvlucht; het andere is een afwijking. De vier modi in deze gids zijn onze poging om die tekortkomingen zo nauwkeurig te benoemen dat ‘het goed doen’ daadwerkelijk betekenis krijgt.

De voorstelling is waar theater begint, maar zelden waar het eindigt. Wanneer het beheer van de schijn botst met een machtsongelijkheid, krijgt de voorstelling een dwingend karakter. Dat is Macht. Wanneer de ceremonies zich opstapelen tot voorbij het punt waarop ze nog nut hebben, is dat Overbelasting. En wanneer de vergadering vlekkeloos verloopt en er niets verandert, is dat de Leegte. Begin met uzelf bij elke ceremonie die u organiseert de prestatievraag te stellen: voor wie is dit eigenlijk bedoeld?, en u zult ontdekken dat de andere drie zich daarachter verschuilen.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of onze standup slechts een statusvergadering is?

Let op waar de mensen naar kijken. Tijdens een Standup spreekt het team met elkaar en met het bord; tijdens een statusvergadering rapporteert iedereen in de blikrichting van één persoon en reageert niemand op iemand anders. Als de afwezigheid van de manager de vergadering zou beïnvloeden, dan was dat zijn of haar verantwoordelijkheid, niet die van het team.

Is planning poker tijdverspilling?

Alleen als u het deel overslaat dat ertoe doet. Stemmen over tickets die niemand heeft geanalyseerd, is slechts schijnvertoning. De waarde zit niet in het getal. Het gaat om de meningsverschillen die hierdoor aan het licht komen. Wanneer de ene persoon een 3 stemt en de andere een 13, is juist dat verschil de kern van de vergadering.

Is de vorm van de retrospectieve terugblik van belang?

Minder dan wat de verkopers van deze concepten u willen doen geloven. Het vervangen van ‘Mad/Sad/Glad’ door een zeilboot is slechts cosmetische verandering als er daarna niets verandert. Een nieuw concept brengt vernieuwing in een vastgeroest ritueel; het doet niets voor een retro-concept waarvan het echte probleem is dat niemand ernaar handelt.

Wat is agile theater?

Een ceremonie die meer op uiterlijk vertoon dan op functionaliteit is gericht: het doorlopen van de vaste handelingen van een Standup, planningsbijeenkomst of retrospective, zodat het lijkt alsof het proces wordt gevolgd, terwijl hetgeen waarvoor de ceremonie in stilte bedoeld is, niet plaatsvindt. Schijnvertoning is de eerste en meest voorkomende van de vier manieren waarop dit mislukt.

Aanbevolen lectuur