Tips voor het houden van effectieve retrospectieven voor feedback binnen het team

Het aansturen van een agile team lijkt veel op het dirigeren van een symfonie – het vereist harmonie, ritme en het naar elkaar luisteren binnen de groep. Effectief management van agile teams vereist meer dan alleen vergaderingen – het gaat om het creëren van een omgeving waarin openhartige feedback wordt gestimuleerd.

Damian Obalka, softwareontwikkelaar en Scrum Master bij Dedalus HealthCare, weet dit maar al te goed.

Sinds 2019 loodst hij zijn team door de woelige wateren van de softwareontwikkeling, op zoek naar manieren om iedereen betrokken te houden en de feedbackstroom op gang te houden. En daar komt TeamRetro om de hoek kijken! Met deze tool hebben zij retrospectives omgevormd tot een speelveld voor ideeën, kritiek en alles daartussenin.

Damian belicht enkele van de tips die hij hanteert bij het leiden van succesvolle retrospectievebijeenkomsten met TeamRetro.

Inleiding

Goedendag, ik ben Damian Obalka van Dedalus HealthCare en ik ben sinds 2019 werkzaam als softwareontwikkelaar en Scrum Master bij dit bedrijf.

Begin 2020 zijn wij voor het eerst met TeamRetro aan de slag gegaan, zodat wij onze retrospectives ook op afstand konden voortzetten.

Al snel begonnen wij veel plezier te beleven aan deze tool en de voordelen die deze ons toen en nu nog steeds biedt.

Al met al is het een geweldige aanvulling op onze bijeenkomsten geweest!

Eerlijke feedback krijgen van uw team

Om problemen op te lossen die ervoor zorgen dat uw team niet optimaal kan presteren, heeft u een omgeving nodig waarin uw collega’s zich veilig voelen om hun oprechte gedachten, gevoelens en zorgen over hun dagelijkse werkervaring te delen.

Daarom is een hulpmiddel voor retrospectieven en gezondheidscontroles dat zowel leuk is om te gebruiken als functies biedt waarmee u uw ideeën, observaties en kritiek anoniem kunt vastleggen, bij uitstek geschikt om een dergelijke omgeving tot stand te brengen.

U kunt voor elke nieuwe retrospective en health check die u in TeamRetro start, zelf bepalen of u deze anoniem wilt houden of niet.

Het is voor ons zeer verhelderend gebleken om dit af en toe te doen. Soms hebben uw teamleden om verschillende redenen wellicht niet genoeg zelfvertrouwen om al hun zorgen te uiten. Deze feedback blijkt echter vaak van cruciaal belang te zijn voor het verbeteren van uw werkprocessen en het welzijn van uw team.

Een voorbeeld van het organiseren van een anonieme agile retrospectieve

Stel de ideale opzet voor een retrospectieve voor uw team op

Een ander kenmerk van TeamRetro waar wij veel plezier aan beleven, is de aanpasbaarheid van de sjablonen.

Hoewel u kunt kiezen uit een uitgebreide bibliotheek met standaard- en community-sjablonen, kunt u er ook voor kiezen om een nieuw, op maat gemaakt sjabloon te maken dat is afgestemd op uw specifieke behoeften voor uw volgende vergadering.

Wij stellen deze flexibiliteit zeer op prijs. Aangezien u waarschijnlijk niet wilt dat uw retrospectives voorspelbaar en eentonig worden, zou u wellicht eens iets nieuws kunnen proberen.

Als u op zoek bent naar meer inspiratie om dat te bereiken, dan kunnen de sjablonen van de community (en de AI) een uitstekende bron zijn om uw zoektocht te beginnen.

Mocht u al een zeer specifiek onderwerp in gedachten hebben voor uw team of deelnemers, dan biedt TeamRetro u de nodige ondersteuning, zodat u een bijpassend sjabloon kunt maken.

Voeg een ijsbreker toe aan uw vergadering

Het is ook het vermelden waard dat uw mogelijkheden voor aanpassing en planning niet beperkt blijven tot uw sjablonen. U kunt namelijk bovendien verschillende opties toevoegen, zoals een speciale „welkomstpagina” of „ijsbreker-slide”, om uw health check/retrospective te beginnen.

Bovendien kunt u tijdens uw vergadering aan de meeste onderdelen een tijdsduur toewijzen, mocht u willen dat de tool u helpt bij het bijhouden van de verstreken tijd.

Dit kunt u voor elke nieuwe vergadering die u start aanpassen, zelfs als u hetzelfde sjabloon gebruikt!

Zoals u kunt zien, zijn er tal van aanpassingsmogelijkheden waaruit u kunt kiezen, afhankelijk van uw behoeften.

Zo, dat was het dan! Het aansturen van een agile team is geen sinecure, maar met hulpmiddelen zoals TeamRetro verloopt het proces een stuk soepeler. Het verhaal van Damian laat zien hoe belangrijk het is om een omgeving te creëren waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. Dankzij de aanpasbare sjablonen en planningsfuncties van TeamRetro is het een fluitje van een cent om elke retro af te stemmen op de sfeer binnen uw team.

Voer dezelfde retro-actie uit met uw team

Het duurt ongeveer tien minuten om de opzet van Damian na te bootsen. Kies een indeling, schakel anonieme invoer in voor de onderwerpen waarvoor dat nodig is, voeg een controlevraag toe en verstuur de link naar het bord vóór de vergadering in plaats van erna. De link is het belangrijkste onderdeel: een bord met twee deelnemers gedraagt zich totaal anders dan een bord met slechts één deelnemer.

Start een retrospectieve en nodig uw team uit, of bekijk de sjablonen voor retrospectieven om eerst een indeling te kiezen.

Wie is Dedalus Health?

Dedalus is een toonaangevende leverancier van software voor de gezondheidszorg en biedt met innovatieve oplossingen mogelijkheden voor naadloze zorg en toegevoegde waarde binnen het gehele gezondheidszorgecosysteem.

Zij behoren tot de grootste wereldwijde leveranciers van software voor de gezondheidszorg.

In 2016 besloot Dedalus zijn uitbreidingsstrategie te versnellen door zich te richten op de groeiende vraag naar innovatieve en alomvattende oplossingen ter ondersteuning van de digitale transformatie van het zorgecosysteem.

Dedalus is actief in het gehele zorgcontinuüm en biedt oplossingen op basis van open standaarden, waarmee het zorginstellingen ondersteunt bij het realiseren van nieuwe zorgmodellen.

Zij beschikken over meer dan 40 jaar ervaring in het leveren van software en diensten voor de gezondheidszorg aan meer dan 6.700 zorginstellingen.

Hun software wordt wereldwijd op grote schaal gebruikt en verwerkt jaarlijks meer dan 3 miljard diagnostische resultaten, waarbij 540 miljoen mensen, 28 miljoen ziekenhuisopnames en 35 miljoen spoedopnames worden bediend, en in de eerstelijnszorg meer dan 120 miljoen burgers worden bediend.