Hoe Attus de betrokkenheid van het team heeft verbeterd door middel van betere retrospectieven
Ontdek hoe Attus de betrokkenheid van het team heeft vergroot en de retrospectieven binnen acht squads heeft gestandaardiseerd met behulp van de agile faciliteringstools van TeamRetro.
Attus, een in Brazilië gevestigd legal-tech-bedrijf, biedt een gespecialiseerd platform aan dat is ontworpen om de werkzaamheden van juridische afdelingen in de publieke sector te stroomlijnen. Met behulp van kunstmatige intelligentie en automatisering beheert Attus verzoekschriften en rechterlijke uitspraken, classificeert en verdeelt het zaken, stelt het documenten op, houdt het toezicht op deadlines en integreert het met overheidssystemen zoals rechtbanken, de Receita Federal, SEI en incassodiensten. Door zich aan te passen aan de unieke werkprocessen van elke instelling, stelt Attus juridische teams in staat zich te concentreren op strategische besluitvorming in plaats van op repetitieve administratieve taken.
Als ontwikkelingscoördinator geeft Clávison Zapelini leiding aan de coördinatie van meerdere ontwikkelingsteams. Tot zijn verantwoordelijkheden behoren het stellen van prioriteiten voor taken, het plannen van sprints, het bijhouden van KPI’s en, misschien wel het belangrijkste, het betrokken en gemotiveerd houden van de teams.
De uitdaging om gestandaardiseerde, zeer effectieve retrospectieven te organiseren voor acht ontwikkelingsteams
Hoewel veel agile ceremonies, zoals dagelijkse stand-ups en reviews, soepel verliepen, bleken retrospectives wisselend van kwaliteit en minder effectief te zijn. „Elke tech lead gebruikte een andere tool; bij sommigen nam het meer tijd in beslag, bij anderen minder, en ik zag de resultaten van deze zeer belangrijke ceremonie niet terug”, legt Clávison uit. Pogingen om retrospectives met andere tools te formaliseren hadden niet geholpen, wat resulteerde in een lage betrokkenheid en gefragmenteerde resultaten.
Het keerpunt: het testen van TeamRetro
Op zoek naar een betere aanpak introduceerde Clávison TeamRetro bij één team tijdens een proefperiode van twee sprints. Het verschil was vanaf het begin duidelijk. „We merkten meteen een veel grotere betrokkenheid, dankzij de methodiek die de tool mogelijk maakt,” herinnert hij zich.
“We merkten meteen een aanzienlijk hogere betrokkenheid, dankzij de methodiek die de tool mogelijk maakt.”
Teamleden sloten zich in enquêtes bij deze mening aan en beschreven de sessies als de beste retrospectieven die zij ooit hadden meegemaakt. Aangemoedigd door deze feedback breidde Clávison het gebruik van TeamRetro uit naar alle acht ontwikkelingsteams, waarmee in totaal ongeveer 40 ontwikkelaars werden bereikt. „De betrokkenheid die door de verschillende begeleidingsmethoden en de beschikbare sjablonen werd gestimuleerd, waren de belangrijkste redenen om hiervoor te kiezen“, bevestigt hij.
„De betrokkenheid die door de verschillende begeleidingsmethoden en de beschikbare sjablonen werd bevorderd, was de belangrijkste reden om hiervoor te kiezen.”
Hoe TeamRetro het Attus-proces ondersteunt
Attus organiseert tweewekelijkse sprints binnen zijn ontwikkelingsteams, en TeamRetro werd al snel een vast onderdeel van hun retrospectievebijeenkomsten. De kant-en-klare sjablonen maakten de voorbereiding voor de technische leidinggevenden aanzienlijk eenvoudiger en droegen bij aan het standaardiseren van de werkwijze binnen de verschillende squads. Wat voorheen een uitdaging was, werd een sterk punt.
“Onze sprints vinden om de twee weken plaats en we hebben 8 ontwikkelingsteams. Voor de retrospectieve maken we gebruik van TeamRetro. Dit programma vergemakkelijkt de organisatie van deze bijeenkomst aanzienlijk door goed ontworpen sjablonen aan te bieden, die de tech leads aanzienlijk helpen bij het voorbereiden van een effectieve retrospectieve.”
Meetbare resultaten: betrokkenheid, overeenstemming en afstemming
Volgens Clávison was de grootste winst de betrokkenheid van het team. Doordat iedereen een zinvolle bijdrage leverde, werden retrospectives een gelegenheid om belangrijke inzichten aan het licht te brengen en deze om te zetten in duidelijke, uitvoerbare afspraken. Met behulp van TeamRetro kon het team bovendien de voortgang van die afspraken in de loop van de tijd volgen, waardoor de verantwoordelijkheid en de opvolging werden verbeterd.
Functies die het verschil hebben gemaakt
Twee kenmerken maakten de grootste indruk.
Ten eerste zijn de gestructureerde sjablonen afgestemd op onze verschillende doelstellingen met betrekking tot retrospectieven.
Ten tweede zijn er de ingebouwde functies voor het bijhouden van afspraken. „Het geeft gemoedsrust te weten dat de agile-methodiek correct en consistent wordt toegepast in alle teams,” aldus Clávison.
De reacties van het management waren eveneens positief. „Na afloop van de tests was men unaniem voorstander van de aanschaf van de tool,” vervolgt hij, „Het technisch management constateerde dat zowel de betrokkenheid als de onderlinge relaties binnen het team waren verbeterd.”
„Het geeft gemoedsrust te weten dat de agile-methodiek correct en consistent wordt toegepast in alle squads.”
Advies aan collega-Scrum Masters
Terugkijkend op zijn ervaringen geeft Clávison enkele adviezen aan anderen die retrospectives leiden. „Gebruik open vragen om reflectie te stimuleren en concrete verbetermaatregelen te identificeren. Waardeer uiteenlopende meningen en streef voortdurend naar verbetering van het proces en het team.”
Wat begon als een behoefte aan consistentie, groeide uit tot een meer betrokken, op elkaar afgestemde en zelfstandige ontwikkelingscultuur. TeamRetro heeft ertoe bijgedragen dat retrospectives binnen de hele organisatie zijn uitgegroeid tot een bijeenkomst met grote impact en een hoge mate van deelname.
“Gebruik open vragen om tot nadenken aan te zetten en concrete verbetermaatregelen te identificeren. Waardeer uiteenlopende meningen en streef voortdurend naar verbetering van processen en het team.”
Stap vandaag nog over naar TeamRetro
De ervaring van Attus Procuradoria Digital laat zien hoe TeamRetro retrospectieven ingrijpend kan veranderen, de betrokkenheid van het team kan vergroten en agile processen binnen meerdere squads kan stroomlijnen. Of u nu teams wilt samenbrengen, zinvolle inzichten wilt verkrijgen of agile best practices effectiever wilt implementeren: TeamRetro biedt de tools om dit te realiseren.
Probeer TeamRetro vandaag nog en geef uw retrospectives een nieuwe impuls!