Mitrais Software Development — ondersteuning bij sprint-retrospectieven met TeamRetro

Het is voor elk succesvol agile project van essentieel belang dat iedereen in het team kan nadenken over manieren om verbeteringen aan te brengen en een bijdrage te leveren. Dit geldt net zo goed voor de bescheiden retrospective. Juist op dit moment kan het feit dat een team in staat is om terug te blikken op de afgelopen sprint, het gevoel heeft dat er naar hen wordt geluisterd en bijdraagt aan het leveren van waarde voor de volgende sprint, helpen om waarde aan het project toe te voegen.

We delen de ervaringen van Mitrais, een bedrijf dat softwareontwikkelingsdiensten levert, en laten zien hoe zij zowel hun klanten als hun eigen team meerwaarde bieden sinds zij TeamRetro hebben geïntroduceerd.

Rommy Rempas, Competency Development Manager bij Mitrais, benadrukt het belang van open samenwerking tijdens de sprint-retrospectieven van zijn team. Hij merkt op dat „dit het moment is waarop hun stem gehoord moet worden“, en dat het gebruik van een tool als TeamRetro zijn team heeft geholpen om zich meer op hun gemak te voelen bij het delen van hun gedachten en ideeën. Door een omgeving van open samenwerking te bevorderen, is het team van Rommy in staat geweest om problemen te identificeren en hun processen effectiever te verbeteren.

De Competency Development Group implementeert sinds 2014 Scrum bij Mitrais en het duurde ongeveer een jaar voordat de teams voldoende vertrouwd waren met de overgang om projecten te kunnen uitvoeren zonder te hoeven wachten tot de vereisten definitief waren vastgelegd.

Met dit in gedachten vertelde Rommy dat succes inhoudt dat „het team in staat is zijn vaardigheden te verbeteren terwijl het product wordt opgeleverd en aan de verwachtingen van de belanghebbenden wordt voldaan”. Hij voegde eraan toe dat de teams meer succes hebben geboekt dankzij Scrum. De korte iteratie tot release biedt het team meer kansen om te groeien en te leren op basis van periodieke feedback, waardoor de productiviteit toeneemt en het team zich beter kan aanpassen aan dynamische vereisten.

Meerwaarde creëren met sprint-retrospectieven

De sprint-retrospective speelt een belangrijke rol voor het team van Rommy. Deze bijeenkomst biedt zijn team de kans om terug te blikken, te leren van zowel hun mislukkingen als hun successen, en vervolgens verbeteringen door te voeren. Rommy vindt de actiepunten die tijdens de bijeenkomst worden vastgesteld bijzonder nuttig.

Rommy’s advies wanneer u te maken krijgt met een team dat niet actief deelneemt aan de retrospective, is om de nadruk te leggen op de voordelen ervan. “Ik zou het team begeleiden. Zonder de retrospectieve zou het voordeel van een incrementele release immers verloren kunnen gaan. Bij elke release verbetert het team doorgaans zijn capaciteiten en prestaties. De retrospectieve biedt hen de kans om hierover na te denken en verbeteringen door te voeren.”

Naast open samenwerking is het belangrijk om hulpmiddelen te gebruiken die een veilige en boeiende vergadering ondersteunen. Dit kan ertoe bijdragen dat alle teamleden volledig aan de retro kunnen deelnemen en aan het succes ervan kunnen bijdragen. Hulpmiddelen zoals TeamRetro bieden een vooraf gedefinieerde workflow die het team door het retro-proces loodst en ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit.

“Mijn teamleden vinden het leuk om de retro te doen. Het is het moment waarop hun stem gehoord wordt. Het gebruik van een product als TeamRetro helpt enorm, vooral omdat het een vooraf gedefinieerde workflow heeft die het team ondersteunt bij hun retro-proces.”

Betrokkenheid leidt tot draagvlak en algehele tevredenheid binnen het team

Wanneer teamleden betrokken zijn en het gevoel hebben dat er naar hun mening en ideeën wordt geluisterd, zullen zij zich eerder inzetten voor het welslagen van het project en hun werk.

Rommy merkt op dat zijn teamleden graag deelnemen aan retrospectives omdat dit hen de kans biedt om gehoord te worden. Door een omgeving van open samenwerking te creëren en hulpmiddelen te gebruiken die de betrokkenheid bevorderen, is het team van Rommy erin geslaagd de ervaring van het houden van een retrospective te verbeteren. Deze toegenomen betrokkenheid heeft ook geleid tot een grotere tevredenheid binnen het team, wat een positieve invloed heeft gehad op het algehele succes van het project.

Tips voor betere retrospectieven

Als een team moeite heeft om zijn plannen daadwerkelijk uit te voeren, is Rommy’s advies dat ondersteuning de sleutel is. „Goede ondersteuning door het management kan nodig zijn om het team te helpen zich te verbeteren”. Hoewel elk team idealiter het gevoel zou moeten hebben dat het zelfstandig zaken voor elkaar kan krijgen, is het soms toch nodig dat het management de middelen of het zetje geeft om dingen voor elkaar te krijgen.

Het is ook belangrijk om een duidelijk eindresultaat en een gezamenlijke definitie van ‘klaar’ te hebben. Een team moet begrijpen dat werk in uitvoering geen waarde oplevert en dat het doel erin bestaat om tijdig waarde te leveren met de juiste kwaliteit.

“We kunnen het team ook begeleiden. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat iedereen zich houdt aan een ‘Definition of Done’ (DoD) die door het hele team wordt onderschreven. Een DoD die de capaciteiten van het team te boven gaat, zal tot problemen leiden.”

Wat betreft het uitnodigen van mensen van buiten het team voor de sprint-retrospective hanteert Rommy een inclusieve aanpak. „Als het relevant is, waarom niet?“ Door af en toe mensen van buiten het team uit te nodigen, worden nuttige inzichten, feedback en perspectieven geboden die de energie van het team kunnen versterken en nieuwe ideeën kunnen aandragen voor de retrospectieve.

Zijn laatste advies met betrekking tot sprint-retrospectieven?

“Geniet gewoon van het proces, retrospectieven zijn leuk.”

Wie is Mitrais?

Mitrais heeft twee bedrijfsactiviteiten: softwareontwikkeling en diensten op het gebied van softwareproducten. Het bedrijf is gevestigd in Indonesië en biedt een volledig scala aan softwareontwikkelingsdiensten, waaronder Microsoft, mobiele applicaties, webapplicaties, Java en meer. Hun productdiensten omvatten de implementatie en ondersteuning van toonaangevende softwareproducten voor de mijnbouwsector. Deze activiteiten worden ondersteund door toonaangevende systemen voor personeelsbeheer en een geïntegreerd engagementmodel.