Além da superfície: identificando métricas valiosas a partir de análises retrospectivas e verificações de integridade

Bem-vindo ao recurso Insights do TeamRetro. O Insights traz à tona os metadados das suas reuniões. Isso ajudará a identificar tendências e lacunas, dará a você uma noção do clima, do estado e do sentimento da equipe, além de permitir compreender o ritmo das melhorias contínuas por meio do acompanhamento das ações.

Ela faz algo que a maioria das outras ferramentas retrospectivas não faz. Ela mostra tudo, desde a frequência das reuniões da equipe e os temas gerais até o nível de satisfação e o clima da equipe ao longo do tempo.

Agradecemos muito quando nossos clientes compartilham suas experiências, então decidimos fazer o mesmo. Assim, em vez de mais um artigo no blog sobre a importância das retrospectivas ágeis, esta postagem se concentra em como utilizamos os resultados de nossas retrospectivas e avaliações de desempenho para apoiar nossa equipe.

Compartilhamos reflexões sobre nossa própria equipe e como isso nos ajudou a melhorar. Esperamos que isso também ajude vocês.

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Olá a todos,

Espero que tudo esteja indo bem. Como prometido, aqui vai um breve resumo sobre nossas próprias equipes com base no novo recurso “Insights” que lançamos. É sempre muito esclarecedor analisar essas questões sob nossa própria perspectiva, já que nossos clientes fazem o mesmo.

Informações sobre nossas reuniões

Ao longo do último ano, nossas quatro equipes realizaram 27 retrospectivas e três avaliações de saúde, resultando em 102 ações a serem tomadas e 29 acordos entre as equipes. É ótimo ver que estamos adquirindo um pouco de regularidade à medida que aprimoramos nossas práticas ágeis e a frequência das reuniões.

Em cada uma de nossas retrospectivas, tivemos entre 13 e 47 ideias compartilhadas e de 0 a 6 ações resultantes dessas reuniões, com base em uma taxa de participação de 89%.

Para aqueles que têm participado, observamos um retorno cada vez maior sobre o tempo investido, que continua se mantendo estável. Parabéns às equipes e aos Scrum Masters por manterem nossas reuniões relevantes e significativas para os participantes.

Geralmente, realizamos uma reunião retrospectiva uma vez por mês por equipe e algumas vezes por ano para todos. Às vezes, antecipamos essas reuniões antes de um fim de semana ou para compensar feriados, e outras vezes tivemos que adiá-las. Uma equipe tem se reunido de forma realmente consistente todos os meses.

Costumamos ter uma grande variedade de formatos de retrospectiva ágil de reunião para reunião, o que significa muita diversidade e a coleta de diferentes perspectivas.  Nosso modelo mais utilizado é o formato padrão de retrospectiva ágil, bem como a retrospectiva 4L. É claro que continuamos apoiando as equipes que experimentam formatos e estilos diferentes que funcionem para elas, enquanto mantemos o formato de nossas reuniões gerais bastante consistente a cada vez, para facilitar a comparação.

Com base nas retrospectivas, aqui está uma nuvem de palavras com os temas mais comuns em todas as nossas equipes. Equipe, Trabalho, projeto, Ótimo, Agradecimento, Novo e Feedback foram alguns dos sentimentos positivos observados ao longo do último ano. No que diz respeito aos sentimentos negativos, observamos termos como Necessidade, Acordos e Prazos como alguns dos mais comuns, sobre os quais refletimos.

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Dito isso, as opiniões da equipe costumam ser bem diversificadas e a abordagem é relativamente equilibrada ao refletirmos sobre os sprints, embora tenhamos a tendência de encarar as coisas de uma perspectiva mais positiva.  Vale ressaltar que cada um dos nossos formatos de retrospectiva inclui perguntas de natureza negativa, como, por exemplo: o que não deu certo, o que devemos melhorar ou o que nos atrasou. Essas perguntas continuam sendo necessárias como parte do nosso processo; portanto, ter uma perspectiva negativa não é, na verdade, um problema.

Agora, vamos falar sobre a saúde da nossa equipe.

Como realizamos essas atividades apenas três vezes por ano para todos nós, parece que temos uma taxa de participação relativamente boa e, de modo geral, os indicadores de saúde da nossa equipe estão muito sólidos.

Ao analisar as dimensões individuais da saúde, é realmente muito bom ver que temos abordado algumas questões relacionadas à comunicação. Parece que dividir a equipe em grupos menores e estabelecer diretrizes claras sobre como, quando e com que frequência nos comunicamos tem sido um investimento que valeu a pena.

Mas estou curioso. Isso significa que há outras áreas que talvez devêssemos explorar (talvez um tipo diferente de avaliação de desempenho)? Ou devemos simplesmente discutir o que devemos fazer para manter esses resultados positivos daqui para frente? Talvez mais competições na hora do almoço, hackathons ou reuniões focadas em resultados?

No que diz respeito às ações, certamente temos estado bastante ocupados. Muitas das ações da nossa retrospectiva de setembro do ano passado eram de grande porte e de caráter épico, o que elevou nossa média de dias até a conclusão para 77 dias. Mas, mais recentemente, estamos observando um fluxo bastante bom desde a criação das ações até a publicação e conclusão delas. Isso significa que nosso número de ações em aberto e o nível de maturidade das ações estão razoavelmente bons.

Por fim, temos nossos acordos de equipe. Essa é a parte do processo que define “como fazemos o que fazemos”.

O que foi realmente interessante foi a forma como os acordos foram distribuídos entre as equipes. Ao usar o filtro, parece que o marketing se concentrou no feedback, no uso do Linear, no gerenciamento das tarefas e do escopo do projeto e na transformação em uma equipe de marketing ágil.

A equipe de Desenvolvimento parecia se concentrar mais em adquirir conhecimento, compartilhar ideias, documentar e trocar ideias entre as pessoas.

Nossa equipe de operações tinha apenas um acordo de equipe, por isso não havia dados suficientes para a nuvem de palavras. No entanto, os acordos estabelecidos em nossas reuniões gerais continuam válidos para nós até hoje.

Alguns dos acordos entre todas as equipes que consideramos que valem a pena destacar são:

• Compartilhamos nossas preocupações uns com os outros.
• Trabalhem duro, divirtam-se e valorizem uns aos outros.
• Se alguém estiver esperando algo de você, informe em que pé está a situação.
• Regra dos 10%, 70% e 20% de feedback
• Qualquer feedback é construtivo, não um ataque nem uma forma de desconsiderar uma ideia
• Se você perceber algo que precisa ser feito, ou algo que gostaria de fazer (ou aprender, ou explorar!), avise a equipe!

Para encerrar, gostaríamos de reconhecer o excelente trabalho que todos vocês estão realizando. Essas retrospectivas são uma ótima maneira de garantir que essas ideias de melhoria contínua tenham um espaço para serem compartilhadas e colocadas em prática!