Gli standup sono una forma di microgestione? Il nostro verdetto

Uno standup, per sua natura, non è microgestione, ma diventa tale nel momento in cui viene condotto per un responsabile anziché dal team. La linea di demarcazione non è la riunione in sé, bensì la direzione verso cui sono rivolti gli aggiornamenti.

Questa è una delle lamentele più ricorrenti nei forum degli sviluppatori: lo standup quotidiano è una sorta di confessione quotidiana, quindici minuti in cui si deve dimostrare di essersi meritati la paga di ieri. Prendetela sul serio: quando è vero, è deleterio, e lo è più spesso di quanto i difensori di questa ritualità vogliano ammettere.

L’ipotesi secondo cui si tratterebbe di microgestione

Prenda in considerazione la versione più convincente dell’argomentazione, poiché si tratta di un’argomentazione valida.

Lo stato è già documentato. I team moderni dispongono di bacheche dei ticket, pull request, cronologia dei commit e Slack. Costringere tutti a una ripetizione sincrona di informazioni già presenti nel sistema di riferimento è superfluo; la versione più schietta è: ora abbiamo Slack. Quando la presentazione è rivolta alla parte anteriore della sala, smette di essere un momento di coordinamento e diventa un livello di rendicontazione: l’indizio più evidente è un team lead che prende appunti durante lo standup per inoltrarli ai manager che non sono nemmeno presenti.

Poi c’è il costo umano, che i contenuti dei fornitori quasi mai menzionano con onestà. L’ansia da presentazione è reale. Le persone provano i loro trenta secondi, trattengono un po’ del proprio lavoro nei giorni buoni in modo da avere qualcosa da mostrare in quelli cattivi e descrivono il mantenere le apparenze come la parte principale del proprio lavoro. Questo non è coordinamento. È una recita, e recitare è estenuante.

L’interruzione rappresenta il costo di secondo ordine. Una riunione in piedi a metà mattina non costa quindici minuti; costa invece il cambio di contesto che la precede e la segue: il rallentamento prima e l’accelerazione dopo. E il segnale rivelatore di questa imposizione è il più evidente di tutti: un team riduce una riunione di aggiornamento troppo lunga a un massimo di quindici minuti, funziona, e un manager che torna in servizio ripristina l’ora intera entro due giorni. Se la riunione esiste davvero per il team, perché accorciarla rappresenta una minaccia per qualcuno al di sopra del team?

È un’argomentazione convincente. Una riunione che si svolge in questo modo è microgestione, e le persone costrette ad assistervi hanno ragione a provarne risentimento.

Perché non lo è, se viene gestito correttamente

La Guida allo Scrum è insolitamente schietta su questo punto: il Daily Scrum è un evento destinato agli sviluppatori, che lo conducono per verificare i propri progressi e pianificare la giornata lavorativa successiva. Non si tratta esplicitamente di una riunione di aggiornamento, e non spetta al manager porre le domande. C’è qui una mossa di jiu-jitsu piuttosto soddisfacente: la guida a cui i team fanno riferimento per giustificare la cerimonia è la stessa che afferma che non si tratta di una riunione del manager. La citi a sua volta.

Utilizzato in questo modo, uno standup offre qualcosa che nessuna dashboard è in grado di offrire. Mette in luce gli ostacoli per i quali nessuno ha aperto un ticket e crea quelle piccole coincidenze fortunate in cui una persona descrive ciò che sta per iniziare a fare e un’altra risponde: Ho scritto uno script proprio per quello il mese scorso. Questo risultato si ottiene solo quando il lavoro è realmente interdipendente, ma quando lo è, lo standup si guadagna il proprio spazio.

In quali circostanze cambieremmo idea

Accetteremmo senza obiezioni il giudizio secondo cui si tratta di “microgestione” in tre casi: quando un manager conduce la riunione e interroga i partecipanti sugli aggiornamenti; quando la partecipazione viene imposta come controllo della presenza piuttosto che per esigenze di coordinamento; oppure quando ciò che qualcuno afferma viene archiviato e citato in sede di valutazione come prova del fatto che si lamenta troppo. In uno qualsiasi di questi casi, il termine corretto per definire la riunione è «microgestione».

Inoltre, rinunceremmo alla cadenza giornaliera anziché difenderla quando il lavoro del team non è interdipendente di giorno in giorno. Per chi lavora su ticket paralleli e non sovrapposti, un aggiornamento verbale quotidiano rappresenta la soluzione a un problema che non hanno. Due o tre volte alla settimana, oppure un aggiornamento asincrono scritto, garantiscono lo stesso livello di coordinamento. Stand-up asincrono e da remoto rappresentano una valida opzione, non un passo indietro. Tuttavia, presentano un proprio punto debole che vale la pena menzionare chiaramente: l’ammissione sincera da parte dei team che sono passati a questa modalità è che non tutti leggono la discussione, e un ostacolo può rimanere irrisolto più a lungo di quanto accadrebbe durante una chiamata. L’asincronia è un compromesso, non una soluzione senza svantaggi.

L’aspetto pratico

• Concentrate gli aggiornamenti sui contenuti. Organizzate la riunione incentrandola sul lavoro svolto sulla lavagna, non su un giro della sala. Esaminate la lavagna anziché far girare le persone.
• Rendete esplicitamente chiara la natura della riunione come riunione del team. Se un manager è presente, il suo ruolo è quello di ascoltare e rimuovere gli ostacoli che solo lui può eliminare. Reindirizzate gli aggiornamenti che tendono a spostarsi verso i livelli superiori: comunicateli al team, non a me. L’anti-pattern “manager-report” è quello a cui prestare attenzione.
• Offra ai manager assetati di prestigio il consiglio di amministrazione o un riepilogo asincrono, non un posto che zittisca l’aula. Condividere le informazioni non costa nulla; imporre il rituale costa al team la sua franchezza.
• Stabilite rigidamente i tempi e rimandate la risoluzione dei problemi. Il modo più rapido per far sì che uno stand-up sembri una sorta di sorveglianza è lasciarlo protrarsi così a lungo da indurre le persone a recitare per il pubblico.

La risposta sincera alla domanda «Gli standup sono una forma di microgestione?» è: non necessariamente, ma l’onere della prova spetta alla riunione stessa. Quando l’autorità distorce silenziosamente una ritualità in questo modo, si tratta di una modalità di guasto del potere, e lo standup è l’elemento più facile da far vacillare.

Domande frequenti

Le riunioni quotidiane (stand-up) costituiscono una forma di microgestione?

Non è una questione di impostazione. Uno standup è un momento di coordinamento quando il team lo organizza per pianificare la propria giornata, mentre diventa microgestione quando viene utilizzato da un responsabile per verificare le attività. L’elemento rivelatore è la direzione verso cui sono rivolti gli aggiornamenti: lateralmente verso i colleghi, oppure in avanti, verso la parte anteriore della sala. Stessi quindici minuti, riunioni diametralmente opposte.

Il mio responsabile dovrebbe partecipare alla riunione quotidiana?

Possono partecipare, ma non dovrebbero condurlo. La Guida allo Scrum definisce il Daily Scrum un evento destinato agli sviluppatori, che lo utilizzano per pianificare la giornata lavorativa successiva, non un resoconto di stato per un manager. Se un manager partecipa, il suo compito è ascoltare e rimuovere gli ostacoli che solo lui può eliminare, non porre domande. Se la sua presenza crea un clima di silenzio nella sala, è preferibile condividere la bacheca o un riepilogo asincrono piuttosto che prendere posto.

Le riunioni quotidiane fanno davvero parte del metodo agile?

Il Manifesto Agile non ne fa mai menzione; il meeting quotidiano è un’invenzione di Scrum. Ciò vale in entrambi i sensi: non si può giustificare uno stand-up mal gestito sostenendo che sia “ciò che l’agile richiede”, né si può tralasciare il coordinamento e definirlo agilità. Il Manifesto richiede il dialogo; lo stand-up è uno dei modi per realizzarlo.

Approfondimenti

• Perché il Suo standup non funziona: gli anti-pattern più comuni. Individui la causa specifica del malfunzionamento prima di apportare qualsiasi modifica.
• Che cos’è una riunione in piedi?. A cosa serve effettivamente questa ritualità.
• Daily scrum vs daily standup. In quali casi si applicano le regole della Guida allo Scrum e in quali no.
• Teatro Agile: la modalità “interruzione di corrente”. In che modo l’autorità presente nella sala distorce l’onestà in ogni cerimonia.
• Riunioni stand-up in TeamRetro. Eseguire una riunione stand-up incentrata sul coordinamento, in modalità sincrona o asincrona.