Zijn Standups een vorm van micromanagement? Ons oordeel

Een standup is van nature geen micromanagement, maar het wordt micromanagement op het moment dat het voor een leidinggevende wordt gehouden in plaats van door het team. De scheidslijn ligt niet bij de vergadering zelf. Het gaat om de richting waarin de updates wijzen.

Dit is een van de meest terugkerende klachten op ontwikkelaarsforums: de dagelijkse stand-up is de dagelijkse bekentenis, een kwartier waarin u moet bewijzen dat u uw salaris van gisteren hebt verdiend. Neem dit serieus: wanneer het waar is, werkt het vernietigend, en het is vaker waar dan de voorstanders van deze ritueel graag willen toegeven.

Het argument dat er sprake is van micromanagement

Neem de sterkste versie van het argument, want het is een goed argument.

De status is al bekend. Moderne teams beschikken over ticketborden, pull-verzoeken, commitgeschiedenis en Slack. Het is overbodig om iedereen te dwingen tot een synchrone opsomming van informatie die al in het officiële systeem staat; de droogkomische versie luidt: we hebben nu Slack. Wanneer de presentatie zich richt op de leidinggevenden, is er geen sprake meer van coördinatie maar wordt het een rapportagelayer: het duidelijkste teken hiervan is een teamleider die tijdens de Standup aantekeningen maakt om deze door te sturen naar managers die niet eens aanwezig zijn.

Dan zijn er nog de menselijke kosten, die in de content van leveranciers vrijwel nooit eerlijk worden benoemd. De angst voor Standups is reëel. Mensen oefenen hun dertig seconden, houden op goede dagen een deel van hun werk achter de hand zodat ze op slechte dagen iets te laten zien hebben, en beschrijven het in stand houden van de schijn als het grootste deel van hun werk. Dat is geen coördinatie. Dat is een optreden, en optreden is uitputtend.

De onderbreking is de ‘belasting van de tweede orde’. Een Standup halverwege de ochtend kost geen vijftien minuten; het kost de contextwisseling aan weerszijden ervan: het afbouwen ervoor en het opbouwen erna. En de meest opvallende aanwijzing is de volgende: een team snoeit een uit de hand gelopen Standup terug tot een strakke vijftien minuten, het werkt, en een terugkerende manager stelt binnen twee dagen het volledige uur weer in. Als de vergadering werkelijk ten behoeve van het team is bedoeld, waarom vormt het inkorten ervan dan een bedreiging voor iemand boven het team?

Dat is een sterk argument. Een Standup die zich op deze manier gedraagt, is micromanagement, en de mensen die dit moeten ondergaan, hebben gelijk dat zij er een hekel aan hebben.

Waarom is dat niet het geval, als het op de juiste manier wordt uitgevoerd?

De Scrum Guide is hier ongewoon duidelijk: de Daily Scrum is een bijeenkomst voor de ontwikkelaars, die deze organiseren om hun eigen voortgang te evalueren en de werkzaamheden voor de volgende dag te plannen. Het is uitdrukkelijk geen statusvergadering, en het is niet de bedoeling dat de manager degene is die de vragen stelt. Hier is sprake van een bevredigende ommekeer: de gids waarop teams zich beroepen om de ceremonie te rechtvaardigen, is dezelfde gids die stelt dat het geen vergadering van de manager is. Citeer dit terug.

Op die manier biedt een Standup iets wat geen enkel dashboard kan bieden. Het brengt de belemmering aan het licht waarvoor niemand een ticket heeft aangemaakt, en het zorgt voor dat kleine gelukkige toeval waarbij de ene persoon vertelt waar hij of zij mee gaat beginnen en een ander zegt: Daar heb ik vorige maand een script voor geschreven. Dat voordeel komt alleen tot uiting wanneer het werk daadwerkelijk onderling afhankelijk is, maar als dat het geval is, verdient de stand-up zijn plaats.

In welke gevallen wij van gedachten zouden veranderen

Wij zouden het oordeel „dat is micromanagement” in drie gevallen zonder meer aanvaarden: wanneer een manager de vergadering leidt en de voortgangsrapportages onder de loep neemt; wanneer aanwezigheid wordt afgedwongen om de aanwezigheid te controleren in plaats van uit coördinatiebehoefte; of wanneer wat iemand zegt wordt opgeslagen en tijdens de beoordelingsgesprekken wordt aangehaald als bewijs dat hij of zij te veel klaagt. Als een van deze situaties zich voordoet, is de eerlijke omschrijving voor de vergadering inderdaad micromanagement.

Wij zouden ook de dagelijkse frequentie loslaten in plaats van deze te handhaven wanneer het werk van het team niet van dag tot dag onderling afhankelijk is. Voor mensen die parallel aan elkaar werken aan tickets die elkaar niet overlappen, is een dagelijkse mondelinge afstemming een oplossing voor een probleem dat zij niet hebben. Twee of drie keer per week, of een schriftelijke asynchrone update, zorgt voor een even goede coördinatie. Asynchrone Standups op afstand zijn een reële optie, geen stap terug. Maar er is een risico dat duidelijk benoemd moet worden: teams die hierop zijn overgestapt, geven eerlijk toe dat niet iedereen de discussiethread leest, waardoor een blokkerende kwestie langer onopgelost kan blijven dan bij een telefoongesprek het geval zou zijn. Asynchroon werken is een afweging, geen garantie op succes.

De praktische kant van de zaak

• Richt de updates op de zijkant. Organiseer de vergadering rond het werk op het bord, niet door een rondje door de ruimte te lopen. Loop langs het bord in plaats van langs de mensen.
• Maak er expliciet een teamvergadering van. Als een manager aanwezig is, is het zijn of haar taak om te luisteren en alleen die knelpunten weg te nemen die alleen hij of zij kan oplossen. Leid updates die de aandacht naar de leiding afleiden om: breng het team op de hoogte, niet mij. Het anti-patroon ‘manager-rapport’ is het patroon waar u op moet letten.
• Geef managers die op status uit zijn een plaats in de raad van bestuur of een asynchroon overzicht, en geen zetel die de zaal tot zwijgen brengt. Het delen van de informatie kost niets; het opleggen van het ritueel kost het team zijn openhartigheid.
• Stel strakke tijdslimieten vast en leg het oplossen van problemen apart. De snelste manier om een Standup-vergadering het gevoel van toezicht te geven, is door deze zo lang te laten duren dat mensen zich ervoor gaan profileren.

Het eerlijke antwoord op de vraag „Zijn Standups een vorm van micromanagement?“ luidt: niet noodzakelijkerwijs, maar de bewijslast ligt bij de vergadering. Wanneer de leiding een dergelijke ceremonie stilletjes op deze manier verdraait, is dat een vorm van machtsfalen, en de stand-up is daarbij het gemakkelijkst om uit balans te brengen.

Veelgestelde vragen

Zijn dagelijkse Standups een vorm van micromanagement?

Dat is niet de bedoeling. Een Standup is een vorm van coördinatie wanneer het team deze organiseert om zijn eigen dag te plannen, en micromanagement wanneer deze wordt gehouden als een controle-activiteit door een leidinggevende. Het verschil zit hem in de richting waarin de updates zijn gericht: zijwaarts naar teamgenoten, of voorwaarts naar de voorkant van de ruimte. Dezelfde vijftien minuten, maar totaal verschillende bijeenkomsten.

Moet mijn manager de dagelijkse Standup bijwonen?

Zij mogen aanwezig zijn, maar zij mogen de leiding niet voeren. Volgens de Scrum Guide is de Daily Scrum een bijeenkomst voor de ontwikkelaars, die deze gebruiken om hun werk voor de volgende dag te plannen, en geen statusrapport voor een leidinggevende. Indien een leidinggevende aanwezig is, is het zijn of haar taak om te luisteren en eventuele belemmeringen weg te nemen die alleen hij of zij kan oplossen, en niet om vragen te stellen. Als hun aanwezigheid voor stilte in de ruimte zorgt, deel dan het bord of een asynchroon overzicht in plaats van plaats te nemen.

Maken dagelijkse Standups überhaupt deel uit van agile?

In het Agile Manifest wordt er met geen woord over gerept; de dagelijkse stand-up is een uitvinding van Scrum. Dat snijdt aan twee kanten: u kunt een mislukte stand-up niet verdedigen als „wat agile vereist”, en u kunt coördinatie niet overslaan en dat dan agility noemen. Het Manifest vraagt om gesprekken; de stand-up is één manier om die te voeren.

Aanbevolen lectuur

• Waarom uw standup niet goed functioneert: de veelvoorkomende anti-patronen. Stel eerst vast wat de specifieke oorzaak van het probleem is, voordat u iets verandert.
• Wat is een stand-upvergadering? Waar dient deze bijeenkomst eigenlijk voor?
• Dagelijkse scrum versus dagelijkse Standups. Waar de regels van de Scrum Guide van toepassing zijn en waar niet.
• Agile Theatre: de ‘Power failure’-modus. Hoe autoriteit in de ruimte de eerlijkheid tijdens elke ceremonie verstoort.
• Standups in TeamRetro. Houd een stand-up waarin coördinatie voorop staat, synchroon of asynchroon.