Che cos'è la Pianificazione del ritiro del team?
La Pianificazione del ritiro del team coinvolge tutto il team nell'organizzazione del prossimo offsite, così il ritiro viene costruito attorno a ciò di cui le persone hanno davvero bisogno. Prima vi accordate sugli obiettivi, poi decidete quali sessioni, momenti conviviali e location vi permetteranno di raggiungerli. La board ha quattro colonne. In Obiettivi del ritiro concordate a cosa serve il tempo lontano dall'ufficio, che si tratti di strategia, risoluzione dei problemi, competenze o del bisogno di ritrovarsi. In Pianificazione dell'agenda elencate le sessioni utili a quegli obiettivi, dai workshop a una retrospettiva. Team bonding riguarda il tempo informale in cui le persone si conoscono meglio, come i pasti di gruppo o un'escursione. Location e logistica si occupa degli aspetti pratici: costi, accessibilità, spazi per le riunioni ed esigenze alimentari. Partire dagli obiettivi evita che l'agenda si riempia di attività che nessuno sa giustificare. La stessa board funziona sia per un offsite di un giorno sia per una trasferta di più giorni. Usatela dopo un periodo di lavoro intenso, quando sono arrivate persone nuove, prima di avviare una grande iniziativa o come parte della pianificazione annuale.
Formato di retrospettiva Pianificazione del ritiro del team
Obiettivi del ritiro
Quali obiettivi principali volete raggiungere durante il ritiro?
Chiedi alle persone di andare oltre il team building e di includere obiettivi legati a strategia, risoluzione dei problemi o competenze. Più gli obiettivi sono chiari e specifici, più sarà facile costruire l'agenda.
Pianificazione dell'agenda
Quali attività o sessioni aiuterebbero a raggiungere gli obiettivi?
Punta a un mix di sessioni strutturate (workshop, presentazioni) e tempo libero (eventi conviviali, attività all'aperto). Verifica ogni idea rispetto agli obiettivi della prima colonna.
Team bonding
Come possiamo creare occasioni di vera connessione tra le persone?
È nel tempo informale che le persone si conoscono, quindi va tutelato. Proponi pasti di gruppo, icebreaker e attività condivise che permettano di rilassarsi e parlare anche d'altro oltre al lavoro.
Location e logistica
Cosa dobbiamo considerare nella scelta di location e alloggio?
Affronta gli aspetti pratici (costi, accessibilità, servizi, spazi per le riunioni) e quelli meno tangibili, ad esempio se il luogo aiuta le persone a staccare e a passare del tempo insieme.
Quando utilizzare questa analisi retrospettiva
- Quando il team sta affrontando grandi cambiamenti o difficoltà e ha bisogno di tempo per riallinearsi.
- Dopo un periodo di lavoro intenso o di forte stress, per ricaricarsi e ritrovarsi.
- Quando sono arrivate diverse persone nuove e il team ha bisogno di affiatarsi.
- Una o due volte l'anno, come abitudine regolare per lo sviluppo e la pianificazione del team.
- Quando si avvia un nuovo progetto o una nuova iniziativa, per far andare tutti nella stessa direzione fin dall'inizio.
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Idee e consigli per la vostra riunione di retrospettiva
- Coinvolgi tutto il team nella pianificazione, così il ritiro rispecchierà ciò di cui ognuno ha bisogno.
- Lascia molto tempo libero tra una sessione e l'altra per le conversazioni spontanee.
- Chiedi alle persone di mettere da parte portatili e telefoni durante le sessioni.
- Assegna dei ruoli per la giornata, come chi tiene i tempi o chi si occupa della logistica, così tutto filerà liscio.
- Prevedi del tempo alla fine per raccogliere spunti e azioni.
- Fai un follow-up dopo una o due settimane, così le decisioni prese durante il ritiro non andranno perse.
Domande frequenti
Cosa dovrebbe includere l'agenda di un ritiro del team?
Come si definiscono gli obiettivi di un ritiro del team?
Quanto dovrebbe durare un ritiro del team?
Quanto dura la sessione di pianificazione?
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