Przewodnik Scrum Mastera po retrospektywach

Czym jest bezpieczeństwo psychologiczne?

Termin bezpieczeństwo psychologiczne przypisuje się profesor Amy C Edmondson z Uniwersytetu Harvarda. Używa się go do opisania środowiska pracy wolnego od strachu interpersonalnego.

Oznacza to, że ludzie czują się bezpiecznie, podejmując ryzyko i eksperymentując z różnymi rozwiązaniami. Według Edmondson dzieje się tak, ponieważ w zespole panuje wspólne, niewypowiedziane przekonanie, „że nikt nie zostanie ukarany ani upokorzony za zgłaszanie pomysłów, pytań, obaw czy błędów”.

Edmondson zauważyła, że gdy ludzie doświadczali niskiego poziomu bezpieczeństwa psychologicznego, obawiali się, że zostaną postrzegani jako

• ignoranci
• niekompetentni
• natrętni oraz
• negatywni

Dlaczego bezpieczeństwo psychologiczne jest ważne?

Autor Anthony Hood podaje dwa powody –

• Bez bezpieczeństwa psychologicznego ludzie boją się zabierać głos. Strach wpływa na myślenie i podejmowanie decyzji. Gdy strach kieruje naszym zachowaniem, skupiamy się na samozachowaniu. Oznacza to, że mogą nie angażować się w retrospektywę lub nie dzielić się pomysłem, który mógłby prowadzić do pozytywnych zmian w zespole.
• Psychologicznie bezpieczna przestrzeń wspiera wyniki finansowe. Jest powiązana z wieloma efektami w miejscu pracy, w tym innowacjami, dzieleniem się wiedzą i myśleniem dywergencyjnym – wszystko to przynosi wartość organizacjom i zespołom.

Projekt Arystoteles Google uznał bezpieczeństwo psychologiczne za najważniejszy element wysoko wydajnych zespołów. W rzeczywistości projekt zauważył, że stanowiło ono fundament dla pozostałych czterech komponentów (niezawodność, struktura i jasność, znaczenie pracy oraz wpływ pracy).

Jak bezpieczeństwo psychologiczne wpływa na retrospektywę zespołu?

Bezpieczeństwo psychologiczne może zwiększyć skuteczność i produktywność retrospektyw. Jak? Gdy zespół czuje się bezpiecznie i nie rozprasza go strach przed winą czy wstydem, może to prowadzić do

• Lepszego zaangażowania – ludzie czują się swobodniej, wyrażając swoje pomysły
• Szerszego zakresu oferowanych pomysłów
• Mniejszej energii poświęcanej na unikanie lub łagodzenie potencjalnej winy
• Ograniczonego myślenia grupowego, które może wpływać na podejmowanie decyzji
• Lepszej oceny pomysłów

Krótko mówiąc, jeśli chodzi o retrospektywy, bezpieczeństwo psychologiczne daje członkom zespołu swobodę angażowania się, eksplorowania i innowacji.

Jak możesz stwierdzić, czy zespół czuje się psychologicznie bezpiecznie?

Obserwuj zachowania w zespole

Zespoły, które czują się psychologicznie bezpiecznie, zachowują się zupełnie inaczej niż te, które tak się nie czują. Zespoły, które czują się bezpiecznie, są zaangażowane na spotkaniach, potrafią udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej i kwestionować pomysły w pozytywny sposób oraz dzielić się wyciągniętymi wnioskami, żeby pomóc innym uniknąć tego samego błędu.

Z drugiej strony, jeśli ludzie nie uczestniczą w retrospektywie ani nie angażują się w proces, prawdopodobnie nie czują się wystarczająco komfortowo, żeby to robić.

Przeprowadź kontrolę stanu bezpieczeństwa psychologicznego

Kontrola stanu zespołu to skuteczny sposób na uchwycenie, jak bezpiecznie czuje się zespół.

Natura bezpieczeństwa psychologicznego jest taka, że sposób, w jaki ludzie są pytani, może wpływać na ich poczucie bezpieczeństwa, a tym samym na to, jak odpowiadają. Oznacza to, że jeśli czują się niebezpiecznie, raczej tego nie ujawnią, obawiając się pogorszenia sytuacji.

Kontrole stanu online pomagają rozwiązać ten problem na dwa sposoby. Po pierwsze, ludzie mogą odpowiadać anonimowo. Eliminuje to strach przed odwetem i zwiększa prawdopodobieństwo szczerych odpowiedzi. Po drugie, można je przeprowadzać asynchronicznie. Pozwala to ludziom zdecydować, kiedy odpowiedzą i poświęcić tyle czasu, ile potrzebują. Jest też mniejsza presja czasowa i niepożądany wpływ niż w przypadku spotkania twarzą w twarz.

Zapytaj każdą osobę bezpośrednio

W odpowiednich warunkach ludzie mówią, czy czują się bezpiecznie, czy nie. Oznacza to, że możliwe może być po prostu zapytanie zespołu, jak się czuje. Można to zrobić formalnie podczas corocznej rozmowy jeden na jeden lub bardziej swobodnie przy filiżance kawy.

Jak Scrum Master może stworzyć psychologicznie bezpieczną retrospektywę?

Modeluj i wzmacniaj bezpieczne zachowania

Ważne jest, żeby Scrum Master modelował wrażliwość podczas retrospektyw.

Przykłady obejmują –

1. Dzielenie się popełnionymi błędami i tym, czego się nauczyło dzięki tym błędom
2. Proszenie o informację zwrotną
3. Bycie inkluzywnym i intencjonalnym przy podejmowaniu decyzji
4. Przyznawanie się do ograniczeń w zakresie wiedzy specjalistycznej
5. Proszenie o pomoc
6. Zadawanie pytań w celu potwierdzenia zrozumienia

Takie modelowanie wzmacnia akceptowalny język i zachowanie podczas retrospektywy bez konieczności bezpośredniego wypowiadania tego. Same zachowania uspokajają ludzi i sprzyjają środowisku zaufania i zrozumienia.

Scrum Masterzy mogą również wzmacniać pozytywne zachowania, gdy są demonstrowane przez innych. Mogą dziękować ludziom za otwarte dzielenie się swoimi wpadkami. Mogą chwalić tych, którzy zadają pytania. Mogą celebrować tych, którzy zaoferowali pomoc.

Więcej pomysłów można znaleźć tutaj.

Wspieraj więzi w zespole

Biorąc pod uwagę bezpośredni związek między więziami w zespole a wysokim poziomem bezpieczeństwa psychologicznego, wspieranie jednego pomoże drugiemu. Gdy Scrum Masterzy tworzą możliwości i przestrzeń do nawiązywania i rozwijania więzi w zespole, wspierają również rozwój bezpieczeństwa.

Chociaż wydarzenia integracyjne są skutecznym sposobem na budowanie więzi, sama retrospektywa może być również wykorzystana do zwiększenia bezpieczeństwa. Włączenie icebreakera na początku spotkania może pomóc zespołom dowiedzieć się czegoś zabawnego i nowego o swoim zespole, a także skupić uwagę ludzi na spotkaniu. Zakończenie z ćwiczeniem ROTI (zwrot z zainwestowanego czasu) to mechanizm, dzięki któremu członkowie zespołu mogą przekazać informację zwrotną i poczuć się wysłuchanymi.

Przypomnij zespołowi o Dyrektywie Podstawowej Retrospektywy

Dyrektywa Podstawowa pomaga ustanowić kulturę potrzebną do zwinnej retrospektywy. Kalibruje zespół do nastawienia potrzebnego do zapewnienia, że spotkanie będzie zarówno pozytywne, jak i zorientowane na wyniki. Jej celem jest wspieranie skuteczności spotkania, żeby zapewnić, że zespół uczy się, znajduje rozwiązania i się doskonali.

Stwierdzenie używa autentycznie pełnego szacunku tonu. Zawiera odniesienie do zrozumienia i prawdziwej wiary w dobre intencje innych. Pomaga dostosować przestrzeń, w której odbędzie się retrospektywa, do zaufania i empatii. Takie przestrzenie to te, w których ludzie czują się bezpiecznie.

Stwórz umowy zespołowe

Umowy zespołowe ustalają podstawowe zasady. To zachowania, które zespół obiecuje demonstrować podczas współpracy ze sobą.

Mogą obejmować wiele kontekstów w miejscu pracy – od tego, jak zespół będzie podejmował decyzje i jak będą rozwiązywane konflikty, po to, jak członkowie zespołu będą się wspierać. Czynią oczekiwania widocznymi i artykułują założenia. Dostarczają zatem jasności i wspólnego zrozumienia przestrzeni zespołowej, czyniąc ją psychologicznie bezpiecznym miejscem do uczestnictwa.

Używaj narzędzi do retrospektyw online, które budują bezpieczeństwo

Dobre narzędzia do retrospektyw zawierają funkcje zaprojektowane do wspierania bezpieczeństwa psychologicznego przy jednoczesnym zapewnieniu skutecznych retrospektyw. Pomagają tworzyć sprawiedliwe, inkluzywne przestrzenie, w których zespół może się angażować. Pomagają również wspierać przejrzyste procesy, które sprzyjają dywergencji i zachęcają do otwartości.

Mogą ułatwiać anonimowy wkład, zarówno synchroniczne, jak i asynchroniczne spotkania oraz przejrzyste procesy podejmowania decyzji. Zapewniają wszystkim członkom zespołu możliwości przekazywania informacji zwrotnej. Mogą wspierać odpowiedzialność dzięki śledzeniu działań. Mogą być dostosowane do wspierania różnorodności w zespołach.

Przeprowadzaj regularne kontrole bezpieczeństwa i śledź postępy

Jak wspomniano powyżej, przeprowadzanie kontroli stanu zespołu w regularnych odstępach czasu pozwala szybko sprawdzić stan zespołu, a także wszelkie trendy i postępy. Czasami nie chodzi tylko o jeden punkt w czasie, ale o to, jak rzeczy zmieniają się w czasie. Odkrywanie, które wymiary są konsekwentnie niskie, żeby móc się nimi zająć, lub które rosną, żeby móc powielić sukces – to wszystko część regularnego rytmu.

Scrum Master może wykorzystać dane wygenerowane z kontroli stanu do podejmowania działań wspierających bezpieczeństwo psychologiczne zespołu. Można je również wykorzystać do monitorowania tych poziomów w czasie. Oto jak przeprowadzamy nasze kontrole stanu i monitorujemy je w czasie.

W miarę upływu czasu i zmian w składzie zespołu ważne jest, żeby ponownie przeprowadzić kontrolę stanu. W końcu to, co sprawia, że ludzie czują się bezpiecznie, zmienia się z czasem.