Retrospectivas remotas fáceis e divertidas: Insights do World Retrospective Day 2020

Celebrando o poder das Retrospectivas remotas

O World Retrospective Day 2020 é um esforço voluntário e coordenado globalmente para compartilhar histórias e insights para melhorar as retrospectivas Agile. Dois eventos realizados foram as Lightning talks do World Retrospective Day pela Remote Forever e os meetups mensais do Agile Club of Egypt. À medida que as equipes se tornam cada vez mais remotas, realizar reuniões de equipe online que capacitem e impulsionem a melhoria contínua é um foco fundamental para os Scrum masters. Embora possa haver uma redução nos custos e no tempo de viagem, há desafios crescentes em como as reuniões remotas, especialmente as retrospectivas, podem ser melhor conduzidas para garantir o engajamento e um senso de conexão.

O CEO e cofundador da TeamRetro, Jeremy Lu, falou em ambos os eventos sobre o tema “Aproveitando ao máximo as tuas retrospectivas remotas”. Compartilhamos aqui algumas das principais mensagens, bem como aprendizados e insights de ambos os eventos.

Os prós e contras de realizar reuniões de retrospectiva remotas

Tornar-se digital significa ajustes na forma como as reuniões de equipe funcionam. Mas existem alguns benefícios interessantes. Remover bloqueios de produção, reduzir vieses e permitir brainstorming independente e votação de ações pode melhorar a qualidade dos dados, bem como construir segurança psicológica. O tempo que seria gasto redigindo relatórios, na compilação manual e no registro agora pode ser gasto nos relacionamentos da equipe ou dando mais tempo para mergulhar profundamente em discussões que importam.

Por outro lado, a dependência da configuração de internet de cada indivíduo, a segurança e a falta de responsabilidade podem impactar negativamente a confiança da equipe. O aumento da dissonância social à medida que perdemos as pistas físicas significa que o papel do scrum master como condutor da orquestra social se torna evidente. Construir a cultura da equipe desde atividades planejadas e explícitas até a definição de regras básicas para a higiene das reuniões são boas práticas para ajudar a começar a superar esses contras.

Ao mesmo tempo, independentemente de a equipe ser distribuída, alocada no mesmo local, remota ou algum híbrido misto, os indivíduos em uma equipe querem:

• ser ouvidos
• ser valorizados
• ser orientados
• sentir-se seguros
• ter recursos
• crescer

Então, como a humilde retrospectiva pode desempenhar o seu papel em ajudar a atender a essas necessidades da equipe? Aqui estão algumas ideias.

1. Desenvolve um Contrato Social de Equipe

Estabelecer o foco e o tom certos antes de iniciares as tuas retrospectivas ajuda muito a criar um espaço envolvente, seguro e produtivo para os membros da equipe se expressarem. A cultura, as expectativas do grupo e as regras básicas acordadas têm mais probabilidade de se manterem e terem impacto se forem criadas em conjunto e tornadas visíveis.

Pegamos alguns balões e todos escrevemos coisas que ouvimos, mas que não achamos úteis para uma reunião. Em seguida, “estouramos” esses balões de uma forma audível e significativa se percebêssemos esses comportamentos e palavras em uma reunião. Depois, escrevemos uma lista de comportamentos orientadores que a nossa equipe queria usar como parte das nossas retrospectivas, bem como em quaisquer reuniões de equipe, e emolduramos isso quando iniciamos as nossas retrospectivas remotas. Na verdade, isso aparece na nossa retro remota.

Se não quiseres ir tão longe, podes sempre contar com a Diretriz Primária do Agile. No entanto, abordar etiquetas básicas de reunião, como ligar câmeras e áudio, sinais de chamada para desacelerar, acelerar ou fazer comentários e outros rituais pode ajudar a tornar as reuniões mais bem-sucedidas. Se a responsabilidade e a dissonância social são comuns nas tuas reuniões, ter processos como discussões round-robin, conversas facilitadas por chamadas ou formatos de estruturas libertadoras pode ajudar a construir esse engajamento da equipe.

Lição: Quer o faças formalmente ou como um ritual mais informal, compreender e gerir o contrato social da tua equipe constrói confiança, segurança psicológica e uma etiqueta clara de retrospectiva de reunião online.

2. Escolhe o formato de retrospectiva certo para o teu propósito – divertido? fácil? focado?

Com tantos formatos e perguntas de retrospectivas diferentes por aí, os Scrum Masters têm muitas opções quando se trata de variedade. No entanto, para tirar o máximo proveito da retrospectiva, sugeriu-se que a escolha do formato da retrospectiva requer intenção, pensamento e consideração para que sirva ao propósito da reunião.

Isso significa que o formato mudará de tempos em tempos, o que, por si só, ajudará a reduzir a fadiga da repetição. Também significará que estás a entrar na reunião com intenção e podes focar a conversa.

Vê este exemplo abaixo.

Esta equipe usou a abordagem Mad Sad Glad para iniciar a sua retrospectiva inicial. Este formato tem um toque mais pessoal e exige que as pessoas considerem as suas respostas emocionais ao último sprint. Ajuda a expor quaisquer problemas potenciais e a abordar quaisquer barreiras emocionais para ajudar as equipes a superar os estágios iniciais de formação da equipe.

As próximas retrospectivas focaram mais na ação, concentrando-se em uma retrospectiva Stop, Start, Continue e na retrospectiva StarFish. Esses formatos prestam-se a um brainstorming mais baseado em ações e permitem que as equipes considerem trocas de tempo entre as tarefas.

À medida que as equipes faziam a transição para o trabalho em casa, elas focavam nas mudanças no processo e em como trabalhar em casa para discutir o que precisavam fazer em um ambiente remoto, seguido por uma retrospectiva agile padrão no final do ano.

O uso da retrospectiva 4L em seguida permitiu que refletissem sobre as atividades até o momento para compartilhar aprendizados, bem como o que gostaram e o que desejaram. Finalmente, um FLAP (Future considerations, lessons learned, Accomplishments and Problem areas) foi um processo de futurespectiva para ajudar a equipe a decidir o que queria ver daqui para frente.

Claro que podes sempre criar o teu próprio conjunto ou escolher tópicos sazonais ou baseados em interesses. Também existe a opção de criar retrospectivas baseadas em interesses, épocas festivas, programas de TV famosos ou uma paixão compartilhada.

Lição: Embora uma variedade de formatos de retrospectiva seja ótima para quebrar os ciclos de fadiga de reuniões, escolher um que esteja alinhado com o estado atual da tua equipe e do produto pode melhorar o foco, a intenção e os resultados das tuas reuniões de retrospectiva.

 

3. Potencializa o fluxo da tua retro.

Além de dividir os grupos em salas menores, existem algumas maneiras adicionais de subir de nível nas tuas reuniões de equipe.

No início de cada retro, realiza uma atividade curta, direta, mas amigável, que permita que as pessoas façam o check-in. Compartilhar uma palavra ou expressão facial que demonstre como te sentiste em relação ao último sprint, ou até mesmo qual foi a última coisa que te fez sorrir, é uma ótima maneira de iniciar a reunião. Lembra-os sobre a diretriz primária, o contrato social e por que estão aqui.

Podes atribuir funções para que todos possam contribuir. O Copiloto pode ajudar a gerir a tecnologia e atingir as metas. O policial do tempo mantém a reunião fluindo e lembra as pessoas sobre o tempo quando começam a ultrapassar o limite. O monitor de energia pode fazer um check-in rápido durante a reunião ou sentir das pessoas como a reunião está a correr, e o Vingador da Ação pode avisar se houver ações que não estão a ser discutidas ou capturadas.

Usar uma variedade de métodos de facilitação que permitam que as pessoas contribuam durante todo o processo mantém as pessoas engajadas e permite que sintas a vibração da sala. Por exemplo, usar reações nos comentários ajuda a capturar o sentimento, e o padrão de passar o bastão significa que um participante pode escolher o próximo orador.

Finalmente, se as tuas reuniões durarem mais de uma hora, inclui uma pausa planejada. Isso apenas dá às pessoas tempo para respirar e recalibrar. Faz uma pausa longe da tela ou realiza uma atividade divertida com a equipe que possa elevar a energia. Nós pedimos o “luzes apagadas”, o que significa microfones e câmeras ligados (música ligada, se quiserem) para um pouco de tempo de foco antes de voltarem a reunir-se.

Lição: Estratégias de engajamento da equipe através da potencialização do fluxo do processo logo no início e durante toda a reunião podem elevar a energia e a responsabilidade.

 

4. Experimenta diferentes receitas de time-box.

Uma maneira de garantir que as reuniões não ultrapassem o tempo é usar o time-boxing. Existe um cronômetro de contagem regressiva na TeamRetro para cada estágio que pode ser usado, por exemplo, para dar às pessoas uma noção de quanto tempo resta, bem como o botão “Terminei” para te avisar quando as pessoas estiverem prontas para prosseguir.

Assumindo que estás a realizar uma reunião assíncrona de 60 minutos, aqui está a nossa receita de time-box que parece funcionar.

No entanto, pode ser melhor pensar nisso em termos de uma receita base, em vez de um guia formal. Assim como a massa de pizza, o sabor final da pizza é a combinação e a quantidade de ingredientes que decides adicionar. Se achares que há uma necessidade maior de união da equipe, então check-ins, agradecimentos e check-outs podem ser importantes. Os dados podem ser coletados antes da reunião de forma assíncrona. O agrupamento de ideias semelhantes pode ser feito antes da reunião e, em seguida, as ideias são votadas quando estiverem prontas para discussão. Alternativamente, se houver menos necessidade de construir relacionamento, isso pode ser usado mais na construção de consenso para itens de ação. Para equipes auto-organizadas, reserva mais tempo para que agrupem as ideias que surgiram. Se houver muitos comentários, faz com que trabalhem em grupos menores em seções específicas. Embora isso possa ser bom para uma reunião de 60 minutos, podes simplesmente alterar as proporções para uma sessão mais longa.

Lição: O horário de término da reunião é a principal restrição para equipes que gostam de terminar no horário com resultados claros. Experimentar novas receitas de time-box pode ajudar a manter as reuniões no caminho certo e ser um bom marcador para orientar as conversas.

5. Torna as tuas retrospectivas fáceis, divertidas e humanas!

Lembras-te do dia de trazer o animal de estimação? Dia da camisa/chapéu maluco? Dia de compartilhar uma refeição? Quem disse que não podemos fazer isso online? Adicionar um pouco de diversão e atividade de construção de equipe pode ser uma boa maneira de aliviar o estresse, aprender um pouco mais sobre a tua equipe e obter insights que não encontrarias na tua retrospectiva padrão. Aqui estão algumas coisas que ouvimos que as equipes têm feito enquanto estão remotas. (Algumas das nossas equipes fazem isso no final como uma recompensa por uma boa retrospectiva.)

• Usa verificadores de humor.
• Joga um jogo – agile ou apenas por diversão.
• Vê um filme juntos no Discord.
• Realiza uma atividade de construção de equipe, por exemplo, se estivesses em um avião que caiu em um deserto, quais 10 itens gostarias de ter contigo para sobreviver.
• Contação de histórias ou imagens: tenta pedir a todos que contem uma história sobre algo, mesmo algo tão pequeno quanto uma xícara ou um par de sapatos! Ou para tirar uma foto de algo perto deles para compartilhar
• Adivinha a música: testa as habilidades de canto dos teus scrum masters pedindo que cantem músicas para a equipe adivinhar!
• Resolve um problema aleatório que outra pessoa da equipe tenha.
• Compartilha uma receita que todos experimentam em casa e provam.

Lição: Incentiva a compaixão. Não é fácil mudar para uma retro de equipe totalmente online ou para o trabalho remoto. Nós, como humanos, somos seres sociais, afinal. Ter algumas atividades sociais e divertidas pode facilitar a construção de laços e empatia que podem tornar as tuas retrospectivas mais significativas e eficazes.