Einfache und unterhaltsame Remote-Retrospektiven: Einblicke vom World Retrospective Day 2020

Die Stärke von Remote-Retrospektiven feiern

Der World Retrospective Day 2020 ist eine auf Freiwilligen basierende, weltweit koordinierte Initiative, um Geschichten und Einblicke zu teilen, um Agiler Retrospektiven zu verbessern. Zwei der abgehaltenen Veranstaltungen waren die World Retrospective Day Lightning Talks von Remote Forever und die monatlichen Meetups des Agile Club of Egypt. Da Teams immer häufiger remote arbeiten, ist die Durchführung von Online-Teambesprechungen, die kontinuierliche Verbesserung fördern, ein Schwerpunkt für Scrum Master. Während Reisekosten und -zeit sinken mögen, steigen die Herausforderungen dabei, wie Remote-Meetings, insbesondere Retrospektiven, am besten durchgeführt werden können, um Engagement und ein Gefühl der Verbundenheit zu gewährleisten.

TeamRetros CEO und Mitbegründer Jeremy Lu sprach bei beiden Veranstaltungen zum Thema „Wie du das Beste aus deinen Remote-Retrospektiven herausholst“. Wir teilen hier einige der Kernbotschaften sowie Erkenntnisse und Einblicke aus beiden Events.

Vor- und Nachteile von Remote-Retrospektiven

Digital zu arbeiten bedeutet Anpassungen bei der Durchführung von Teambesprechungen. Aber es gibt einige tolle Vorteile. Das Beseitigen von Produktionsblockaden, das Reduzieren von Voreingenommenheit und das Ermöglichen von unabhängigem Brainstorming und Abstimmen über Maßnahmen kann die Qualität der Daten verbessern sowie psychologische Sicherheit aufbauen. Zeit, die früher für das Schreiben von Berichten, das manuelle Zusammenstellen und Aufzeichnen aufgewendet worden wäre, kann nun in Teambeziehungen investiert werden oder um tiefer in wichtige Diskussionen einzutauchen.

Andererseits können die Abhängigkeit von der Internetverbindung des Einzelnen, Sicherheitsaspekte und mangelnde Verantwortlichkeit das Vertrauen im Team negativ beeinflussen. Die Zunahme sozialer Dissonanz durch den Verlust physischer Signale bedeutet, dass die Rolle des Scrum Masters als Dirigent des sozialen Orchesters deutlich wird. Der Aufbau einer Teamkultur durch geplante und explizite Aktivitäten bis hin zur Festlegung von Grundregeln für die Meeting-Hygiene sind gute Praktiken, um diese Nachteile zu überwinden.

Gleichzeitig wollen die Mitglieder eines Teams – unabhängig davon, ob das Team verteilt, am selben Ort, remote oder in einer hybriden Mischform arbeitet – Folgendes:

• gehört werden
• geschätzt werden
• angeleitet werden
• sich sicher fühlen
• mit Ressourcen ausgestattet sein
• sich weiterentwickeln

Wie kann also die bescheidene Retrospektive dazu beitragen, diese Teambedürfnisse zu erfüllen? Hier sind einige Ideen.

1. Entwickle einen sozialen Vertrag für das Team

Den richtigen Fokus und Ton zu setzen, bevor du mit deinen Retrospektiven beginnst, trägt viel dazu bei, einen einladenden, sicheren und produktiven Raum zu schaffen, in dem Teammitglieder offen sprechen können. Die Kultur, die Erwartungen der Gruppe und vereinbarte Grundregeln bleiben eher bestehen und zeigen Wirkung, wenn sie gemeinsam erstellt und sichtbar gemacht werden.

Wir haben uns ein paar Luftballons geschnappt und alle Dinge aufgeschrieben, die wir gehört haben, die wir aber für ein Meeting nicht nützlich fanden. Wir haben diese Ballons dann hörbar und deutlich „zerplatzen“ lassen, wenn uns diese Verhaltensweisen und Worte in einem Meeting auffielen. Danach haben wir eine Liste mit Leitverhaltensweisen erstellt, die unser Team in unseren Retrospektiven sowie in allen Teambesprechungen anwenden wollte, und diese zum Start unserer Remote-Retrospektiven eingeblendet. Tatsächlich erscheint sie direkt in unserer Remote-Retro.

Wenn du nicht so weit gehen willst, kannst du dich immer auf die Agile Prime Directive verlassen. Die Klärung grundlegender Meeting-Etikette – wie das Einschalten von Kamera und Ton, Signale zum Verlangsamen, Beschleunigen oder für Kommentare und andere Rituale – kann jedoch dazu beitragen, Meetings erfolgreicher zu machen. Wenn Verantwortlichkeit und soziale Dissonanz in deinen Meetings häufig vorkommen, können Prozesse wie Round-Robin-Diskussionen, moderierte Gespräche oder Liberating-Structures-Formate helfen, das Engagement im Team zu stärken.

Fazit: Egal, ob du es formell oder eher als informelles Ritual handhabst – das Verständnis und Management des sozialen Vertrags für dein Team schafft Vertrauen, psychologische Sicherheit und eine klare Etikette für Online-Retrospektiven.

2. Wähle das richtige Retrospektiven-Format für deinen Zweck – spaßig? einfach? fokussiert?

Bei so vielen verschiedenen Retrospektiven-Formaten und Fragen haben Scrum Master die Qual der Wahl, wenn es um Abwechslung geht. Um jedoch das Beste aus der Retrospektive herauszuholen, wurde empfohlen, dass die Wahl des Formats Absicht, Überlegung und Abwägung erfordert, damit es dem Zweck des Meetings dient.

Das bedeutet, dass sich das Format von Zeit zu Zeit ändern wird, was wiederum dazu beiträgt, Wiederholungsmüdigkeit zu verringern. Es bedeutet auch, dass du mit einer klaren Absicht in das Meeting gehst und das Gespräch fokussieren kannst.

Schau dir das folgende Beispiel an.

Dieses Team nutzte den Mad-Sad-Glad-Ansatz für seine erste Retrospektive. Dieses Format hat eine persönlichere Note und erfordert, dass die Leute über ihre emotionalen Reaktionen auf den letzten Sprint nachdenken. Es hilft dabei, potenzielle Probleme anzusprechen und emotionale Barrieren abzubauen, damit Teams die „Storming“-Phase der Teambildung überwinden können.

Die nächsten Retrospektiven waren eher handlungsorientiert und konzentrierten sich auf Stop-Start-Continue oder die Starfish-Retrospektive. Diese Formate eignen sich besser für aktionsbasiertes Brainstorming und ermöglichen es Teams, zeitliche Abwägungen zwischen Aufgaben zu treffen.

Als die Teams ins Homeoffice wechselten, konzentrierten sie sich auf Prozessänderungen und darauf, wie man von zu Hause aus arbeitet, um zu besprechen, was sie in einer Remote-Umgebung tun müssen, gefolgt von einer standardmäßigen Agilen Retrospektive am Jahresende.

Die anschließende Nutzung der 4L-Retrospektive ermöglichte es ihnen, die bisherigen Aktivitäten zu reflektieren und zu teilen, was sie gelernt haben (Learned), was sie mochten (Liked), was fehlte (Lacked) und wonach sie sich sehnten (Longed for). Schließlich war ein FLAP-Prozess (Future considerations, Lessons learned, Accomplishments und Problem areas) ein „Futurespective“-Prozess, um dem Team zu helfen, zu entscheiden, was es in Zukunft sehen möchte.

Natürlich kannst du auch jederzeit dein eigenes Set erstellen oder Themen wählen, die saisonal oder interessenbasiert sind. Es gibt auch die Option, Retrospektiven basierend auf Interessen, festlichen Anlässen, berühmten TV-Shows oder einer gemeinsamen Leidenschaft zu erstellen.

Fazit: Während eine Vielfalt an Retrospektiven-Formaten großartig ist, um Meeting-Müdigkeit zu durchbrechen, kann die Wahl eines Formats, das auf den aktuellen Zustand deines Teams und Produkts abgestimmt ist, den Fokus, die Absicht und die Ergebnisse deiner Retrospektiven verbessern.

 

3. Optimiere deinen Retro-Ablauf.

Abgesehen davon, Gruppen in kleinere Breakout-Räume aufzuteilen, gibt es weitere Möglichkeiten, wie du deine Teambesprechungen auf ein neues Level heben kannst.

Führe zu Beginn jeder Retro eine kurze, knackige, aber freundliche Aktivität durch, die den Leuten das Einchecken ermöglicht. Ein Wort oder ein Gesichtsausdruck, der zeigt, wie man sich im letzten Sprint gefühlt hat, oder auch die Frage, was einen zuletzt zum Lächeln gebracht hat, ist ein guter Weg, um das Meeting zu starten. Erinnere sie an die Prime Directive, den sozialen Vertrag und daran, warum sie hier sind.

Du kannst Rollen zuweisen, damit alle beitragen können. Der Co-Pilot kann helfen, die Technik zu verwalten und Ziele zu erreichen. Die Zeitpolizei sorgt dafür, dass das Meeting im Fluss bleibt, und erinnert die Leute an die Zeit, wenn sie anfangen zu überziehen. Der Energiemonitor könnte einen kurzen Check-in während des Meetings durchführen oder ein Gefühl dafür bekommen, wie das Meeting läuft, und der Action Avenger kann darauf hinweisen, wenn Maßnahmen nicht besprochen oder erfasst werden.

Die Nutzung verschiedener Moderationsmethoden, die es den Leuten ermöglichen, während des gesamten Prozesses beizutragen, hält sie bei der Stange und lässt dich die Stimmung im Raum spüren. Zum Beispiel hilft die Nutzung von Reaktionen auf Kommentare dabei, die Stimmung einzufangen, und das „Pass the Baton“-Muster bedeutet, dass ein Teilnehmer den nächsten Sprecher auswählen kann.

Schließlich solltest du eine geplante Pause einlegen, wenn deine Meetings länger als eine Stunde dauern. Das gibt den Leuten Zeit zum Durchatmen und Neukalibrieren. Mach eine Pause weg vom Bildschirm oder führe eine Aktivität mit dem Team durch, die Spaß macht und die Energie steigert. Wir rufen zum „Lights out“ auf, was bedeutet: Mikros und Kameras aus (Musik an, wenn gewünscht) für ein wenig Fokuszeit, bevor wir wieder zusammenkommen.

Fazit: Strategien zur Steigerung des Team-Engagements durch die Optimierung des Prozessablaufs zu Beginn und während des gesamten Meetings können die Energie und die Verantwortlichkeit steigern.

 

4. Experimentiere mit verschiedenen Timeboxing-Rezepten.

Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Meetings nicht überziehen, ist Timeboxing. Es gibt einen Countdown-Timer in TeamRetro für jede Phase, der zum Beispiel genutzt werden kann, um den Leuten ein Gefühl dafür zu geben, wie viel Zeit noch übrig ist, sowie den „Ich bin fertig“-Button, um dir zu signalisieren, wenn die Leute bereit sind, weiterzugehen.

Angenommen, du führst ein asynchrones 60-minütiges Meeting durch, ist hier unser Timeboxing-Rezept, das gut zu funktionieren scheint.

Es ist jedoch besser, dies eher als Basisrezept denn als formelle Anleitung zu betrachten. Ähnlich wie beim Pizzateig ist der endgültige Geschmack der Pizza die Kombination und Menge der Zutaten, die du hinzufügst. Wenn du denkst, dass ein größerer Bedarf an Teambindung besteht, könnten Check-ins, Wertschätzungen und Check-outs wichtig sein. Daten können vor dem Meeting asynchron gesammelt werden. Das Gruppieren ähnlicher Ideen kann vor dem Meeting erfolgen, und über die Ideen wird abgestimmt, wenn sie zur Diskussion bereit sind. Wenn hingegen weniger Bedarf an Beziehungsaufbau besteht, kann die Zeit mehr für die Konsensbildung bei Maßnahmen genutzt werden. Erlaube selbstorganisierenden Teams mehr Zeit, um aufgekommene Ideen zu gruppieren. Wenn es viele Kommentare gibt, lass sie in kleineren Gruppen an spezifischen Abschnitten arbeiten. Während dies gut für ein 60-minütiges Meeting sein mag, kannst du die Verhältnisse für eine längere Sitzung einfach anpassen.

Fazit: Das Ende der Meetingzeit ist die Haupteinschränkung für Teams, die pünktlich mit klaren Ergebnissen fertig werden wollen. Das Ausprobieren neuer Timeboxing-Rezepte kann helfen, Meetings auf Kurs zu halten und ein guter Orientierungspunkt für die Gesprächsführung sein.

5. Mach deine Retrospektiven einfach, unterhaltsam und menschlich!

Erinnerst du dich an den „Bring dein Haustier mit“-Tag? Den „Verrücktes Hemd/Hut“-Tag? Den „Gemeinsam essen“-Tag? Wer sagt, dass wir das nicht online machen können? Ein wenig Spaß und Teambuilding-Aktivitäten können ein guter Weg sein, um Stress abzubauen, ein wenig mehr über dein Team zu erfahren und Einblicke zu gewinnen, die du in einer Standard-Retrospektive nicht finden würdest. Hier sind ein paar Dinge, von denen wir gehört haben, dass Teams sie remote machen. (Einige unserer Teams machen das tatsächlich am Ende als Belohnung für eine gute Retrospektive.)

• Nutze Stimmungs-Check-ins.
• Spiele ein Spiel – agil oder einfach nur zum Spaß.
• Schaut euch gemeinsam einen Film auf Discord an.
• Führe eine Teambuilding-Aktivität durch, zum Beispiel: Wenn ihr in einem Flugzeug wärt, das in einer Wüste abgestürzt ist, welche 10 Gegenstände wollt ihr dabei haben, um zu überleben?
• Geschichten erzählen oder Bilder zeigen: Bitte alle, eine Geschichte über etwas zu erzählen, selbst über etwas so Kleines wie eine Tasse oder ein Paar Schuhe! Oder ein Foto von etwas in ihrer Nähe zu machen und zu teilen.
• Lied erraten: Teste die Gesangskünste deiner Scrum Master, indem du sie bittest, Lieder zu singen, die das Team erraten muss!
• Löse ein zufälliges Problem, das jemand anderes im Team hat.
• Teile ein Rezept, das jeder zu Hause ausprobiert und probiert.

Fazit: Fördere Mitgefühl. Es ist nicht einfach, zu einer vollständig online durchgeführten Team-Retro oder zu Remote-Arbeit überzugehen. Wir Menschen sind schließlich soziale Wesen. Ein paar unterhaltsame, soziale Aktivitäten können es erleichtern, Bindungen und Empathie aufzubauen, was deine Retrospektiven bedeutungsvoller und effektiver machen kann.