Rétrospectives à distance faciles et amusantes : Aperçus de la Journée Mondiale de la Rétrospective 2020

Célébrer le pouvoir des Rétrospectives à distance

La Journée Mondiale de la Rétrospective 2020 est un effort bénévole et coordonné à l’échelle mondiale pour partager des histoires et des aperçus afin d’améliorer les Rétrospectives Agile. Deux événements ont eu lieu : les conférences éclair de la Journée Mondiale de la Rétrospective par Remote Forever et les rencontres mensuelles de l’Agile Club of Egypt. Alors que les équipes deviennent de plus en plus distantes, organiser des réunions d’équipe en ligne qui responsabilisent et favorisent l’amélioration continue est un objectif clé pour les Scrum Masters. Bien que les coûts et le temps de déplacement puissent être réduits, les défis augmentent quant à la meilleure façon d’organiser les réunions à distance, en particulier les rétrospectives, pour assurer l’engagement et un sentiment de connexion.

Jeremy Lu, PDG et cofondateur de TeamRetro, a pris la parole lors des deux événements sur le thème « Tirer le meilleur parti de tes rétrospectives à distance ». Nous partageons ici certains des messages clés ainsi que les enseignements et les aperçus des deux événements.

Les pour et les contre de l’organisation de réunions de Rétrospective à distance

Passer au numérique implique des ajustements dans la façon dont les réunions d’équipe se déroulent. Mais il y a des avantages intéressants. Supprimer les blocages de production, réduire les biais et permettre un brainstorming et un vote indépendants pour les actions peut améliorer la qualité des données et renforcer la sécurité psychologique. Le temps qui aurait été consacré à la rédaction de rapports, à la compilation manuelle et à l’enregistrement peut désormais être utilisé pour les relations d’équipe ou pour consacrer plus de temps à approfondir les discussions importantes.

D’un autre côté, la dépendance à la configuration internet d’un individu, la sécurité et le manque de responsabilisation peuvent avoir un impact négatif sur la confiance de l’équipe. L’augmentation de la dissonance sociale à mesure que nous perdons les signaux physiques rend évident le rôle du Scrum Master en tant que chef d’orchestre social. Construire une culture d’équipe à partir d’activités planifiées et explicites, jusqu’à l’établissement de règles de base pour l’hygiène des réunions, sont de bonnes pratiques pour aider à surmonter ces inconvénients.

En même temps, que l’équipe soit distribuée, co-localisée, à distance ou un hybride, les individus d’une équipe veulent :

• être entendus
• être valorisés
• être guidés
• se sentir en sécurité
• disposer de ressources
• évoluer

Alors, comment l’humble Rétrospective peut-elle jouer son rôle pour répondre à ces besoins de l’équipe ? Voici quelques idées.

1. Développe un contrat social d’équipe

Définir le bon objectif et le bon ton avant de commencer tes rétrospectives contribue grandement à créer un espace engageant, sûr et productif où les membres de l’équipe peuvent s’exprimer. La culture, les attentes du groupe et les règles de base convenues sont plus susceptibles de perdurer et d’avoir un impact si elles sont créées ensemble et rendues visibles.

Nous avons pris quelques ballons et y avons tous écrit des choses que nous entendions mais qui ne nous semblaient pas utiles pour une réunion. Nous avons ensuite « éclaté » ces ballons de manière audible et significative si nous remarquions ces comportements et ces mots lors d’une réunion. Nous avons ensuite dressé une liste de comportements directeurs que notre équipe souhaitait utiliser dans le cadre de nos rétrospectives ainsi que de toutes les réunions d’équipe, et nous l’avons encadrée lorsque nous avons lancé nos rétrospectives à distance. En fait, elle apparaît sur notre rétro à distance.

Si tu ne veux pas aller aussi loin, tu peux toujours te fier à la Directive Agile. Cependant, aborder les étiquettes de réunion de base telles que l’activation des caméras et de l’audio, les signaux d’appel pour ralentir, accélérer ou faire des commentaires et d’autres rituels peuvent aider à rendre les réunions plus réussies. Si la responsabilisation et la dissonance sociale sont courantes dans tes réunions, alors des processus comme les discussions en tour de table, les conversations facilitées ou les formats de structure libératrice peuvent aider à renforcer l’engagement de l’équipe.

À retenir : Que tu le fasses formellement ou comme un rituel plus informel, comprendre et gérer le contrat social de ton équipe renforce la confiance, la sécurité psychologique et une étiquette claire pour les rétrospectives de réunion en ligne.

2. Choisis le bon format de Rétrospective pour ton objectif – amusant ? facile ? ciblé ?

Avec tant de formats et de questions de Rétrospectives différents, les Scrum Masters ont l’embarras du choix en matière de variété. Cependant, pour tirer le meilleur parti de la Rétrospective, il a été suggéré que le choix du format de Rétrospective nécessite de l’intention, de la réflexion et de la considération afin qu’il serve l’objectif de la réunion.

Cela signifie que le format changera de temps en temps, ce qui, en soi, contribuera à réduire la fatigue de la répétition. Cela signifiera également que tu entres dans la réunion avec une intention et que tu peux concentrer la conversation.

Prends cet exemple ci-dessous.

Cette équipe a utilisé l’approche Mad Sad Glad pour lancer sa Rétrospective initiale. Ce format a une touche plus personnelle et demande aux gens de considérer leurs réponses émotionnelles au dernier sprint. Il aide à exprimer les problèmes potentiels et à aborder les barrières émotionnelles pour aider les équipes à dépasser les étapes de formation de l’équipe.

Les Rétrospectives suivantes se sont davantage concentrées sur l’action, en utilisant une Rétrospective Stop, Start, Continue et la Rétrospective StarFish. Ces formats se prêtent à un brainstorming plus axé sur l’action et permettent aux équipes de considérer les compromis de temps entre les tâches.

Alors que les équipes passaient au télétravail, elles se sont ensuite concentrées sur les changements de processus et la façon de travailler à domicile pour discuter de ce qu’elles devaient faire dans un environnement distant, suivi d’une Rétrospective Agile standard à la fin de l’année.

L’utilisation de la Rétrospective 4L leur a ensuite permis de réfléchir aux activités réalisées à ce jour pour partager les enseignements ainsi que ce qu’elles avaient aimé et désiré. Enfin, un FLAP (Future considerations, lessons learned, Accomplishments and Problem areas) était un processus de futurespective pour aider l’équipe à décider ce qu’elle voulait voir à l’avenir.

Bien sûr, tu peux toujours créer ton propre ensemble, ou choisir des sujets saisonniers ou basés sur des intérêts. Il y a aussi l’option de créer des rétrospectives basées sur des intérêts, des saisons festives, des émissions de télévision célèbres ou une passion partagée.

À retenir : Bien qu’une variété de formats de Rétrospective soit excellente pour briser les cycles de fatigue des réunions, en choisir un qui est aligné avec l’état actuel de ton équipe et de ton produit peut améliorer la concentration, l’intention et les résultats de tes réunions de Rétrospective.

 

3. Dynamise ton flux de rétro.

Au-delà de la division des groupes en petites salles de discussion, il existe d’autres moyens d’améliorer tes réunions d’équipe.

Au début de chaque rétro, organise une activité courte, rapide mais conviviale qui permet aux gens de se connecter. Partager un mot ou une expression faciale qui montre ce que tu as ressenti lors du dernier sprint, ou même ce qui t’a fait sourire la dernière fois, est un excellent moyen de démarrer la réunion. Rappelle-leur la directive principale, le contrat social et la raison pour laquelle ils sont là.

Tu peux attribuer des rôles afin que chacun puisse contribuer. Le copilote peut aider à gérer la technologie et à atteindre les objectifs. La police du temps maintient le déroulement de la réunion et rappelle aux gens l’heure lorsqu’ils commencent à déborder. Le moniteur d’énergie peut faire un rapide point pendant la réunion ou demander aux gens comment se passe la réunion, et l’Action Avenger peut signaler si des actions ne sont pas discutées ou capturées.

L’utilisation d’une gamme de méthodes de facilitation qui permettent aux gens de contribuer tout au long du processus maintient l’engagement et te permet de sentir l’ambiance de la pièce. Par exemple, l’utilisation de réactions sur les commentaires aide à capturer le sentiment, et le modèle « passer le bâton » signifie qu’un participant peut choisir le prochain orateur.

Enfin, si tes réunions durent plus d’une heure, inclus une pause planifiée. Cela donne juste aux gens le temps de respirer et de se recalibrer. Fais une pause loin de l’écran ou organise une activité amusante avec l’équipe qui peut remonter l’énergie. Nous appelons à « lumières éteintes », ce qui signifie micros et caméras allumés (musique si tu veux) pour un petit temps de concentration avant de se retrouver.

À retenir : Les stratégies d’engagement d’équipe en dynamisant le flux de processus dès le début et tout au long de la réunion peuvent augmenter l’énergie et la responsabilisation.

 

4. Expérimente différentes recettes de time-box.

Une façon de s’assurer que les réunions ne dépassent pas le temps imparti est d’utiliser le time-boxing. Il y a un compte à rebours dans TeamRetro pour chaque étape qui peut être utilisé par exemple pour donner aux gens une idée du temps restant, ainsi que le bouton « J’ai terminé » pour te prévenir quand les gens sont prêts à passer à autre chose.

En supposant que tu organises une réunion asynchrone de 60 minutes, voici notre recette de time-box qui semble fonctionner.

Il serait cependant préférable de considérer cela comme une recette de base plutôt qu’un guide formel. Tout comme la pâte à pizza, la saveur finale de la pizza est la combinaison et la quantité d’ingrédients que tu décides d’ajouter. Si tu penses qu’il y a un plus grand besoin de cohésion d’équipe, alors les check-ins, les appréciations et les check-outs pourraient être importants. Les données peuvent être collectées avant la réunion de manière asynchrone. Le regroupement d’idées similaires peut être fait avant la réunion, puis les idées sont votées lorsqu’elles sont prêtes à être discutées. Alternativement, s’il y a moins besoin de créer des liens, cela pourrait être utilisé davantage pour construire un consensus sur les éléments d’action. Pour les équipes auto-organisées, accorde-leur plus de temps pour regrouper les idées qui ont émergé. S’il y a beaucoup de commentaires, fais-les travailler en petits groupes sous des sections spécifiques. Bien que cela puisse être bon pour une réunion de 60 minutes, tu peux simplement modifier les ratios pour une session plus longue.

À retenir : La fin de l’heure de la réunion est la principale contrainte pour les équipes qui aiment terminer à l’heure avec des résultats clairs. Essayer de nouvelles recettes de time-box peut aider à maintenir les réunions sur la bonne voie et être un bon repère pour guider les conversations.

5. Rends tes rétrospectives faciles, amusantes et humaines !

Tu te souviens de la journée « Amène ton animal » ? La journée « Chemise/chapeau fou » ? La journée « Partage un repas » ? Qui a dit que nous ne pouvions pas faire ça en ligne ? Ajouter un peu de plaisir et une activité de team-building peut être un bon moyen de soulager le stress, d’en apprendre un peu plus sur ton équipe et d’obtenir des aperçus que tu ne trouveras pas dans ta Rétrospective standard. Voici quelques choses que nous avons entendues que les équipes font à distance. (Certaines de nos équipes le font même à la fin comme récompense pour une bonne Rétrospective.)

• Utilise des vérificateurs d’humeur.
• Joue à un jeu – Agile ou juste pour le plaisir.
• Regarde un film ensemble sur Discord.
• Organise une activité de team-building, par exemple, si tu es dans un avion qui s’est écrasé dans un désert, quels sont les 10 objets que tu voudrais avoir avec toi pour survivre.
• Raconte une histoire ou montre une image : demande à tout le monde de raconter une histoire sur quelque chose, même quelque chose d’aussi petit qu’une tasse ou une paire de chaussures ! Ou de prendre une photo de quelque chose près d’eux à partager.
• Devine la chanson : teste les capacités de chant de tes Scrum Masters en leur demandant de chanter des chansons à deviner par l’équipe !
• Résous un problème aléatoire que quelqu’un d’autre dans l’équipe a.
• Partage une recette que tout le monde essaie à la maison et goûte.

À retenir : Encourage la compassion. Il n’est pas facile de passer à une Rétrospective d’équipe entièrement en ligne ou au télétravail. Nous, les humains, sommes des êtres sociaux après tout. Avoir des activités amusantes et sociales peut faciliter la création de liens et d’empathie qui peuvent rendre tes rétrospectives plus significatives et efficaces.