Retrospectivas remotas fáciles y divertidas: Percepciones del Día Mundial de la Retrospectiva 2020

Celebrando el poder de las Retrospectivas remotas

El Día Mundial de la Retrospectiva 2020 es un esfuerzo voluntario y coordinado a nivel mundial para compartir historias y percepciones que mejoren las Retrospectivas Ágiles. Se celebraron dos eventos: las charlas relámpago del Día Mundial de la Retrospectiva de Remote Forever y las reuniones mensuales del Agile Club de Egipto. A medida que los equipos se vuelven cada vez más remotos, la realización de reuniones de equipo en línea que empoderen e impulsen la mejora continua es un enfoque clave para los Scrum Masters. Si bien puede haber una reducción en los costes y el tiempo de viaje, existen mayores desafíos en cómo las reuniones remotas, especialmente las retrospectivas, pueden llevarse a cabo de la mejor manera para garantizar el compromiso y un sentido de conexión.

El CEO y cofundador de TeamRetro, Jeremy Lu, habló en ambos eventos sobre el tema de “Aprovechar al máximo sus retrospectivas remotas”. Aquí compartimos algunos de los mensajes clave, así como aprendizajes y percepciones de ambos eventos.

Los pros y los contras de realizar reuniones de retrospectiva remotas

Pasar a lo digital implica ajustes en la forma en que se llevan a cabo las reuniones de equipo. Pero hay algunos beneficios interesantes. Eliminar los bloqueos de producción, reducir los sesgos y permitir la lluvia de ideas y la votación de acciones de forma independiente puede mejorar la calidad de los datos, así como construir seguridad psicológica. El tiempo que se habría dedicado a redactar informes, la recopilación manual y el registro ahora se puede dedicar a las relaciones del equipo o a dar más tiempo para profundizar en las discusiones importantes.

Por otro lado, la dependencia de la configuración de internet de un individuo, la seguridad y la falta de responsabilidad pueden afectar negativamente la confianza del equipo. El aumento de la disonancia social a medida que perdemos las señales físicas hace que el papel del Scrum Master como director de la orquesta social se haga evidente. Construir una cultura de equipo a partir de actividades planificadas y explícitas, hasta establecer reglas básicas para la higiene de las reuniones, son buenas prácticas para ayudar a superar estos inconvenientes.

Al mismo tiempo, independientemente de si el equipo está distribuido, coubicado, remoto o en algún híbrido, los individuos de un equipo quieren:

• ser escuchados
• ser valorados
• ser guiados
• sentirse seguros
• tener recursos
• crecer

Entonces, ¿cómo puede la humilde retrospectiva desempeñar su papel para ayudar a abordar esas necesidades del equipo? Aquí hay algunas ideas.

1. Desarrollar un contrato social de equipo

Establecer el enfoque y el tono correctos antes de comenzar sus retrospectivas contribuye en gran medida a crear un espacio atractivo, seguro y productivo para que los miembros del equipo se expresen. Es más probable que la cultura, las expectativas del grupo y las reglas básicas acordadas se mantengan y tengan un impacto si se crean juntos y se hacen visibles.

Cogimos un par de globos y todos escribimos cosas que escuchábamos pero que no nos parecían útiles para una reunión. Luego “explotamos” estos globos de una manera audible y significativa si notábamos estos comportamientos y palabras en una reunión. Luego escribimos una lista de comportamientos guía que nuestro equipo quería usar como parte de nuestras retrospectivas, así como en cualquier reunión de equipo, y lo enmarcamos al iniciar nuestras retrospectivas remotas. De hecho, aparece en nuestra retrospectiva remota.

Si no quiere ir tan lejos, siempre puede confiar en la Directriz Principal Ágil. Sin embargo, abordar las etiquetas básicas de las reuniones, como encender las cámaras y el audio, las señales de llamada para reducir la velocidad, acelerar o hacer comentarios y otros rituales, puede ayudar a que las reuniones sean más exitosas. Si la responsabilidad y la disonancia social son comunes en sus reuniones, entonces tener procesos como discusiones en cadena, conversaciones facilitadas o formatos de estructura liberadora puede ayudar a construir ese compromiso del equipo.

Conclusión: Ya sea que lo haga formalmente o como un ritual más informal, comprender y gestionar el contrato social de su equipo genera confianza, seguridad psicológica y una clara etiqueta de retrospectiva en reuniones en línea.

2. Elija el formato de retrospectiva adecuado para su propósito: ¿divertido? ¿fácil? ¿enfocado?

Con tantos formatos y preguntas diferentes de retrospectivas disponibles, los Scrum Masters tienen muchas opciones para elegir. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de la retrospectiva, se sugirió que la elección del formato de retrospectiva requiere intención, reflexión y consideración para que sirva al propósito de la reunión.

Esto significa que el formato cambiará de vez en cuando, lo que a su vez ayudará a reducir la fatiga por repetición. También significará que entra en la reunión con intención y puede enfocar la conversación.

Vea este ejemplo a continuación.

Este equipo utilizó el enfoque Mad Sad Glad para iniciar su retrospectiva inicial. Este formato tiene un toque más personal y requiere que las personas consideren sus respuestas emocionales al último sprint. Ayuda a ventilar cualquier problema potencial y a abordar cualquier barrera emocional para ayudar a los equipos a superar las etapas de conflicto en la formación del equipo.

Las siguientes retrospectivas se centraron más en la acción, utilizando una retrospectiva de Detener, Empezar, Continuar y la retrospectiva StarFish. Estos formatos se prestan a una lluvia de ideas más orientada a la acción y permiten a los equipos considerar las compensaciones de tiempo entre tareas.

A medida que los equipos hicieron la transición al trabajo desde casa, se centraron en los cambios en el proceso y en cómo trabajar desde casa para discutir lo que necesitaban hacer en un entorno remoto, seguido de una retrospectiva Ágil estándar al final del año.

El uso de la retrospectiva 4L a continuación les permitió reflexionar sobre las actividades realizadas hasta la fecha para compartir aprendizajes, así como lo que les había gustado y anhelado. Finalmente, un FLAP (Consideraciones futuras, lecciones aprendidas, logros y áreas problemáticas) fue un proceso de futuribles para ayudar al equipo a decidir qué querían ver en el futuro.

Por supuesto, siempre puede crear su propio conjunto, o elegir temas estacionales o basados en intereses. También existe la opción de crear retrospectivas basadas en intereses, temporadas festivas, programas de televisión famosos o una pasión compartida.

Conclusión: Si bien una variedad de formatos de retrospectiva es excelente para romper los ciclos de fatiga de las reuniones, elegir uno que esté alineado con el estado actual de su equipo y producto puede mejorar el enfoque, la intención y los resultados de sus reuniones de retrospectiva.

 

3. Potencie el flujo de su retrospectiva.

Más allá de dividir los grupos en salas de reuniones más pequeñas, hay algunas formas adicionales en las que puede mejorar sus reuniones de equipo.

Al comienzo de cada retrospectiva, realice una actividad corta, concisa pero amigable que permita a las personas registrarse. Compartir una palabra o una expresión facial que demuestre cómo se sintió sobre el último sprint, o incluso qué fue lo último que le hizo sonreír, es una excelente manera de iniciar la reunión. Recuérdeles la directriz principal, el contrato social y recuérdeles por qué están allí.

Puede asignar roles para que todos puedan contribuir. El copiloto puede ayudar a gestionar la tecnología y cumplir los objetivos. La policía del tiempo mantiene el flujo de la reunión y recuerda a las personas el tiempo cuando empiezan a excederse. El monitor de energía puede realizar un registro rápido durante la reunión o preguntar a las personas cómo va la reunión, y el vengador de acciones puede señalar si hay acciones que no se están discutiendo o capturando.

El uso de una variedad de métodos de facilitación que permitan a las personas contribuir durante todo el proceso mantiene a la gente comprometida y le permite sentir el ambiente de la sala. Por ejemplo, usar reacciones en los comentarios ayuda a capturar el sentimiento, y el patrón de pasar el testigo significa que un participante puede elegir al siguiente orador.

Finalmente, si sus reuniones duran más de una hora, incluya un descanso planificado. Esto da tiempo a las personas para respirar y recalibrarse. Tómese un descanso de la pantalla o realice una actividad divertida con el equipo que pueda levantar la energía. Nosotros pedimos apagar las luces, lo que significa micrófonos y cámaras encendidos (música encendida si quieren) para un pequeño tiempo de concentración antes de volver a reunirse.

Conclusión: Las estrategias de compromiso del equipo, al potenciar el flujo del proceso desde el principio y durante toda la reunión, pueden aumentar la energía y la responsabilidad.

 

4. Experimente con diferentes recetas de time-box.

Una forma de asegurarnos de que las reuniones no se excedan del tiempo es usar el time-boxing. Hay un temporizador de cuenta atrás en TeamRetro para cada etapa que se puede usar, por ejemplo, para dar a las personas una idea de cuánto tiempo queda, así como el botón «He terminado» para avisarle cuando las personas estén listas para seguir adelante.

Suponiendo que está realizando una reunión asíncrona de 60 minutos, aquí está nuestra receta de time-box que parece funcionar.

Sin embargo, puede ser mejor pensar en esto como una receta base en lugar de una guía formal. Al igual que la masa de pizza, el sabor final de la pizza es la combinación y cantidad de ingredientes que decida añadir. Si cree que hay una mayor necesidad de unión de equipo, entonces los registros, las apreciaciones y las salidas podrían ser importantes. Los datos se pueden recopilar antes de la reunión de forma asíncrona. La agrupación de ideas similares se puede hacer antes de la reunión y luego se votan las ideas cuando estén listas para la discusión. Alternativamente, si hay menos necesidad de construir una buena relación, entonces esto podría usarse más para construir un consenso para los elementos de acción. Para los equipos autoorganizados, déles más tiempo para agrupar las ideas que han surgido. Si hay muchos comentarios, haga que trabajen en grupos más pequeños bajo secciones específicas. Si bien esto podría ser bueno para una reunión de 60 minutos, simplemente puede cambiar las proporciones para una sesión más larga.

Conclusión: El final del tiempo de la reunión es la principal limitación para los equipos a los que les gusta terminar a tiempo con resultados claros. Probar nuevas recetas de time-box puede ayudar a mantener las reuniones en marcha y ser un buen indicador para guiar las conversaciones.

5. ¡Haga que sus retrospectivas sean fáciles, divertidas y humanas!

¿Recuerda el día de traer a su mascota? ¿El día de la camisa/sombrero loco? ¿El día de compartir una comida? ¿Quién dice que no podemos hacer eso en línea? Añadir un poco de diversión y una actividad de creación de equipo puede ser una buena manera de aliviar el estrés, aprender un poco más sobre su equipo y obtener percepciones que no encontrará en su retrospectiva estándar. Aquí hay algunas cosas que hemos oído que los equipos han estado haciendo de forma remota. (Algunos de nuestros equipos realmente hacen esto al final como recompensa por una buena retrospectiva).

• Use verificadores de estado de ánimo.
• Juegue un juego, Ágil o simplemente por diversión.
• Vea una película juntos en Discord.
• Realice una actividad de creación de equipo, por ejemplo, si está en un avión que se estrelló en un desierto, qué 10 elementos querría llevar consigo para sobrevivir.
• Contar historias o imágenes: ¡intente pedir a todos que cuenten una historia sobre algo, incluso algo tan pequeño como una taza o un par de zapatos! O que tomen una foto de algo cercano para compartir
• Adivina la canción: ¡ponga a prueba las habilidades de canto de sus Scrum Masters pidiéndoles que canten canciones para que el equipo las adivine!
• Resuelva un problema aleatorio que tenga otra persona del equipo.
• Comparta una receta que todos prueben en casa.

Conclusión: Fomente la compasión. No es fácil pasar a una retrospectiva de equipo completamente en línea o al trabajo remoto. Después de todo, los humanos somos seres sociales. Realizar algunas actividades sociales y divertidas puede facilitar la creación de vínculos y empatía que pueden hacer que sus retrospectivas sean más significativas y efectivas.