Todos nós já estivemos em pelo menos uma reunião da qual saímos dizendo “bem, isso foi uma perda de tempo”.
Este gráfico resume a verdade sobre o tempo de atenção humana em reuniões.
Uma forma de garantir que as equipes e os participantes não saiam das reuniões insatisfeitos porque o tempo acaba e a reunião se torna ineficaz é usar a metodologia de timeboxing. As equipes Scrum têm usado o timeboxing como forma de manter a eficiência e a produtividade, então vamos descobrir mais!
O que é timeboxing?
Timeboxing é uma técnica simples de gestão de tempo que envolve definir uma unidade de tempo fixa e máxima para completar uma atividade. Essa unidade de tempo é chamada de timebox. Trabalhas na atividade durante o período de tempo fixo e paras de trabalhar nela assim que o tempo termina. Depois, avalias se atingiste os teus objetivos planeados.
O timeboxing foi introduzido pela primeira vez por James Martin, autor do livro Rapid Application Development, como parte do desenvolvimento ágil de software.
As equipes Scrum e muitos gestores de projetos usam o timeboxing para manter todos focados em realizar a tarefa em questão.
Vamos ver como o timeboxing é usado pelas equipes scrum
Sprint: o timeboxing pode ser usado para definir a duração do Sprint para as equipes scrum entregarem os objetivos do Sprint.
Planeamento do Sprint: quando uma equipe inicia, estabelece um timebox para a reunião de Planeamento do Sprint. O Guia Scrum sugere que uma reunião de Planeamento do Sprint deve ter um timebox de 8 horas ou menos para um Sprint de um mês.
Daily scrum: um timebox mais curto, de cerca de 15 minutos por dia, pode ajudar as equipes scrum a sincronizar atividades e tornar óbvios quaisquer desafios para atingir o objetivo do Sprint.
Revisão do Sprint: durante a revisão, os itens do backlog do sprint entregues durante o sprint são discutidos e inspecionados. Podes definir um timebox para a revisão para garantir que passas pelos backlogs de forma eficiente e eficaz.
Retrospectivas de Sprint: como sabes, retrospectivas são a nossa especialidade! As retrospectivas são um momento para a equipe se inspecionar e identificar uma melhoria de processo que pode implementar para um novo sprint. Definir um timebox para as retrospectivas é importante, para evitar BMWs, para garantir que as opiniões de cada membro da equipe sejam valorizadas e para manter as discussões construtivas.
Timeboxing com TeamRetro
Se queres manter as coisas a avançar rapidamente e no tempo certo nas tuas retrospectivas, podes definir um temporizador de contagem decrescente no TeamRetro através do cronómetro no canto superior direito do teu ecrã.
Quando o teu tempo termina, o temporizador fica vermelho e pulsa para chamar a tua atenção.
Ou as pessoas podem clicar na funcionalidade do botão para dizer “Terminei”, sinalizando que estão prontas para avançar. Outras formas de fazer isto se estiveres a usar o Zoom é clicar em “sim” ou “não”.
Receita de Timeboxing da TeamRetro
A TeamRetro tem uma receita de Timeboxing para reuniões síncronas de 60 – 1 minuto de retrospectiva (só para garantir que terminas a tempo). Nota: podes proporcionar esta receita para uma reunião mais longa para se adequar às necessidades da tua equipe.
Por exemplo, se as tuas verificações de saúde da equipe mostrarem que precisas de mais conectividade, então podes precisar de alocar mais tempo.
Confere abaixo.
Mais dicas e truques de Timeboxing
- Aloca um tempo específico para cada pessoa na equipe, por exemplo, 1 minuto por pessoa
- Votação romana: polegar para cima ou para baixo se precisarem de mais tempo no final do temporizador
- Pensa “partilha em pares” – pensa durante 30 segundos, emparelha com outra pessoa durante 1 minuto e depois partilha com outro par antes da partilha final com todo o grupo.
Experimenta na tua próxima retrospectiva ou reuniões
Queres experimentar a metodologia de timeboxing?
Experimenta TeamRetro gratuitamente durante 30 dias e começa a usar a nossa ferramenta de facilitação de reuniões – o TEMPORIZADOR – para facilitar o timeboxing facilmente nas tuas próximas retrospectivas ou reuniões.